Ett POS-system är en kombination av maskinvara och programvara som underlättar försäljningstransaktioner på en företagsplats. Det är platsen där en kund betalar för varor eller tjänster. Funktionaliteten hos ett POS-system kan variera, men det inkluderar vanligtvis möjligheten att behandla försäljningstransaktioner och ta emot betalningar. Vissa kan spåra lager och hantera kunddata. Den australiska POS-marknaden värderades 2023 till mer än 515 miljoner USD och förväntas växa med en årlig tillväxttakt på nästan 12,5 % fram till 2028.

Nedan kommer vi att dela med oss av vad företag behöver veta om australiska POS-system: deras komponenter och hur de fungerar tillsammans för att underlätta transaktioner, riskerna och fördelarna med POS-system och hur du väljer rätt för ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Komponenter för POS-system
  
• Hur fungerar POS-system?
  
• Fördelar med att använda POS-system
  
• Utmaningar med POS-system
  
• Så väljer man ett POS-system
  

Komponenter för POS-system

POS-system består av hårdvara och mjukvara som arbetar tillsammans för att ta emot betalningar. Här är en uppdelning av varje komponent.

Hårdvara

• POS-terminal (dator eller surfplatta): Det kan vara en vanlig dator, en allt-i-ett-pekskärm eller en mångsidig surfplatta. Det är det centrala navet i systemet där POS-programvaran körs. EFTPOS-apparater (Electronic Funds Transfer at Point of Sale) är vanliga i Australien.

• Bildskärm: Ett POS-gränssnitt där kassören kan visa artikellistor, priser och transaktionsuppgifter. En separat skärm som är vänd mot kunden kan förbättra engagemanget.

• Streckkodsläsare: Detta skannar produktens streckkoder och lägger till varorna i försäljningen.

• Kassalåda: Här förvaras kontanter, checkar och kvitton på ett säkert sätt. Den ansluts ofta till kvittoskrivaren för automatisk öppning efter att transaktionen är klar.

• Kvittoskrivare: Skriver ut specificerade kvitton för kunder, vilket registrerar transaktionen.

• Kortterminal: Behandlar betalningsmetoder inklusive chipbaserade kort (EMV), kort med magnetremsa och kontaktlösa betalningar med NFC-teknik som Apple Pay eller Google Pay.

Programvara

• POS-operativsystem: Det hanterar interaktionen mellan hårdvara och mjukvara och är grunden för systemet. Det är vanligtvis Windows, Android, iOS eller ett specialiserat POS-operativsystem.

• POS-applikation: Detta är kärnprogramvaran som tillhandahåller gränssnitt och funktionalitet för följande funktioner:

  • Databas för produkter: Detta lagrar produktinformation som priser, beskrivningar och lagernivåer.
    
  • Behandling av försäljning: Detta beräknar belopp och skatter och hanterar rabatter och kampanjer.
    
  • Lagerhantering: Detta spårar lagernivåer i realtid och kan automatisera ombeställningar.
    
  • Hantering av kundrelationer (CRM): Tar hand om kundprofiler och köphistorik för kundengagemang och lojalitetsprogram.
    
  • Rapportering och analys: Detta genererar försäljningsrapporter och identifierar trender.
    

Ytterligare komponenter för POS-system kan inkludera vågar för att väga produkter i livsmedels- eller delikatessbutiker, kökssystem (Kitchen Display System, KDS) för att skicka beställningar direkt till restaurangkök, skrivare för utskrift av streckkodsetiketter eller prislappar, eller stämpelur för att hålla koll på personalens timmar och närvaro.

Hur fungerar ett POS-system?

Varje POS-system har olika funktioner, men de behandlar vanligtvis transaktioner i följande steg:

• Skanning: Produkten skannas med hjälp av en streckkodsläsare som skickar produktinformationen till POS-programvaran.

• Hämtning av produktinformation: POS-programvaran hämtar produktinformation inklusive pris från databasen. Den beräknar sedan det totala beloppet för de inköpta artiklarna.

