Indrivning av betalningar kan stå i strid med ditt företags mer kreativa eller tjänstebaserade delar. Men oavsett om du är egenföretagare, har en mindre byrå eller ett större företag, är indrivningen av punktliga betalningar en del av att driva en stabil och sund verksamhet. Det handlar också om ömsesidig respekt: du levererar din produkt eller tjänst och din kund fullföljer sin del av avtalet genom att sköta sina betalningar.

Att ta hand om försenade betalningar tar också tid och resurser. Europeiska företag lägger till exempel 29 % av arbetsåret på att jaga förfallna betalningar. Med lite planering kan du skapa en betalningsprocess som enkelt guidar din kund från det färdiga projektet till den slutliga fakturan. I den här handledningen visar vi hur du skapar ett effektivt system för att inkassera betalningar, hantera sena betalningar, undvika vanliga misstag och mycket mer.

Vad innehåller den här artikeln?

• Steg för att inkassera betalning från en kund
  
• Vilka uppgifter ska inkludefinnas i en faktura?
  
• Hur hanterar man bäst sena betalningar?
  
• Vanliga misstag vid inkassering av fakturor
  
• Hur kan Stripe hjälpa till att ta betalt av kunder?
  

Steg för att ta betalt från en kund

När du väl har en metod på plats kan du följa samma rutin för att ta betalt av varje köpare. Nedan följer en enkel sekvens som du kan anpassa för att passa dina behov:

Kom överens om villkoren redan från början

Diskutera kompensation så snart du börjar arbeta med en ny kund. Det kan du göra som en del av din offert eller din arbetsbeskrivning. Ange tydligt vilka tidsfrister och betalningsmetoder du accepterar, eventuella delinsättningar och andra förfallodatum.

Följ upp ditt arbete

Om du säljer produkter ska du föra konsekventa register över vad du säljer, hur mycket och när. Om du tillhandahåller tjänster ska du registrera dina timmar, slutförda uppgifter och uppkomna utgifter. Bra register hjälper dig att fakturera korrekt.

Fakturera omgående

När du har slutfört projektet eller levererat produkten ska du utfärda fakturan omedelbart. Att hålla koll på dina fakturor gör att du kan få fler betalningar i tid och faktureringsförseningar kan skada ditt momentum.

Gör det enkelt att betala

Vissa kunder föredrar kreditkort, medan andra kanske vill använda banköverföringar eller digitala plånböcker. Att erbjuda bekväma alternativ kan påskynda processen. En enhetlig betallösning som Stripe gör detta enkelt.

Följ upp vid behov

Förfallna betalningar beror ofta på ren glömska, och en vänlig påminnelse kan räcka för att en kund ska skicka betalning.

Registrera betalningen

När du har fått betalningen bör du registrera den i ditt betalsystem, oavsett om det är ett bokföringsprogram eller ett enkelt kalkylblad. Genom att uppdatera dina register får du en korrekt intäktsvy och undviker onödiga uppföljningar.

Vilka uppgifter ska en faktura innehålla?

Att utfärda en faktura där alla uppgifter är korrekta sparar tid för dig och din kund och du kan få betalt snabbare. Följande bör ingå i en faktureringshandling:

Fakturanummer och fakturadatum

Ett unikt fakturanummer hjälper båda parter att hålla koll på varje transaktion. Inkludera också datumet då du skickar fakturan (eller när arbetet slutfördes, beroende på din redovisningsmetod).

Information om ditt företag

Ange företagets namn (eller ditt namn om du är enskild ägare), adress, e-postadress och telefonnummer, om tillämpligt. Det skapar legitimitet och gör det möjligt för kunder att kontakta dig vid eventuella frågor.

Kundens uppgifter

Lägg till namn, adress och annan relevant information om ditt företag eller dig själv.

Beskrivning av varor eller tjänster

Tydlighet är viktigt här: specificera de sålda produkterna eller de uppgifter som utförs. Uttryck dig kortfattat och beskriv vad ni överenskommit om i det ursprungliga avtalet eller offerten.

Antal, avgifter och summa att betala

Om du debiterar per timme, ange dina timmar och timpris. Inkludera det överenskomna beloppet, om det är ett fast belopp för ett diskret projekt. För fysiska produkter anger du priset per artikel och totalt antal enheter. Det hjälper kunden att se exakt hur du kom fram till det slutliga skuldbeloppet. Ange eventuell moms på totalsumman.

Betalningsvillkor och förfallodag

När förväntas betalningen? Är villkoren 15 dagar, 30 dagar eller förfaller betalningen vid mottagandet av fakturan? Uttryck dig på ett tydligt sätt för att undvika förvirring.

Betalningsinstruktioner

En kort påminnelse om hur kunden ska betala kan göra skillnad. Du kan inkludera ett meddelande som "Betala med kreditkort via länken nedan" eller "Betalning kan göras via banköverföring till det angivna kontot".

Tack eller nästa steg

Avsluta med ett vänligt meddelande och ett kort tack. Om du är öppen för framtida arbete, nämn det, men uttryck dig kort.

Hur ska man hantera sena betalningar?

Sena betalningar är inte nödvändigtvis ett tecken på problem med din kund. En faktura kan komma bort eller så kan en upptagen medarbetare glömma att skicka den vidare för godkännande. Här är några steg du kan vidta om kompensationen inte kommer som förväntat:

Skicka betalningspåminnelser

Börja med ett kort mejl efter en missad deadline med en artig men direkt ton. Inkludera fakturanummer, det ursprungliga förfallodatumet och en länk eller instruktioner för betalning och undvik att låta konfronterande. Till exempel:

"Hej [kundnamn]!

