El cobro de pagos puede ser contrario a las partes más creativas o basadas en servicios de tu empresa. Pero, independientemente de que seas un emprendedor individual, una agencia pequeña o una empresa más grande, garantizar que se te pague de manera puntual forma parte de la ejecución de una operación estable y saludable. También se trata de respeto mutuo: tú entregas tu producto o servicio, y tu cliente completa su parte del acuerdo al enviar el pago.

Asegurar los fondos atrasados también consume tiempo y recursos. Las empresas europeas, por ejemplo, dedican el 29 % del año laboral a cobrar saldos vencidos. Pero, con un poco de planificación, puedes diseñar un proceso de pago que guíe sin esfuerzo a tu cliente desde el proyecto completado hasta la factura final. En esta guía, explicaremos cómo establecer un sistema eficaz para cobrar fondos, gestionar las transacciones tardías, evitar errores comunes, entre otros temas.

¿Qué contiene este artículo?

• Pasos para cobrar un pago de un cliente
  
• ¿Qué datos se deben incluir en una factura?
  
• ¿Cómo debes manejar los pagos atrasados?
  
• Errores comunes en el cobro de pagos
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe a cobrar pagos de los clientes?
  

Pasos para cobrar el pago de un cliente

Una vez que tengas un método establecido, puedes seguir la misma rutina para cobrar los pagos de todos los compradores. A continuación se muestra una secuencia sencilla que puedes adaptar a tus necesidades:

Acordar los términos desde el principio

Analiza la compensación tan pronto como comiences a trabajar con un nuevo cliente. Esto podría formar parte de tu propuesta o declaración de trabajo. Explicita los plazos, los métodos de pago que aceptas, los depósitos parciales (si los hubiera) y otras fechas de vencimiento.

Realiza un seguimiento de tu trabajo

Si vendes productos, mantén un registro constante de lo que vendes, de la cantidad y de cuándo lo haces. Si prestas servicios, haz un seguimiento de tus horas, las tareas completadas y los gastos incurridos. Los registros eficientes te ayudan a facturar con precisión.

Factura con prontitud

Una vez que termines el proyecto o entregues el producto, emite tu cargo de inmediato. Mantenerte al día con tus facturas te prepara para recibir más pagos a tiempo, y los retrasos en la facturación pueden perjudicar tu dinámica.

Haz que sea fácil pagar

Algunos clientes prefieren las tarjetas de crédito, mientras que otros pueden preferir utilizar transferencias bancarias o carteras digitales. Ofrecer opciones convenientes puede acelerar el proceso. Una solución de pago unificada como Stripe hace que esto sea sencillo.

Haz un seguimiento si es necesario

Los saldos vencidos suelen ser el resultado de un simple olvido, y un recordatorio cordial puede ser suficiente para que un cliente envíe el pago.

Registra el pago

Una vez que llegue el pago, márcalo en su sistema, ya sea un software contable o una simple hoja de cálculo. La actualización de tus registros te da una visión precisa de los ingresos y evita seguimientos innecesarios.

¿Qué datos se deben incluir en una factura?

Emitir una factura con todos los detalles correctos les permite ahorrar tiempo a ti y a tu cliente, y puede hacer que los pagos se realicen más rápido. Esto es lo que debes incluir en un extracto efectivo:

Número y fecha de la factura

Un número de factura único ayuda a ambas partes a realizar un seguimiento de cada transacción. Además, incluye la fecha en que lo envías (o cuándo se completó el trabajo, según tu enfoque contable).

La información de tu empresa

Incluye el nombre (o tu nombre si eres propietario único), la dirección, el correo electrónico y el número de teléfono, si corresponde, de tu empresa. Esto establece la legitimidad y permite que los clientes se comuniquen contigo si tienen preguntas.

Datos del cliente

Agrega el nombre, la dirección y demás información relevante para tu empresa o el particular que factura.

Descripción de los bienes o servicios

La claridad es importante aquí: detalla los productos vendidos o las tareas realizadas. Utiliza un lenguaje conciso que refleje lo que se aceptó mutuamente en tu acuerdo o presupuesto inicial.

Cantidad, tarifas e importe total adeudado

Si cobras por hora, indica tus horas y la tarifa por hora. Incluya el importe total acordado si se trata de una cantidad fija para un trabajo diferenciado. En el caso de los productos físicos, muestra el precio por artículo y la cantidad total de unidades. Esto ayuda al cliente a ver exactamente cómo llegaste al importe final adeudado. Indica los impuestos que cobras sobre el total.

Condiciones de pago y fecha de vencimiento

¿Cuándo se espera el pago? ¿Los plazos son a 15 días netos, a 30 días netos o vencen al recibirlos? Sé directo para evitar confusiones.

Instrucciones de pago

Un breve recordatorio sobre cómo pagar puede marcar la diferencia. Considera incluir una nota como «Paga con tarjeta de crédito usando el enlace a continuación» o «El pago se puede realizar mediante transferencia bancaria a la cuenta indicada».

Agradecimiento o próximos pasos

Termina con una nota amable y unas breves palabras de agradecimiento. Si estás abierto a trabajos futuros, menciónalo, pero evita las complicaciones.

¿Cómo se deben manejar los pagos atrasados?

