Cobrar pagamentos pode destoar das atividades empresariais mais criativas ou relacionadas a serviços. No entanto, se você é um empreendedor individual, uma pequena agência ou uma empresa maior, garantir que você seja pago pontualmente faz parte de uma operação estável e saudável. Também é uma questão de respeito mútuo: você entrega seu produto ou serviço e o cliente cumpre as obrigações contratuais dele fazendo o pagamento.

Receber pagamentos atrasados também exige tempo e recursos. As empresas europeias, por exemplo, gastam 29% do ano de trabalho correndo atrás de saldos vencidos. Entretanto, com algum planejamento, você pode criar um processo de pagamento que orienta facilmente o cliente desde a conclusão do projeto até a emissão da fatura final. Neste guia, veremos como configurar um sistema eficaz para receber fundos, lidar com transações atrasadas, evitar erros comuns e muito mais.

Neste artigo:

• Etapas para receber o pagamento de um cliente
  
• Quais dados você deve incluir em uma fatura?
  
• Como você deve lidar com pagamentos atrasados?
  
• Erros comuns no recebimento de pagamentos
  
• Como a Stripe pode ajudar a receber pagamentos dos clientes?
  

Etapas para receber o pagamento de um cliente

Depois de implementar um método, você pode seguir a mesma rotina para receber pagamentos de todos os compradores. Veja a seguir uma sequência simples que você pode adaptar de acordo com suas necessidades:

Combine os termos no início

Discuta a remuneração assim que começar a trabalhar com um novo cliente. Isso pode fazer parte da sua proposta ou declaração de trabalho. Explicite os prazos, as formas de pagamento aceitas, os depósitos parciais (se houver) e outras datas de vencimento.

Acompanhe o trabalho

Se você vende produtos, mantenha registros consistentes do que você vende, quanto e quando. Se você presta serviços, acompanhe as horas, tarefas concluídas e despesas incorridas. Bons registros ajudam a cobrar com precisão.

Fature imediatamente

Assim que finalizar o projeto ou entregar o produto, cobre imediatamente. O acompanhamento de faturas permite que você receba mais pagamentos dentro do prazo. Atrasos na cobrança podem prejudicar a dinâmica da empresa.

Facilite o pagamento

Alguns clientes preferem cartões de crédito, enquanto outros podem optar por transferências bancárias ou carteiras digitais. Oferecer opções convenientes pode acelerar o processo. Uma solução de pagamento unificada, como a Stripe, simplifica essa questão.

Acompanhe quando necessário

Geralmente, saldos vencidos são o resultado de um simples esquecimento e um lembrete amigável pode ser suficiente para um cliente enviar o pagamento.

Registre o pagamento

Assim que o pagamento chegar, marque o recebimento no seu sistema, que pode ser um software de contabilidade ou uma planilha simples. A atualização dos registros oferece uma visão precisa das receitas e evita acompanhamentos desnecessários.

Quais dados você deve incluir em uma fatura?

Faturas emitidas com todos os dados corretos economizam tempo para você e seu cliente e podem agilizar o recebimento de pagamentos. Veja o que incluir para que elas sejam eficazes:

Número e data da fatura

Um número de fatura único ajuda ambas as partes a acompanhar cada transação. Além disso, inclua a data de envio (ou a data de conclusão do trabalho, dependendo da abordagem contábil).

Seus dados comerciais

Inclua o nome da sua empresa (ou seu nome, se você for proprietário individual) e endereço, e-mail e número de telefone, se relevante. Isso estabelece legitimidade e permite que os clientes entrem em contato com você se tiverem dúvidas.

Dados do cliente

Adicione o nome, o endereço e outras informações relevantes da pessoa jurídica ou física que emite a fatura.

Descrição de produtos ou serviços

Aqui, a clareza é importante: detalhe os produtos vendidos ou as tarefas executadas. Use uma linguagem simples que reflita o que foi mutuamente aceito no contrato ou cotação inicial.

Quantidade, taxas e total devido

Se você cobra por hora, liste as horas e taxa horária. Inclua o total combinado se for um valor fixo para um trabalho pontual. Para produtos físicos, mostre o preço por item e o total de unidades. Isso ajuda o cliente a ver exatamente como você chegou ao valor final devido. Indique todos os impostos que você cobra sobre o total.

Termos de pagamento e data de vencimento

Quando o pagamento é esperado? Os termos são 15 dias, 30 dias ou após o recebimento? Seja direto para evitar confusões.

Instruções de pagamento

Um breve lembrete sobre como pagar pode fazer a diferença. Considere incluir uma observação como "Pague com cartão de crédito usando o link abaixo" ou "O pagamento pode ser feito por transferência bancária para a conta indicada".

Agradecimento ou próximas etapas

Termine com uma nota amigável e um breve agradecimento. Se você está aberto a trabalhos futuros, mencione isso, mas mantenha a simplicidade.

Como você deve lidar com pagamentos atrasados?

