El cobro de los pagos puede desentonar con las partes más creativas o de servicios de tu empresa. Sin embargo, tanto si eres un empresario individual como si posees una pequeña agencia o una empresa más grande, asegurarte de que se te pague puntualmente es parte de la gestión de una operación estable y sólida. También se trata de respeto mutuo: tú entregas tu producto o servicio y tu cliente completa su parte del acuerdo enviando el pago.

Asegurar los fondos atrasados también consume tiempo y recursos. Las empresas europeas, por ejemplo, dedican el 29 % del año laboral a reclamar los saldos atrasados. No obstante, con un poco de planificación, puedes diseñar un proceso de pago que guíe a tu cliente sin esfuerzo desde la finalización del proyecto hasta la factura final. En esta guía, veremos cómo establecer un sistema eficaz para cobrar fondos, gestionar las transacciones tardías, evitar errores comunes y mucho más.

¿De qué trata este artículo?

• Pasos para cobrar un pago a un cliente
  
• ¿Qué datos debes incluir en las facturas?
  
• ¿Cómo debes gestionar los pagos atrasados?
  
• Errores comunes en el cobro de pagos
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe a cobrar los pagos de los clientes?
  

Pasos para cobrar un pago a un cliente

Una vez que hayas implementado un método, puedes seguir la misma rutina para cobrar los pagos de cada comprador. A continuación se muestra una secuencia sencilla que puedes adaptar para satisfacer tus necesidades:

Acuerda las condiciones desde el principio

Habla sobre la compensación que recibirás en cuanto empieces a trabajar con un nuevo cliente. Esto podría ser parte de tu propuesta o declaración de trabajo. Menciona explícitamente los plazos, los métodos de pago que aceptas, los depósitos parciales (si los hubiera) y otras fechas de vencimiento.

Realiza un seguimiento de tu trabajo

Si vendes productos, mantén registros constantes de lo que vendes, cuánto y cuándo. Si prestas servicios, haz un seguimiento de las horas, las tareas realizadas y los gastos incurridos. Los buenos registros te ayudan a facturar con precisión.

Factura cuanto antes

Una vez que termines el proyecto o entregues el producto, emite tu cargo de inmediato. Estar al día con tus facturas te prepara para recibir más pagos a tiempo, y los retrasos en la facturación pueden perjudicar tu impulso.

Facilita los pagos

Algunos clientes prefieren las tarjetas de crédito, mientras que otros pueden querer utilizar transferencias bancarias o monederos digitales. Ofrecer opciones cómodas puede acelerar el proceso. Una solución de pago unificada como Stripe hace que sea sencillo.

Haz un seguimiento si es necesario

Los saldos vencidos suelen ser el resultado de un simple olvido. Un recordatorio amistoso puede ser suficiente para que un cliente envíe el pago.

Registra el pago

Una vez que llegue el pago, márcalo en tu sistema, ya sea un software de contabilidad o una simple hoja de cálculo. La actualización de tus registros te proporciona una visión precisa de los ingresos y evita tener que hacer seguimientos innecesarios.

¿Qué datos debes incluir en las facturas?

Emitir una factura con todos los datos correctos os ahorra tiempo a ti y a tu cliente y te permite recibir el pago más rápido. Esto es lo que debes incluir en una declaración efectiva:

Número y fecha de la factura

Un número de factura único ayuda a ambas partes a realizar un seguimiento de cada transacción. Además, incluye la fecha en que lo envías (o cuándo se completó el trabajo, según tu enfoque contable).

Información de tu empresa

Incluye el nombre de tu empresa (o tu nombre, si eres propietario único), la dirección, el correo electrónico y el número de teléfono, si corresponde. Esto establece la legitimidad y permite que los clientes te contacten si tienen preguntas.

Datos del cliente

Añade el nombre, la dirección y otros datos relevantes de tu empresa o persona que realiza la facturación.

Descripción de los bienes o servicios

La claridad es importante aquí: detalla los productos vendidos o las tareas realizadas. Utiliza un lenguaje conciso que refleje lo que se aceptó mutuamente en tu acuerdo o presupuesto inicial.

Cantidad, tarifas y total adeudado

Si cobras por hora, enumera tus horas y tarifa por hora. Incluye el total acordado si se trata de una cantidad fija para un trabajo concreto. En el caso de productos físicos, muestra el precio por artículo y el total de unidades. Esto ayuda al cliente a ver exactamente cómo se ha llegado al importe final que se debe pagar. Indica los impuestos que estás cargando sobre el total.

Condiciones de pago y fecha de vencimiento

¿Cuándo se espera recibir el pago? ¿Los plazos son de 15 días o de 30 días o vencen en el momento de la recepción? Sé directo para evitar confusiones.

Instrucciones de pago

Un breve recordatorio sobre cómo pagar puede marcar la diferencia. Podrías incluir una nota como «Paga con tarjeta de crédito usando el enlace que aparece a continuación» o «El pago se puede hacer por transferencia bancaria a la cuenta que figura en la lista».

Gracias o próximos pasos

Termina con una nota amistosa y unas breves palabras de agradecimiento. Si estás abierto a futuros trabajos, menciónalo, pero sin extenderte mucho.

¿Cómo debes gestionar los pagos atrasados?

