Un sistema de punto de venta (POS, por sus siglas en inglés) es una combinación de hardware y software que facilita las transacciones de venta en el establecimiento de una empresa. Es donde el cliente paga los bienes o servicios. Las funciones de un sistema POS pueden variar, pero este suele incluir la posibilidad de procesar transacciones de venta y aceptar pagos, aunque algunos también pueden hacer un seguimiento del inventario y gestionar datos de clientes. El mercado de sistemas POS australiano estaba valorado en más de 515 millones de dólares estadounidenses en 2023 y se prevé que su tasa de crecimiento anual compuesto sea de casi el 12,5 % hasta 2028.

A continuación, explicaremos lo que deben saber las empresas sobre los sistemas POS australianos: cuáles son sus componentes y cómo funcionan de forma conjunta para facilitar las transacciones, cuáles son los riesgos y las ventajas de los sistemas POS, y cómo elegir el adecuado para tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• Componentes de los sistemas POS
  
• ¿Cómo funciona un sistema POS?
  
• Ventajas de usar un sistema POS
  
• Inconvenientes de los sistemas POS
  
• Cómo elegir un sistema POS
  

Componentes de los sistemas POS

Los sistemas POS constan de hardware y software que funcionan de forma conjunta para aceptar pagos. A continuación, explicamos cada componente.

Hardware

• Terminal del sistema POS (ordenador o tableta): puede tratarse de un ordenador tradicional, una pantalla táctil todo en uno o una tableta versátil. Es la parte central en la que se ejecuta el software del sistema POS. Las máquinas de transferencias electrónicas de fondos en el punto de venta (EFTPOS, por sus siglas en inglés) son habituales en Australia.

• Monitor o pantalla: es la interfaz del sistema POS en la que el cajero puede ver listas de artículos, precios y datos de transacciones. Con una pantalla independiente dirigida a los clientes se puede mejorar la interacción.

• Escáner de códigos de barras: sirve para escanear los códigos de barras y añadir los artículos a la venta.

• Caja registradora: almacena de forma segura el efectivo, los cheques y los recibos. Suele estar conectada a la impresora de recibos para abrirse automáticamente una vez que la transacción se ha completado.

• Impresora de recibos: imprime los recibos pormenorizados para que los clientes tengan un registro de la transacción.

• Lector de tarjetas de crédito: procesa métodos de pago como tarjetas con chip (EMV), tarjetas con banda magnética y pagos NFC (siglas en inglés de «comunicación de campo cercano») sin contacto (por ejemplo, mediante Apple Pay o Google Pay).

Software

• Sistema operativo del sistema POS: gestiona la interacción entre el hardware y el software, y es la base del sistema. Suele ser Windows, Android, iOS o un sistema operativo específico para sistemas POS.

• Aplicación del sistema POS: es el software principal que proporciona la interfaz y la funcionalidad de las funciones que se indican a continuación.

  • Base de datos de productos: almacena información de los productos, como precios, descripciones y niveles de inventario.
    
  • Procesamiento de ventas: calcula los totales y los impuestos, y gestiona los descuentos y las promociones.
    
  • Gestión del inventario: hace un seguimiento de los niveles de existencias en tiempo real y puede automatizar el proceso para hacer nuevos pedidos.
    
  • Gestión de la relación con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés): mantiene los perfiles de los clientes y el historial de compras para los programas de captación y fidelidad de clientes.
    
  • Elaboración de informes y análisis: genera informes de ventas e identifica tendencias.
    

Un sistema POS puede tener otros componentes, como básculas para pesar productos o varios artículos en supermercados o charcuterías, sistemas de visualización (KDS, por sus siglas en inglés) que permiten enviar pedidos directamente a la cocina en restaurantes, impresoras para imprimir etiquetas de códigos de barras o de precios, o bien relojes para hacer un seguimiento del horario del personal y la asistencia.

¿Cómo funciona un sistema POS?

Cada sistema POS tiene diferentes funcionalidades, pero todos suelen procesar transacciones siguiendo estos pasos:

• Escaneo: el producto se escanea mediante un escáner de códigos de barras, que envía la información de cada producto al software del sistema POS.

• Obtención de la información de los productos: el software del sistema POS obtiene los datos de cada producto (incluido su precio) de la base de datos y, después, calcula el importe total de los artículos comprados.

• Pago: el cliente paga con el método que prefiere (por ejemplo, efectivo o tarjeta de crédito o débito). Para procesar el pago, el sistema POS se comunica con la pasarela de pagos o el banco para que aprueben la transacción.

