BPAY es un sistema de pago de facturas electrónicas de Australia que permite que particulares y empresas hagan pagos mediante el sistema de banca electrónica, móvil o por teléfono de una institución financiera a organizaciones registradas como emisoras de facturas de BPAY. Se estableció para proporcionar un servicio de pago de facturas centralizado que vinculara a emisores de facturas y clientes mediante sus respectivos bancos, lo que simplifica el proceso de envío de fondos. Casi el 44 % de la sociedad australiana usó BPAY entre octubre de 2021 y septiembre de 2022.

BPAY es conocido por su comodidad, ya que permite a los usuarios hacer pagos en cualquier momento y desde cualquier lugar mediante la plataforma bancaria que prefieran. Los clientes pueden utilizar BPAY para hacer pagos puntuales o configurar pagos recurrentes. Reciben un código único de BPAY y un código del emisor de facturas por cada transacción, lo que garantiza que el seguimiento y la gestión de los pagos sean sencillos.

A continuación, analizaremos lo que deben saber las empresas sobre BPAY, independientemente de si están establecidas en Australia o en otro lugar. Explicaremos cómo funciona, quién lo usa, cuánto cuesta y cómo pueden empezar a usarlo las empresas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Para qué se usa BPAY?
  
• ¿Qué tipos de empresas pueden usar BPAY?
  
• ¿Las empresas que no están establecidas en Australia pueden usar BPAY?
  
• ¿Cómo funciona BPAY?
  
• ¿Cuánto cuesta BPAY?
  
• ¿Cuánto tarda BPAY en enviar pagos?
  
• Ventajas que aporta BPAY a las empresas
  

¿Para qué se usa BPAY?

BPAY se usa en Australia en una gran variedad de situaciones de pago. Más de 60.000 empresas aceptan BPAY y más de 150 bancos e instituciones financieras lo proporcionan como método de pago. Se utiliza en muchos tipos de transacciones, como los siguientes:

• Pagos de impuestos: BPAY se usa para pagar diferentes tipos de impuestos a la oficina fiscal australiana (ATO, por sus siglas en inglés), como el impuesto sobre la renta y otros impuestos que se declaran en relación con actividades comerciales.

• Facturación de empresas: las empresas pueden usar BPAY para emitir facturas electrónicas a sus clientes como método de pago alternativo.

• Pagos de facturas personales: los particulares usan BPAY para pagar diferentes facturas personales, como las de suministros, tarjetas de crédito e impuestos locales.

• Pagos por lotes para empresas: BPAY puede gestionar pagos por lotes, un aspecto útil para empresas que procesen varias transacciones a la vez.

• Integraciones de API para empresas: BPAY admite integraciones de interfaces de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés) que funcionan fácilmente con otros sistemas empresariales para automatizar los procesos de facturación y pago.

¿Qué tipos de empresas pueden usar BPAY?

BPAY es útil en diferentes situaciones y se usa ampliamente en distintos sectores. A continuación, resumimos algunos de los principales tipos de empresa que usan BPAY:

Proveedores de servicios

• Suministros: las empresas de electricidad, gas, agua y gestión de residuos usan BPAY de forma generalizada para pagos de facturas, ya que ofrece a los clientes una opción segura que ya conocen.

• Telecomunicaciones: los proveedores de servicios de telefonía móvil, Internet y televisión de pago usan BPAY para ofrecer pagos cómodos de facturas, lo que mejora la experiencia de los clientes y su propio flujo de caja.

• Servicios profesionales: las empresas contables, los bufetes de abogados y las consultorías aceptan pagos de facturas con BPAY, que les ofrece a ellos y a sus clientes un proceso de pago sencillo.

Instituciones financieras

• Bancos y cooperativas de crédito: los clientes de instituciones financieras utilizan BPAY para reembolsar préstamos, pagar facturas de tarjetas de crédito y cumplir otras obligaciones financieras de forma sencilla mediante la banca electrónica.

• Aseguradoras: los proveedores de seguros aceptan pagos de primas con BPAY, lo que ofrece a las personas aseguradas una opción sin complicaciones.