Los pagos atrasados no son necesariamente una señal de problemas con tu cliente. Una factura puede perderse, o un empleado ocupado puede olvidarse de enviarla para su aprobación. Estos son algunos pasos que puedes seguir cuando la compensación no llega como se esperaba:

Enviar recordatorios de pago

Comienza con un breve correo electrónico después de una fecha límite incumplida con un tono cortés pero directo. Incluye el número de factura, la fecha de vencimiento original y un enlace o instrucciones para el pago, y evita sonar confrontativo. Por ejemplo:

«Hola, [nombre del cliente].

*Espero que todo esté bien. Solo envío un recordatorio de que la factura # [número], con fecha [fecha], está vencida. Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta o inquietud. Valoramos nuestra colaboración y queremos asegurarnos de que todo funcione sin problemas por su parte». *

Si un recordatorio amable no funciona, puedes hacer un seguimiento con otro mensaje o una llamada telefónica que haga referencia a tu mensaje anterior. Si siguen ignorando tus intentos de comunicarte con ellos, es posible que tengas que hacer referencia al contrato acordado o explorar métodos de cobro más formales como último recurso.

Considera cobrar cargos por pagos atrasados

Agregar comisiones por facturas vencidas puede fomentar el pago puntual. Asegúrate de que tu contrato describa las sanciones por adelantado antes de cobrarlas, ya que sorprender a los clientes después de que ya están atrasados puede dañar su relación. Si planeas cobrar intereses, sé transparente sobre la tasa y otras condiciones.

Ofrece planes de pago en cuotas

Es posible que tu cliente solicite un plan de pago en cuotas si tiene dificultades financieras. Acuerden un calendario de pagos que les convenga a ambos. A menudo es mejor traer algo de dinero constante que esperar de manera indefinida por una suma global que podría no llegar.

Errores comunes en el cobro de pagos

Los errores ocurren en todos los sectores. Algunos pasos en falso constantes son comunes, pero estar atento puede ayudarte a evitarlos. Estos son algunos de los errores más comunes que se cometen en el cobro de pagos:

Condiciones y expectativas imprecisas

Omitir el análisis sobre tarifas y calendarios de pago al comienzo de tu trabajo con un cliente a menudo conduce a malentendidos. Cuando llegas a la etapa de facturación, el cliente puede alegar que no se dio cuenta de que la factura final sería tan alta o asumió que tenía 60 días para pagar en lugar de 30. Una conversación rápida desde el principio y un contrato básico evitan errores de comunicación.

Facturación retrasada o inconsistente

Esperar demasiado tiempo para facturar puede hacer que los ingresos sean inestables. También confunde a los clientes, que pueden preguntarse cuándo tendrán que pagar. Enviar facturas cada vez que te acuerdas te hace parecer desorganizado. Tener un cronograma establecido, como enviar facturas los viernes o justo después de alcanzar un hito del proyecto, establece expectativas de prontitud para ambas partes.

Instrucciones de facturación demasiado complicadas

Si tu factura es difícil de leer o las formas de enviar fondos no están claras, el cliente puede dejarla de lado. Los obstáculos excesivos, como imprimir, completar un formulario y enviar un cheque por correo, crean demoras innecesarias. En su lugar, permíteles pagar en línea a través de un enlace en la factura o proporcionarles un conjunto rápido de instrucciones sobre los métodos de pago que aceptas.

Falta de seguimiento

Es tentador evitar la incomodidad de perseguir el dinero, pero ignorar las facturas vencidas no le hará ningún favor. Una estrategia de seguimiento amable pero consistente forma parte del cuidado de tu empresa.

Falta de un plan de respaldo para pagos atrasados o faltantes

De vez en cuando, te encontrarás con un cliente que tiene problemas con las remesas oportunas. Es útil decidir de antemano cómo manejarás estas situaciones. ¿Ofrecerás un plan de pago en cuotas o exigirás un pago parcial antes de comenzar un nuevo trabajo? Tener una estrategia puede evitar que respondas de manera reactiva y proteger la relación.

¿Cómo puede ayudar Stripe a cobrar pagos de los clientes?

Las herramientas en línea de Stripe simplifican la facturación para que los pagos se realicen más rápido. A continuación, te presentamos algunas formas en las que Stripe puede introducir nuevos flujos de trabajo para crear una mejor experiencia de cobro de pagos:

Enlaces de confirmación de compra y pago

Integra Stripe Checkout con tu sitio web o aplicación para obtener una página segura y lista para usar que admita numerosos métodos de pago en todo el mundo. En lugar de recopilar manualmente los datos de la tarjeta, puedes dirigir a tus clientes a esta página, que se encarga del resto, desde la validación de la tarjeta hasta los recibos. Stripe Payment Links te permite generar un enlace corto que puedes incluir en un correo electrónico o mensaje de texto. Cuando los clientes hacen clic en él, llegan a una página de pago específica que les muestra, de manera exacta, cómo pagar.

Herramientas de facturación

Stripe Invoicing gestiona todo el proceso, desde la creación de una factura y su envío electrónico hasta el seguimiento de las facturas vencidas. Puedes personalizar las facturas con tu imagen de marca y establecer tus condiciones de pago. El sistema también puede enviar automáticamente recordatorios para pagar si pasa la fecha de vencimiento, lo que significa menos tareas manuales para ti.

Gestión de suscripciones

Si tu empresa cobra servicios o anticipos mensuales, Stripe Billing tiene integrada la gestión de suscripciones. Puedes configurar un cargo recurrente, definir la frecuencia con la que se debe facturar a los clientes y gestionar el prorrateo si los clientes cambian de plan a mitad de un ciclo.