Hoppas allt är bra. Jag ville bara påminna om att faktura #[nummer], daterad [datum], nu är förfallen. Hör gärna av dig om du har några frågor eller funderingar. Vi värdesätter vårt samarbeteoch vill se till att allt fungerar smidigt för dig”

Om en vänlig påminnelse inte fungerar kan du följa upp med ett annat meddelande eller telefonsamtal som hänvisar till ditt tidigare meddelande. Om de fortsätter att ignorera dina försök att nå dem kan du behöva hänvisa till det överenskomna kontraktet eller utforska mer formella inkassometoder som en sista utväg.

Överväg att debitera förseningsavgifter

Genom att lägga till avgifter för förfallna fakturor kan man uppmuntra till betalning i tid. Se till att ditt kontrakt beskriver eventuella påföljder i förväg innan du debiterar dem, eftersom det kan skada ert affärsförhållande att överraska kunder efter att de redan är sena. Om du planerar att ta ut ränta ska du vara öppen med det och andra villkor.

Erbjud delbetalningsplaner

Dina kunder kan begära en avbetalningsplan om de upplever ekonomiska svårigheter. Kom överens om en återbetalningstidtabell som passar er båda. Det är ofta bättre att få in pengar då och då men regelbundet än att vänta på obestämd tid på en klumpsumma som kanske inte kommer.

Vanliga misstag vid debitering av betalningar

Fel inträffar i alla branscher. Det finns några vanliga felsteg som många gör, men att vara medveten kan hjälpa dig att undvika dem. Det här är några av de vanligaste misstagen som görs vid inkassering av betalningar:

Vaga villkor och förväntningar

Att hoppa över förhandlingar om avgifter och betalningsplaner i början av ditt arbete med en kund leder ofta till missförstånd. När du når faktureringsstadiet kan kunderna hävda att de inte insåg att den slutliga fakturan skulle bli så hög eller anta att de hade 60 dagar på sig att betala i stället för 30. Ett snabbt samtal i ett tidigt skede och ett grundavtal kan förebygga sådana missförstånd.

Försenad eller inkonsekvent fakturering

Att vänta för länge med att fakturera kan påverka intäkterna negativt. Dessutom kan det göra kunderna osäkra, då de kanske undrar när de måste betala. Att skicka ut fakturor när du kommer ihåg får dig att se oorganiserad ut. Att ha ett fast schema – till exempel att skicka räkningar på fredagar eller direkt efter att ha nått en milstolpe i ett projekt – skapar förväntningar på en snabb reaktion från båda parter.

Alltför komplicerade faktureringsinstruktioner

Om din faktura är svår att läsa eller sätten att skicka pengar är oklara, kanske kunden lägger den åt sidan. Överdrivna hinder – som att skriva ut, fylla i ett formulär och skicka en check – skapar onödiga förseningar. Låt dem istället betala online via en länk på fakturan eller ge dem några kortfattade instruktioner för de betalningsmetoder du accepterar.

Utebliven uppföljning

Det är frestande att undvika besvärligheten med att jaga pengar, men att ignorera förfallna räkningar kommer inte att göra dig någon tjänst. En skonsam men konsekvent uppföljningsstrategi är en del av att ta hand om ditt företag.

Ingen reservplan för försenade eller missade betalningar

Då och då kommer du att stöta på en kund som kämpar med att betala i tid. Det är bra att bestämma i förväg hur ni ska hantera sådana situationer. Ska du erbjuda en avbetalningsplan eller kräva delbetalning innan du påbörjar ett nytt arbete? Om du har en strategi behöver du inte reagera reaktivt och skyddar på sätt er relation.

Hur kan Stripe hjälpa dig att ta betalt av kunder?

Stripes onlineverktyg förenklar faktureringsprocessen så att du får betalt snabbare. Här är några sätt som Stripe kan införa nya arbetsflöden på för att skapa en bättre betalningsupplevelse:

Checkout och betalningslänkar

Integrera Stripe Checkout med din webbplats eller app för en säker, färdig sida som stödjer många olika betalningsmetoder i hela världen. Istället för att manuellt samla in kortinformation kan du hänvisa dina kunder till den här sidan, som hanterar resten, från kortvalideringar till kvitton. Med Stripe Payment Links kan du skapa en kort länk som du kan lägga in i ett mejl eller sms. När kunder klickar på den kommer de till en anpassad betalningssida som visar dem exakt hur de ska betala.

Faktureringsverktyg

Stripe Invoicing hanterar hela processen, från att skapa en faktura och skicka den elektroniskt till att följa upp förfallna fakturor. Du kan anpassa fakturor med din varumärkesprofil och ange betalningsvillkor. Systemet kan också automatiskt skicka påminnelser om att betala om förfallodatumet passerar, vilket innebär färre manuella uppgifter för dig.

Hantering av abonnemang

Om ditt företag debiterar månatliga tjänster eller arvoden har Stripe Billing prenumerationshantering inbakad. Du kan ställa in en återkommande avgift, definiera hur ofta kunder behöver faktureras och hantera proportionell fördelning om kunder byter plan halvvägs genom en cykel.