Comercio minorista e e-commerce

• Comercios minoristas: grandes y pequeños minoristas utilizan BPAY para planes de reserva con pagos por adelantado (lay-by), planes de cuotas y compras de tarjetas regalo.

• Plataformas de e-commerce: las tiendas en línea ofrecen BPAY como opción de pago, además de tarjetas de crédito y otros métodos, por lo que proporcionan a los clientes una forma de pago por Internet segura que ya conocen.

Sector público y entidades sin ánimo de lucro

• Entidades reguladoras del gobierno: los ayuntamientos y los departamentos gubernamentales estatales y federales usan BPAY para cobrar diferentes tasas y cargos, como multas de estacionamiento, permisos e impuestos.

• Instituciones educativas: los estudiantes utilizan BPAY para pagar cuotas de matrícula, préstamos estudiantiles y otras tasas educativas.

• Organizaciones sin ánimo de lucro: las organizaciones benéficas y las ONG aceptan donaciones mediante BPAY, lo que simplifica el proceso a sus colaboradores y facilita las iniciativas de recaudación de fondos.

Otros tipos de empresas

• Servicios de suscripción: las plataformas de streaming, los abonos de gimnasios y otras empresas con modelos de suscripción usan BPAY para los pagos recurrentes, lo que permite unos ciclos de facturación mensuales o anuales fluidos.

• Oficios profesionales: fontaneros, electricistas y otros profesionales aceptan cada vez más BPAY como opción de pago de sus servicios para adaptarse a las preferencias de sus clientes y simplificar su propio proceso de facturación.

¿Las empresas que no están establecidas en Australia pueden usar BPAY?

Las empresas que no están establecidas en Australia no pueden usar BPAY directamente para recibir pagos, ya que se trata de una red de pagos solo de Australia: opera en el sistema financiero de este país y se basa en colaboraciones con los bancos y las instituciones financieras de Australia. Por lo tanto, las empresas extranjeras no pueden acceder a estas colaboraciones ni a esta infraestructura.

• Restricciones normativas: BPAY opera de conformidad con normativas y requisitos de cumplimiento específicos que ha establecido la Australian Payments Network (APN). Las empresas que no están registradas en Australia no cumplen estos requisitos y no pueden formar parte de la red.

• Limitaciones técnicas: el sistema de BPAY se ha diseñado para la divisa y el sistema bancario de Australia. Para integrar una empresa extranjera, sería necesario hacer adaptaciones técnicas complejas que quizá no sean factibles.

Sin embargo, hay opciones alternativas para que las empresas internacionales reciban pagos de clientes australianos:

• Procesamiento de tarjetas de crédito internacionales: se pueden aceptar tarjetas de crédito internacionales mediante una pasarela de pagos segura de forma sencilla.

• Transferencias bancarias directas: algunas empresas proporcionan los datos de su cuenta bancaria para que los clientes internacionales hagan pagos mediante transferencia bancaria directa.

• Plataformas de pagos internacionales: plataformas como Stripe permiten a las empresas recibir pagos de diferentes países, incluido Australia.

¿Cómo funciona BPAY?

Las funciones de BPAY se suelen integrar fácilmente con los sistemas de pagos que ya se tengan, lo que simplifica la facturación de empresas y clientes. Así es cómo funciona:

Para empresas

• Registro como emisor de facturas: las empresas colaboran con su institución financiera para registrarse como emisoras de facturas de BPAY. Para ello, deben aceptar condiciones y comisiones, y completar la configuración administrativa.

• Identificador del emisor de facturas: tras haberse registrado, la empresa recibe un código de emisor de facturas único, que es su identificador digital en la red de BPAY.

• Diseño de las facturas: las facturas, sean normales o electrónicas, incluyen el código del emisor de facturas y el número de referencia del cliente (CRN, por sus siglas en inglés) para hacer un seguimiento de los pagos.

• Pago de facturas: una integración opcional con BPAY View permite a las empresas enviar las facturas directamente a las plataformas de banca electrónica de los clientes.

