Un sistema POS (point of sale) è una combinazione di hardware e software che facilita le transazioni di vendita presso i locali di un'attività, dove il cliente paga i beni o i servizi acquistati. Le funzionalità dei sistemi POS possono variare, ma in genere includono la capacità di elaborare transazioni di vendita e accettare pagamenti. Alcuni supportano anche il monitoraggio dell'inventario e la gestione dei dati dei clienti. Il mercato POS in Australia è stato valutato in oltre 515 milioni di dollari USA nel 2023 e si prevede che crescerà a un tasso annuale composto di quasi il 12,5% fino al 2028.

In questo articolo presenteremo tutto quello che le attività devono sapere sui sistemi POS australiani: i loro componenti e il modo in cui interagiscono per facilitare le transazioni, i rischi e i vantaggi dei sistemi POS, nonché come scegliere quello giusto per la tua attività.

Contenuto dell'articolo

• Componenti dei sistemi POS
  
• Come funziona un sistema POS?
  
• Vantaggi di un sistema POS
  
• Problematiche con i sistemi POS
  
• Come scegliere un sistema POS
  

Componenti dei sistemi POS

I sistemi POS sono costituiti da componenti hardware e software che interagiscono per l'accettazione dei pagamenti. Ecco una descrizione dettagliata di ciascun componente.

Hardware

• Terminale POS (computer o tablet): può essere un computer tradizionale, un'unità touch screen all-in-one o un tablet versatile. È il nucleo centrale del sistema in cui viene eseguito il software POS. I dispositivi per il trasferimento elettronico di fondi al punto vendita (EFTPOS, Electronic Funds Transfer at Point of Sale) sono comuni in Australia.

• Monitor o schermo: è l'interfaccia POS su cui il personale addetto alla cassa può visualizzare gli elenchi degli articoli, i prezzi e i dettagli della transazione. Un display separato rivolto verso i clienti può migliorare l'esperienza.

• Scanner di codici a barre: scansiona i codici a barre dei prodotti e aggiunge gli articoli alla vendita.

• Cassetto portadenaro: conserva in modo sicuro contanti, assegni e ricevute. Spesso è collegato alla stampante delle ricevute per l'apertura automatica al termine della transazione.

• Stampante delle ricevute: stampa ricevute dettagliate per i clienti, che rappresentano una registrazione della transazione.

• Lettore di carte di credito: questo lettore elabora le modalità di pagamento, tra cui carte a chip (EMV), carte a strisciamento e pagamenti contactless NFC (Near-Field Communication) come Apple Pay o Google Pay.

Software

• Sistema operativo POS: gestisce l'interazione tra hardware e software e costituisce la base del sistema. In genere si tratta di Windows, Android, iOS o di un sistema operativo POS specializzato.

• Applicazione POS: software principale che fornisce l'interfaccia e l'operatività per le funzionalità seguenti:

  • Database dei prodotti: memorizza le informazioni sui prodotti, come prezzi, descrizioni e livelli di inventario.
    
  • Elaborazione delle vendite: calcola i totali e le imposte e gestisce sconti e promozioni.
    
  • Gestione dell'inventario: tiene traccia dei livelli delle scorte in tempo reale e può automatizzare il riordino.
    
  • Gestione delle relazioni con i clienti (CRM): gestisce i profili dei clienti e la cronologia degli acquisti per i programmi di fidelizzazione e coinvolgimento dei clienti.
    
  • Reportistica e analisi: genera report sulle vendite e identifica le tendenze.
    

Altri componenti del sistema POS potrebbero essere le bilance per pesare i prodotti o gli articoli sfusi nei negozi di alimentari o nelle gastronomie; i sistemi KDS (Kitchen Display System) per inviare gli ordini direttamente alla cucina nei ristoranti; le stampanti di etichette per la stampa di etichette con codici a barre o cartellini dei prezzi; oppure gli orologi marcatempo dei dipendenti per monitorare le ore e le presenze del personale.

Come funziona un sistema POS?

Ogni sistema POS ha funzionalità diverse, ma in genere le transazioni vengono elaborate con i passaggi seguenti:

• Scansione: il prodotto viene scansionato con uno scanner di codici a barre, che invia le informazioni sul prodotto al software POS.

• Recupero delle informazioni sul prodotto: il software POS recupera i dettagli del prodotto, compreso il prezzo, dal database e quindi calcola l'importo totale degli articoli acquistati.

