ระบบบันทึกการขาย (POS) คือฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ชุดหนึ่งที่ช่วยอํานวยความสะดวกให้กับการทำธุรกรรมการขายในสถานที่ตั้งของธุรกิจ และเป็นจุดที่ลูกค้าจะชําระค่าสินค้าหรือบริการ ฟังก์ชันของระบบ POS อาจแตกต่างกันไป แต่โดยทั่วไปแล้วมักประกอบด้วยฟังก์ชันประมวลผลธุรกรรมการขายและรับชําระเงิน บางรุ่นยังสามารถติดตามสินค้าคงคลังและจัดการข้อมูลลูกค้าได้ด้วย ตลาด POS ของออสเตรเลียมีมูลค่ามากกว่า 515 ล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2023 และคาดว่าจะเติบโตในอัตราการเติบโตโดยรวมต่อปีเกือบ 12.5% จนถึงปี 2028

ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงสิ่งที่ธุรกิจต้องทราบเกี่ยวกับระบบ POS ของออสเตรเลีย องค์ประกอบของระบบ POS และวิธีที่ระบบเหล่านี้ทํางานร่วมกันเพื่ออํานวยความสะดวกในการทําธุรกรรม ความเสี่ยงและประโยชน์ของระบบ POS และวิธีเลือกระบบที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ส่วนประกอบของระบบ POS
  
• ระบบ POS ทํางานอย่างไร
  
• ประโยชน์ในการใช้ระบบ POS
  
• ความท้าทายในการใช้ระบบ POS
  
• วิธีเลือกระบบ POS
  

ส่วนประกอบของระบบ POS

ระบบ POS ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ทํางานร่วมกันเพื่อรับชําระเงิน ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดขององค์ประกอบแต่ละส่วน

ฮาร์ดแวร์

• เทอร์มินัล POS (คอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ต): เทอร์มินัล POS อาจเป็นคอมพิวเตอร์แบบดั้งเดิม หน้าจอสัมผัสแบบครบวงจร หรือแท็บเล็ตที่ใช้งานอเนกประสงค์ก็ได้ โดยถือเป็นศูนย์กลางของระบบและมีไว้ให้ซอฟต์แวร์ POS ทำงาน เครื่องโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ที่จุดขาย (EFTPOS) พบได้ทั่วไปในออสเตรเลีย

• จอภาพหรือจอแสดงผล: คืออินเทอร์เฟซ POS ที่แคชเชียร์ใช้ดูรายการ ราคา และรายละเอียดธุรกรรม นอกจากนี้ การมีหน้าจอให้ลูกค้ามองเห็นข้อมูลอีกหน้าจอหนึ่งอาจช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมได้ด้วย

• เครื่องสแกนบาร์โค้ด: อุปกรณ์นี้จะสแกนบาร์โค้ดผลิตภัณฑ์และเพิ่มข้อมูลไปยังรายการขาย

• ลิ้นชักเงินสด: อุปกรณ์นี้จัดเก็บเงินสด เช็ค และใบเสร็จไว้อย่างปลอดภัย และมักจะเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์ใบเสร็จเพื่อให้เปิดอัตโนมัติหลังจากทำรายการธุรกรรมเสร็จ

• เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ: อุปกรณ์นี้จะพิมพ์ใบเสร็จโดยแยกข้อมูลเป็นรายการให้กับลูกค้าเพื่อใช้เป็นหลักฐานการทำธุรกรรม

• เครื่องอ่านบัตรเครดิต: เครื่องอ่านบัตรเครดิตจะประมวลผลวิธีการชําระเงินต่างๆ เช่น บัตรแบบใช้ชิป (EMV) บัตรแบบรูด และการชําระเงินแบบไร้สัมผัสที่ใช้เทคโนโลยีการสื่อสารผ่านระยะใกล้ (NFC) เช่น Apple Pay หรือ Google Pay

ซอฟต์แวร์

• ระบบปฏิบัติการ POS: ระบบปฏิบัติการ POS จัดการการโต้ตอบของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์และเป็นรากฐานของระบบ ส่วนใหญ่จะเป็นระบบ Windows, Android, iOS หรือระบบปฏิบัติการ POS เฉพาะทาง