• Conciliación de los pagos: las empresas reciben informes detallados de las transacciones de sus bancos que incluyen los CRN para que puedan conciliar las facturas pendientes.

• Gestión de los pagos de los clientes: los bancos proporcionan datos de pago en tiempo real, por lo que las empresas pueden supervisar las cuentas por cobrar y gestionar de antemano cualquier posible atraso.

Para clientes

• Acceso a los pagos: los clientes acceden a las funciones de BPAY mediante sus interfaces de banca electrónica, móvil o por teléfono.

• Inicio del pago: los clientes usan el código del emisor de facturas y el CRN de la factura para iniciar los pagos.

• Procesamiento de la transacción: tras recibir la confirmación, la plataforma procesa el pago y proporciona un justificante de inmediato.

• Integración de BPAY View: los clientes de empresas que usan BPAY View reciben las facturas directamente en sus plataformas de banca electrónica.

• Programación de los pagos: los clientes pueden programar pagos futuros o configurar pagos recurrentes de facturas periódicas.

• Seguimiento de los pagos: los servicios de banca electrónica proporcionan historiales de transacciones detallados para que los clientes los tengan como referencia y puedan gestionar los pagos de las facturas.

• Opciones de pago flexibles: los clientes eligen la fuente de pago que prefieren de las que hay en sus cuentas bancarias vinculadas.

¿Cuánto cuesta BPAY?

Los costes de BPAY varían en función de si lo usas como empresa o como cliente, y según los tipos concretos de transacciones que hagas. Te los resumimos a continuación:

Para empresas

• Tasa de establecimiento: algunos bancos cobran una tasa puntual de establecimiento por registrarse como emisor de facturas de BPAY.

• Comisión por transacción: la mayoría de los bancos cobra una comisión por transacción por cada pago que se reciba mediante BPAY. Es posible que algunos bancos tengan comisiones más bajas si se hacen transacciones por lotes o si se trata de emisores de facturas que tengan un gran volumen de transacciones.

• Otras comisiones: a algunos tipos concretos de transacciones de BPAY, como el adeudo directo de BPAY o las integraciones de la API, pueden aplicárseles comisiones adicionales.

Para clientes

• Sin comisiones como regla general: en la mayoría de los casos, los clientes no tienen que pagar ninguna comisión por hacer pagos con BPAY. Sin embargo, algunos bancos pueden cobrar pequeñas comisiones por tipos concretos de transacciones, como los pagos con tarjeta de crédito.

• Costes indirectos: algunas empresas pueden optar por pasar a sus clientes las comisiones por transacción en que incurren, ya sea añadiendo un recargo al importe de la factura u ofreciendo descuentos si se usan otros métodos de pago.

¿Cuánto tarda BPAY en enviar pagos?

BPAY no envía los pagos directamente, sino que actúa como facilitador en el sistema de pagos australiano. La velocidad real de la transferencia depende de dos aspectos clave:

• Procesamiento del emisor de facturas: una vez que un cliente inicia un pago con BPAY, la información se transmite a la cámara de compensación de BPAY. El emisor de facturas debe recibir y procesar los datos de pago, lo que puede tardar hasta 24 horas, en función de sus sistemas y procesos internos.

• Cobro del banco: una vez que el emisor de facturas procesa el pago, los fondos se dirigen del banco del cliente al sistema de cobros bancarios australiano. Este cobro suele producirse el día hábil siguiente al momento en que el emisor de facturas haya procesado el pago.

El tiempo que tarda un pago con BPAY en aparecer en la cuenta del destinatario puede variar de la siguiente manera:

• El mismo día: si el cliente hace el pago a primera hora y el emisor de facturas lo procesa rápido, los fondos podrían estar disponibles al final de ese mismo día hábil.

• Uno o dos días hábiles: este es el plazo más habitual, ya que el emisor de facturas tarda hasta 24 horas en procesar el pago y el cobro del banco no se produce hasta el siguiente día hábil.

• Atrasos más largos: en casos excepcionales, problemas técnicos o situaciones específicas con el emisor de facturas o el banco podrían hacer que el atraso fuera mayor.

