การติดตามเก็บเงินอาจกลายเป็นภาระที่ถ่วงการดำเนินธุรกิจของคุณ โดยเฉพาะในด้านงานสร้างสรรค์หรือการให้บริการ แต่ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ประกอบการคนเดียว หน่วยงานขนาดเล็ก หรือองค์กรขนาดใหญ่ การทำให้มั่นใจว่าคุณจะได้รับเงินตรงเวลาก็เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานที่มั่นคงและรักษาสถานภาพที่ดี นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับความเคารพซึ่งกันและกัน โดยคุณส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ แล้วลูกค้าของคุณก็ทำตามข้อตกลงโดยส่งการชำระเงิน

ด้วยการวางแผนเล็กน้อย คุณสามารถสร้างขั้นตอนการชำระเงินที่ช่วยนำลูกค้าจากงานที่เสร็จสมบูรณ์ไปสู่การออกใบแจ้งหนี้สุดท้ายได้อย่างราบรื่น ในคู่มือนี้ เราจะครอบคลุมวิธีตั้งค่าระบบที่มีประสิทธิภาพสำหรับการเรียกเก็บเงิน การจัดการการชำระเงินล่าช้า การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และอื่นๆ

เนื้อหาหลักในบทความ

• วิธีเรียกเก็บเงินจากลูกค้า
  
• คุณควรระบุรายละเอียดใดบ้างในใบแจ้งหนี้
  
• คุณควรจัดการการชำระเงินที่ล่าช้าอย่างไร
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเรียกเก็บเงิน
  
• Stripe ช่วยอะไรได้บ้าง
  

วิธีเรียกเก็บเงินจากลูกค้า

เมื่อมีวิธีการเรียบร้อยแล้ว คุณจะดำเนินการตามกระบวนการเดียวกันเพื่อเรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อทุกรายได้ ด้านล่างเป็นลำดับซึ่งคุณสามารถปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้

1. เจรจาตกลงข้อกำหนดตั้งแต่แรก

พูดคุยเกี่ยวกับค่าตอบแทนทันทีที่คุณเริ่มทำงานกับลูกค้าใหม่ โดยอาจใส่เป็นส่วนหนึ่งของข้อเสนอหรือใบระบุงานของคุณ ระบุวันครบกำหนด วิธีการชำระเงินที่คุณรับ เงินมัดจำบางส่วน (หากมี) และวันครบกำหนดอื่นๆ

2. ติดตามงานของคุณ

หากคุณขายสินค้า ให้เก็บบันทึกข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่คุณจำหน่าย ราคาและช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง หากคุณให้บริการ ให้ติดตามชั่วโมง งานที่ทำเสร็จ และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น บันทึกที่ดีจะช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินได้อย่างถูกต้อง

3. ส่งใบแจ้งหนี้ทันที

เมื่อปิดโครงการหรือส่งมอบผลิตภัณฑ์แล้ว ให้ออกรายการเรียกเก็บเงินทันที การส่งใบแจ้งหนี้ตามเวลาจะช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับการชำระเงินที่ตรงเวลามากขึ้น และความล่าช้าในการเรียกเก็บเงินอาจส่งผลเสียต่อแรงขับเคลื่อนของคุณ

4. ทำให้การชำระเงินเป็นเรื่องง่าย

ลูกค้าบางรายอาจชอบใช้บัตรเครดิต ในขณะที่ลูกค้าบางรายอาจต้องการใช้การโอนเงินผ่านธนาคารหรือกระเป๋าเงินดิจิทัล การนำเสนอตัวเลือกที่สะดวกจะช่วยทำให้กระบวนการเร็วขึ้น โซลูชันการชำระเงินแบบครบวงจรอย่าง Stripe จะช่วยให้ดำเนินการได้อย่างตรงไปตรงมา

5. ติดตามผล หากจำเป็น

ยอดคงเหลือที่เลยกำหนดมักจะเป็นผลมาจากความลืมเท่านั้นเอง และการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรก็อาจเพียงพอแล้วที่จะทำให้ลูกค้าส่งการชำระเงิน

6. บันทึกการชำระเงิน

เมื่อได้รับการชำระเงินแล้ว ให้ทำเครื่องหมายในระบบของคุณ ไม่ว่าจะเป็น ซอฟต์แวร์บัญชี หรือสเปรดชีตง่ายๆ การอัปเดตบันทึกของคุณจะช่วยให้คุณเห็นรายรับที่ถูกต้องและป้องกันการติดตามผลที่ไม่จำเป็น

