Tanto si diriges una panadería familiar como una tienda de comercio minorista en línea, en algún momento tendrás que hacer facturas. Una factura muestra que se debe pagar una cierta cantidad de dinero por un producto o servicio ya dado. Muchas empresas siguen emitiéndolas de la misma manera que hace décadas, impresas con un membrete oficial, una lista de los artículos o servicios y un cargo total. Hay otras que ahora las emiten digitalmente. De cualquier manera, la factura pretende decir: «Aquí está el importe que debes pagar y este es el motivo».

A continuación, explicaremos en qué se diferencia una factura simplificada de una factura, cómo crear una factura profesional, cuáles son los desafíos más comunes y cómo hacer el seguimiento de las facturas vencidas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿En qué se diferencia una factura simplificada de una factura?
  
• ¿Qué datos debe incluir una factura?
  
• ¿Cómo se crea una factura profesional?
  
• ¿Cuáles son los desafíos más comunes a la hora de realizar una factura?
  
• ¿Cómo simplifica Stripe la facturación?
  
• ¿Cómo se hace el seguimiento de las facturas vencidas?
  

¿En qué se diferencia una factura simplificada de una factura?

La factura y la factura simplificada pueden tender a confundirse. Aunque comparten muchos rasgos, el contexto decide qué término se utiliza. Por lo general, las facturas simplificadas se utilizan en transacciones B2C para solicitar pagos, mientras que las facturas completas son más comunes en el entorno B2B. Las empresas suelen enviar facturas simplificadas alrededor de la fecha de vencimiento del pago, mientras que las facturas completas puede tener condiciones de pago más largas, como pago a 30 días o a 60 días, que especifican cuántos días después de su emisión se deben pagar. Las facturas completas tienden a ser más detalladas que las facturas simplificadas, ya que las transacciones B2B suelen tener requisitos contables y legales más amplios.

¿Qué datos debe incluir una factura?

Una factura efectiva no es extensa, pero es lo suficientemente exhaustiva como para evitar malentendidos. Estos son algunos datos que se suelen incluir.

Empresa e información de contacto

• Tu logotipo y el nombre de tu empresa
  
• Tu número de teléfono y correo electrónico
  
• La dirección de la empresa (física o en línea)
  

Fecha de emisión

• La fecha en que emites la factura
  

Resumen de productos o servicios

• Descripciones cortas y sencillas de cada partida
  
• Cantidad, si es relevante (p. ej., número de productos)
  
• Coste por unidad o tarifa por hora, si corresponde
  

Importe adeudado

• Cualquier impuesto o comisión aplicable
  
• El importe total adeudado
  

Instrucciones de pago

• Métodos de pago aceptados (p. ej., tarjeta de crédito o transferencia bancaria)
  
• La fecha de vencimiento del pago
  

Otras notas

• Cualquier exención de responsabilidad relevante (p. ej., comisiones por pagos atrasados)
  
• Mensaje de agradecimiento o expresión corta de agradecimiento
  

Mantener la coherencia de estos elementos ayuda a que tus facturas tengan un aspecto organizado y creíble. También informan rápidamente a tus clientes de lo sucedido y cuánto deben pagar sin obligarlos a rebuscar la información básica.

¿Cómo se crea una factura profesional?

Un documento ordenado puede reducir las posibilidades de confusión y acelerar el pago. Estos son algunos consejos sobre cómo crear una factura cuidada que te ayude a recibir los pagos a tiempo:

• Evita usar un lenguaje rígido o impreciso: las partidas concisas y los extractos directos pueden ayudar a reducir los malentendidos más adelante.
  
• Sé amable: recibir una factura puede ser algo desagradable, pero añadir un pequeño mensaje de cortesía, como «Gracias por tu trabajo», puede ayudar mucho a que las relaciones sean positivas.
  
• Usa elementos de imagen de marca: si tienes un logotipo reconocible o algún otro tipo de imagen de marca, colócalo en la parte superior.
  
• Elige una fuente limpia y legible: no optes por nada demasiado estilizado que pueda ser difícil de escanear de un vistazo.
  
• Organiza la información en secciones ordenadas: crea un encabezado para los datos de tu empresa, luego sigue con una sección para los cargos y termina con el importe total.
  
• Ofrece varios métodos de pago: muchos aprecian la opción de pagar por Internet, especialmente si es tan sencillo como hacer clic en un enlace.
  

¿Cuáles son los desafíos más comunes a la hora de realizar una factura?

Quienes elaboran facturas todos los días saben que no siempre es sencillo. A continuación, se muestran algunos errores comunes y consejos prácticos sobre cómo evitarlos.

• Información incorrecta o que falta: un solo punto decimal fuera de lugar puede cambiar un total en cientos de dólares, y un error ortográfico puede hacer que tu factura se envíe a la persona equivocada. Comprueba de nuevo todos los detalles antes de enviarla.
  
