Die Realität des Zahlungseinzugs kann mitunter mit den kreativen und dienstleistungsorientierten Aspekten eines Unternehmens in Konflikt stehen. Aber egal, ob Sie ein Einzelunternehmer, eine kleine Agentur oder ein größeres Unternehmen sind – pünktlich bezahlt zu werden ist ein wichtiger Teil eines stabilen, gesunden Betriebs. Es geht auch um gegenseitigen Respekt: Sie liefern das Produkt oder die Dienstleistung und der Kunde hält sich an seinen Teil der Vereinbarung, indem er eine Zahlung dafür leistet.

Das Eintreiben überfälliger Zahlungen kostet zudem Zeit und Ressourcen. Unternehmen in Europa beispielsweise verbringen 29 % der Jahresarbeitsstunden mit dem Eintreiben überfälliger Rechnungen. Aber mit etwas Planung können Sie einen Zahlungsprozess erstellen, der Ihren Kunden mühelos vom abgeschlossenen Projekt zur endgültigen Rechnung führt. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ein effektives System für den Zahlungseinzug, den Umgang mit verspäteten Transaktionen, die Vermeidung häufiger Fehler und vieles mehr einrichten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Schritte zum Einzug von Kundenzahlungen
  
• Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
  
• Wie sollten Sie mit verspäteten Zahlungen umgehen?
  
• Welche häufigen Fehler ergeben sich beim Zahlungseinzug?
  
• Wie kann Stripe helfen?
  

Schritte zum Einzug von Kundenzahlungen

Nachdem Sie ein Verfahren für den Zahlungseinzug eingerichtet haben, können Sie dieses auf alle Ihre Kunden anwenden. Im Folgenden finden Sie eine einfache Sequenz, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können:

Vereinbaren Sie die Konditionen bereits am Anfang

Legen Sie die Zahlungskonditionen zu Beginn Ihrer Beziehung mit einem Neukunden fest, beispielsweise im Angebot oder in der Leistungsbeschreibung. Machen Sie genaue Angaben zu den Fristen, akzeptierten Zahlungsmethoden, eventuellen Teilzahlungen und sonstigen Fälligkeitsterminen.

Dokumentieren Sie Ihre Arbeit

Wenn Sie Produkte verkaufen, führen Sie konsistente Aufzeichnungen darüber, was, wie viel und wann Sie verkaufen. Wenn Sie Dienstleistungen anbieten, notieren Sie Stunden, erledigte Aufgaben und angefallene Ausgaben. Lückenlose Aufzeichnungen helfen Ihnen bei der genauen Abrechnung.

Stellen Sie Rechnungen zeitnah aus

Sobald Sie das Projekt abgeschlossen oder das Produkt geliefert haben, stellen Sie Ihre Rechnung aus. Damit schaffen Sie die Voraussetzungen für pünktliche Zahlungen und tun das Ihre, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden, die Ihre Dynamik bremsen könnten.

Erleichtern Sie das Bezahlen

Einige Kunden bevorzugen Kreditkarten, während andere möglicherweise Banküberweisungen oder digitale Geldbörsen verwenden möchten. Bequeme Optionen können den Prozess beschleunigen. Mit einer einheitlichen Zahlungslösung wie Stripe ist das ganz einfach.

Haken Sie bei Bedarf nach

Überfällige Rechnungen sind oft einfach die Folge von Vergesslichkeit. Eine freundliche Erinnerung kann ausreichen, um die Zahlung sofort zu erhalten.

Erfassen Sie Zahlungseingänge

Sobald die Zahlung eingegangen ist, markieren Sie sie in Ihrem System, egal ob es sich um Buchhaltungssoftware oder eine einfache Excel-Tabelle handelt. Mit stets aktuellen Aufzeichnungen bewahren Sie den Überblick über Ihre Eingänge und vermeiden unnötige Follow-ups.

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Wenn Sie Ihre Rechnungen mit allen korrekten Angaben ausstellen, sparen Sie sich selbst und Ihren Kunden Zeit und können schneller bezahlt werden. Folgende Angaben sind erforderlich:

Rechnungsnummer und -datum

Eine eindeutige Rechnungsnummer hilft beiden Parteien, den Überblick über jede Transaktion zu behalten. Geben Sie auch das Datum an (das Ausstellungsdatum der Rechnung oder das Abschlussdatum des Auftrags, je nach Buchhaltungsmethode).