• Completamento del pagamento: il cliente paga utilizzando la modalità di pagamento preferita (ad esempio, contanti, carta di credito o carta di debito). Il POS elabora il pagamento comunicando con il gateway di pagamento o la banca per approvare la transazione.

• Generazione della ricevuta: dopo l'elaborazione del pagamento, viene generata una ricevuta che può essere stampata o inviata tramite email o SMS.

• Aggiornamento dei livelli di inventario: quando le vendite vengono completate, i livelli di inventario vengono aggiornati in tempo reale per mantenere livelli di scorte accurati e informare i programmi di ordinazione.

• Reportistica: il software POS è in grado di creare report e analisi dai dati raccolti per ogni vendita. I venditori al dettaglio possono utilizzare queste informazioni per interpretare le tendenze di vendita, tenere traccia degli articoli più venduti, gestire le prestazioni dei dipendenti e prendere decisioni aziendali informate.

Vantaggi di un sistema POS

I sistemi POS semplificano l'elaborazione dei pagamenti per le attività di tutte le dimensioni. Ecco un riepilogo dei principali vantaggi:

• Transazioni più rapide: i sistemi POS scansionano gli articoli e calcolano i totali in modo efficiente per velocizzare il completamento della transazione, riducendo i tempi di attesa per i clienti.

• Attività automatizzate: i sistemi POS automatizzano attività di routine come il calcolo dell'imposta sulle vendite, l'applicazione di sconti e l'aggiornamento dell'inventario, consentendo al personale di dedicare maggiore attenzione all'assistenza clienti.

• Riduzione al minimo dell'errore umano: i sistemi POS riducono al minimo gli errori di inserimento manuale automatizzando l'inserimento dei dati in vari punti del processo di vendita, dalla scansione dei prodotti al calcolo dei totali e delle imposte.

• Esperienza di vendita coerente: per le attività che operano sia online che offline, un sistema POS può unificare i canali di vendita, offrendo un'esperienza del cliente e prezzi coerenti su tutte le piattaforme.

• Monitoraggio dell'inventario in tempo reale: i sistemi POS aggiornano l'inventario in tempo reale, evitando l'accumulo o l'esaurimento delle scorte.

• Dati sulle transazioni: i sistemi POS raccolgono dati su ogni transazione, che possono essere utilizzati per generare report dettagliati su vendite, profitti, comportamento dei clienti e altri aspetti. Ad esempio, le attività possono utilizzare report dettagliati sull'andamento delle vendite dei vari articoli per prendere decisioni di acquisto, migliorare l'assegnazione del personale, pianificare eventi promozionali e adattare l'offerta di prodotti.

• Interazioni personalizzate: alcuni sistemi POS possono memorizzare la cronologia degli acquisti dei clienti, consentendo alle attività di personalizzare il servizio e di formulare raccomandazioni su misura.

• Integrazione della contabilità: i sistemi POS possono integrarsi con il software di contabilità per semplificare il processo contabile e garantire l'accuratezza dei report finanziari.

• Funzionalità di sicurezza: i sistemi POS dispongono di funzionalità di sicurezza avanzate per proteggere le informazioni sensibili sui pagamenti e prevenire le frodi.

• Accesso remoto: i sistemi POS moderni sono spesso basati su cloud e consentono l'accesso da qualsiasi luogo, il che può aiutare le aziende che gestiscono più sedi o quelle con proprietari e manager che devono supervisionare le operazioni da remoto.

Problematiche con i sistemi POS

I sistemi POS non offrono solo vantaggi, ma presentano anche alcune problematiche. Per limitare i problemi più comuni, la priorità è scegliere un sistema POS con un'ottima reputazione del fornitore e funzionalità avanzate di sicurezza e crittografia. Gestisci con attenzione gli aggiornamenti regolari del software e la formazione del personale, oltre a prendere in considerazione la possibilità di disporre di sistemi di backup, come opzioni di elaborazione dei pagamenti offline o processi manuali in caso di interruzione del sistema. Le problematiche più comuni dei sistemi POS sono illustrate di seguito:

• Costi iniziali: un sistema POS può richiedere un notevole investimento iniziale per hardware, software e costi di installazione, che possono raggiungere le migliaia di dollari australiani a seconda del sistema. Molti sistemi POS funzionano anche in base a un modello di abbonamento, implicando costi di licenza ricorrenti.

• Manutenzione e aggiornamenti: l'hardware può richiedere riparazioni o sostituzioni e potrebbero essere necessari aggiornamenti del software per le patch di sicurezza e le nuove funzionalità.

