Collecter les paiements peut peser sur les activités plus créatives ou orientées services de votre entreprise. Mais que vous soyez entrepreneur indépendant, petite agence ou grande entreprise, veiller à être payé ponctuellement fait partie d’une gestion saine et stable. C’est aussi une question de respect mutuel : vous livrez votre produit ou service, et votre client remplit sa part de l’accord en effectuant le paiement.

Avec un peu d’organisation, vous pouvez mettre en place un processus de paiement qui guide naturellement votre client du projet terminé à la facture finale. Dans ce guide, nous verrons comment mettre en place un système efficace pour collecter les fonds, gérer les transactions en retard, éviter les erreurs courantes, et bien plus encore.

Contenu de cet article

• Encaisser le paiement d’un client
  
• Quelles informations faut-il inclure dans une facture ?
  
• Comment gérer les retards de paiement ?
  
• Erreurs courantes en matière d’encaissement des paiements
  
• Comment Stripe peut vous aider
  

Comment encaisser le paiement d’un client

Une fois une méthode en place, vous pouvez suivre la même routine pour collecter les paiements de chaque client. Voici une séquence que vous pouvez adapter à vos besoins :

Convenez des conditions dès le début

Abordez la question de la rémunération dès que vous commencez à travailler avec un nouveau client. Cela peut faire partie de votre proposition ou de votre cahier des charges. Précisez explicitement les échéances, les moyens de paiement acceptés, les versements partiels (le cas échéant) et les autres dates d’échéance.

2 Suivez votre travail

Si vous vendez des produits, tenez des registres cohérents de ce que vous vendez, de la quantité et du moment. Si vous fournissez des services, faites le suivi de vos heures, des tâches accomplies et des dépenses engagées. Garder une trace écrite efficacement vous aide à facturer avec exactitude.

3 Facturez rapidement :

Une fois que vous avez terminé le projet ou livré le produit, émettez votre facture immédiatement. Le respect de vos factures vous permet d’encaisser les paiements en temps et en heure, tandis que les retards de facturation peuvent vous couper dans votre élan.

4 Facilitez le paiement

Certains clients préfèrent les cartes bancaires, tandis que d’autres souhaitent utiliser des virements bancaires ou des wallets numériques. Proposer des options pratiques peut accélérer le processus. Une solution de paiement unifiée comme Stripe simplifie cette démarche.

5 Faites un suivi si nécessaire

Les soldes impayés sont souvent le résultat d’un simple oubli : un rappel courtois peut suffire pour qu’un client envoie le paiement.

6. Comptabilisez le paiement

Une fois le paiement reçu, enregistrez-le dans votre système, qu’il s’agisse d’un logiciel de comptabilité ou d’un simple tableur. Mettre à jour vos dossiers vous offre une vue précise de vos revenus et évite les relances inutiles.

Quelles informations faut-il inclure dans une facture ?

Émettre une facture avec tous les détails exacts vous fait gagner du temps, à vous et à votre client, et peut vous permettre d’être payé plus rapidement. Voici ce qu’une bonne facture inclut :

Comment gérer les retards de paiement ?

Les retards de paiement ne sont pas nécessairement le signe d’un problème avec votre client. Une facture peut se perdre, ou un collaborateur débordé peut oublier de la transmettre pour approbation. Voici quelques actions à entreprendre lorsque la compensation n’arrive pas comme prévu :

Envoyer des rappels

Commencez par un court e-mail après une échéance manquée en adoptant un ton courtois, mais direct. Incluez le numéro de la facture, la date d’échéance d’origine ainsi qu’un lien ou des instructions de paiement, mais ne soyez pas agressif. Voici un exemple :

« Bonjour [nom du client],

J’espère que tout va bien. J’aimerais attirer votre attention sur le fait que la facture #[Numéro], datée du [Date], est maintenant en retard de paiement. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions. Notre partenariat étant très apprécié, je voulais simplement vérifier que tout va bien de votre côté. »

Si ce rappel ne fonctionne pas, vous pouvez le faire suivre d’un autre message ou d’un d’appel téléphonique faisant référence à votre message initial. Si vous ne parvenez toujours pas à joindre vos clients, vous devrez peut-être vous référer au contrat convenu ou avoir recours des méthodes de collecte plus formelles en dernier recours.