คุณควรระบุรายละเอียดใดบ้างในใบแจ้งหนี้

การออกใบแจ้งหนี้ที่มีรายละเอียดที่ถูกต้องครบถ้วนจะช่วยประหยัดทั้งเวลาของคุณและของลูกค้าและช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้น ข้อมูลที่จะรวมไว้ในใบแจ้งยอดที่มีผลมีดังนี้

คุณควรจัดการการชำระเงินที่ล่าช้าอย่างไร

การชำระเงินที่ล่าช้าไม่จำเป็นต้องเป็นสัญญาณของปัญหากับลูกค้า ใบแจ้งหนี้อาจหายได้ หรือพนักงานที่งานยุ่งอาจลืมส่งต่อเพื่อขอรับการอนุมัติ ต่อไปนี้คือการดำเนินการบางประการที่คุณทำได้เมื่อไม่ได้รับค่าตอบแทนตามที่คาดไว้

ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน

เริ่มด้วยอีเมลสั้นๆ หลังจากครบกำหนดโดยใช้น้ำเสียงที่สุภาพและตรงไปตรงมา ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนดชำระเดิม และลิงก์หรือคำแนะนำสำหรับการชำระเงิน และหลีกเลี่ยงภาษาที่เป็นการต่อว่า ตัวอย่างเช่น

"สวัสดี คุณ [ชื่อลูกค้า]

*หวังว่าทุกอย่างจะเรียบร้อยดี โปรดทราบว่าตอนนี้ใบแจ้งหนี้หมายเลข #[หมายเลข] ลงวันที่ [วันที่] เลยกำหนดชำระแล้ว โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีข้อสงสัยหรือข้อกังวลใดๆ เราให้ความสำคัญกับความร่วมมือของเราและอยากให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น" *

หากการแจ้งเตือนใช้ไม่ได้ผล คุณสามารถติดตามผลด้วยข้อความอื่นหรือการโทรโดยอ้างอิงถึงข้อความก่อนหน้านี้ของคุณ หากลูกค้ายังคงเพิกเฉยต่อการดำเนินการของคุณเพื่อติดต่อพวกเขา คุณอาจต้องอ้างถึงสัญญาที่ตกลงกันไว้หรือสำรวจวิธีการเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการมากขึ้นเป็นวิธีสุดท้าย

พิจารณาเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า

การบวกค่าธรรมเนียมสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดจะช่วยกระตุ้นให้ชำระเงินตรงเวลา โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญาของคุณระบุบทลงโทษล่วงหน้าก่อนที่จะเรียกเก็บเงินจากลูกค้า เนื่องจากการทำให้ลูกค้าประหลาดใจหลังจากที่สายไปแล้วอาจส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ได้ หากคุณวางแผนจะเรียกเก็บดอกเบี้ย โปรดแสดงความโปร่งใสเกี่ยวกับอัตราดอกเบี้ยและเงื่อนไขอื่นๆ

เสนอแพ็กเกจผ่อนชำระ

ลูกค้าอาจขอแผนผ่อนชำระหากประสบปัญหาด้านการเงิน ตกลงกันเกี่ยวกับกำหนดการคืนเงินที่เหมาะกับทั้งสองฝ่าย การได้เงินอย่างสม่ำเสมอนั้นดีกว่าการรอเงินก้อนอย่างไม่มีกำหนดซึ่งอาจมาไม่ถึงเลยก็ได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเรียกเก็บเงิน

ข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้ในทุกอุตสาหกรรม การก้าวพลาดเล็กน้อยนั้นเป็นเรื่องธรรมดา แต่การตระหนักรู้อยู่เสมอสามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงได้ ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดที่พบได้บ่อยที่สุดในการเรียกเก็บเงิน

• ข้อกำหนดและความคาดหวังที่ไม่ชัดเจน: การข้ามการพูดคุยเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมและกำหนดการชำระเงินตอนเริ่มงานกับลูกค้ามักจะนำไปสู่การเข้าใจผิด เมื่อถึงขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ ลูกค้าอาจอ้างว่าตนไม่คิดว่าใบเรียกเก็บเงินสุดท้ายจะสูงเท่านี้หรือคิดว่าตนมีเวลา 60 วันในการชำระเงินแทนที่จะเป็น 30 วัน การสนทนาอย่างรวดเร็วตั้งแต่เนิ่นๆ และการทำสัญญาพื้นฐานจะช่วยป้องกันการสื่อสารที่ผิด
  
