การเรียกเก็บเงินอาจไม่เข้ากับด้านที่มีความสร้างสรรค์หรือการให้บริการของธุรกิจของคุณ แต่ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ประกอบการคนเดียว หน่วยงานขนาดเล็ก หรือองค์กรขนาดใหญ่ การทำให้มั่นใจว่าคุณจะได้รับเงินตรงเวลาก็เป็นส่วนหนึ่งของการดําเนินงานที่มั่นคงและรักษาสถานภาพที่ดี นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับความเคารพซึ่งกันและกัน โดยคุณส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ แล้วลูกค้าของคุณก็ทําตามข้อตกลงโดยส่งการชําระเงิน

การติดตามเงินที่เลยกําหนดยังทำให้เสียเวลาและทรัพยากรอีกด้วย ตัวอย่างเช่น ธุรกิจในยุโรปใช้จ่าย 29% ของปีทํางานเพื่อตามยอดเงินที่เลยกําหนดชำระ แต่ถ้ามีการวางแผน คุณจะสามารถสร้างกระบวนการชําระเงินที่จะช่วยนำทางลูกค้าตั้งแต่ตอนจบโครงการไปจนถึงใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้ายได้อย่างง่ายดาย ในคู่มือนี้เราจะอธิบายวิธีสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพสําหรับการเก็บเงิน การจัดการธุรกรรมที่ล่าช้า การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และอื่นๆ อีกมากมาย

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า
  
• คุณควรระบุรายละเอียดใดบ้างในใบแจ้งหนี้
  
• คุณควรจัดการการชําระเงินที่ล่าช้าอย่างไร
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเรียกเก็บเงิน
  
• Stripe ช่วยเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้อย่างไร
  

ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า

เมื่อมีวิธีการเรียบร้อยแล้ว คุณจะดําเนินการตามกระบวนการเดียวกันเพื่อเรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อทุกรายได้ ด้านล่างเป็นลําดับที่ตรงไปตรงมา ซึ่งคุณสามารถปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้

เจรจาตกลงข้อกําหนดตั้งแต่แรก

พูดคุยเกี่ยวกับค่าตอบแทนทันทีที่คุณเริ่มทํางานกับลูกค้าใหม่ โดยอาจใส่เป็นส่วนหนึ่งของข้อเสนอหรือใบระบุงานของคุณ ระบุวันครบกําหนด วิธีการชําระเงินที่คุณรับ เงินมัดจำบางส่วน (หากมี) และวันครบกําหนดอื่นๆ

ติดตามงานของคุณ

หากคุณขายสินค้า ให้เก็บบันทึกข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่คุณจําหน่าย ราคาและช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง หากคุณให้บริการ ให้ติดตามชั่วโมง งานที่ทำเสร็จ และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น บันทึกที่ดีจะช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินได้อย่างถูกต้อง

ส่งใบแจ้งหนี้ทันที

เมื่อปิดโครงการหรือส่งมอบผลิตภัณฑ์แล้ว ให้ออกรายการเรียกเก็บเงินทันที การส่งใบแจ้งหนี้ตามเวลาจะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสําหรับการชําระเงินที่ตรงเวลามากขึ้น และความล่าช้าในการเรียกเก็บเงินอาจส่งผลเสียต่อแรงขับเคลื่อนของคุณ

ทําให้ชําระเงินได้ง่าย

ลูกค้าบางรายอาจชอบใช้บัตรเครดิต ในขณะที่ลูกค้าบางรายอาจต้องการใช้การโอนเงินผ่านธนาคารหรือกระเป๋าเงินดิจิทัล การนําเสนอตัวเลือกที่สะดวกจะช่วยทำให้กระบวนการเร็วขึ้น โซลูชันการชําระเงินแบบครบวงจรอย่าง Stripe จะช่วยให้ดําเนินการได้อย่างตรงไปตรงมา

ติดตามผล หากจําเป็น

ยอดคงเหลือที่เลยกําหนดมักจะเป็นผลมาจากความลืมเท่านั้นเอง และการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรก็อาจเพียงพอแล้วที่จะทำให้ลูกค้าส่งการชําระเงิน

