Het innen van betalingen kan op gespannen voet staan met de meer creatieve of servicegerichte onderdelen van je bedrijf. Maar of je nu een eenmanszaakondernemer, een klein bureau of een groter bedrijf bent, ervoor zorgen dat je stipt wordt betaald, maakt deel uit van het voeren van een stabiele, gezonde operatie. Het gaat ook om wederzijds respect: jij levert je product of dienst en je klant voltooit zijn kant van de overeenkomst door te betalen.

Het veiligstellen van achterstallig saldi kost ook tijd en middelen. Europese bedrijven besteden bijvoorbeeld 29% van het werkjaar aan het najagen van achterstallige saldi. Met wat planning kun je echter u een betaalproces opzetten dat je klant moeiteloos van het voltooide project naar de uiteindelijke factuur leidt. In deze handleiding bespreken we hoe je een effectief systeem opzet voor het innen van geld, het afhandelen van late transacties, het voorkomen van veelgemaakte fouten en meer.

Wat staat er in dit artikel?

• Stappen om betaling van een klant te innen
  
• Welke gegevens moet je op een factuur vermelden?
  
• Hoe moet je omgaan met achterstallige betalingen?
  
• Veelgemaakte fouten bij het innen van betalingen
  
• Hoe kan Stripe helpen bij het innen van betalingen van klanten?
  

Stappen om betaling van een klant te innen

Als je eenmaal een methode hebt, kun je dezelfde routine volgen om betalingen van elke koper te innen. Hieronder vind je een eenvoudige volgorde die je kunt aanpassen om aan je behoeften te voldoen:

In het begin afspraken maken over de voorwaarden

Bespreek de vergoeding zodra je een nieuwe klant hebt. Dit kan deel uitmaken van je voorstel of werkverklaring. Benoem expliciet de deadlines, de betaalmethoden die je accepteert, gedeeltelijke stortingen (indien van toepassing) en andere vervaldatums.

Je werk bijhouden

Als je producten verkoopt, houd dan consequent bij wat je verkoopt, hoeveel en wanneer. Als je diensten verleent, houd dan je uren, voltooide taken en uitgaven bij. Met een goede registratie kun je nauwkeurig factureren.

Stipt factureren

Nadat je het project hebt voltooid of het product hebt geleverd, breng je onmiddellijk kosten in rekening. Als je tijdig tijd factureeert, ontvang je meer tijdige betalingen. Vertragingen in de facturatie kunnen je momentum schaden.

Het eenvoudig maken om te betalen

Sommige klanten geven de voorkeur aan creditcards, terwijl anderen misschien bankoverschrijvingen of digitale wallets willen gebruiken. Door handige opties aan te bieden kun je het proces versnellen. Een uniforme betaaloplossing zoals Stripe maakt dit eenvoudig.

Opvolging indien nodig

Achterstallige saldi zijn vaak het gevolg van gewoonweg vergeetachtigheid. Een vriendelijke herinnering kan voor een klant voldoende zijn om een betaling te sturen.

De betaling vastleggen

Zodra de betaling binnenkomt, markeer je deze in je systeem, of dat nu boekhoudsoftware of een eenvoudige spreadsheet is. Door je administratie bij te werken, heb je een nauwkeurig overzicht van je inkomsten en voorkom je onnodige opvolging.

Welke gegevens moet je op een factuur vermelden?

Door een factuur uit te geven met alle juiste gegevens, bespaar je jezelf en je klant tijd en wordt je sneller betaald. Dit is wat je op een effectieve factuur moet vermelden:

Factuurnummer en -datum

Met een uniek factuurnummer kunnen beide partijen elke transactie bijhouden. Vermeld ook de datum waarop je het stuurt (of wanneer het werk is voltooid, afhankelijk van je boekhoudwijze).

Je bedrijfsgegevens

Vermeld de naam van je bedrijf (of je eigen naam, als je een eenmanszaak bent), adres, e-mailadres en telefoonnummer, indien relevant. Dit zorgt voor legitimiteit en stelt klanten in staat contact met je op te nemen als ze vragen hebben.

