Un sistema de punto de venta (POS) es una combinación de hardware y software que facilita las transacciones de ventas en una ubicación comercial. Es el lugar donde un cliente paga por bienes o servicios. La funcionalidad de un sistema POS puede variar, pero normalmente incluye la capacidad de procesar transacciones de venta y aceptar pagos. Algunos pueden realizar un seguimiento del inventario y gestionar los datos de los clientes. El mercado australiano de los sistemas POS fue valorado en más de USD 515 millones en 2023 y se espera que crezca a un ritmo tasa de crecimiento anual compuesta de casi el 12.5 % hasta 2028.

A continuación, compartiremos lo que las empresas necesitan saber sobre los sistemas POS australianos: sus componentes y cómo funcionan juntos para facilitar las transacciones; los riesgos y beneficios de los sistemas POS y cómo elegir el adecuado para tu empresa.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• Componentes del sistema POS
  
• ¿Cómo funciona un sistema POS?
  
• Beneficios de usar un sistema POS
  
• Desafíos con los sistemas POS
  
• Cómo elegir un sistema POS
  

Componentes del sistema POS

Los sistemas POS constan de hardware y software que trabajan juntos para aceptar pagos. A continuación, te mostramos un desglose de cada componente.

Hardware

• Terminal de un sistema POS (ordenador o tableta): Puede ser una computadora tradicional, un dispositivo de pantalla táctil todo-en-uno o una tableta versátil. Es el control del sistema donde se ejecuta el software del sistema POS Las máquinas de transferencia electrónica de fondos en el sistema de punto de venta POS (EFTPOS) son comunes en Australia.

• Monitor o pantalla: Esta es la interfaz del sistema POS en la que el cajero puede ver listas de artículos, precios y detalles de transacciones. Una pantalla separada orientada al cliente puede aumentar el compromiso.

• Escáner de código de barras: Escanea los códigos de barras de los productos y agrega los artículos a la venta.

• Caja: Almacena de forma segura el dinero en efectivo, cheques y recibos. A menudo se conecta a la impresora de recibos para abrirla automáticamente una vez que se completa la transacción.

• Impresora de recibos: Imprime recibos detallados para los clientes, lo que proporciona un registro de la transacción.

• Lector de tarjetas de crédito: Procesa métodos de pago, incluidas las tarjetas con chip (EMV), las tarjetas con banda magnética y los pagos sin contacto comunicación de campo cercano (NFC), como Apple Pay o Google Pay.

Software

• Sistema operativo del sistema POS: Gestiona la interacción entre el hardware y el software y es la base del sistema. Por lo general, es Windows, Android, iOS o un sistema operativo del sistema POS especializado.

• Aplicación en el sistema POS: Es el software principal que proporciona la interfaz y la funcionalidad para las siguientes funcionalidades:

  • Base de datos de productos: Almacena información del producto como precios, descripciones y niveles de inventario.
    
  • Procesamiento de ventas: En él se calculan los totales y los impuestos, y se gestionan los descuentos y las promociones.
    
  • Gestión de inventarios: Hace un seguimiento de los niveles de stock en tiempo real y puede automatizar el reordenamiento.
    
  • Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): Mantiene los perfiles de los clientes y su historial de compras para los programas de fidelización y participación.
    
  • Elaboración de informes y análisis: Genera informes de ventas e identifica tendencias.
    

Los componentes adicionales del sistema POS pueden incluir básculas para pesar productos o artículos a granel en tiendas de comestibles o delicatessen; sistemas de visualización de cocina (KDS) para enviar pedidos directamente a la cocina de los restaurantes; impresoras para imprimir etiquetas de códigos de barras o de precios; o relojes de control de tiempo para realizar un seguimiento de las horas y la asistencia del personal.

¿Cómo funciona un sistema POS?

Cada sistema POS tiene diferentes capacidades, pero generalmente procesan las transacciones en los siguientes pasos:

• Escaneo: El producto se escanea con un escáner de código de barras que envía la información del producto al software del sistema POS.

• Recuperación de información del producto: El software POS recupera los detalles del producto, incluido el precio, de la base de datos. Luego, calcula el importe total de los artículos comprados.

• Completamiento del pago: El cliente paga con su método de pago preferido (p. ej., efectivo, tarjeta de crédito o débito). El sistema POS procesa el pago cuando se comunica con la pasarela de pago o con el banco para aprobar la transacción.

