支払いの回収は、ビジネスのよりクリエイティブな部分やサービスベースの部分とは相容れない場合があります。しかし、個人事業主であろうと、小規模な代理店であろうと、大企業であろうと、時間通りに支払いを受け取ることは、事業の安定性と健全さを守る運営活動の一環です。また、相互尊重も重要です。あなたは製品やサービスを提供し、クライアントは支払いを行うことで契約が完了します。

延滞金を確保するのにも、時間とリソースが費やされます。たとえば、欧州の企業は、延滞残高の追跡に就業年数の 29% を費やしています。しかし、ある程度の計画を立てれば、プロジェクトの完了から最終的な請求書まで、簡単にクライアントを導く支払いプロセスを作成できます。このガイドでは、資金の回収、取引の遅れへの対処、よくあるミスの回避など、効果的なシステムを設定する方法について説明します。

この記事の内容

• クライアントから支払いを回収する手順
  
• 請求書に含めるべき詳細
  
• 支払い延滞に対処する方法
  
• 支払い回収におけるよくある間違い
  
• クライアントからの支払い回収に役立つ Stripe の機能
  

クライアントから支払いを回収する手順

方法が決まったら、同じ定型業務ですべての購入者から支払いを回収できます。以下は、ニーズに合わせて調整できる簡単な手順です。

最初に条件に合意する

新しいクライアントと仕事をし始めたらすぐに報酬について話し合ってください。提案書や作業明細書の一部に含めてもよいでしょう。期日、決済手段、一部入金 (ある場合)、その他の期日を明示します。

作業を追跡する

商品を販売する場合は、何を、いくら、いつ販売するかについて一貫した記録を残してください。サービスを提供する場合は、時間、完了したタスク、発生した経費を追跡します。しっかり記録しておくと、正確な請求に役立ちます。

速やかに請求書を発行する

プロジェクトを完了したら、または商品を納品したら、すぐに請求を行います。遅れずに請求書を順次発行することで、期日どおりに支払ってもらえる率が高くなります。また請求書発行が遅れると、取引の継続性を損なう可能性があります。

支払いを簡単にする

クレジットカードを好むクライアントもいれば、銀行振込やデジタルウォレットの使用を希望するクライアントもいます。便利なオプションを提供することで、プロセスをスピードアップできます。Stripe のような統一された決済ソリューションがあれば、簡単に実施できます。

必要に応じてフォローアップする

延滞残高は、多くの場合、単純な物忘れの結果であり、クライアントに友好的なリマインダーを送るだけで支払ってもらえる可能性があります。

支払いを記録する

支払いが届いたら、システム上に記録します。会計ソフトでも簡単なスプレッドシートでも構いません。記録を更新すると、収入の一覧が正確になり、不要なフォローアップを防ぐことができます。

請求書に含めるべき詳細

正しい詳細を網羅した請求書を発行すると、あなたとクライアントの時間の節約になり、より迅速に支払ってもらえます。請求書に含めるべき内容は次のとおりです。

請求書番号と日付

一意の請求書番号は、両当事者が各取引を追跡するのに役立ちます。また、送信日 (または会計方法によっては、作業完了日) も記載します。

ビジネスの情報

会社名 (個人事業主の場合は自分の名前)、住所、メールアドレス、電話番号 (該当する場合) を記載します。これにより、正当性が確立され、クライアントに質問がある場合にあなたに連絡できるようになります。

クライアントの詳細

請求書の宛先であるビジネスまたは個人の名前、住所、その他の関連情報を追加します。

商品またはサービスの説明

ここで重要なのは、販売した製品や実行したタスクを箇条書きにすることです。最初の契約または見積もりで相互に合意した内容を反映した、簡潔な言葉を使用します。

数量、レート、合計支払額

時間単位で請求する場合は、時間と時間単価を記載してください。個別作業で料金が固定されている場合は、合意された合計を記載します。物理的な商品の場合は、項目あたりの価格と合計数量を表示します。このように記載することで、クライアントは、どのように最終的な請求金額が算出されたかを正確に把握できます。合計額に課される税金を表示します。

支払い条件と支払期日

支払いの期限はいつまでにしますか？条件は Net 15、または NET 30 でしょうか？または受領時に支払う必要がありますか？混乱を避けるため、率直に記載してください。

支払い手順

決済手段を簡単に記載するだけで、効果が生まれます。「以下のリンクからクレジットカードでお支払いください」や「記載の口座への銀行振込でお支払いください」といった、注意書きを記載することを検討してみましょう。

お礼または次のステップ

最後に、親しみやすい言葉と短い感謝の言葉で締めくくります。今後の仕事に前向きであれば、そのことを伝えますが、シンプルにまとめてください。

支払い延滞に対処する方法

支払いの遅れは、必ずしもクライアントとのトラブルの兆候ではありません。請求書を紛失したり、多忙なスタッフが承認のために転送するのを忘れたりすることがあります。対価が予定どおりに支払われない場合の手順は、次のとおりです。