• Diseño confuso: cuando los datos están dispersos, es posible que tu cliente no sepa cómo pagar o por qué aparecen ciertas comisiones. Agrupa los elementos relacionados y destaca el total al final.
  
• Retrasos en la facturación: algunas empresas esperan demasiado para facturar. Este retraso puede dar lugar a seguimientos incómodos y dejar al cliente confundido sobre el calendario de pagos. Envía la factura lo antes posible después de entregar un producto o terminar un proyecto.
  
• Plazos de pago poco claros: Si quieres recibir el pago antes de una fecha determinada, deja claro el plazo por adelantado. Algunas empresas prefieren ser flexibles, pero es una buena práctica dar una fecha de vencimiento.
  
• Se pasan por alto las facturas vencidas: es fácil pasar por alto un único pago vencido cuando haces malabares con muchos clientes. El uso de herramientas de contabilidad organizadas o una plataforma de pagos puede ayudarte a controlar de un vistazo quién ha pagado y quién no.
  

¿Cómo simplifica Stripe la facturación?

Las empresas de todos los tamaños utilizan Stripe para gestionar pagos y suscripciones y para implementar facturas recurrentes. Incluso si necesitas enviar solo unas pocas facturas al mes, Stripe puede reducir parte del trabajo manual y los posibles errores. Así es como Stripe puede ayudarte:

• Facturación automatizada: Stripe puede generar facturas automáticamente y enviarlas por correo electrónico a los clientes en tu nombre. Esto significa que no tienes que dedicar tiempo a crearlas y enviarlas manualmente.
  
• Cobro de pagos sencillo: Puedes cobrar pagos con tarjeta de crédito, monedero digital, transferencia de Automated Clearing House (ACH) y mucho más. Cuando los clientes ven la factura electrónica, pueden pagar inmediatamente sin un proceso de compra complicado.
  
• Facturación recurrente: Stripe admite cargos basados en el consumo y recurrentes para empresas de suscripciones. Automatizar esta función es mucho más sencillo que enviar manualmente una nueva factura cada mes.
  
• Recordatorios inteligentes: las herramientas de Stripe pueden programar recordatorios para las cuentas vencidas de forma automática. Estos darán a los clientes un empujón útil para pagar sin que tengas que enviar un correo electrónico separado cada vez.
  
• Seguimiento de facturas: Stripe te muestra qué facturas se han enviado y cuáles se han liquidado. Las actualizaciones en tiempo real pueden ayudar a simplificar el seguimiento del progreso y a detectar pagos vencidos.
  
• Medidas de seguridad: Stripe se centra en gran medida en la seguridad en línea. Su sistema maneja datos confidenciales de los clientes, por lo que no tienes que almacenarlos en tus propios servidores.
  
• Opciones de personalización: puedes añadir tus propias imágenes de marca (p. ej., logotipo, esquema de colores) y personalizar el mensaje para que coincida con el tono de tu empresa. Esto garantiza que cada factura parezca coherente con la identidad de tu empresa.
  

¿Cómo se hace el seguimiento de las facturas vencidas?

Incluso con una estrategia sólida de facturación, va a haber algunos pagos que se retrasarán o se pasarán por alto. Quizás tu cliente esté fuera de la oficina o el correo electrónico con tu factura haya acabado en una carpeta de correo no deseado. Con frecuencia, basta con enviar una nota de seguimiento, un mensaje corto y amigable que haga referencia a la fecha, el importe y la forma de pagar de la factura. Puede ser simplemente un correo electrónico que diga: «Hemos notado que esta factura sigue pendiente de pago. Si tienes alguna pregunta, avísanos». En este ejemplo se usa un mensaje educado y se solicita al cliente que actúe si se le ha olvidado.

A continuación, te explicamos cómo estructurar tus recordatorios para lograr el máximo efecto:

• Recordatorio inicial: envía un breve correo electrónico o mensaje unos días antes de la fecha de vencimiento o poco después de que pase.
  
• Segundo recordatorio: Si no recibes una respuesta después de un período establecido (a menudo una o dos semanas), envía otro correo electrónico o carta con un asunto claro. Haz referencia a la fecha de vencimiento y ofrécete a hacer una llamada rápida si han estado teniendo problemas con el pago.
  
• Llamada telefónica: si tus recordatorios no reciben respuesta, una llamada telefónica puede ser más rápida.
  

También puedes mejorar la captura de ingresos y reducir el abandono involuntario de clientes con Smart Retries de Stripe y las automatizaciones en los procesos de recuperación. Las herramientas de recuperación de Stripe ayudaron a los usuarios a recuperar más de 6500 millones de dólares en ingresos en 2024.