• Generación de recibo: Una vez que se procesa el pago, se genera e imprime un recibo, o se envía por correo electrónico o mensaje de texto.

• Actualización de los niveles de inventario: A medida que se completan las ventas, los niveles de inventario se actualizan en tiempo real para mantener la precisión en los niveles de existencias e informar los cronogramas de pedidos.

• Elaboración de informes: El software del sistema POS puede elaborar informes y análisis a partir de los datos recopilados en cada venta. Los minoristas pueden utilizar esta informacion para comprender las tendencias de ventas, realizar un seguimiento de los articulos mas vendidos, gestionar el rendimiento de los empleados y tomar decisiones empresariales informadas.

Beneficios de usar un sistema POS

Los sistemas POS simplifican el procesamiento de pagos para empresas de todos los tamaños. A continuación, te presentamos un resumen de los principales beneficios:

• Transacciones más rápidas: Los sistemas POS escanean y totalizan los artículos de manera eficiente para lograr un proceso de compra más rápido, lo que reduce los tiempos de espera para los clientes.

• Tareas automatizadas: Los sistemas POS automatizan tareas rutinarias como el cálculo del impuesto sobre las ventas, la aplicación de descuentos y la actualización del inventario, lo que permite que el personal se concentre más en el servicio al cliente.

• Minimización del error humano: Los sistemas POS minimizan los errores de entrada manual ya que automatizan la entrada de datos en varios puntos del proceso de ventas, desde el escaneo de productos hasta el cálculo de totales e impuestos.

• Experiencia de ventas consistente: Para las empresas que operan tanto en línea como sin conexión, un sistema POS puede unificar los canales de venta, lo que proporciona consistencia en la experiencia de cliente y los precios en todas las plataformas.

• Seguimiento de inventario en tiempo real: Los sistemas POS actualizan el inventario en tiempo real, lo que evita el exceso o falta de abastecimiento.

• Datos de la transacción: Los sistemas POS recopilan datos sobre cada transacción que se pueden utilizar para generar informes detallados sobre las ventas, ganancias, comportamiento del cliente y más. Por ejemplo, las empresas pueden utilizar los informes detallados sobre qué tan buena es la venta de varios artículos para tomar decisiones de compra, así como mejorar los niveles de personal, planificar eventos promocionales y adaptar las ofertas de productos.

• Interacciones personalizadas: Algunos sistemas POS pueden almacenar historiales de compras de los clientes, lo que permite que las empresas personalicen el servicio y las recomendaciones.

• Integración contable: Los sistemas POS pueden integrarse con el software de contabilidad para simplificar el proceso de contabilidad y garantizar la precisión de los informes financieros.

• Funcionalidades de seguridad: Los sistemas POS cuentan con funcionalidades de seguridad mejoradas para proteger la información confidencial de pago y prevenir el fraude.

• Acceso remoto: Los sistemas POS modernos a menudo están basados en la nube y permiten el acceso desde cualquier lugar, lo que puede ayudar a las empresas que administran varias ubicaciones o a aquellas con propietarios y gerentes que necesitan supervisar las operaciones de forma remota.

Desafíos con los sistemas POS

Así como los sistemas POS traen beneficios, también tienen desafíos inherentes Para mitigar los problemas más comunes, prioriza la elección de un sistema POS con una muy buena reputación de proveedor y funciones de seguridad y cifrado sólidas. Mantente al día con las actualizaciones periódicas de software y la capacitación del personal, y considera tener sistemas de respaldo como opciones de procesamiento de pagos sin conexión o procesos manuales en caso de tiempo de inactividad del sistema. A continuación, describimos los desafíos comunes de los sistemas POS:

• Costos iniciales: Un sistema POS puede requerir una inversión inicial sustancial en hardware, software y costos de configuración, que pueden alcanzar miles de dólares australianos dependiendo del sistema. Muchos sistemas POS también funcionan con un modelo basado en suscripción, lo que requiere comisiones de licencia recurrentes.

• Mantenimiento y actualizaciones: Es posible que el hardware requiera reparaciones o reemplazos, y es posible que se necesiten actualizaciones de software para los parches de seguridad y las nuevas funcionalidades.