支払いリマインダーを送信する

期日に間に合わなかった支払いに対しては、丁寧でありながら率直な語調の短いメールから始めましょう。請求書番号、元の支払期日、支払いのリンクや手順を含め、対立的な表現は避けます。たとえば、

[クライアントの名前]様、

平素よりお世話になっております。[日付]付けの請求書 (番号[Number]) が期日を過ぎましたことを、お知らせいたします。ご質問やご不明な点がございましたら、お知らせください。弊社はパートナーシップを大切にしており、万事スムーズに運んでいらっしゃることを確認したく存じます。」

丁寧なリマインダーが機能しない場合は、以前のメッセージを参照する別のメッセージまたは電話でフォローアップします。連絡を取ろうとするあなたの試みを無視し続ける場合は、最後の手段として、合意された契約を参照するか、より正式な回収方法を検討する必要があるかもしれません。

延滞料の請求を検討する

期日を過ぎた請求書に手数料を加算すると規定すると、タイムリーな支払いが促されます。すでに延滞した後に突然そのように伝えると、クライアントとの関係が損なわれる可能性があるため、請求する前に、契約書にペナルティの概要をあらかじめ記載しましょう。利息を請求する予定がある場合は、利率やその他の条件が明瞭であるようにしてください。

分割払いプランを提供する

経済的に困窮しているクライアントから、分割払いにしたいと要請されることがあります。双方に合った返済スケジュールを組みましょう。多くの場合、届かないかもしれない一括払いを無期限に待つよりも、ある程度の資金が安定して入ってくるようにした方が良いです。

支払い回収におけるよくある間違い

エラーはどの業界でも発生します。手順が誤っていてそれを繰り返してしまう、という事態はよくあるのですが、意識しておくことで回避はできます。以下で、支払いの回収でよくある間違いの例をご紹介します。

曖昧な条件と期待

クライアントと取引を開始するときに、手数料や支払いスケジュールについての話し合いを怠ると、誤解が生じることがよくあります。請求の段階に達すると、クライアントは、最終的な請求額がそれほど高額になることに気づかなかった、または支払い日まで 30 日ではなく 60 日あると思っていたと主張するかもしれません。早い段階で簡単な会話と基本的な契約を交わすことにより、誤解を防げます。

請求の遅れまたは一貫性のなさ

請求書を送るのに時間がかかりすぎると、収益が不安定になる可能性があります。またクライアントをも混乱させ、支払い期限はいつなのかという疑問が生じる可能性があります。気が付いたときに請求書を送付するのでは、まとまりがないように見えます。請求書を金曜日に送る、プロジェクトのマイルストーンを達成した直後に送るなど、スケジュールが決まっていれば、双方とも迅速に対応することが見込まれます。

請求手順が複雑すぎる

請求書が読みにくい場合や、送金方法が分かりにくい場合、クライアントは請求書を後回しにすることがあります。フォームの印刷、記入、小切手の郵送など、過度に面倒な手順があると、不必要な遅延が発生します。代わりに、請求書内のリンクからオンラインで支払うことができるようにしましょう。または、受け付ける決済手段についての簡単な指示を記載しましょう。

フォローアップ不足

支払いを追い立てる気まずさは避けたいところですが、延滞されている請求書を放置し続けても事態は好転しません。穏やかながらも一貫したフォローアップ戦略を確立しておくことは、ビジネス運営の一環です。

支払い延滞や未払いに対するバックアッププランがない

タイムリーな送金に苦労しているクライアントに遭遇することは、時折あります。このような状況に、どのように対処するかを事前に決めておくとよいでしょう。分割払いプランを提供する、または初回の取引では一部前払いにしてもらう、などです。戦略を立ててあれば、受け身で対処することはなくなり、関係を守ることができます。

クライアントからの支払い回収に役立つ Stripe の機能

Stripe のオンラインツールを利用すると、請求書発行がシンプルになり、支払いがスピーディーになります。Stripe がどのように新しいワークフローを導入して支払い回収機能を向上させているか、具体例をいくつかご紹介します。

Checkout と決済用リンク

Stripe Checkout をウェブサイトやアプリと連携させると、世界中の多くの決済手段に対応している、安全な構築済みページを利用できます。カードの詳細を手動で収集する代わりに、クライアントをこのページに誘導し、カードの検証から領収書まで、残りの部分を処理することができます。Stripe Payment Links を使用すると、電子メールまたはテキストメッセージに挿入できる短いリンクを生成できます。クライアントがクリックすると、専用の支払いページが表示され、支払い方法が正確に表示されます。

請求ツール

Stripe Invoicing は、請求書の作成から電子送信、延滞請求書のフォローアップまで、プロセス全体を管理します。ブランドイメージ合わせて請求書をカスタマイズし、支払い条件を設定できます。また、期日を過ぎた場合に支払いリマインダーを自動的に配信できるため、手作業を減らすことができます。

サブスクリプション管理

ビジネスで月額サービスまたはリテイナーを請求している場合、Stripe Billing でしたらサブスクリプション管理機能が組み込まれています。定期的な支払いを設定し、顧客に請求する頻度を定義し、顧客がサイクルの途中でプランを変更した場合に日割り計算を処理することができます。