Los festivos, en que los bancos y algunas empresas tienen un horario reducido, pueden afectar a los tiempos de procesamiento. Normalmente, puedes consultar el plazo previsto de un pago concreto en tu plataforma de banca electrónica o contactando con tu banco.

Ventajas que aporta BPAY a las empresas

BPAY es una solución de pago segura y fácil de usar para las empresas de Australia que proporciona ventajas con respecto a la gestión del flujo de caja, la reducción de costes, la satisfacción de los clientes y la eficiencia interna. Estas son las principales ventajas que aporta BPAY a las empresas:

• Gestión más sencilla del flujo de caja: una de las principales ventajas que aporta BPAY a las empresas es agilizar el flujo de caja. BPAY permite procesar los pagos más rápido y los fondos se suelen depositar en la cuenta de la empresa en un día hábil. Este plazo reducido entre la facturación y la recepción del pago mejora la liquidez, por lo que las empresas pueden acceder a los fondos más rápido, gestionar sus obligaciones financieras con eficiencia y aprovechar oportunidades de crecimiento.

• Menos tareas administrativas: BPAY simplifica el proceso de cobro de pagos, ya que consolida la gestión de cuentas por cobrar. Centrarse en un único método de pago reduce las complejidades administrativas, lo que ahorra tiempo y recursos.

• Mejor experiencia de los clientes: ofrecer BPAY puede mejorar la satisfacción y la lealtad de los clientes, ya que estos valoran la comodidad y flexibilidad de los métodos de pago electrónicos. Así se entablan relaciones más estrechas con los clientes y se fomentan los pagos a tiempo, lo que puede generar una fuente de ingresos más estable y previsible.

• Conciliación automatizada y reducción de errores: los pagos con BPAY incluyen CRN únicos, lo que facilita la conciliación automatizada. Esta automatización permite a las empresas vincular los pagos de forma precisa con las cuentas y las facturas de los clientes, por lo que se reducen los errores y los atrasos asociados con el procesamiento manual, y mejora la gestión del flujo de caja.

• Seguridad y reducción del fraude: la plataforma segura de BPAY reduce el riesgo de fraude. Los códigos de los emisores de facturas de BPAY garantizan que la cuenta que recibe los fondos es una empresa legítima, lo que reduce las probabilidades de enviar dinero a una cuenta bancaria fraudulenta.

• Flexibilidad en los pagos de los clientes: los clientes pueden elegir sus métodos de pago (como cuentas de débito o tarjetas de crédito) cuando usan BPAY. Esta flexibilidad puede aumentar la probabilidad de que se hagan los pagos a tiempo y favorecer la satisfacción general de los clientes.

• BPAY View para entregar facturas con eficiencia: BPAY View permite a las empresas enviar facturas y extractos directamente a las aplicaciones de banca electrónica de los clientes. Con esta función, se ahorra tiempo, se gestionan los costes con eficiencia y se pueden conseguir pagos rápidos mediante recordatorios electrónicos.

• Ampliación del servicio: BPAY ofrece funciones para ampliar el servicio, como la posibilidad de convertirse en emisor principal de facturas (Master Biller) o subemisor de facturas (Sub Biller), lo que permite a las empresas cobrar pagos en nombre de otras compañías o recibir soporte con la facturación, respectivamente. Estas funciones pueden ayudar a las empresas a ampliar sus servicios y establecer colaboraciones, lo que mejorará aún más sus operaciones financieras.

• Rentabilidad: los pagos con BPAY suelen ser más rentables que los métodos de pago y bancarios tradicionales. El sistema tiene comisiones bajas y se integra con otros servicios empresariales, por lo que, en general, supone un ahorro para las empresas.

• Opciones de personalización: BPAY proporciona opciones como los CRN inteligentes (iCRN), con los que las empresas tienen un mayor control sobre las condiciones, los importes y las fechas de vencimiento de los pagos. Esta personalización ayuda con la planificación financiera y la gestión de las relaciones con los clientes.