Gegevens van de klant

Voeg de naam, het adres en andere relevante gegevens toe van je bedrijf of persoon die facturen uitgeeft.

Beschrijving van de goederen of diensten

Duidelijkheid is hierbij belangrijk: specificeer de verkochte producten of uitgevoerde taken. Gebruik beknopte taal die aangeeft wat wederzijds is geaccepteerd in je oorspronkelijke overeenkomst of offerte.

Hoeveelheid, tarieven en totaal verschuldigd bedrag

Als je per uur rekent, vermeld dan je uren en uurtarief. Vermeld het overeengekomen totaal als het een vast bedrag is voor een afzonderlijke taak. Geef voor fysieke producten de prijs per artikel en het totale aantal eenheden weer. Zo kan de klant precies zien hoe je tot het uiteindelijke verschuldigde bedrag bent gekomen. Vermeld de belastingen die je in rekening brengt over het totaal.

Betalingsvoorwaarden en vervaldatum

Wanneer wordt de betaling verwacht? Zijn de voorwaarden netto 15, netto 30 of verschuldigd bij ontvangst? Wees direct om verwarring te voorkomen.

Betaalinstructies

Een korte betalingsherinnering kan een verschil maken. Overweeg een opmerking toe te voegen zoals: 'Betaal met creditcard via de onderstaande link' of 'Betaling kan worden gedaan via een bankoverschrijving naar de vermelde rekening'.

Dankwoord of volgende stappen

Sluit af met een vriendelijke opmerking en een kort dankwoord. Als je openstaat voor toekomstig werk, vermeld dat dan, maar houd het eenvoudig.

Hoe moet je omgaan met achterstallige betalingen?

Te late betalingen zijn niet noodzakelijk een teken van problemen met je klant. Een factuur kan zoekraken of een drukbezette medewerker kan vergeten deze ter goedkeuring door te sturen. Volg deze stappen wanneer de vergoeding niet als verwacht wordt geïnd:

Betalingsherinneringen sturen

Begin na een gemiste deadline met een korte e-mail met een beleefde, maar directe toon. Voeg het factuurnummer, de oorspronkelijke vervaldatum en een betaallink of betalingsinstructies toe. Vermijd dat je confronterend overkomt. Bijvoorbeeld:

"Beste [klantnaam],

*We hopen dat alles goed is. Bij deze een vriendelijk herinnering dat factuur #[nummer], gedateerd [datum], nu achterstallig is. Laat het ons weten als u vragen of opmerkingen heeft. We waarderen onze samenwerking en willen er zeker van zijn dat alles aan uw kant goed verloopt." *

Als een vriendelijke herinnering niet werkt, kun je een ander bericht sturen of bellen en verwijzen naar je vorige bericht. Als ze je pogingen om ze te bereiken blijven negeren, moet je mogelijk het overeengekomen contract raadplegen of als laatste redmiddel meer formele incassomethoden onderzoeken.

Overwegen kosten voor te late betaling in rekening te brengen

Door kosten in rekening te brengen voor achterstallige facturen kun je tijdige betaling bevorderen. Zorg van tevoren ervoor dat je contract eventuele boetes beschrijft voordat je ze in rekening brengt, aangezien het je relatie kan schaden als je je klanten verrast nadat ze al te laat met betalen zijn. Als je van plan bent rente in rekening te brengen, wees dan transparant over het percentage en andere voorwaarden.

Betalingsschema aanbieden

Je klant kan een betalingssschema aanvragen als deze financiële problemen ondervindt. Spreek een aflossingsschema af dat bij jullie beiden past. Het is vaak beter om wat consistent geld binnen te halen dan voor onbepaalde tijd te wachten op een groot bedrag dat misschien niet aankomt.