Ihre Unternehmensdaten

Geben Sie den Namen Ihres Unternehmens (bzw. Ihren Namen, wenn Sie Einzelunternehmer sind), die Anschrift, die E-Mail-Adresse und gegebenenfalls die Telefonnummer an. Dies schafft Legitimität und ermöglicht es Kunden, Sie zu kontaktieren, wenn sie Fragen haben.

Kundendaten

Fügen Sie den Namen, die Anschrift und andere relevante Angaben über Ihren Kunden ein.

Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen

Hier ist Übersichtlichkeit wichtig: Listen Sie die verkauften Produkte oder durchgeführten Tätigkeiten auf. Beziehen Sie sich klar und deutlich auf das, was im Vertrag oder Angebot einvernehmlich vereinbart wurde.

Mengen, Einzelpreise und Gesamtsumme

Wenn Sie stundenweise abrechnen, geben Sie die Anzahl der Stunden und den Stundensatz an. Geben Sie den vereinbarten Gesamtbetrag an, wenn es sich um Fixpreisauftrag handelt. Geben Sie bei Warenrechnungen den Preis pro Artikel und die Gesamtzahl der Einheiten an. So kann der Kunde genau nachvollziehen, woraus sich der Endbetrag zusammensetzt. Geben Sie alle Steuern an, die auf den Gesamtsumme angerechnet werden.

Zahlungsbedingungen und Fälligkeit

Wann wird die Zahlung erwartet? Erwarten Sie die Zahlung nach netto 15 oder netto 30 Tagen oder sofort bei Erhalt? Geben Sie das Zahlungsziel klar an, um Missverständnisse zu vermeiden.

Zahlungsanweisungen

Eine kurze Erinnerung an die Bezahlmethode kann einen Unterschied machen. Fügen Sie einen Hinweis wie „Bitte zahlen Sie per Kreditkarte über den folgenden Link“ oder „Die Zahlung kann per Banküberweisung auf das angegebene Konto erfolgen“ ein.

Danksagung oder nächste Schritte

Schließen Sie mit einer freundlichen Nachricht und einem kurzen Wort des Dankes. Wenn Sie offen für weitere Aufträge sind, erwähnen Sie dies mit knappen und einfachen Worten.

Wie sollten Sie mit verspäteten Zahlungen umgehen?

Verspätete Zahlungen sind nicht unbedingt ein Hinweis auf einen schwierigen Kunden. Rechnungen können verloren gehen oder im Stress untergehen. Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, wenn eine Zahlung nicht wie erwartet eintrifft:

Zahlungserinnerungen senden

Schreiben Sie nach einer verpassten Frist eine kurze E-Mail in einem höflichen, aber direkten Ton. Geben Sie die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und einen Link oder eine Zahlungsanweisung an. Vermeiden Sie die Konfrontation. Zum Beispiel:

„Hallo [Kundenname],

wir hoffen, dass es Ihnen gut geht. Wir möchten Sie nur daran erinnern, dass unsere Rechnung mit der Nummer [Rechnungsnummer] vom [Datum] noch nicht beglichen wurde. Bitte melden Sie sich bei uns, sollte es Fragen oder Unklarheiten haben. Wir schätzen Ihre Kundschaft, vielen Dank!"

Wenn eine sanfte Erinnerung nicht funktioniert, können Sie eine weitere Nachricht schicken oder einen Folgeanruf tätigen, der sich auf die vorherige Nachricht bezieht. Wenn alle Ihre Kontaktversuche ignoriert werden, müssen Sie möglicherweise auf den Vertrag verweisen oder formale Inkassomethoden als letzten Ausweg in Betracht ziehen.

Verzugsgebühren

Wenn Sie Gebühren für überfällige Rechnungen verlangen, kann dies die pünktliche Zahlung fördern. Stellen Sie sicher, dass der Kunde über die drohenden Verzugsgebühren im Voraus Bescheid weiß und nicht überrascht wird, denn damit können Sie die Kundenbeziehung schädigen. Wenn Sie Verzugsgebühren berechnen möchten, machen Sie dies transparent.

Ratenzahlung

Ihr Kunde bittet möglicherweise um Ratenzahlung, wenn er in finanziellen Schwierigkeiten steckt. Vereinbaren Sie einen Rückzahlungsplan, der für beide Parteien funktioniert. Es ist oft besser, regelmäßig kleinere Beträge zu erhalten, als auf unbestimmte Zeit auf den Gesamtbetrag zu warten, der möglicherweise nie kommt.

Welche häufigen Fehler ergeben sich beim Zahlungseinzug?

