L’encaissement des paiements peut être en contradiction avec les aspects plus créatifs ou basés sur les services de votre entreprise. Mais que vous soyez un entrepreneur individuel, une petite agence ou une grande entreprise, s’assurer d’être payé à temps fait partie de la gestion d’une entreprise stable et saine. C’est aussi une question de respect mutuel : vous livrez votre produit ou service, et votre client complète sa part du contrat en soumettant le paiement.

Avoir à gérer des factures en souffrance consomme également du temps et des ressources. Les entreprises européennes, par exemple, consacrent 29 % de l’année active à courir après des soldes impayés. Mais avec un peu de planification, vous pouvez élaborer un processus de paiement qui guide sans effort votre client du projet achevé à la facture finale. Dans ce guide, nous verrons comment mettre en place un système efficace de collecte de fonds, gérer les transactions en retard, éviter les erreurs courantes, etc.

Que contient cet article?

• Étapes à suivre pour encaisser le paiement d’un client
  
• Quelles informations devez-vous inclure dans une facture?
  
• Comment gérer les retards de paiement?
  
• Erreurs courantes dans l’encaissement des paiements
  
• Comment Stripe peut-elle aider à encaisser les paiements des clients?
  

Étapes à suivre pour encaisser le paiement d’un client

Une fois que vous avez mis en place une méthode, vous pouvez suivre la même routine pour encaisser les paiements de chaque acheteur. Vous trouverez ci-dessous une séquence simple que vous pouvez adapter à vos besoins :

Se mettre d’accord sur les conditions dès le départ

Discutez du paiement dès que vous commencez à travailler avec un nouveau client. Cela pourrait faire partie de votre proposition ou de votre énoncé de travail. Indiquez explicitement les dates limites, les moyens de paiement que vous acceptez, les versements partiels (le cas échéant) et les autres dates d’échéance.

Suivre son travail

Si vous vendez des produits, tenez des registres cohérents de ce que vous vendez, de la quantité et du moment. Si vous fournissez des services, faites le suivi de vos heures, des tâches accomplies et des dépenses engagées. De bons dossiers vous aident à facturer avec exactitude.

Facturer rapidement

Une fois que vous avez terminé le projet ou livré le produit, émettez votre facture immédiatement. En restant à jour avec vos factures, vous pouvez recevoir des paiements plus ponctuels, et les retards de facturation peuvent nuire à votre élan.

Faciliter le paiement

Certains clients préfèrent les cartes de crédit, tandis que d’autres peuvent vouloir utiliser les virements bancaires ou les portefeuilles numériques. Offrir des options pratiques peut accélérer le processus. Avec une solution de paiement unifiée telle que Stripe, ce processus est simplifié.

Faire un suivi si nécessaire

Les soldes impayés sont souvent le résultat d’un simple oubli, et un rappel amical peut suffire pour qu’un client envoie le paiement.

Enregistrer le paiement

Une fois que le paiement est reçu, marquez-le dans votre système, qu’il s’agisse d’un logiciel de comptabilité ou d’une simple feuille de calcul. La mise à jour de vos registres vous permet d’avoir une vue précise de vos revenus et d’éviter les suivis inutiles.

Quelles informations devez-vous inclure dans une facture?

L’émission d’une facture avec tous les détails exacts vous fait gagner du temps, à vous et à votre client, et peut vous permettre d’être payé plus rapidement. Voici ce qu’il faut inclure dans une facture efficace :

Numéro et date de la facture

Un numéro de facture unique permet aux deux parties de suivre chaque transaction. Indiquez également la date à laquelle vous l’envoyez (ou la date à laquelle le travail a été terminé, selon votre approche comptable).

Renseignements concernant votre entreprise

Indiquez le nom de votre entreprise (ou votre nom si vous êtes un entrepreneur individuel), votre adresse, votre adresse de courriel et votre numéro de téléphone, le cas échéant. Cela établit la légitimité et permet aux clients de vous contacter s’ils ont des questions.

Coordonnées du client

Ajoutez le nom, l’adresse et d’autres informations pertinentes pour votre entreprise ou particulier qui envoie la facture.

Description des biens ou services

La clarté est importante ici : détaillez les produits vendus ou les tâches effectuées. Utilisez un langage concis qui reflète ce qui a été mutuellement accepté dans votre accord ou devis initial.

Quantité, tarifs et total dû

Si vous facturez à l’heure, indiquez vos heures et votre taux horaire. Incluez le total convenu s’il s’agit d’un montant fixe pour un travail discret. Pour les produits physiques, indiquez le prix par article et le nombre total d’unités. Cela permet au client de voir exactement comment vous êtes arrivé au montant final dû. Indiquez les taxes que vous facturez sur le total.

Modalités de paiement et date d’échéance

Quand le paiement est-il prévu? Les termes sont-ils net 15, net 30 ou exigibles à la réception? Soyez direct pour éviter toute confusion.

Instructions de paiement

Un petit rappel sur la façon de payer peut faire la différence. Pensez à inclure une note telle que « Veuillez payer par carte de crédit en utilisant le lien ci-dessous » ou « Le paiement peut être effectué par virement bancaire sur le compte indiqué ».

Remerciements ou prochaines étapes

Terminez par un mot amical et un bref mot de remerciement. Si vous êtes ouvert à des travaux futurs, mentionnez-le, mais restez simple.

Comment gérer les retards de paiement?