บันทึกการชําระเงิน

เมื่อได้รับการชําระเงินแล้ว ให้ทําเครื่องหมายในระบบของคุณ ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์การทําบัญชีหรือสเปรดชีตธรรมดา การอัปเดตบันทึกช่วยให้คุณดูรายรับได้อย่างถูกต้องและป้องกันการติดตามผลที่ไม่จําเป็น

คุณควรระบุรายละเอียดใดบ้างในใบแจ้งหนี้

การออกใบแจ้งหนี้ที่มีรายละเอียดที่ถูกต้องครบถ้วนจะช่วยประหยัดทั้งเวลาของคุณและของลูกค้าและช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้น ข้อมูลที่จะรวมไว้ในใบแจ้งยอดที่มีผลมีดังนี้

หมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่

หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากันจะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายติดตามธุรกรรมแต่ละรายการได้ นอกจากนี้ ให้รวมวันที่คุณส่งใบแจ้งหนี้ (หรือเมื่องานเสร็จสมบูรณ์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการทําบัญชีของคุณ)

ข้อมูลธุรกิจของคุณ

ระบุชื่อบริษัท (หรือชื่อของคุณ หากเป็นเจ้าของแต่เพียงผู้เดียว) ที่อยู่ อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์ หากเกี่ยวข้อง สิ่งนี้ทําให้เกิดความถูกต้องและช่วยให้ลูกค้าติดต่อคุณได้หากมีข้อสงสัย

รายละเอียดของลูกค้า

ใส่ชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องสําหรับธุรกิจหรือบุคคลทั่วไปที่คุณออกใบแจ้งหนี้ให้

คําอธิบายสินค้าหรือบริการ

ความชัดเจนเป็นสิ่งสําคัญ ให้แจกแจงผลิตภัณฑ์ที่ขายหรืองานที่ดําเนินการแต่ละรายการ ใช้ภาษาที่กระชับและสื่อความหมายของสิ่งที่ยอมรับร่วมกันในข้อตกลงหรือใบเสนอราคาเบื้องต้นของคุณ

จํานวน อัตรา และยอดรวมที่ครบกําหนดชําระ

หากคุณเรียกเก็บเงินเป็นชั่วโมง ให้ระบุชั่วโมงและอัตราต่อชั่วโมงของคุณ ใส่ยอดรวมที่ตกลงกันไว้หากเป็นยอดเงินคงที่สําหรับงานที่แยกชัดเจน สําหรับผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้ ให้แสดงราคาต่อรายการและหน่วยทั้งหมด ข้อมูลนี้จะช่วยให้ลูกค้าเห็นว่าคุณได้ค่าสรุปสุดท้ายที่ต้องจ่ายมาอย่างไร ระบุภาษีทั้งหมดที่คุณเรียกเก็บจากยอดรวม

วันครบกําหนดและระยะเวลาการชําระเงิน

คาดว่าจะได้รับการชําระเงินเมื่อใด ระยะเวลาคือ 15, สุทธิ 30 หรือครบกําหนดชําระเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ ระบุอย่างตรงไปตรงมาเพื่อไม่ให้เกิดความสับสน

ขั้นตอนการชําระเงิน

การแจ้งเตือนสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีชําระเงินอาจสร้างความแตกต่างได้ คุณอาจใส่หมายเหตุอย่าง "โปรดชําระเงินผ่านบัตรเครดิตด้วยลิงก์ด้านล่าง" หรือ "สามารถชําระเงินด้วยการโอนเงินผ่านธนาคารไปยังบัญชีที่ระบุไว้"

ขอบคุณหรือขั้นตอนต่อไป

จบด้วยหมายเหตุที่เป็นมิตรและคําขอบคุณสั้นๆ หากคุณเปิดรับงานในอนาคต ให้บอกกล่าวไว้อย่างสั้นๆ

คุณควรจัดการการชําระเงินที่ล่าช้าอย่างไร

การชําระเงินที่ล่าช้าไม่จําเป็นต้องเป็นสัญญาณของปัญหากับลูกค้า ใบแจ้งหนี้อาจหายได้ หรือพนักงานที่งานยุ่งอาจลืมส่งต่อเพื่อขอรับการอนุมัติ ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางอย่างที่คุณทําได้เมื่อไม่ได้รับค่าตอบแทนตามที่คาดไว้

