Encaisser des paiements n’est peut-être pas la partie la plus réjouissante de votre activité. Mais que vous soyez un entrepreneur individuel, une petite agence ou une grande entreprise, vérifier que vous êtes payé à temps fait partie de la gestion d’une exploitation stable et saine. C’est aussi une question de respect mutuel : vous livrez votre produit ou service, et votre client remplit sa part du contrat en versant un paiement.

Récupérer les fonds en souffrance prend également du temps et des ressources. Les entreprises européennes, par exemple, consacrent 29 % de l’année active à courir après des soldes impayés. Mais avec un peu de planification, vous pouvez élaborer un processus de paiement qui guide sans effort votre client du projet achevé à la facture finale. Dans ce guide, nous verrons comment mettre en place un système efficace de collecte de fonds, gérer les transactions en retard, éviter les erreurs courantes, etc.

Sommaire de cet article

• Étapes à suivre pour encaisser le paiement d’un client
  
• Quelles informations faut-il inclure dans une facture ?
  
• Comment gérer les retards de paiement ?
  
• Erreurs courantes en matière d’encaissement des paiements
  
• Comment Stripe peut-elle aider à encaisser les paiements des clients ?
  

Étapes pour encaisser le paiement d’un client

Une fois que vous avez mis en place une méthode, vous pouvez suivre la même routine pour encaisser les paiements de chaque acheteur. Vous trouverez ci-dessous une séquence simple que vous pouvez adapter à vos besoins :

Convenez des conditions dès le départ

Discutez de la rémunération dès que vous commencez à travailler avec un nouveau client. Cela pourrait faire partie de votre proposition ou de votre énoncé de travail. Indiquez explicitement les dates limites, les moyens de paiement que vous acceptez, les versements échelonnés (le cas échéant) et les autres dates d’échéance.

Suivez votre travail

Si vous vendez des produits, tenez des registres cohérents de ce que vous vendez, de la quantité et du moment. Si vous fournissez des services, faites le suivi de vos heures, des tâches accomplies et des dépenses engagées. Garder une trace écrite efficacement vous aide à facturer avec exactitude.

Facturez rapidement

Une fois que vous avez terminé le projet ou livré le produit, émettez votre facture immédiatement. Le respect de vos factures vous permet d’encaisser les paiements en temps et en heure, tandis que les retards de facturation peuvent vous couper dans votre élan.

Facilitez le paiement

Certains clients préfèrent les cartes de crédit, tandis que d’autres privilégient les virements bancaires ou les wallets. Proposer des options pratiques peut accélérer le processus. Pour ce faire, vous pouvez utiliser une solution de paiement unifiée comme Stripe.

Faire un suivi si nécessaire

Les soldes impayés sont souvent le résultat d’un simple oubli : un rappel courtois peut suffire pour qu’un client envoie le paiement.

Enregistrez le paiement

Une fois que le paiement est reçu, notez-le dans votre système, qu’il s’agisse d’un logiciel de comptabilité ou d’une simple feuille de calcul. Mettre à jour vos registres vous permet d’avoir une vue précise de vos revenus et d’éviter les suivis inutiles.

Quelles informations faut-il inclure dans une facture ?

Émettre une facture avec tous les détails exacts vous fait gagner du temps, à vous et à votre client, et peut vous permettre d’être payé plus rapidement. Voici ce qu’une bonne facture inclut :

Numéro et date de la facture

Un numéro de facture unique permet aux deux parties de suivre chaque transaction. Indiquez également la date à laquelle vous l’envoyez (ou la date à laquelle le travail a été terminé, selon votre approche comptable).

Informations sur votre entreprise

Indiquez le nom de votre entreprise (ou votre nom si vous êtes un entrepreneur individuel), votre adresse, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone, le cas échéant. Cela établit votre légitimité et permet aux clients de vous contacter s’ils ont des questions.

Coordonnées du client

Ajoutez le nom, l’adresse et les autres coordonnées de l’entreprise ou du particulier que vous facturez.

Description des biens ou services

La clarté est le maître-mot : détaillez les produits vendus ou les tâches effectuées. Utilisez un langage concis qui reflète ce qui a été convenu dans votre accord ou devis initial.

Quantité, tarifs et total dû

Si vous facturez à l’heure, indiquez les heures passées et votre taux horaire. Incluez le total convenu s’il s’agit d’un montant fixe pour une tâche ponctuelle. Pour les produits physiques, indiquez le prix par article et le nombre total d’unités. Cela permet au client de voir exactement comment vous êtes arrivé au montant final dû. Indiquez les taxes que vous facturez sur le total.

Modalités de paiement et date d’échéance

Quand le paiement est-il dû ? Est-il dû net 15, net 30 ou dès réception ? Soyez direct pour éviter toute confusion.

Instructions de paiement

Un petit rappel sur la façon de payer peut faire la différence. Pensez à inclure une remarque comme « Réglable par carte de crédit en utilisant le lien ci-dessous » ou « Le paiement peut être effectué par virement bancaire sur le compte indiqué ».

Remerciement ou prochaines étapes

Terminez par remercier votre interlocuteur avec cordialité. Si vous êtes ouvert à une future collaboration, dites-le en termes simples.

Comment gérer les retards de paiement ?