• Generación del recibo: una vez que el pago se ha procesado, se genera e imprime un recibo, o bien se envía por correo electrónico o mensaje de texto.

• Actualización de los niveles de inventario: cuando se completan las ventas, los niveles de inventario se actualizan en tiempo real para que en él se muestren las existencias exactas y este pueda servir de guía para programar nuevos pedidos.

• Elaboración de informes: el software del sistema POS puede crear informes y análisis a partir de los datos recopilados con cada venta. Los minoristas pueden usar esta información para comprender las tendencias de ventas, hacer un seguimiento de los artículos que mejor se venden, gestionar el rendimiento del personal y tomar decisiones empresariales fundamentadas.

Ventajas de usar un sistema POS

Los sistemas POS simplifican el procesamiento de los pagos a empresas de todos los tamaños. A continuación, resumimos las principales ventajas:

• Transacciones más rápidas: los sistemas POS escanean y suman con eficiencia los artículos para agilizar el proceso de compra, lo que reduce el tiempo que los clientes tienen que esperar.

• Tareas automatizadas: los sistemas POS automatizan tareas rutinarias como el cálculo del impuesto sobre las ventas, la aplicación de descuentos y la actualización del inventario para que el personal pueda centrarse en atender a los clientes.

• Reducción de los errores humanos: los sistemas POS minimizan los errores manuales, ya que automatizan la introducción de datos en diferentes puntos del proceso de venta, desde el escaneo de productos hasta el cálculo de los totales y los impuestos.

• Experiencia de venta uniforme: en el caso de las empresas que operen tanto por Internet como en tiendas físicas, un sistema POS puede unificar los canales de venta y ofrecer a los clientes la misma experiencia y los mismos precios en todas las plataformas.

• Seguimiento del inventario en tiempo real: los sistemas POS actualizan el inventario en tiempo real para evitar que haya exceso o falta de existencias.

• Datos de transacciones: los sistemas POS recopilan datos sobre cada transacción, que se pueden usar para generar informes detallados sobre las ventas, los beneficios, el comportamiento de los clientes y otros aspectos. Por ejemplo, las empresas pueden utilizar informes detallados sobre lo bien que se venden diferentes artículos para tomar decisiones de compra, así como mejorar la dotación de personal, planificar eventos promocionales y personalizar ofertas de productos.

• Interacciones personalizadas: algunos sistemas POS pueden almacenar historiales de compras de clientes, lo que permite a las empresas personalizar el servicio y hacer recomendaciones a medida.

• Integración de la contabilidad: los sistemas POS pueden integrarse con software de contabilidad para simplificar el proceso de contabilidad y garantizar que los informes financieros sean precisos.

• Funciones de seguridad: los sistemas POS tienen funciones de seguridad mejoradas para proteger la información de pago confidencial y evitar fraudes.

• Acceso remoto: los sistemas POS modernos suelen estar basados en la nube y permiten acceder a ellos desde cualquier lugar, lo que puede ayudar a las empresas que gestionan varios establecimientos o a aquellas cuyos propietarios y directores deban supervisar las operaciones en remoto.

Inconvenientes de los sistemas POS

Además de ventajas, los sistemas POS también tienen inconvenientes. Para mitigar problemas habituales, es mejor que elijas un sistema POS con buenas funciones de seguridad y cifrado, y cuyo proveedor tenga muy buena reputación. Mantente al día con las actualizaciones de software periódicas y la formación del personal, y considera la posibilidad de tener sistemas de respaldo, como opciones de procesamiento de pagos sin conexión o procesos manuales en caso de que el sistema esté inactivo en algún momento. A continuación, explicamos los inconvenientes habituales de los sistemas POS:

• Costes iniciales: un sistema POS puede exigir una inversión inicial considerable en cuanto a costes de hardware, software y configuración, que pueden llegar a los miles de dólares australianos en función del sistema. Muchos sistemas POS también operan con un modelo de suscripción, por lo que requieren cuotas de licencias recurrentes.

• Mantenimiento y actualizaciones: es posible que haya que reparar o sustituir el hardware, así como que sea necesario instalar actualizaciones de software que incluyan parches de seguridad y nuevas funciones.