• Slutföring av betalning: Kunden betalar med den betalningsmetod han eller hon föredrar (t.ex. kontanter, kreditkort eller bankkort). POS-systemet behandlar betalningen genom att kommunicera med betalningsgatewayen eller banken för att godkänna transaktionen.

• Skapande av kvitto: När betalningen har behandlats skapas och skrivs ett kvitto ut, eller skickas via e-post eller sms.

• Uppdatering av lager: När försäljningen är klar uppdateras lagret i realtid för att hålla korrekta nivåer och informationen skickas till beställningsscheman.

• Rapportering: POS-programvara kan skapa rapporter och analyser från data som samlas in vid varje försäljning. Återförsäljare kan använda denna information för att förstå försäljningstrender, spåra bästsäljande artiklar, hantera personalens resultat och fatta välgrundade affärsbeslut.

Fördelar med att använda ett POS-system

POS-system förenklar betalningshantering för företag av alla storlekar. Här är en sammanfattning av de viktigaste fördelarna:

• Snabbare transaktioner: POS-system skannar och beräknar varubelopp effektivt för en snabbare betalning, vilket minskar väntetiderna för kunderna.

• Automatiserade uppgifter: POS-system automatiserar rutinuppgifter som att beräkna moms, tillämpa rabatter och uppdatera lager – vilket gör att personalen kan fokusera mer på kundservice.

• Färre fel på grund av den mänskliga faktorn: POS-system minskar antalet manuella inmatningsfel tack vare automatiserad datainmatning vid olika punkter i försäljningsprocessen, från att skanna produkter till att beräkna belopp och skatter.

• Enhetlig försäljningsupplevelse: För företag som arbetar både online och offline kan ett POS-system föra samman olika säljkanaler och ge en enhetlig kundupplevelse och enhetliga priser på alla plattformar.

• Lagerspårning i realtid: POS-system uppdaterar lager i realtid, vilket förbättrar lagerhållningen.

• Transaktionsuppgifter: POS-system samlar in data om varje transaktion, som kan användas för att generera detaljerade rapporter om försäljning, vinst, kundbeteende och mer. Företag kan till exempel använda ingående rapporter om hur bra olika varor säljer för att fatta beslut, förbättra personalnivåerna, planera reklamevenemang och skräddarsy produkterbjudanden.

• Personanpassade interaktioner: Vissa POS-system kan spara kundernas köphistorik, vilket gör att företag kan anpassa servicen och ge skräddarsydda rekommendationer.

• Integrering av redovisning: POS-system kan integreras med bokföringsprogram för att förenkla redovisningsprocessen och säkerställa noggrannhet i finansiella rapporter.

• Säkerhetsfunktioner: POS-system har förbättrade säkerhetsfunktioner för att skydda känslig betalningsinformation och förhindra bedrägerier.

• Fjärråtkomst: Moderna POS-system är ofta molnbaserade och tillåter åtkomst från alla platser, vilket kan hjälpa de företag som hanterar flera platser eller har ägare och chefer som behöver hålla koll på verksamheten på distans.

Utmaningar med POS-system

POS-system innebär både fördelar och utmaningar. För att slippa vanliga problem, försök att välja ett POS-system med bra säkerhetsfunktioner och kryptering, och där leverantören har ett bra anseende. Uppdatera programvaran regelbundet och utbilda din personal, och se till att ha ett reservsystem, t.ex. betalningshantering i fysisk miljö eller manuella processer i händelse av systemavbrott. Vanliga utmaningar med POS-system beskrivs nedan:

• Initiala kostnader: Ett POS-system kan kräva en betydande första investering i hårdvara, mjukvara och installation, vilket kan uppgå till tusentals australiska dollar beroende på system. Många POS-system fungerar också med en abonnemangsbaserad modell som kräver återkommande licensavgifter.

• Underhåll och uppgraderingar: Maskinvara kan behöva repareras eller bytas ut, och programuppdateringar kan behövas för säkerhetskorrigeringar och nya funktioner.