Les retards de paiement n’indiquent pas nécessairement un problème avec votre client. Une facture peut se perdre, ou un employé débordé peut oublier de la transmettre pour approbation. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre lorsque le paiement n’arrive pas comme prévu :

Envoyer des rappels

Commencez par un court e-mail après une échéance manquée en adoptant un ton courtois mais direct. Incluez le numéro de la facture, la date d’échéance d’origine ainsi qu’un lien ou des instructions de paiement, mais ne soyez pas agressif. Voici un exemple :

« Bonjour [nom du client],

J’espère que tout va bien. J’aimerais attirer votre attention sur le fait que la facture #[Numéro], datée du [Date], est maintenant en retard. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions. Notre partenariat étant très apprécié, je voulais simplement vérifier que tout va bien de votre côté. »

Si ce rappel ne fonctionne pas, vous pouvez le faire suivre d’un autre message ou un d’appel téléphonique faisant référence à votre message initial. Si vous ne parvenez toujours pas à joindre vos clients, vous devrez peut-être vous référer au contrat convenu ou avoir recours des méthodes de collecte plus formelles en dernier recours.

Envisagez de facturer des frais de retard

L’ajout de frais pour les factures en retard peut encourager les clients à payer dans les délais. Assurez-vous que votre contrat indique les pénalités à l’avance avant de les facturer, car surprendre les clients alors qu’ils sont déjà en retard peut nuire à votre relation. Si vous prévoyez de facturer des frais de retard, soyez transparent sur le taux et les autres conditions.

Proposez des plans de versements échelonnés

Votre client pourrait demander un plan de versements s’il éprouve des difficultés financières. Convenez d’un calendrier de remboursement satisfaisant pour les deux parties. Il est souvent préférable de recevoir des versements réguliers plutôt que d’attendre indéfiniment une somme forfaitaire qui pourrait ne pas arriver.

Erreurs courantes en matière d’encaissement des paiements

Tout le monde peut faire une erreur, quel que soit le secteur. Il peut arriver d’en commettre, mais pour les éviter, il faut rester vigilant. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes commises en matière d’encaissement de paiement :

Termes et attentes vagues

Des discussions hâtives ou inexistantes sur les honoraires et les échéanciers de paiement au début de votre travail avec un client se traduisent souvent par des malentendus. Lorsque vous atteignez l’étape de la facturation, le client peut prétendre qu’il ne savait pas que la facture finale serait aussi élevée ou qu’il pensait qu’il avait 60 jours pour payer au lieu de 30. Une conversation rapide dès le début et un contrat simple permettent d’éviter les malentendus.

Facturation retardée ou incohérente

Attendre trop longtemps avant de facturer nuit à vos flux de trésorerie. Cela déroute également les clients, qui peuvent se demander quand ils devront payer. Si vous envoyez des factures lorsque vous vous souvenez de le faire, vous paraîtrez désorganisé. Le fait d’avoir un calendrier fixe (par exemple, envoyer les factures le vendredi ou juste après avoir atteint une étape importante du projet) crée des attentes en matière de rapidité des deux côtés.

Instructions de facturation trop compliquées

Si votre facture est difficile à lire ou si les moyens d’envoyer les fonds ne sont pas clairs, le client peut la mettre de côté. Des étapes superflues, comme imprimer et remplir un formulaire, puis envoyer un chèque, entraînent des retards inutiles. Autorisez plutôt vos clients à payer en ligne via un lien dans la facture ou à fournir rapidement des instructions sur les moyens de paiement que vous acceptez.

Suivi insuffisant

Il est tentant d’éviter la gêne de courir après les factures, mais ignorer les factures en retard ne vous rendra pas service. Élaborer une stratégie de suivi aimable et cohérente, c’est prendre soin de l’entreprise.

Absence de plan de secours pour les paiements en retard ou manqués

Parfois, les clients peinent à effectuer un versement en temps opportun. Il est utile de décider à l’avance de la façon dont vous allez gérer ces situations. C’est à vous de décider si vous proposez un plan de versements échelonnés ou exigez un paiement partiel avant de commencer de nouveaux travaux. Avoir une stratégie peut vous éviter de réagir trop vite et protéger la relation.

Comment Stripe peut-elle vous aider à encaisser les paiements de vos clients ?

Les outils en ligne de Stripe simplifient la facturation pour que vous puissiez vous faire payer plus rapidement. Voici quelques façons dont Stripe peut introduire de nouveaux flux de travail pour améliorer l’expérience d’encaissement des paiements :

Liens de paiement et de paiement

Intégrez Stripe Checkout à votre site Web ou à votre application pour obtenir une page sécurisée prête à l’emploi qui prend en charge de nombreux moyens de paiement dans le monde entier. Au lieu de collecter manuellement les informations de carte, vous pouvez diriger vos clients vers cette page, qui gère le reste, de la validation de la carte aux reçus. Stripe Payment Links vous permet de générer un lien court que vous pouvez coller dans un e-mail ou un SMS. Lorsque les clients cliquent dessus, ils accèdent à une page de paiement dédiée qui leur indique exactement comment payer.

Outils de facturation

Stripe Invoicing gère l’ensemble du processus, de la création d’une facture à son envoi électronique en passant par le suivi des factures en souffrance. Vous pouvez personnaliser les factures avec votre image de marque et définir vos modalités de paiement. Le système peut également envoyer automatiquement des rappels de paiement si la date d’échéance est dépassée, ce qui se traduit par moins de tâches manuelles pour vous.

Gestion des abonnements

Si votre entreprise facture des services mensuels ou des acomptes, Stripe Billing intègre la gestion des abonnements. Vous pouvez configurer un paiement récurrent, définir la fréquence à laquelle les clients doivent être facturés et gérer le calcul au prorata si les clients changent de forfait en cours de cycle.