Los pagos atrasados no son necesariamente una señal de que tengas problemas con tu cliente. Una factura puede perderse o un empleado ocupado puede olvidarse de enviarla para su aprobación. Estos son algunos pasos que puedes seguir cuando la compensación no llega como se esperaba:

Envía recordatorios de pago

Cuando se incumpla una fecha límite, comienza con un breve correo electrónico con un tono cortés pero directo. Incluye el número de factura, la fecha de vencimiento original y un enlace o instrucciones para el pago y evita sonar conflictivo. Por ejemplo:

«Hola, [nombre del cliente]:

*Espero que todo vaya bien. Te envío un recordatorio amistoso de que la factura n.º [Número], con fecha [Fecha], ya está vencida. Si tienes alguna pregunta o inquietud, no dudes en contactar conmigo. Valoramos nuestra colaboración y queremos asegurarnos de que todo funcione sin problemas por tu parte». *

Si un recordatorio amable no funciona, puedes hacer un seguimiento con otro mensaje o llamada telefónica que haga referencia a tu mensaje anterior. Si siguen ignorando tus intentos de comunicarte con ellos, es posible que tengas que hacer referencia al contrato acordado o explorar métodos de cobro más formales como último recurso.

Considera la posibilidad de cobrar comisiones por pagos atrasados

Añadir comisiones por facturas vencidas puede fomentar el pago puntual. Asegúrate de que en tu contrato se describan las sanciones por adelantado antes de cobrarles, ya que sorprender a los clientes después de que ya hayan pagado tarde puede dañar vuestra relación. Si planeas cobrar intereses, sé transparente sobre la tasa y otras condiciones.

Ofrece planes de cuotas

Tu cliente puede solicitar un plan de cuotas si tiene dificultades financieras. Acordad un calendario de pagos que os venga bien a los dos. A menudo es mejor recibir algo de dinero constante que esperar indefinidamente a una suma global que podría no llegar nunca.

Errores comunes en el cobro de pagos

Los errores ocurren en todos los sectores. Es común dar algunos pasos en falso constantes, pero estar atento puede ayudarte a evitarlos. Estos son algunos de los errores más comunes que se cometen en el cobro de pagos:

Plazos y expectativas imprecisos

Saltarse la conversación sobre las tarifas y los calendarios de pago al comienzo de tu trabajo con un cliente a menudo conduce a malentendidos. Cuando llegas a la etapa de facturación, el cliente puede alegar que no se dio cuenta de que la factura final sería tan alta o que asumió que tenía 60 días para pagar en lugar de 30. Una conversación rápida desde el principio y un contrato básico evitan la falta de comunicación.

Facturación atrasada o incoherente

Esperar demasiado para facturar puede hacer que los ingresos se tambaleen. También confunde a los clientes, que pueden preguntarse cuándo tendrán que pagar. Enviar facturas cada vez que te acuerdes te hace parecer desorganizado. Tener un calendario establecido, como enviar facturas los viernes o justo después de alcanzar cierto progreso en un proyecto, establece expectativas de prontitud en ambas partes.

Instrucciones de facturación demasiado complicadas

Si tu factura es difícil de leer o las formas de enviar los fondos no están claras, el cliente podría dejarla a un lado. Los obstáculos excesivos, como imprimir, completar un formulario y enviar un cheque por correo, crean demoras innecesarias. En su lugar, permíteles pagar en línea a través de un enlace en la factura o proporciónales un conjunto rápido de instrucciones sobre los métodos de pago que aceptas.

Falta de seguimiento

Es tentador evitar la incomodidad de reclamar los pagos, pero ignorar las facturas vencidas no te hará ningún favor. Una estrategia de seguimiento suave pero constante es parte del cuidado de tu empresa.

Sin plan de respaldo para pagos atrasados o que no se hayan realizado

De vez en cuando, te encontrarás con algún cliente que tiene dificultades para reenviar a tiempo. Es útil decidir de antemano cómo vas a gestionar estas situaciones. ¿Ofrecerás un plan de cuotas o exigirás un pago parcial antes de comenzar un nuevo trabajo? Tener una estrategia puede evitar que respondas de manera reactiva y proteger la relación.

¿Cómo puede ayudar Stripe a cobrar pagos de los clientes?

Las herramientas en línea de Stripe simplifican la facturación para que recibas antes los pagos. A continuación indicamos algunas formas en que Stripe puede introducir nuevos flujos de trabajo para crear una mejor experiencia de cobro de pagos:

Proceso de compra y enlaces de pago

Integra Stripe Checkout con tu sitio web o aplicación para obtener una página segura y lista para usar que admita numerosos métodos de pago en todo el mundo. En lugar de recopilar manualmente los datos de la tarjeta, puedes dirigir a tus clientes a esta página, que se encargará del resto, desde la validación de la tarjeta hasta los recibos. Stripe Payment Links te permite generar un enlace corto que puedes incluir en un correo electrónico o mensaje de texto. Cuando los clientes hacen clic en él, llegan a una página de pago especializada que les muestra exactamente cómo pagar.

Herramientas de facturación

Stripe Invoicing gestiona todo el proceso, desde la creación de una factura y su envío electrónico hasta el seguimiento de las facturas vencidas. Puedes personalizar las facturas con tu imagen de marca y establecer tus condiciones de pago. El sistema también puede enviar automáticamente recordatorios de pago si se pasa la fecha de vencimiento, lo que significa que tendrás que ocuparte de menos tareas manuales.

Gestión de suscripciones

Si tu empresa cobra servicios o anticipos mensuales, Stripe Billing tiene integrada la gestión de suscripciones. Puedes configurar un cargo recurrente, definir la frecuencia con la que se debe facturar a los clientes y gestionar el prorrateo si los clientes cambian de plan a mitad de un ciclo.