Les retards de paiement ne sont pas nécessairement le signe d’un problème avec votre client. Une facture peut se perdre, ou un membre du personnel occupé peut oublier de la transmettre pour approbation. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre lorsque le paiement n’arrive pas comme prévu :

Envoyer des rappels de paiement

Commencez par un court courriel après une échéance manquée avec un ton poli, mais direct. Incluez le numéro de la facture, la date d’échéance d’origine ainsi qu’un lien ou des instructions de paiement, et évitez de paraître conflictuel. Par exemple :

« Bonjour [nom du client],

J’espère que tout va bien. J’envoie juste un rappel amical que la facture #[Number], datée du [Date], est maintenant en retard. N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions ou des préoccupations. Nous apprécions notre partenariat et voulons nous assurer que tout se passe bien de votre côté. »

Si un petit rappel ne fonctionne pas, vous pouvez faire un suivi avec un autre message ou un autre appel téléphonique faisant référence à votre message précédent. S’ils continuent d’ignorer vos tentatives pour les joindre, vous devrez peut-être vous référer au contrat convenu ou explorer des méthodes de collecte plus formelles en dernier recours.

Envisager de facturer des frais de retard

L’ajout de frais pour les factures en retard peut encourager le paiement dans les délais. Assurez-vous que votre contrat indique les pénalités à l’avance avant de les facturer, car surprendre les clients alors qu’ils sont déjà en retard peut nuire à votre relation. Si vous prévoyez facturer des intérêts, soyez transparent sur le taux et les autres conditions.

Offrir des plans de versements échelonnés

Votre client pourrait demander un plan de versements s’il éprouve des difficultés financières. Mettez-vous d’accord sur un calendrier de remboursement qui vous convient à tous les deux. Il est souvent préférable d’accepter régulièrement un montant plutôt que d’attendre indéfiniment une somme forfaitaire qui pourrait ne pas arriver.

Erreurs courantes dans l’encaissement des paiements

Des erreurs se produisent dans tous les secteurs. Quelques faux pas constants sont courants, mais rester conscient peut vous aider à les éviter. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes commises lors de l’encaissement des paiements :

Conditions et attentes vagues

Sauter la discussion sur les honoraires et les échéanciers de paiement au début de votre travail avec un client conduit souvent à des malentendus. Lorsque vous atteignez l’étape de la facturation, le client peut prétendre qu’il ne savait pas que la facture finale serait aussi élevée ou qu’il pensait qu’il avait 60 jours pour payer au lieu de 30. Une conversation rapide dès le début et un contrat de base permettent d’éviter les malentendus.

Facturation retardée ou incohérente

Attendre trop longtemps avant de facturer peut rendre les revenus incertains. Cela déroute également les clients, qui peuvent se demander quand ils devront payer. Envoyer des factures quand bon vous semble vous donne l’air désorganisé. Le fait d’avoir un calendrier fixe, comme l’envoi des factures le vendredi ou juste après avoir atteint une étape importante du projet, crée des attentes en matière de rapidité des deux côtés.

Instructions de facturation trop compliquées

Si votre facture est difficile à lire ou si les moyens d’envoyer les fonds ne sont pas clairs, le client peut la mettre de côté. Des obstacles excessifs, tels que l’impression, le remplissage d’un formulaire et l’envoi d’un chèque, entraînent des retards inutiles. Au lieu de cela, autorisez-les à payer en ligne avec un lien dans la facture ou à fournir rapidement des instructions sur les moyens de paiement que vous acceptez.

Manque de suivi

Il est tentant d’éviter la gêne de courir après l’argent, mais ignorer les factures en retard ne vous rendra pas service. Une stratégie de suivi douce, mais cohérente, fait partie d’une gestion saine de votre entreprise.

Pas de plan de secours pour les paiements en retard ou manqués

De temps en temps, vous rencontrerez un client qui a du mal à effectuer un versement en temps opportun. Il est utile de décider à l’avance de la façon dont vous allez gérer ces situations. Proposerez-vous un plan de versements échelonnés ou exigerez-vous un paiement partiel avant de commencer de nouveaux travaux? Avoir une stratégie peut vous éviter de réagir de manière réactive et protéger la relation.

Comment Stripe peut-elle aider à encaisser les paiements des clients?

Les outils en ligne de Stripe simplifient la facturation pour que vous puissiez vous faire payer plus rapidement. Voici quelques façons dont Stripe peut introduire de nouveaux flux de travail pour améliorer l’expérience de recouvrement des paiements :

Checkout et Payment Links

Intégrez Stripe Checkout à votre site Web ou à votre application pour obtenir une page sécurisée prête à l’emploi qui prend en charge de nombreux moyens de paiement dans le monde entier. Au lieu de collecter manuellement les informations de carte, vous pouvez diriger vos clients vers cette page, qui gère le reste, de la validation de la carte aux reçus. Stripe Payment Links vous permet de générer un lien court que vous pouvez déposer dans un courriel ou un SMS. Lorsque les clients cliquent dessus, ils accèdent à une page de paiement dédiée qui leur indique exactement comment payer.

Outils de facturation

Stripe Invoicing gère l’ensemble du processus, de la création d’une facture à son envoi électronique en passant par le suivi des factures en souffrance. Vous pouvez personnaliser les factures à votre image et définir vos modalités de paiement. Le système peut également envoyer automatiquement des rappels de paiement si la date d’échéance est dépassée, ce qui signifie moins de tâches manuelles pour vous.

Gestion des abonnements

Si votre entreprise facture des services mensuels ou des acomptes, Stripe Billing intègre la gestion des abonnements. Vous pouvez configurer un paiement récurrent, définir la fréquence à laquelle les clients doivent être facturés et gérer le calcul au prorata si les clients changent de forfait en cours de cycle.