ส่งการแจ้งเตือนการชําระเงิน

เริ่มด้วยอีเมลสั้นๆ หลังจากครบกําหนดโดยใช้น้ําเสียงที่สุภาพและตรงไปตรงมา ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ วันครบกําหนดชําระเดิม และลิงก์หรือคําแนะนําสําหรับการชําระเงิน และหลีกเลี่ยงภาษาที่เป็นการต่อว่า ตัวอย่างเช่น

"สวัสดี [ชื่อลูกค้า]

*หวังว่าทุกอย่างจะเรียบร้อยดี โปรดทราบว่าตอนนี้ใบแจ้งหนี้หมายเลข [หมายเลข] ลงวันที่ [วันที่] เลยวันครบกำหนดแล้ว โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีข้อสงสัยหรือข้อกังวลใดๆ เราให้ความสําคัญกับความร่วมมือของเราและอยากให้ทุกอย่างดําเนินไปอย่างราบรื่น" *

หากการแจ้งเตือนอย่างอ่อนโยนใช้ไม่ได้ผล คุณสามารถติดตามผลด้วยข้อความอื่นหรือการโทรโดยอ้างอิงถึงข้อความก่อนหน้านี้ของคุณ หากลูกค้ายังคงเพิกเฉยต่อการดําเนินการของคุณเพื่อติดต่อพวกเขา คุณอาจต้องอ้างถึงสัญญาที่ตกลงกันไว้หรือสํารวจวิธีการเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการมากขึ้นเป็นวิธีสุดท้าย

พิจารณาเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า

การบวกค่าธรรมเนียมสําหรับใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดจะช่วยกระตุ้นให้ชําระเงินตรงเวลา โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญาของคุณระบุบทลงโทษล่วงหน้าก่อนที่จะเรียกเก็บเงินจากลูกค้า เนื่องจากการทำให้ลูกค้าประหลาดใจหลังจากที่สายไปแล้วอาจส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ได้ หากคุณวางแผนจะเรียกเก็บดอกเบี้ย โปรดแสดงความโปร่งใสเกี่ยวกับอัตราดอกเบี้ยและเงื่อนไขอื่นๆ

เสนอแพ็กเกจผ่อนชําระ

ลูกค้าอาจขอแผนผ่อนชําระหากประสบปัญหาด้านการเงิน ตกลงกันเกี่ยวกับกําหนดการคืนเงินที่เหมาะกับทั้งสองฝ่าย การได้เงินอย่างสม่ำเสมอนั้นดีกว่าการรอเงินก้อนอย่างไม่มีกำหนดซึ่งอาจมาไม่ถึงเลยก็ได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเรียกเก็บเงิน

ข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้ในทุกอุตสาหกรรม การก้าวพลาดเล็กน้อยนั้นเป็นเรื่องธรรมดา แต่การตระหนักรู้อยู่เสมอสามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงได้ ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยที่สุดในการเรียกเก็บเงิน

ข้อกําหนดและความคาดหวังที่คลุมเครือ

การข้ามการพูดคุยเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมและกําหนดการชําระเงินตอนเริ่มงานกับลูกค้ามักจะนําไปสู่การเข้าใจผิด เมื่อถึงขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ ลูกค้าอาจอ้างว่าตนไม่คิดว่าใบเรียกเก็บเงินสุดท้ายจะสูงเท่านี้หรือคิดว่าตนมีเวลา 60 วันในการชําระเงินแทนที่จะเป็น 30 วัน การสนทนาอย่างรวดเร็วตั้งแต่เนิ่นๆ และการทำสัญญาพื้นฐานจะช่วยป้องกันการสื่อสารที่ผิด

การออกใบแจ้งหนี้ล่าช้าหรือไม่สม่ำเสมอ

การรอนานเกินไปก่อนที่จะเรียกเก็บเงินอาจทําให้รายรับสั่นคลอน นอกจากนี้ยังทําให้ลูกค้าสับสน โดยอาจสงสัยว่าพวกเขาจะต้องจ่ายเมื่อไหร่ การส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใดก็ตามคุณนึกขึ้นมาได้จะทำให้คุณดูไม่เป็นระเบียบ การมีกำหนดเวลาที่แน่นอน เช่น การส่งใบเรียกเก็บเงินทุกวันศุกร์หรือหลังจากบรรลุเป้าหมายของโครงการ จะเป็นการกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับความตรงเวลาของทั้งสองฝ่าย

