Ein Point-of-Sale(POS)-System ist eine Kombination aus Hardware und Software, die Verkaufstransaktionen in einem Geschäft ermöglicht. Hier bezahlt eine Kundin oder ein Kunde für Waren oder Dienstleistungen. Der Funktionsumfang eines POS-Systems kann zwar unterschiedlich sein, umfasst aber in der Regel die Möglichkeit, Verkaufstransaktionen zu verarbeiten und Zahlungen zu akzeptieren. Einige Systeme können auch den Bestand verfolgen und Kundendaten verwalten. Der POS-Markt in Australien wurde im Jahr 2023 auf mehr als 515 Mio. USD geschätzt und wird voraussichtlich mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von fast 12,5 % bis 2028 wachsen.

Im Folgenden erfahren Sie, was Unternehmen über POS-Systeme in Australien wissen müssen: ihre Komponenten und wie sie zusammenarbeiten, um Transaktionen zu erleichtern, die Risiken und Vorteile von POS-Systemen und wie Sie das richtige System für Ihr Unternehmen auswählen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Komponenten von POS-Systemen
  
• Funktionsweise eines POS-Systems
  
• Vorteile von POS-Systemen
  
• Herausforderungen bei POS-Systemen
  
• So wählen Sie ein POS-System aus
  

Komponenten von POS-Systemen

POS-Systeme bestehen aus Hardware und Software, die zusammenarbeiten, um Zahlungen zu akzeptieren. Nachstehend erfahren Sie mehr über die einzelnen Komponenten.

Hardware

• POS-Terminal (Computer oder Tablet): Dabei kann es sich um einen herkömmlichen Computer, ein All-in-One-Gerät mit Touchscreen oder ein vielseitiges Tablet handeln. Es ist der zentrale Knotenpunkt des Systems, auf dem die POS-Software läuft. Elektronischer Zahlungsverkehr am Point of Sale (Electronic Funds Transfer at Point of Sale, EFTPOS) ist in Australien weit verbreitet.

• Monitor oder Display: Dies ist die POS-Oberfläche, in der die Kassiererin oder der Kassierer Artikellisten, Preise und Transaktionsdetails einsehen kann. Ein separates Display für die Kundschaft kann die Kundeneinbindung verbessern.

• Barcodescanner: Hiermit scannen Sie die Barcodes von Produkten und fügen die Artikel dem Verkauf hinzu.

• Kassenschublade: Hier werden Bargeld, Schecks und Zahlungsbelege sicher aufbewahrt. Sie wird oftmals mit dem Zahlungsbelegdrucker verbunden, damit sie sich nach Abschluss der Transaktion automatisch öffnet.

• Zahlungsbelegdrucker: Dieser Drucker druckt einzelne Zahlungsbelege für Kundinnen und Kunden, um die Transaktion zu dokumentieren.

• Kreditkartenlesegerät: Dieses Gerät verarbeitet Zahlungsmethoden wie chipbasierte (EMV-)Karten, Magnetkarten und kontaktlose Zahlungen mittels Near-Field Communication, NFC wie Apple Pay oder Google Pay.

Software

• POS-Betriebssystem: Dieses System verwaltet die Interaktion zwischen Hardware und Software und bildet die Grundlage des Systems. Dabei handelt es sich in der Regel um Windows, Android, iOS oder ein spezielles POS-Betriebssystem.

• POS-Anwendung: Dies ist die Kernsoftware, die die Schnittstelle und die Funktionalität für die folgenden Funktionen bereitstellt:

  • Produktdatenbank: Hier werden Produktdaten wie Preise, Beschreibungen und Lagerbestände gespeichert.
    
  • Verkaufsabwicklung: Diese Funktion dient zur Berechnung von Summen und Steuern und zur Bearbeitung von Rabatten und Werbeaktionen.
    
  • Bestandsverwaltung: Damit können Sie Lagerbestände in Echtzeit verfolgen und Nachbestellungen automatisieren.
    
  • Customer Relationship Management (CRM): Hier werden Kundenprofile und die Kaufhistorie für Kundenbindungs- und Treueprogramme verwaltet.
    
  • Berichte und Analysen: Mit dieser Funktion erstellen Sie Umsatzberichte und erkennen Trends.
    

Zu den zusätzlichen Komponenten von POS-Systemen gehören Waagen zum Wiegen von Lebensmitteln oder Schüttgut in Lebensmittelgeschäften oder Feinkostläden, Küchendisplaysysteme (KDS) für die direkte Übermittlung von Bestellungen an die Küche in Restaurants, Etikettendrucker für den Druck von Barcode-Etiketten oder Preisschildern oder Zeiterfassungssysteme für die Erfassung von Arbeitszeiten und Anwesenheit des Personals.

Funktionsweise eines POS-Systems

Jedes POS-System verfügt über unterschiedliche Funktionen, verarbeitet die Transaktionen jedoch im Allgemeinen in folgenden Schritten:

• Scannen: Das Produkt wird mit einem Barcodescanner gescannt, der die Produktdaten an die POS-Software sendet.