Fehler passieren in jedem Unternehmen. Einige Fehltritte sind besonders häufig, aber wenn Sie diese kennen, können Sie sie vermeiden. Dies sind einige der häufigsten Fehler beim Zahlungseinzug:

Unklare Preise und Konditionen

Wenn Preise und Zahlungskonditionen nicht am Anfang geklärt werden, entstehen Missverständnisse. Dann kann der Kunde möglicherweise behaupten, dass er nicht wusste, dass die Endrechnung so hoch sein würde, oder dass er davon ausging, dass er 60 statt 30 Tage Zeit hatte, um zu bezahlen. Ein kurzes Gespräch zu Beginn und ein einfacher Vertrag beugen diesen Missverständnissen vor.

Späte oder ungenaue Rechnungen

Zu lange mit der Rechnungsstellung zu warten, kann den Umsatz beeinträchtigen. Das verwirrt auch die Kunden, die auf Ihre Rechnung warten. Wenn Sie erst dann Rechnungen senden, wenn es Ihnen gerade einfällt, wirken Sie unorganisiert. Ein fester Zeitplan – z. B. das Versenden von Rechnungen am Freitag oder direkt nach Erreichen eines Projektmeilensteins – schafft auf beiden Seiten klare Verhältnisse.

Komplizierte Rechnungen

Wenn Ihre Rechnung schwer zu lesen ist oder es unklar ist, wie sie beglichen werden soll, kann der Kunde sie beiseitelegen. Übermäßige Anforderungen wie Drucken, Ausfüllen eines Formulars oder Versenden eines Schecks führen zu unnötigen Verzögerungen. Ermöglichen Sie Ihren Kunden stattdessen, online über einen Link in der Rechnung zu bezahlen, oder geben Sie ihnen eine kurze Anleitung zu den von Ihnen akzeptierten Zahlungsmethoden.

Mangelnde Nachverfolgung

Rechnungen hinterherzujagen ist vielen unangenehm, aber wenn Sie überfällige Rechnungen ignorieren, tun Sie sich keinen Gefallen. Eine sanfte, aber konsequente Follow-up-Strategie gehört zum Unternehmertum dazu.

Kein festes Verfahren für verspätete oder ausgefallene Zahlungen

Hin und wieder treffen Sie auf einen Kunden, der Schwierigkeiten mit der rechtzeitigen Zahlungen hat. Es ist hilfreich, im Voraus zu entscheiden, wie Sie mit diesen Situationen umgehen werden. Werden Sie Ratenzahlungen anbieten oder Teilzahlungen fordern, bevor Sie neue Aufträge annehmen? Eine feste Strategie kann die Unannehmlichkeiten reduzieren und die Kundenbeziehung schützen.

Wie kann Stripe helfen?

Die Online-Tools von Stripe vereinfachen die Rechnungsstellung und sorgen dafür, dass Sie schneller bezahlt werden. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Stripe in Ihrem Unternehmen neue Workflows einführen und den Zahlungseinzug verbessern kann:

Checkout und Payment Links

Integrieren Sie Stripe Checkout in Ihre Website oder App zur Unterstützung zahlreicher Zahlungsmethoden weltweit. Anstatt Kartendaten manuell zu erfassen, können Sie Ihre Kunden auf die Checkout-Seite weiterleiten. Stripe kümmert sich dann um alles, von der Kartenprüfung bis hin zu den Belegen. Mit Stripe Payment Links können Sie einen kurzen Zahlungslink erstellen und in eine E-Mail oder Textnachricht einfügen. Wenn Kunden darauf klicken, landen sie auf einer speziellen Zahlungsseite, die ihnen genau erklärt, wie sie bezahlen müssen.

Invoicing-Tools

Stripe Invoicing verwaltet den gesamten Prozess, von der Erstellung und dem elektronischen Versand einer Rechnung bis hin zur Nachverfolgung überfälliger Rechnungen. Sie können Rechnungen mit Ihrem Logo anpassen und eigene Zahlungsbedingungen festlegen. Das System kann auch automatisch Zahlungserinnerungen versenden, wenn das Fälligkeitsdatum verstrichen ist, was weniger manuelle Aufgaben für Sie bedeutet.

Verwaltung von Abonnements:

Für Unternehmen, die mit Abonnement- oder Retainer-Modellen arbeiten, ist bei Stripe Billing die Abonnementverwaltung bereits integriert. Sie können wiederkehrende Zahlungen einrichten, Rechnungsintervalle festlegen und eine anteilmäßige Verrechnung vornehmen, wenn Kunden ihren Tarif während eines Zyklus ändern.