• Tiempo de inactividad: El mal funcionamiento del sistema POS puede interrumpir tu negocio, lo que lleva a la pérdida de ventas y a la frustración de los clientes. El tiempo de inactividad puede deberse a fallos de hardware, errores de software o problemas de conectividad (la mayoría de los sistemas POS dependen de una fuente de alimentación estable y de conectividad a internet).

• Curva de aprendizaje: Según el sistema, puede haber una curva de aprendizaje pronunciada para que el personal se familiarice con todas las características y funcionalidades de manera efectiva. La implementación de un nuevo sistema requiere una capacitación integral del personal, y puede haber errores y operaciones lentas durante la fase de adopción inicial.

• Requisitos normativos: Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas POS cumplan con las normativas de seguridad del sector, como el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS). Los requisitos de cumplimiento pueden ser complejos y costosos.

• Dependencia del proveedor: Confiar en el proveedor del sistema POS para obtener soporte técnico y resolución de problemas puede vulnerabilizarte frente a interrupciones del proveedor o cambios de precios.

• Personalización limitada: Algunos sistemas POS tienen opciones limitadas de modificación en función de las necesidades específicas de tu empresa.

Cómo elegir un sistema POS

Elegir el sistema POS adecuado para tu empresa es importante: aquí tienes una hoja de ruta que te guiará a lo largo del proceso de selección.

Identifica las necesidades de tu negocio

• Sector: Las necesidades del sistema POS difieren entre las tiendas minoristas, los restaurantes, las peluquerías y las empresas de servicios. Considera las características específicas de tu sector (por ejemplo, la gestión de inventario para minoristas o la gestión de mesas para restaurantes).

• Tamaño de la empresa: La escalabilidad es importante. Considera un sistema que pueda crecer con tu empresa, ya sea que tengas una tienda o varias ubicaciones.

• Presupuesto: Determina tu presupuesto para los costos iniciales, las tarifas de licencia continuas y las posibles actualizaciones de hardware.

• Funcionalidades: Haz una lista de las funcionalidades que necesitas, como gestión de inventario, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), informes y análisis, y capacidades de procesamiento de pagos.

Investiga las opciones que ofrece el sistema POS

• Reseñas de software: Lee reseñas y comparaciones de diferentes sistemas POS para comprender sus fortalezas, debilidades y experiencias de usuario.

• Recursos del sector: Las asociaciones o publicaciones del sector a menudo brindan recomendaciones o reseñas de sistemas POS relevantes para tu tipo de empresa.

• Demostraciones de proveedores: Programa demostraciones con una breve lista de proveedores para tener una idea general de la interfaz, las características y la facilidad de uso del sistema.

Evalúa y compara sistemas

• Funcionalidad: Asegúrate de que el sistema tenga las características que necesitas ahora y pueda adaptarse a tus posibles necesidades futuras.

• Facilidad de uso: Considera qué tan fácil de usar es el sistema para tu personal, especialmente para aquellos que tienen menos experiencia con la tecnología.

• Compatibilidad de hardware: Fíjate si el software funciona con tu hardware existente o si se necesitas equipo adicional.

• Escalabilidad: Elige un sistema que pueda crecer con tu negocio, ya sea que necesites agregar más terminales, administrar varias ubicaciones o integrarte con nuevas aplicaciones.

• Seguridad: Evalúa las características de seguridad del sistema y su cumplimiento con las normativas del sector.

• Costo: Compara el costo total de propiedad, incluidos el hardware, el software, las comisiones de suscripción y cualquier cargo adicional o comisión comercial asociada con el procesamiento de pagos. No tengas miedo de negociar. Los proveedores de los sistemas POS pueden estar dispuestos a negociar precios u ofrecer funciones adicionales en función de tus necesidades y compromisos específicos.

• Atención al cliente: Evalúa la calidad y disponibilidad de la atención al cliente que ofrece el proveedor.

• Experiencia de prueba: Muchos proveedores ofrecen pruebas gratuitas, lo que te permite probar el sistema y ver si es una buena opción para tu empresa.

• Uso a largo plazo: Si bien el costo inicial es importante, prioriza un sistema que pueda crecer con tu empresa y satisfacer tus necesidades cambiantes.

• Condiciones del contrato: Revisa detenidamente los contratos y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para comprender si hay comisiones o limitaciones ocultas.