• Tempi di inattività: i malfunzionamenti del sistema POS possono causare interruzioni dell'operatività, con conseguenti perdite di vendite e frustrazioni per i clienti. I tempi di inattività possono essere causati da guasti hardware, errori software o problemi di connettività (la maggior parte dei sistemi POS dipende dalla stabilità dell'alimentazione e della connettività Internet).

• Curva di apprendimento: a seconda del sistema, la curva di apprendimento per il personale che deve familiarizzare con tutte le caratteristiche e le funzionalità in modo efficace può essere ripida. L'implementazione di un nuovo sistema richiede una formazione completa per il personale e nella fase iniziale di adozione possono verificarsi errori e rallentamenti.

• Requisiti normativi: le attività devono assicurarsi che i loro sistemi POS siano conformi alle normative di sicurezza del settore, come lo standard PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard). I requisiti di conformità possono essere complessi e costosi.

• Dipendenza dal fornitore: se ci si affida al fornitore di POS per l'assistenza tecnica e la risoluzione dei problemi, il cliente può diventare vulnerabile ai disservizi o alle variazioni di prezzo del fornitore.

• Personalizzazione limitata: alcuni sistemi POS presentano opzioni limitate di modifica in base alle esigenze specifiche dell'attività.

Come scegliere un sistema POS

Scegliere il sistema POS giusto per la tua attività è importante: ecco una roadmap per guidarti nel processo di selezione.

Identifica le esigenze della tua attività

• Settore: le esigenze dei sistemi POS variano a seconda che si tratti di negozi al dettaglio, ristoranti, saloni di bellezza e attività di servizi. Considera le funzionalità specifiche del tuo settore, come la gestione dell'inventario per la vendita al dettaglio o la gestione dei tavoli per i ristoranti.

• Dimensioni dell'attività: la possibilità di crescita è importante. Prendi in considerazione un sistema che possa crescere con la tua attività, sia che tu abbia un solo negozio o più sedi.

• Budget: stabilisci il budget per i costi iniziali, le spese di licenza continuative e i potenziali aggiornamenti dell'hardware.

• Funzionalità: crea un elenco delle funzionalità di cui hai bisogno, come gestione dell'inventario, CRM, reportistica e analisi ed elaborazione dei pagamenti.

Cerca le opzioni disponibili per i sistemi POS

• Recensioni di software: leggi le recensioni e i confronti tra i diversi sistemi POS per raccogliere informazioni su punti di forza, punti deboli ed esperienze d'uso.

• Risorse del settore: le associazioni o le pubblicazioni di settore spesso forniscono raccomandazioni o recensioni di sistemi POS rilevanti per il tuo tipo di business.

• Dimostrazioni dei fornitori: programma alcune dimostrazioni con una selezione limitata di fornitori per poter valutare nella pratica l'interfaccia, le funzionalità e la facilità d'uso del sistema.

Valuta e confronta i sistemi

• Funzionalità: assicurati che il sistema disponga delle funzionalità necessarie al momento e che possa soddisfare le tue potenziali esigenze future.

• Facilità d'uso: valuta la facilità d'uso del sistema per il tuo personale, soprattutto per quello meno esperto di tecnologia.

• Compatibilità hardware: verifica se il software può interagire con l'hardware esistente o se sono necessarie apparecchiature aggiuntive.

• Possibilità di crescita: scegli un sistema in grado di crescere con la tua attività, sia che tu debba aggiungere altri terminali, gestire più sedi o integrare nuove applicazioni.

• Sicurezza: valuta le funzionalità di sicurezza del sistema e la sua conformità alle normative del settore.

• Costo: confronta il costo totale di proprietà, compresi hardware, software, canoni di abbonamento ed eventuali costi aggiuntivi o commissioni per gli esercenti associati all'elaborazione dei pagamenti. Non avere paura di negoziare. I fornitori di POS possono essere disposti a negoziare i prezzi o a offrire funzionalità aggiuntive in base alle tue esigenze specifiche e al tuo impegno.

• Assistenza clienti: valuta la qualità e la disponibilità dell'assistenza clienti offerta dal fornitore.

• Esperienza di prova: molti fornitori offrono periodi di prova gratuiti, che consentono di testare il sistema e verificare se è adatto alla tua attività.

• Uso a lungo termine: anche se il costo iniziale è importante, dai la priorità a un sistema che possa crescere con l'attività e soddisfare le sue esigenze in continua evoluzione.

• Condizioni contrattuali: esamina attentamente i contratti e gli accordi sui livelli di servizio (SLA) per essere consapevole di eventuali costi o limitazioni nascosti.