Veelgemaakte fouten bij het innen van betalingen

Fouten komen in elke branche voor. Een paar consequente, foutieve stappen komen vaak voor. Als je echter alert blijft, kun je ze voorkomen. Dit zijn een paar van de meest gemaakte fouten bij het innen van betalingen:

Vage voorwaarden en verwachtingen

Het overslaan van de discussie over kosten en betalingsschema's aan het begin van je werk met een klant leidt vaak tot misverstanden. Wanneer je de facturatiefase bereikt, kan de klant beweren dat men zich niet realiseerde dat de uiteindelijke factuur zo hoog zou zijn of dat men ervan uitging dat men 60 dagen de tijd had om te betalen in plaats van 30. Een kort gesprek in het begin en een basiscontract voorkomen miscommunicatie.

Vertraagde of inconsistente facturatie

Te lang wachten met factureren kan de omzet negatief beïnvloeden. Het brengt ook klanten in verwarring, die zich misschien afvragen wanneer ze moeten betalen. Facturen sturen wanneer je er aan denk ziet er ongeorganiseerd uit. Een vast schema, zoals het sturen van facturen op vrijdag of direct na het bereiken van een projectmijlpaal, schept aan beide kanten verwachtingen voor snelheid.

Te ingewikkelde facturatie-instructies

Als je factuur moeilijk leesbaar is of de manieren om geld te sturen onduidelijk zijn, kan de klant de factuur opzij leggen. Overmatige obstakels, zoals afdrukken, het invullen van een formulier en het per post sturen van een cheque, zorgen voor onnodige vertragingen. Geef ze in plaats daarvan de mogelijkheid om online te betalen via een betaallink in de factuur of geef een korte set instructies voor de betaalmethoden die je accepteert.

Gebrek aan opvolging

Het is verleidelijk om de onhandigheid van het najagen van geld te vermijden, maar met het negeren van achterstallige facturen doe je jezelf geen plezier. Een zachte, maar consistente strategie voor opvolging maakt deel uit van het zorgen voor je bedrijf.

Geen back-upplan voor te late of gemiste betalingen

Af en toe kom je een klant tegen die moeite heeft met tijdige betaling. Het is handig om van tevoren te beslissen hoe je met deze situaties omgaat. Ben je van plan om een betalinggscshema aan te bieden of een gedeeltelijke betaling te eisen voordat je aan nieuw werk begint? Een strategie kan je behoeden voor reactief reageren en de relatie beschermen.

Hoe kan Stripe helpen bij het innen van betalingen van klanten?

De online tools van Stripe vereenvoudigen de facturatie, zodat je sneller betaald wordt. Hieronder vind je een aantal manieren waarop Stripe nieuwe workflows kan introduceren om het innen van betalingen te verbeteren:

Checkout en betaallinks

Integreer Stripe Checkout met je website of app voor een veilige, kant-en-klare pagina die wereldwijd talloze betaalmethoden ondersteunt. In plaats van handmatig kaartgegevens te verzamelen, kun je je klanten doorverwijzen naar deze pagina, waar de rest wordt afgehandeld, van kaartvalidatie tot betaalbewijzen. Met Stripe Payment Links kun je een korte link genereren die je aan een e-mail of sms-bericht kunt toevoegen. Wanneer klanten erop klikken, komen ze op een speciale betaalpagina terecht die precies laat zien hoe ze kunnen betalen.

Facturatietools

Stripe Invoicing beheert het gehele proces, van het maken en elektronisch sturen van een factuur tot het opvolgen van achterstallige facturen. Je kunt facturen aanpassen aan je branding en je betaalvoorwaarden instellen. Het systeem kan ook automatisch herinneringen sturen om te betalen als de vervaldatum verstrijkt. Dit betekent dat je minder handmatige taken hoeft uit te voeren.

Abonnementsbeheer

Als je bedrijf maandelijkse diensten of voorschotten in rekening brengt, heeft Stripe Billing hiervoor abonnementsbeheer ingebouwd. Je kunt een terugkerende betaling instellen, aangeven hoe vaak klanten moeten worden gefactureerd en de evenredige verdeling verwerken als klanten halverwege een cyclus van plan wijzigen.