Sebbene la gestione dei pagamenti possa sembrare in contrasto con gli aspetti più creativi o di servizio della tua attività, è fondamentale per garantire la sua stabilità e salute finanziaria. Che tu sia un libero professionista, una piccola agenzia o una grande impresa, assicurarti di ottenere pagamenti puntuali è essenziale. È anche una questione di rispetto reciproco: tu fornisci il prodotto/servizio e il cliente completa la sua parte dell'accordo inviando il pagamento.

Il recupero dei fondi scaduti comporta una perdita di tempo e risorse. Le attività europee, ad esempio, spendono il 29% dell'anno lavorativo per recuperare i saldi scaduti. Con una buona pianificazione, puoi creare un processo di pagamento che accompagni il cliente senza intoppi dal completamento del progetto alla fattura finale. In questa guida, ti mostreremo come impostare un sistema efficace per la riscossione dei fondi, gestire i pagamenti in ritardo, prevenire errori comuni e molto altro.

Di cosa tratta questo articolo?

• Passaggi per riscuotere un pagamento dai clienti
  
• Quali dettagli devi includere nella fattura?
  
• Come gestire i ritardi nei pagamenti?
  
• Errori comuni nella riscossione dei pagamenti
  
• In che modo Stripe può aiutare a riscuotere i pagamenti dai clienti?
  

Passaggi per riscuotere un pagamento dai clienti

Una volta stabilito un metodo, potrai seguire la stessa procedura per riscuotere i pagamenti da ogni cliente. Ecco una sequenza semplice, adattabile alle tue esigenze.

Concorda le condizioni all'inizio

È consigliabile discutere del compenso fin dall'inizio della collaborazione con un nuovo cliente, sia che si tratti di una proposta formale o di un accordo di lavoro. Rendi esplicite le scadenze, i metodi di pagamento che accetti, gli eventuali depositi parziali e le altre date di scadenza.

Monitora il tuo lavoro

Se vendi prodotti, monitora costantemente le vendite: cosa, quanto e quando. Se fornisci servizi, tieni traccia delle ore, delle attività completate e delle spese sostenute. I buoni registri ti aiutano a fatturare in modo accurato.

Emetti la fattura tempestivamente

Una volta concluso il progetto o consegnato il prodotto, emetti immediatamente l'addebito. Una gestione puntuale delle fatture favorisce pagamenti tempestivi, mentre i ritardi possono compromettere la tua attività.

Semplifica i pagamenti

Alcuni clienti preferiscono le carte di credito, mentre altri potrebbero voler utilizzare bonifici bancari o wallet digitali. Offrire opzioni pratiche può accelerare il processo. Una soluzione di pagamento unificata come Stripe rende tutto più semplice.

Follow-up se necessario

Spesso, i pagamenti in ritardo sono dovuti a semplici dimenticanze. In questi casi, un promemoria cortese può essere sufficiente per sollecitare il cliente a saldare il debito.

Registra il pagamento

Una volta ricevuto il pagamento, contrassegnalo nel tuo sistema, che si tratti di un software di contabilità o di un semplice foglio di calcolo. L'aggiornamento dei tuoi record ti offre una visione accurata dei ricavi ed evita follow-up non necessari.

Quali dettagli devi includere nella fattura?

Una fattura completa e corretta ti fa risparmiare tempo e ti garantisce pagamenti più rapidi. Ecco cosa includere in una fattura:

Numero e data della fattura

Un numero di fattura univoco consente a entrambe le parti di tenere traccia di ogni transazione. Inoltre, includi la data in cui la invii (o quando il lavoro è stato completato, a seconda del tuo approccio contabile).

Informazioni sulla tua attività

Includi il nome della tua azienda (o il tuo nome se sei una ditta individuale), l'indirizzo postale, l'indirizzo email e il numero di telefono se pertinente. Questo stabilisce la legittimità e consente ai clienti di contattarti se hanno domande.

Dati del cliente

Aggiungi il nome, l'indirizzo e altre informazioni pertinenti relative alla persona fisica o giuridica che emette fatture.

Descrizione dei beni o servizi

La chiarezza è importante in questo caso: dettaglia i prodotti venduti o le attività eseguite. Utilizza un linguaggio conciso che rifletta ciò che è stato reciprocamente accettato nel tuo accordo o preventivo iniziale.

Quantità, tariffe e totale dovuto

Se la tua tariffa è oraria, specifica il numero di ore e il costo per ora. Se invece hai concordato un importo fisso per l'intero progetto, indica l'importo totale. Per i prodotti fisici, indica il prezzo per articolo e le unità totali. In questo modo, il cliente avrà una chiara visione di come è stato calcolato l'importo finale. Indica tutte le imposte che stai addebitando sul totale.

Termini di pagamento e data di scadenza

Quando è previsto il pagamento? I termini sono a 15 giorni, a 30 giorni o esigibili al momento della ricezione? La chiarezza consente di evitare confusione.

Istruzioni di pagamento

Un breve promemoria su come pagare può fare la differenza. Potresti includere una nota del tipo: "Paga con carta di credito utilizzando il link sottostante" oppure "Il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario sul conto indicato".

Ringraziamenti o passaggi successivi

Termina con una nota amichevole e qualche parola di ringraziamento. Se hai in mente un lavoro futuro, parlane pure, ma senza dilungarti troppo.

Come gestire i ritardi nei pagamenti?