• การออกใบแจ้งหนี้ล่าช้าหรือไม่สอดคล้องกัน: การรอนานเกินไปก่อนที่จะเรียกเก็บเงินอาจทำให้รายรับสั่นคลอน นอกจากนี้ยังทำให้ลูกค้าสับสน โดยอาจสงสัยว่าพวกเขาจะต้องจ่ายเมื่อไหร่ การส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใดก็ตามคุณนึกขึ้นมาได้จะทำให้คุณดูไม่เป็นระเบียบ การมีกำหนดเวลาที่แน่นอน เช่น การส่งใบเรียกเก็บเงินทุกวันศุกร์หรือหลังจากบรรลุเป้าหมายของโครงการ จะเป็นการกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับความตรงเวลาของทั้งสองฝ่าย
  
• คำแนะนำการเรียกเก็บเงินที่ซับซ้อนเกินไป: หากใบแจ้งหนี้ของคุณอ่านยากหรือวิธีการส่งเงินไม่ชัดเจน ลูกค้าอาจทิ้งไว้ก่อน การมีอุปสรรคมากเกินไป เช่น การพิมพ์ การกรอกแบบฟอร์ม และส่งเช็คทางไปรษณีย์ ทำให้เกิดความล่าช้าที่ไม่จำเป็น ทางที่ดี คุณควรให้ลูกค้าชำระเงินออนไลน์ผ่านลิงก์ในใบแจ้งหนี้หรือระบุวิธีการที่รวดเร็วสำหรับวิธีการชำระเงินที่คุณยอมรับ
  
• การขาดการติดตามผล: การหลีกเลี่ยงความอึดอัดในการทวงเงินนั้นเป็นเรื่องที่น่าทำ แต่การเพิกเฉยต่อใบเรียกเก็บเงินที่ค้างชำระจะไม่เป็นประโยชน์ต่อคุณ กลยุทธ์การติดตามผลที่นุ่มนวลแต่สม่ำเสมอเป็นส่วนหนึ่งของการดูแลธุรกิจของคุณ
  
• ไม่มีแผนสำรองสำหรับกรณีชำระเงินล่าช้าหรือไม่ชำระเงิน: นานๆ ทีคุณอาจพบลูกค้าที่มีปัญหากับการส่งเงินทันเวลา คุณควรตัดสินใจล่วงหน้าว่าคุณจะรับมือกับสถานการณ์เหล่านี้อย่างไร คุณจะเสนอแผนผ่อนชำระหรือกำหนดให้ต้องชำระเงินบางส่วนก่อนเริ่มงานใหม่หรือไม่ การมีแผนกลยุทธ์จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณต้องตอบสนองอย่างหุนหันพลันแล่นและช่วยรักษาความสัมพันธ์ไว้ได้
  

Stripe ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Billing ช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินและจัดการลูกค้าได้ตามที่คุณต้องการ ตั้งแต่การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าง่ายๆ ไปจนถึงการเรียกเก็บเงินตามการใช้งานและสัญญาที่ตกลงกันทางการขาย เริ่มรับการชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าจากทั่วโลกได้ภายในไม่กี่นาที โดยไม่ต้องเขียนโค้ด หรือใช้วิธีสร้างการผสานการทำงานแบบกำหนดเองโดยใช้ API

Stripe Billing ช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• เสนอการตั้งราคาที่ยืดหยุ่น: ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ได้เร็วขึ้นด้วยโมเดลการตั้งราคาที่ยืดหยุ่น ซึ่งมีทั้งแบบตามการใช้งาน แบ่งระดับ ค่าธรรมเนียมคงที่บวกค่าธรรมเนียมส่วนเกิน และอีกมากมาย ทั้งยังรองรับคูปอง การทดลองใช้งานฟรี การแบ่งชำระตามสัดส่วน และส่วนเสริมอีกด้วย

• ขยายไปทั่วโลก: เพิ่มอัตราการเปลี่ยนเป็นผู้ใช้แบบชำระเงินด้วยการเสนอวิธีการชำระเงินที่ลูกค้าต้องการ นอกจากนี้ Stripe ยังรองรับวิธีการชำระเงินในแต่ละประเทศมากกว่า 125 วิธีและกว่า 130 สกุลเงิน

• เพิ่มรายรับและลดอัตราการเลิกใช้บริการ: ให้คุณเก็บรายรับได้มากขึ้นและลดการเลิกใช้บริการโดยไม่สมัครใจด้วย Smart Retries และระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการกู้คืน เครื่องมือการกู้คืนของ Stripe ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกู้คืนรายรับกว่า 6.5 พันล้านดอลลาร์สหรัฐได้ในปี 2024

• เพิ่มประสิทธิภาพ: ใช้เครื่องมือภาษี รายงานรายรับ และเครื่องมือข้อมูลแบบโมดูลาร์ของ Stripe เพื่อรวมระบบรายรับหลายระบบให้เป็นหนึ่งเดียว พร้อมผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่นได้อย่างง่ายดาย

• ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Billing หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้