• แอปพลิเคชัน POS: ซอฟต์แวร์หลักที่มีอินเทอร์เฟซและฟังก์ชันการทํางานสําหรับฟีเจอร์ต่อไปนี้

  • ฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์: จัดเก็บข้อมูลผลิตภัณฑ์ เช่น ราคา คําอธิบาย และจำนวนสินค้าคงคลัง
    
  • การประมวลผลการขาย: คํานวณยอดรวมและภาษี จัดการส่วนลดและโปรโมชัน
    
  • การจัดการสินค้าคงคลัง: ติดตามสต็อกสินค้าแบบเรียลไทม์และทำการสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ
    
  • การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM): จัดเก็บโปรไฟล์ลูกค้าและประวัติการซื้อ ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการส่งเสริมการมีส่วนร่วมของลูกค้าและโปรแกรมสะสมคะแนน
    
  • การรายงานและการวิเคราะห์ สร้างรายงานการขายและระบุแนวโน้ม
    

องค์ประกอบอย่างอื่นของระบบ POS ได้แก่ เครื่องชั่งสําหรับชั่งน้ําหนักสินค้าสดหรือสินค้าจํานวนมากในร้านขายของชําหรือร้านจำหน่ายอาหารสำเร็จรูป ระบบแสดงผลห้องครัว (KDS) สําหรับส่งคําสั่งซื้อไปยังห้องครัวโดยตรงในร้านอาหาร เครื่องพิมพ์ฉลากสําหรับพิมพ์ฉลากบาร์โค้ดหรือป้ายราคา หรือเครื่องบันทึกเวลาทำงานของพนักงานสําหรับการติดตามชั่วโมงและการเข้างานของพนักงาน

ระบบ POS ทํางานอย่างไร

ระบบ POS แต่ละระบบจะมีฟังก์ชันแตกต่างกันไป แต่โดยทั่วไประบบจะประมวลผลธุรกรรมด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

• สแกน: สแกนผลิตภัณฑ์โดยใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ด ซึ่งจะส่งข้อมูลผลิตภัณฑ์ไปยังซอฟต์แวร์ POS

• ดึงข้อมูลผลิตภัณฑ์: ซอฟต์แวร์ POS ดึงรายละเอียดผลิตภัณฑ์ รวมถึงราคา มาจากฐานข้อมูล จากนั้นจึงคํานวณยอดรวมของสินค้าที่ซื้อ

• ทำรายการชําระเงิน: ลูกค้าชําระเงินโดยใช้วิธีการชําระเงินที่ต้องการ (เช่น เงินสด บัตรเครดิต หรือบัตรเดบิต) จากนั้น POS จะประมวลผลการชําระเงินโดยสื่อสารกับเกตเวย์การชําระเงินหรือธนาคารเพื่ออนุมัติธุรกรรม

• สร้างใบเสร็จ: หลังจากระบบประมวลผลการชําระเงินแล้ว ระบบจะสร้างและพิมพ์ใบเสร็จ หรือส่งให้ทางอีเมลหรือข้อความ SMS

• อัปเดตจำนวนสินค้าคงคลัง: เมื่อทำรายการขายเสร็จแล้ว จำนวนสินค้าคงคลังจะได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์เพื่อให้สต็อกสินค้ามีความแม่นยําและใช้เป็นข้อมูลในการกําหนดเวลาสั่งซื้อ

• รายงาน ซอฟต์แวร์ POS สามารถสร้างรายงานและการวิเคราะห์จากข้อมูลที่เก็บรวบรวมจากการขายแต่ละครั้ง ร้านค้าปลีกสามารถใช้ข้อมูลนี้ศึกษาแนวโน้มการขาย ติดตามสินค้ายอดนิยม จัดการประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และตัดสินใจทางธุรกิจโดยอาศัยข้อมูลได้

ประโยชน์ของการใช้ระบบ POS

ระบบ POS ทําให้การประมวลผลการชําระเงินเป็นเรื่องง่ายสําหรับธุรกิจทุกขนาด ต่อไปนี้คือรายละเอียดเกี่ยวกับประโยชน์หลักๆ ของระบบ