I ritardi nei pagamenti non sono necessariamente un segno di problemi con il cliente. Una fattura può andare persa o un membro dello staff impegnato potrebbe dimenticare di inoltrarla per l'approvazione. Ecco alcuni passaggi che puoi adottare quando la procedura di pagamento non va come previsto:

Invia promemoria di pagamento

Inizia con una breve e-mail dopo una scadenza mancata con un tono educato ma diretto. Includi il numero della fattura, la data di scadenza originale e un link o le istruzioni per il pagamento, ed evita di sembrare conflittuale. Per esempio:

"Gentile [nome cliente],

Spero che tutto vada bene. Le ricordiamo che la fattura #[numero], con data [data], è scaduta. La preghiamo di comunicarci se ha domande o dubbi. Apprezziamo la nostra collaborazione e vogliamo assicurarci che tutto proceda senza intoppi da parte sua."

e un promemoria gentile non dovesse sortire effetto, si può procedere con un ulteriore messaggio o una telefonata che richiami il precedente avviso. Qualora il cliente persista nell'ignorare i tuoi tentativi di contatto, sarà opportuno richiamare i termini del contratto e, come ultima risorsa, considerare procedure di riscossione più formali.

Valuta l'addebito di penali per ritardato pagamento

L'aggiunta di commissioni per le fatture scadute può favorire la puntualità dei pagamenti. Per preservare un buon rapporto con i tuoi clienti, specifica chiaramente nel contratto le eventuali penali prima di applicarle. Evita di sorprenderli con addebiti inattesi a causa di ritardi. Se prevedi di addebitare interessi, assicurati di specificare in modo trasparente il tasso e tutte le altre condizioni pertinenti.

Offri piani di rateizzazione

Il tuo cliente potrebbe richiedere un piano di rateizzazione se sta attraversando difficoltà finanziarie. Concordate un piano di rimborso adatto a entrambi. Spesso, è preferibile avere subito una somma di denaro, anche se inferiore, piuttosto che attendere indefinitamente un pagamento unico che potrebbe non concretizzarsi.

Errori comuni nella riscossione dei pagamenti

Gli errori accadono in ogni settore. È comune compiere errori ripetuti, ma la consapevolezza può aiutarti a evitarli. Questi sono alcuni degli errori più frequenti commessi durante la riscossione dei pagamenti:

Condizioni e aspettative vaghe

Evitare di discutere di tariffe e piani di pagamento all'inizio di una collaborazione con un cliente può spesso portare a malintesi. Al momento della fatturazione, il cliente potrebbe esprimere sorpresa per l'importo finale, ritenendolo superiore alle aspettative, oppure contestare i termini di pagamento, aspettandosi 60 giorni anziché 30. Una rapida conversazione all'inizio e un contratto di base prevengono i problemi di comunicazione.

Fatturazione ritardata o incoerente

Ritardare l'emissione delle fatture può compromettere la stabilità delle entrate. Inoltre, confonde i clienti, che potrebbero chiedersi quando dovranno pagare. Inviare fatture in modo sporadico, ogni volta che te ne ricordi, può dare l'impressione di disorganizzazione. Avere un programma prestabilito, come l'invio delle fatture il venerdì o subito dopo aver raggiunto una tappa del progetto, crea aspettative di tempestività da entrambe le parti.

Istruzioni di addebito troppo complicate

Se la fattura risulta di difficile lettura o i metodi di pagamento non sono chiari, è probabile che il cliente la metta da parte. Ostacoli eccessivi, come la stampa, la compilazione di un modulo e l'invio di un assegno, creano inutili ritardi. Invece, consenti loro di pagare online tramite un link nella fattura o fornisci una serie di istruzioni rapide per i metodi di pagamento che accetti.

Mancanza di follow-up

Sebbene l'idea di inseguire i soldi possa risultare imbarazzante, ignorare le fatture scadute non è una soluzione efficace. Una strategia di follow-up delicata ma coerente fa parte del prendersi cura della propria attività.

Nessun piano di riserva per pagamenti mancati o in ritardo

Occasionalmente, potresti imbatterti in clienti che hanno difficoltà a effettuare pagamenti puntuali. È utile decidere in anticipo come gestire queste situazioni. Offrirai un piano di rateizzazione o richiederai un pagamento parziale prima di iniziare un nuovo lavoro? Una strategia preventiva ti permette di gestire la situazione senza reazioni impulsive e di preservare il rapporto.

In che modo Stripe può aiutare a riscuotere i pagamenti dai clienti?

Gli strumenti online di Stripe semplificano la fatturazione per farti ricevere i pagamenti più velocemente. Stripe può migliorare l'esperienza di riscossione dei pagamenti introducendo nuovi flussi di lavoro. Di seguito alcuni esempi:

Checkout e Payment Links

Integra Stripe Checkout nel tuo sito web o nella tua app per creare una pagina sicura e pronta all'uso, compatibile con numerosi metodi di pagamento in tutto il mondo. Anziché raccogliere manualmente i dati delle carte, puoi indirizzare i clienti a questa pagina che si occupa di tutto il resto, dalle convalide delle carte alle fatture. Stripe Payment Links consente di generare un link breve da inserire in un'e-mail o in un messaggio di testo. Quando i clienti fanno clic sul link, atterrano su una pagina di pagamento dedicata che mostra loro esattamente come pagare.

Strumenti di addebito

Stripe Invoicing gestisce l'intera procedura, dalla creazione e l'invio elettronico delle fatture al follow-up delle fatture scadute. Puoi personalizzare le fatture con il tuo marchio e impostare i termini di pagamento. Il sistema è in grado di inviare automaticamente promemoria di pagamento in caso di scadenza, riducendo così le tue attività manuali.

Gestione degli abbonamenti

Se la tua attività addebita servizi o acconti mensili, puoi utilizzare Stripe Billing, che include funzionalità integrate per la gestione degli abbonamenti. Puoi programmare addebiti ricorrenti, stabilire la frequenza di pagamento per i clienti e gestire i rimborsi proporzionali in caso di cambio piano durante il ciclo di addebito.