Pagamentos atrasados não são necessariamente um sinal de problema do cliente. Uma fatura pode se perder ou um funcionário ocupado pode esquecer de encaminhá-la para aprovação. Veja a seguir algumas etapas que você pode seguir quando o pagamento não chega como esperado:

Envie lembretes de pagamento

Comece com um e-mail breve após um prazo não cumprido com um tom educado, mas direto. Inclua o número da fatura, a data de vencimento original e um link ou instruções de pagamento, e evite um tom agressivo. Por exemplo:

"Olá, [nome do cliente],

Espero que esteja tudo bem. Apenas um lembrete amigável de que a fatura [número], datada de [data], está vencida. Se tiver alguma dúvida ou preocupação, fale conosco. Valorizamos nossa parceria e queremos ter certeza de que tudo está funcionando sem problemas."

Se um lembrete amigável não funcionar, você poderá enviar outra mensagem ou telefonema fazendo referência à mensagem anterior. Se as suas tentativas de contato continuarem a ser ignoradas, talvez seja necessário consultar o contrato acordado ou, como último recurso, explorar métodos de cobrança mais formais.

Considere cobrar tarifas por atraso

A adição de tarifas para faturas vencidas pode incentivar o pagamento no prazo. Antes de cobrar as tarifas, verifique se o contrato descreve essas multas, pois surpreender os clientes depois que eles já estão atrasados pode prejudicar o relacionamento. Se você planeja cobrar juros, seja transparente sobre a taxa e outras condições.

Ofereça parcelamento

Seu cliente pode solicitar um parcelamento se estiver passando por dificuldades financeiras. Estabeleça um cronograma de pagamentos adequado para as duas partes. Muitas vezes, é melhor receber de forma consistente alguma coisa do que esperar indefinidamente por uma quantia fixa que talvez não seja recebida.

Erros comuns no recebimento de pagamentos

Os erros ocorrem em todos os setores. Alguns erros consistentes são comuns e um pouco de atenção pode ajudar a evitá-los. Veja a seguir alguns dos erros mais comuns cometidos na cobrança de pagamentos:

Termos e expectativas vagos

Muitas vezes, evitar a discussão sobre tarifas e cronogramas de pagamento no início do trabalho com um cliente leva a mal-entendidos. Na fase de faturamento, o cliente pode alegar que não sabia que a conta final seria tão alta ou que entendeu que tinha 60 dias para pagar, em vez de 30. Uma conversa rápida logo no início e um contrato básico evitam falhas de comunicação.

Faturamento atrasado ou inconsistente

Esperar muito tempo para cobrar pode levar à instabilidade de receitas. Além disso, confunde os clientes, que podem ter dúvidas sobre quando terão que pagar. Enviar faturas somente quando você se lembra de fazer isso passa uma impressão de desorganização. Um cronograma definido, como o envio de contas às sextas-feiras ou logo após atingir um marco do projeto, cria expectativas de prontidão nos dois lados.

Instruções de cobrança muito complicadas

Se sua fatura for difícil de ler ou formas de pagá-la não estiverem claras, o cliente pode deixar para depois. Obstáculos excessivos, como imprimir, preencher um formulário e enviar um cheque, criam atrasos desnecessários. Em vez disso, aceite pagamentos online usando um link na fatura ou ofereça um conjunto rápido de instruções sobre as formas de pagamento aceitas.

Falta de acompanhamento

É tentador evitar o constrangimento de correr atrás de dinheiro, mas ignorar contas vencidas não oferece nenhuma vantagem. Uma estratégia de acompanhamento gentil, mas consistente, faz parte de cuidar da sua empresa.

Nenhum plano alternativo para atraso ou falha nos pagamentos

De vez em quando, você encontrará um cliente que tem dificuldades para pagar no prazo. É aconselhável decidir com antecedência como você lidará com essas situações. Você oferecerá um plano parcelado ou exigirá um pagamento parcial antes de iniciar um novo trabalho? Ter uma estratégia pode evitar respostas reativas e proteger o relacionamento.

Como a Stripe pode ajudar a receber pagamentos dos clientes?

As ferramentas online da Stripe simplificam o faturamento para que você receba em menos tempo. Veja a seguir algumas formas de como a Stripe pode introduzir novos fluxos de trabalho para melhorar a experiência de cobrança de pagamentos:

Checkout e links de pagamento

Integre o Stripe Checkout ao seu site ou aplicativo para criar uma página segura e pronta para uso que aceita várias formas de pagamento em todo o mundo. Em vez de obter manualmente os dados de cartão, você pode direcionar os clientes para essa página, que lida com todo o resto, desde validações de cartão até recibos. Com o Stripe Payment Links, você pode gerar um link curto e incluí-lo em um e-mail ou mensagem de texto. Quando o cliente clica no link, é direcionado a uma página de pagamento exclusiva que mostra exatamente como pagar.

Ferramentas de faturamento

O Stripe Invoicing gerencia todo o processo, desde a criação e envio eletrônico de faturas até o acompanhamento de faturas vencidas. Você pode personalizar faturas com sua marca e definir os termos de pagamento. O sistema também pode entregar automaticamente lembretes de pagamento se a data de vencimento passar, o que significa menos tarefas manuais para você.

Gerenciamento de assinaturas

Se a sua empresa cobra serviços ou retenções mensais, o Stripe Billing inclui gerenciamento de assinaturas. Você pode configurar uma cobrança recorrente, definir a frequência de cobrança dos clientes e gerenciar cálculos proporcionais quando os clientes mudam de plano durante um ciclo.