• ทำธุรกรรมได้รวดเร็วขึ้น: ระบบ POS จะสแกนและคำนวณยอดรวมทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ชําระเงินได้รวดเร็วขึ้น ซึ่งช่วยลดระยะเวลารอให้ลูกค้าได้

• ทำงานอัตโนมัติ: ระบบ POS จะทำงานที่ต้องทำเป็นประจำโดยอัตโนมัติ เช่น คํานวณภาษีการขาย ใช้ส่วนลด และอัปเดตสินค้าคงคลัง ช่วยให้พนักงานมีเวลาทุ่มเทให้กับการบริการลูกค้าได้มากขึ้น

• ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์: ระบบ POS ลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองด้วยการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ ณ ขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการขาย ตั้งแต่การสแกนผลิตภัณฑ์ไปจนถึงการคํานวณยอดรวมและภาษี

• มอบประสบการณ์การขายที่สอดคล้องกัน: สําหรับธุรกิจที่ดําเนินงานทั้งทางออนไลน์และออฟไลน์ ระบบ POS สามารถรวมช่องทางการขายเข้าด้วยกันได้ โดยมอบประสบการณ์การใช้งานและค่าบริการที่สอดคล้องให้กับลูกค้าในทุกแพลตฟอร์ม

• ติดตามสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์: ระบบ POS จะอัปเดตสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ เพื่อป้องกันการสั่งสินค้ามากเกินไปหรือสต็อกสินค้าหมด

• ข้อมูลธุรกรรม: ระบบ POS จะรวบรวมข้อมูลจากธุรกรรมทุกรายการ ซึ่งสามารถนำมาสร้างรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับยอดขาย ผลกําไร พฤติกรรมของลูกค้า และอื่นๆ อีกมากมาย ตัวอย่างเช่น ธุรกิจสามารถใช้รายงานแบบละเอียดที่แสดงว่าสินค้าต่างๆ ขายดีแค่ไหนมาช่วยในการตัดสินใจซื้อ ตลอดจนปรับเปลี่ยนจำนวนพนักงาน วางแผนกิจกรรมส่งเสริมการขาย และปรับแต่งผลิตภัณฑ์ให้เหมาะสม เป็นต้น

• การโต้ตอบที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคล: ระบบ POS บางระบบสามารถจัดเก็บประวัติการซื้อของลูกค้า ซึ่งช่วยให้ธุรกิจปรับแต่งบริการและให้คําแนะนําสำหรับลูกค้าแต่ละคนได้

• การผสานการทํางานด้านบัญชี: ระบบ POS สามารถผสานการทํางานกับซอฟต์แวร์การทําบัญชีเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการทําบัญชีและรับรองความถูกต้องในรายงานทางการเงิน

• ฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัย: ระบบ POS มีฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัยขั้นสูงเพื่อปกป้องข้อมูลการชําระเงินที่ละเอียดอ่อนและป้องกันการฉ้อโกง

• การเข้าถึงระยะไกล: ระบบ POS สมัยใหม่มักใช้ระบบคลาวด์และอนุญาตให้เข้าถึงได้จากทุกที่ ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจที่บริหารจัดการร้านค้าหลายแห่งหรือร้านค้าที่เจ้าของและผู้จัดการต้องดูแลการดําเนินงานจากทางไกล

ความท้าทายในการใช้ระบบ POS

นอกจากประโยชน์ที่ได้รับแล้ว ระบบ POS ยังมาพร้อมกับความท้าทายหลายอย่างด้วยกัน หากต้องการลดปัญหาที่พบบ่อย ให้เลือกระบบ POS จากผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียง มีฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัยและการเข้ารหัสที่รัดกุม นอกจากนี้ ควรอัปเดตซอฟต์แวร์และฝึกอบรมพนักงานเป็นประจํา รวมทั้งพิจารณาจัดหาระบบสํารองต่างๆ เตรียมไว้ เช่น ระบบประมวลผลการชําระเงินแบบออฟไลน์หรือกระบวนการแบบแมนวลในกรณีที่ระบบหยุดทํางาน ความท้าทายที่พบบ่อยของระบบ POS มีดังต่อไปนี้

• ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า: ระบบ POS ต้องมีการลงทุนล่วงหน้าในฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และค่าใช้จ่ายในการติดตั้งจํานวนมาก ซึ่งอาจสูงถึงหลายพันดอลลาร์ออสเตรเลีย ขึ้นอยู่กับระบบ ระบบ POS จํานวนมากยังให้บริการในรูปแบบแบบสมัครสมาชิก ซึ่งกําหนดให้ต้องจ่ายค่าธรรมเนียมใบอนุญาตตามแบบแผนล่วงหน้า

• การบํารุงรักษาและการอัปเกรด: ฮาร์ดแวร์อาจต้องมีการซ่อมแซมหรือเปลี่ยนใหม่ และอาจต้องอัปเดตซอฟต์แวร์เพื่อแก้ไขข้อบกพร่องด้านการรักษาความปลอดภัยและเพิ่มคุณลักษณะใหม่ๆ

• การหยุดทํางาน: ความขัดข้องของระบบ POS อาจสร้างความติดขัดให้กับธุรกิจของคุณได้ ทําให้คุณเสียยอดขายและสร้างความไม่พอใจให้ลูกค้า ช่วงเวลาหยุดทํางานอาจเกิดจากความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ ข้อผิดพลาดของซอฟต์แวร์ หรือปัญหาด้านการเชื่อมต่อ (ระบบ POS ส่วนใหญ่ต้องใช้แหล่งจ่ายไฟและการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร)

• ต้องอาศัยความเข้าใจ: พนักงานอาจจะต้องใช้เวลาทำความเข้าใจกว่าจะคุ้นเคยและใช้ฟีเจอร์และฟังก์ชันทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งขึ้นอยู่กับระบบที่เลือกใช้ การติดตั้งใช้งานระบบใหม่จำเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานอย่างครอบคลุม รวมทั้งอาจมีข้อผิดพลาดและการดําเนินงานลา่ช้ากว่าปกติระหว่างการใช้งานช่วงแรกๆ

• ข้อกําหนดตามระเบียบข้อบังคับ: ธุรกิจต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบ POS เป็นไปตามข้อบังคับด้านการรักษาความปลอดภัยของอุตสาหกรรม เช่น มาตรฐานการรักษาความปลอดภัยข้อมูลสําหรับอุตสาหกรรมบัตรชําระเงิน (PCI DSS) ข้อบังคับในการปฏิบัติตามข้อกําหนดอาจมีความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายสูง

• การพึ่งพาผู้ให้บริการ: การพึ่งพาผู้ให้บริการ POS เพื่อขอรับการสนับสนุนทางเทคนิคและการแก้ไขปัญหาอาจทําให้เกิดความเสี่ยงในกรณีที่ผู้ให้บริการไม่พร้อมให้การสนับสนุนหรือราคามีการเปลี่ยนแปลง

• การปรับแต่งที่จํากัด: ระบบ POS บางระบบไม่สามารถปรับแต่งตามความต้องการเฉพาะของธุรกิจได้มากนัก

วิธีการเลือกระบบ POS:

การเลือกระบบ POS ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสําคัญ ต่อไปนี้คือแนวทางแนะนำตลอดกระบวนการคัดเลือก

ระบุความต้องการทางธุรกิจของคุณ

• อุตสาหกรรม: ความต้องการระบบ POS ของร้านค้าปลีก ร้านอาหาร ร้านเสริมสวย และธุรกิจที่เน้นการให้บริการนั้นไม่เหมือนกัน ดังนั้น คุณควรพิจารณาเลือกฟีเจอร์ที่เหมาะกับอุตสาหกรรมของคุณ (เช่น การจัดการสินค้าคงคลังสําหรับร้านค้าปลีกหรือการบริการจัดการโต๊ะอาหารสําหรับร้านอาหาร)

• ขนาดธุรกิจ: ความสามารถในการขยายระบบสําคัญมาก ลองพิจารณาเลือกระบบที่เติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้ไม่ว่าคุณจะมีร้านค้าแห่งเดียวหรือหลายแห่ง