วิธีการเรียกเก็บเงินที่ซับซ้อนเกินไป

หากใบแจ้งหนี้ของคุณอ่านยากหรือวิธีการส่งเงินไม่ชัดเจน ลูกค้าอาจทิ้งไว้ก่อน การมีอุปสรรคมากเกินไป เช่น การพิมพ์ การกรอกแบบฟอร์ม และส่งเช็คทางไปรษณีย์ ทําให้เกิดความล่าช้าที่ไม่จําเป็น ทางที่ดี คุณควรให้ลูกค้าชําระเงินออนไลน์ผ่านลิงก์ในใบแจ้งหนี้หรือระบุวิธีการที่รวดเร็วสําหรับวิธีการชําระเงินที่คุณยอมรับ

ขาดการติดตามผล

คุณอาจจะอยากหลีกเลี่ยงความลําบากใจในการตามเก็บเงิน แต่การไม่สนใจใบเรียกเก็บเงินที่เลยกําหนดจะส่งผลเสียกับคุณเอง กลยุทธ์การติดตามผลที่อ่อนโยนแต่สม่ำเสมอเป็นส่วนหนึ่งของการดูแลธุรกิจของคุณ

ไม่มีแพ็กเกจสํารองสําหรับการชําระเงินที่ล่าช้าหรือขาดชําระ

นานๆ ทีคุณอาจพบลูกค้าที่มีปัญหากับการส่งเงินทันเวลา คุณควรตัดสินใจล่วงหน้าว่าคุณจะรับมือกับสถานการณ์เหล่านี้อย่างไร คุณจะเสนอแผนผ่อนชําระหรือกำหนดให้ต้องชําระเงินบางส่วนก่อนเริ่มงานใหม่หรือไม่ การมีกลยุทธ์สามารถช่วยให้คุณดำเนินการในเชิงรุกและปกป้องความสัมพันธ์ได้

Stripe ช่วยเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้อย่างไร

เครื่องมือออนไลน์ของ Stripe ทําให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่าย เพื่อให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้น ด้านล่างคือบางวิธีที่ Stripe นําเวิร์กโฟลว์ใหม่ๆ มาใช้เพื่อสร้างประสบการณ์การเรียกเก็บเงินที่ดียิ่งขึ้น

Checkout และลิงก์ชําระเงิน

ผสานการทํางาน Stripe Checkout กับเว็บไซต์หรือแอปของคุณเพื่อใช้หน้าเว็บที่ปลอดภัยและพร้อมใช้งาน ซึ่งรองรับวิธีการชําระเงินจํานวนมากทั่วโลก แทนที่จะรวบรวมรายละเอียดของบัตรด้วยตนเอง คุณสามารถนําทางลูกค้าไปยังหน้านี้ได้ ซึ่งจะจัดการส่วนที่เหลือตั้งแต่การตรวจสอบบัตรไปจนถึงใบเสร็จ Stripe Payment Links ช่วยให้คุณสร้างลิงก์สั้นๆ ที่คุณสามารถใส่ลงในอีเมลหรือข้อความได้ เมื่อลูกค้าคลิกลิงก์ ระบบจะนำไปที่หน้าชําระเงินโดยเฉพาะที่แสดงวิธีชําระเงินอย่างชัดเจน

เครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้

Stripe Invoicing จัดการให้ทั้งกระบวนการตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้และส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ไปจนถึงการติดตามการเรียกเก็บเงินที่เลยกําหนด คุณสามารถปรับแต่งใบแจ้งหนี้ด้วยการใส่แบรนด์และตั้งค่าข้อกําหนดการชําระเงินได้ ระบบยังสามารถส่งการแจ้งเตือนให้ชําระเงินโดยอัตโนมัติหากเลยวันครบกําหนดไปแล้วด้วย ซึ่งหมายความว่าจะมีงานที่ต้องทําด้วยตัวเองน้อยลง

การจัดการการชําระเงินตามรอบบิล

หากธุรกิจของคุณเรียกเก็บค่าบริการรายเดือนหรือค่าสมาชิก Stripe Billing ก็มีการจัดการการชําระเงินตามรอบบิลในตัว คุณสามารถตั้งค่าการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า กําหนดความถี่ในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า และจัดการการแบ่งชําระตามสัดส่วนได้หากลูกค้าเปลี่ยนแพ็กเกจระหว่างรอบ