• Driftstopp: Fel i POS-systemet kan störa din verksamhet, vilket leder till förlorade intäkter och frustrerade kunder. Driftstopp kan orsakas av maskinvarufel, programvarufel eller anslutningsproblem (de flesta POS-system är beroende av en stabil strömförsörjning och internetanslutning).

• Inlärningskurva: Beroende på system kan det ta tid innan personalen lär sig alla funktioner på ett effektivt sätt. Implementering av ett nytt system kräver omfattande utbildning av personalen, och saker och ting kan bli fel och ta längre tid under implementeringen.

• Lagstadgade krav: Företag måste se till att deras POS-system följer branschens säkerhetsregler, såsom Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Efterlevnadskrav kan vara komplexa och kostsamma.

• Leverantörsberoende: Om du förlitar dig på POS-leverantören för teknisk support och felsökning kan det göra dig sårbar för störningar hos leverantören eller prisändringar.

• Begränsad anpassning: Vissa POS-system har begränsade alternativ för anpassning baserat på ditt företags specifika behov.

Så väljer du ett POS-system

Att välja rätt POS-system för ditt företag är viktigt: här är en färdplan som guidar dig genom urvalsprocessen.

Identifiera dina affärsbehov

• Bransch: Behoven för POS-system skiljer sig åt mellan butiker, restauranger, salonger och servicebaserade företag. Tänk på funktioner som är specifika för din bransch (t.ex. lagerhantering för detaljhandel eller bordshantering för restauranger).

• Företagets storlek: Skalbarhet är viktigt. Överväg ett system som kan växa med ditt företag, oavsett om du har en enda eller flera butiker.

• Budget: Fastställ din budget för startkostnader, löpande licensavgifter och potentiella maskinvaruuppgraderingar.

• Funktioner: Gör en lista över funktioner du behöver, till exempel lagerhantering, CRM, rapportering och analys samt funktioner för betalningshantering.

Undersök olika POS-system

• Recensioner av programvara: Läs recensioner och jämförelser av olika POS-system för att förstå deras styrkor, svagheter och användarupplevelser.

• Resurser inom branschen: Branschorganisationer eller -publikationer ger ofta rekommendationer eller recensioner av POS-system som är relevanta för din verksamhetsform.

• Demon hos leverantörer: Planera in demon med ett antal leverantörer för att få en upplevelse av systemets gränssnitt, funktioner och användarvänlighet.

Utvärdera och jämför system

• Funktionalitet: Se till att systemet har de funktioner du behöver nu och kan tillgodose dina potentiella framtida behov.

• Användarvänlighet: Överväg om systemet är användarvänligt för din personal, särskilt de som är mindre tekniskt kunniga.

• Kompatibilitet med hårdvara: Se om programvaran fungerar med din befintliga hårdvara eller om uppytterligare utrustning behövs.

• Skalbarhet: Välj ett system som kan växa med ditt företag – oavsett om du behöver lägga till fler terminaler, hantera flera platser eller integrera med nya applikationer.

• Säkerhet: Utvärdera systemets säkerhetsfunktioner och kontrollera att de uppfyller branschregler.

• Kostnad: Jämför den totala ägandekostnaden, inklusive maskinvara, programvara, abonnemangsavgifter och eventuella extra kostnader eller handlaravgifter i samband med betalningshantering. Var inte rädd för att förhandla. POS-leverantörer kan vara villiga att förhandla om priser eller erbjuda ytterligare funktioner baserat på dina specifika behov och ditt engagemang.

• Kundtjänst: Bedöm kvaliteten och tillgängligheten för den kundsupport som erbjuds av leverantören.

• Testa produkten: Många leverantörer erbjuder gratis provperioder, så att du kan testa systemet och se om det passar ditt företag.

• Användning på lång sikt: Även om den initiala kostnaden är viktig, prioritera ett system som kan växa med ditt företag och möta dina nya behov.

• Avtalsvillkor: Läs noga igenom avtal och servicenivåavtal (Service Level Agreement, SLA) för att förstå om det finns några eventuella dolda avgifter eller begränsningar.