• Tiempo de inactividad: los fallos de los sistemas POS pueden interrumpir tu negocio y hacer que pierdas ventas y que los clientes se frustren. Los fallos de hardware, errores de software o problemas de conectividad (la mayoría de los sistemas POS depende de un suministro eléctrico y una conexión a Internet estables) pueden hacer que tu sistema esté inactivo durante algún tiempo.

• Curva de aprendizaje: en función del sistema, es posible que el personal tenga que pasar por un arduo proceso de aprendizaje para conocer bien todas las funciones. Implementar un nuevo sistema exige una formación integral del personal. Además, durante la fase de adopción inicial, puede haber errores y una mayor lentitud de las operaciones.

• Requisitos normativos: las empresas deben asegurarse de que sus sistemas POS cumplen con las normativas de seguridad del sector, como el estándar de seguridad de datos del sector de pagos con tarjeta (PCI DSS, por sus siglas en inglés). Los requisitos de cumplimiento de normativas pueden ser complejos y caros.

• Dependencia del proveedor: depender del proveedor del sistema POS para recibir soporte técnico y solucionar problemas puede hacer que seas vulnerable a sus interrupciones o cambios en los precios.

• Personalización limitada: algunos sistemas POS tienen opciones de modificación limitadas en función de las necesidades concretas de tu empresa.

Cómo elegir un sistema POS

Es importante que elijas el sistema POS adecuado para tu empresa. Aquí tienes un plan que te guiará por el proceso de selección.

Identifica las necesidades de tu empresa

• Sector: las necesidades de los sistemas POS varían en función del tipo de negocio (comercios minoristas, restaurantes, peluquerías y empresas de servicios, por ejemplo). Analiza las funciones específicas de tu sector, como la gestión de inventario en el caso de un comercio minorista o la gestión de mesas si se trata de un restaurante.

• Tamaño de la empresa: la escalabilidad es importante. Opta por un sistema que pueda crecer con tu negocio, tanto si tienes una tienda como si ya cuentas con varias ubicaciones.

• Presupuesto: determina el presupuesto para los costes iniciales, las cuotas de licencias continuas y las posibles mejoras de hardware.

• Funciones: haz una lista con las funciones que necesites, como funcionalidades de gestión de inventario, CRM, elaboración de informes y análisis, y procesamiento de pagos.

Investiga las opciones de los sistemas POS

• Opiniones sobre el software: lee opiniones y comparaciones de diferentes sistemas POS para comprender sus puntos fuertes y débiles, y la experiencia de los usuarios.

• Recursos del sector: las asociaciones o publicaciones del sector suelen ofrecer recomendaciones u opiniones sobre sistemas POS pertinentes para tu tipo de empresa.

• Demostraciones de proveedores: programa demostraciones con una pequeña lista de proveedores para conocer de primera mano la interfaz, las funciones y la facilidad de uso del sistema.

Evalúa y compara sistemas

• Funciones: asegúrate de que el sistema tenga las funciones que necesitas ahora y que se pueda adaptar a lo que puedas necesitar en el futuro.

• Facilidad de uso: analiza lo fácil de usar que es el sistema para tu personal, sobre todo para aquellas personas que sean menos expertas en tecnología.

• Compatibilidad con el hardware: comprueba si el software funciona con el hardware que ya tienes o si necesitarás otros equipos.

• Escalabilidad: elige un sistema que pueda crecer con tu empresa en caso de que necesites incorporar más terminales, gestionar varias ubicaciones o integrar nuevas aplicaciones.

• Seguridad: evalúa las funciones de seguridad del sistema y si cumplen las normativas del sector.

• Coste: compara el coste total de propiedad, incluidos el hardware, el software, las cuotas de suscripción y cualquier otro cargo o comisión de comerciante asociado con el procesamiento de pagos. No tengas miedo de negociar. Los proveedores de sistemas POS pueden estar dispuestos a negociar los precios u ofrecer otras funciones según las necesidades y el compromiso que tengas.

• Soporte al cliente: analiza la calidad y disponibilidad del soporte al cliente que ofrece el proveedor.

• Experiencia de prueba: muchos proveedores ofrecen pruebas gratuitas que permiten probar el sistema y ver si encaja bien con tu negocio.

• Uso prolongado: si bien el coste inicial es importante, dale prioridad a un sistema que pueda crecer con tu empresa y satisfacer los cambios que vaya habiendo en tus necesidades.

• Condiciones contractuales: revisa con atención los contratos y los acuerdos de nivel de servicio (SLA, por sus siglas en inglés) para comprender todas las comisiones o limitaciones ocultas.