• งบประมาณ: กําหนดงบประมาณเตรียมไว้สําหรับค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ค่าธรรมเนียมการออกใบอนุญาตสำหรับดำเนินงานในปัจจุบัน และการอัปเกรดฮาร์ดแวร์ในอนาคต

• ฟีเจอร์: จัดทํารายการฟีเจอร์ที่คุณต้องการ เช่น การจัดการสินค้าคงคลัง, CRM, การรายงานและการวิเคราะห์ รวมถึงฟังก์ชันการประมวลผลการชําระเงิน

หาข้อมูลระบบ POS แบบต่างๆ

• รีวิวซอฟต์แวร์: อ่านรีวิวและการเปรียบเทียบระบบ POS ต่างๆ เพื่อทําความเข้าใจจุดแข็ง จุดอ่อน และประสบการณ์ของผู้ใช้

• แหล่งข้อมูลจากอุตสาหกรรมเดียวกัน: สมาคมหรือเอกสารเผยแพร่ในวงการอุตสาหกรรมมักจะให้คําแนะนําหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับระบบ POS ที่ใช้ในธุรกิจประเภทเดียวกันกับของคุณ

• การสาธิตโดยผู้ให้บริการ: นัดหมายขอชมการสาธิตจากผู้ให้บริการบางส่วนที่คัดเลือกมาแล้ว เพื่อทดลองใช้อินเทอร์เฟซ ฟีเจอร์ และสัมผัสความสะดวกในการใช้งานของระบบด้วยตัวเอง

ประเมินและเปรียบเทียบระบบ

• ฟังก์ชัน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบมีฟีเจอร์ที่คุณต้องการตอนนี้และรองรับความต้องการในอนาคตของคุณได้

• ความสะดวกในการใช้งาน: พิจารณาว่าระบบเป็นมิตรต่อผู้ใช้ เหมาะสําหรับพนักงานของคุณ โดยเฉพาะผู้ที่ไม่ค่อยเข้าใจเทคโนโลยี

• ฮาร์ดแวร์ที่ใช้งานร่วมกันได้: ดูว่าซอฟต์แวร์ทํางานร่วมกับฮาร์ดแวร์ของคุณได้หรือไม่ หรือจําเป็นต้องใช้อุปกรณ์เพิ่มเติม

• ความสามารถในการขยายระบบ: เลือกระบบที่เติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้ ไม่ว่าคุณจะต้องการเพิ่มเทอร์มินัล จัดการร้านค้าหลายแห่ง หรือเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันใหม่ๆ

• การรักษาความปลอดภัย: ประเมินฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัยของระบบและการปฏิบัติตามข้อกําหนดของอุตสาหกรรม

• ค่าใช้จ่าย: เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายรวมในการเป็นเจ้าของ ซึ่งรวมถึงฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ค่าธรรมเนียมการสมัครใช้บริการ และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือค่าธรรมเนียมผู้ค้าที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลการชําระเงิน อย่ากลัวที่จะต่อรอง เพราะผู้ให้บริการ POS อาจยินดีที่จะเจรจาเกี่ยวกับค่าบริการหรือเสนอฟีเจอร์เพิ่มเติมโดยพิจารณาจากความต้องการและความมุ่งมั่นของคุณโดยเฉพาะ

• การสนับสนุนลูกค้า: ประเมินคุณภาพและความพร้อมของบริการสนับสนุนลูกค้าที่ผู้ให้บริการเสนอให้

• ประสบการณ์จากการทดลองใช้: ผู้ให้บริการหลายรายเสนอการทดลองใช้ฟรี ช่วยให้คุณทดสอบระบบและดูว่าเหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่

• การใช้งานระยะยาว: แม้ค่าใช้จ่ายตั้งต้นจะมีความสําคัญ แต่ควรให้ความสําคัญกับระบบที่จะเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณและตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป

• ข้อกําหนดของสัญญา: ตรวจสอบสัญญาและข้อตกลงระดับบริการ (SLA) อย่างละเอียดเพื่อทําความเข้าใจค่าธรรมเนียมหรือข้อจํากัดแอบแฝง