Envisagez de facturer des frais de retard

L’ajout de frais pour les factures en retard peut encourager le paiement dans les délais. Assurez-vous que votre contrat précise toutes les pénalités en amont avant de les appliquer, car surprendre les clients alors qu’ils sont déjà en retard peut nuire à votre relation. Si vous prévoyez de facturer des intérêts, soyez transparent sur le taux et les autres conditions.

Proposez des offres de versements échelonnés

Votre client pourrait demander un plan de versements s’il éprouve des difficultés financières. Convenez d’un calendrier de remboursement satisfaisant pour les deux parties. Il est souvent préférable de recevoir des versements réguliers plutôt que d’attendre indéfiniment une somme forfaitaire qui pourrait ne pas arriver.

Erreurs courantes en matière d’encaissement des paiements

Tout le monde peut faire une erreur, quel que soit le secteur. Il peut arriver d’en commettre, mais pour les éviter, il faut rester vigilant. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes commises en matière d’encaissement de paiement :

• Conditions et attentes vagues : omettre la discussion sur les frais et les calendriers de paiement au début de votre collaboration avec un client conduit souvent à des malentendus. Lorsque vous atteignez l’étape de facturation, le client peut prétendre ne pas avoir réalisé que la facture finale serait aussi élevée, ou avoir supposé qu’il disposait de 60 jours pour payer plutôt que 30. Une brève conversation en amont et un contrat de base permettent d’éviter les mauvaises communications.
  
• Facturation tardive ou irrégulière : attendre trop longtemps avant de facturer peut rendre vos revenus instables. Cela perturbe également les clients, qui peuvent se demander quand ils devront payer. Envoyer des factures au gré de vos souvenirs donne une image désorganisée. Avoir un calendrier fixe, comme envoyer les factures le vendredi ou juste après avoir atteint un jalon de projet, établit des attentes de rigueur pour les deux parties.
  
• Instructions de facturation trop complexes : si votre facture est difficile à lire ou si les moyens de paiement ne sont pas clairs, le client risque de la mettre de côté. Les obstacles excessifs, comme imprimer, remplir un formulaire et envoyer un chèque par courrier, créent des délais inutiles. Permettez plutôt à vos clients de payer en ligne via un lien dans la facture, ou fournissez des instructions simples pour les moyens de paiement que vous acceptez.
  
• Absence de relance : il est tentant d’éviter la gêne de réclamer un paiement, mais ignorer les factures impayées ne vous est d’aucun bénéfice. Une stratégie de relance douce, mais régulière fait partie de la bonne gestion de votre entreprise.
  
• Absence de plan de secours pour les paiements tardifs ou manqués : il arrive parfois de rencontrer un client qui a du mal à payer dans les délais. Il est utile de décider à l’avance comment vous gérerez ces situations. Proposerez-vous un plan de versements échelonnés ou exigerez-vous un paiement partiel avant de commencer de nouveaux travaux ? Avoir une stratégie permet d’éviter les réactions impulsives et de préserver la relation.
  

Comment Stripe peut vous aider

Stripe Billing vous permet de facturer et de gérer vos clients comme vous le souhaitez— de la facturation récurrente à la facturation à l’usage, contrats négociés à la vente, etc. Commencez à accepter des paiements récurrents à l’échelle mondiale en quelques minutes (sans avoir à écrire une seule ligne de code) ou créez une intégration personnalisée à l’aide de l’API.

Avec Stripe Billing, vous bénéficiez de ce qui suit :

• Proposer des tarifs flexibles : répondez plus rapidement aux besoins des utilisateurs avec des modèles de tarification flexibles (à l’usage, échelonné, forfaitaire avec dépassement, et plus encore). La prise en charge des bons de réduction, des essais gratuits, des proratas et des produits complémentaires est intégrée.

• Vous développer à l’international : augmentez vos conversions en proposant les moyens de paiement préférés de vos clients. Stripe prend en charge plus de 125 moyens de paiement locaux et plus de 130 devises.

• Booster vos revenus et réduire le taux d’attrition : optimisez la récupération de revenus et réduisez le nombre de résiliations involontaires grâce aux tentatives de relance intelligente Smart Retries et aux processus de recouvrement automatiques. En 2024, les outils de recouvrement de Stripe ont permis à leurs utilisateurs de récupérer plus de 6,5 milliards de dollars de revenus.

• Gagner en efficacité : utilisez les outils modulaires de Stripe pour la gestion des taxes, le reporting des revenus et l’analyse des données pour consolider plusieurs systèmes de revenus en un seul. Intégrez facilement des logiciels tiers.

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