• Abrufen von Produktdaten: Die POS-Software ruft die Produktdaten einschließlich des Preises aus der Datenbank ab. Dann wird der Gesamtbetrag der gekauften Artikel berechnet.

• Abschluss der Zahlung: Die Kundin oder der Kunde bezahlt mit der von ihr bzw. ihm bevorzugten Zahlungsmethode (z. B. Bargeld, Kreditkarte oder Debitkarte). Das POS-System verarbeitet die Zahlung, indem es mit dem Zahlungsgateway oder der Bank zur Genehmigung der Transaktion kommuniziert.

• Erstellung eines Zahlungsbelegs: Nachdem die Zahlung verarbeitet wurde, wird ein Zahlungsbeleg erstellt und ausgedruckt oder per E-Mail oder SMS versendet.

• Aktualisierung der Lagerbestände: Bei jedem Verkauf werden die Lagerbestände in Echtzeit aktualisiert, um jederzeit über den genauen Bestand zu verfügen und die Bestellpläne entsprechend anzupassen.

• Berichte: Mit der POS-Software lassen sich aus den bei jedem Verkauf erfassten Daten Berichte und Analysen erstellen. Einzelhändler/innen können diese Informationen nutzen, um Verkaufstrends zu ermitteln, die meistverkauften Artikel zu überwachen, die Leistung der Mitarbeiter/innen zu verwalten und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Vorteile von POS-Systemen

POS-Systeme vereinfachen die Zahlungsabwicklung für Unternehmen jeder Größe. Die wichtigsten Vorteile sind im Folgenden zusammengefasst:

• Schnellere Transaktionen: POS-Systeme scannen und summieren Artikel effizient und verkürzen auf diese Weise die Wartezeiten für Kunden/Kundinnen.

• Automatisierte Aufgaben: POS-Systeme automatisieren Routineaufgaben wie die Berechnung der Verkaufssteuer, die Anwendung von Rabatten und die Aktualisierung des Warenbestands, damit sich die Mitarbeiter/innen besser auf den Kundenservice konzentrieren können.

• Weniger menschliche Fehler: POS-Systeme minimieren manuelle Eingabefehler, indem sie die Dateneingabe an verschiedenen Punkten des Verkaufsvorgangs automatisieren, vom Scannen der Produkte bis zur Berechnung von Summen und Steuern.

• Konsistente Verkaufserfahrung: Für Unternehmen, die sowohl online als auch offline tätig sind, kann ein POS-System die Verkaufskanäle zusammenführen und so eine einheitliche Kundenerfahrung und Preisgestaltung auf allen Plattformen bieten.

• Bestandsverfolgung in Echtzeit: POS-Systeme aktualisieren den Bestand in Echtzeit und verhindern so Überbestände oder Fehlbestände.

• Transaktionsdaten: POS-Systeme erfassen Daten zu jeder Transaktion, die zur Erstellung detaillierter Berichte über Umsatz, Gewinn, Kundenverhalten und mehr verwendet werden können. So können Unternehmen zum Beispiel detaillierte Berichte über die Verkaufszahlen verschiedener Artikel nutzen, um Kaufentscheidungen zu treffen, den Personalbestand zu verbessern, Werbeaktionen zu planen und das Produktangebot anzupassen.

• Personalisierte Interaktionen: Einige POS-Systeme können die Kaufhistorie von Kunden/Kundinnen speichern. Dies ermöglicht es Unternehmen, den Service zu personalisieren und maßgeschneiderte Empfehlungen zu geben.

• Integration in die Buchhaltung: POS-Systeme können in die Buchhaltungssoftware integriert werden, um den Buchhaltungsvorgang zu vereinfachen und die Genauigkeit der Finanzberichte zu gewährleisten.

• Sicherheitsfunktionen: POS-Systeme verfügen über erweiterte Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Zahlungsinformationen und zur Betrugsprävention.

• Fernzugriff: Moderne Kassensysteme sind oft cloudbasiert und ermöglichen daher den Zugriff von überall aus. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen, die mehrere Standorte verwalten, oder für Inhaber/innen und Manager/innen, die den Betrieb aus der Ferne überwachen müssen.

Herausforderungen bei POS-Systemen

Neben ihren Vorteilen bringen POS-Systeme auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Um häufige Probleme zu vermeiden, wählen Sie vorrangig ein POS-System aus, das einen guten Ruf genießt und über starke Sicherheitsfunktionen und Verschlüsselung verfügt. Halten Sie sich mit regelmäßigen Software-Updates und Mitarbeiterschulungen auf dem Laufenden und ziehen Sie Back-up-Systeme wie Offline-Zahlungsabwicklungsoptionen oder manuelle Verfahren für Systemausfälle in Betracht. Nachstehend erhalten Sie einen Überblick über die häufigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit POS-Systemen:

• Vorabkosten: Ein POS-System kann eine beträchtliche Vorabinvestition in Hardware, Software und Einrichtungskosten verursachen, die je nach System Tausende von australischen Dollar betragen können. Viele POS-Systeme arbeiten außerdem mit einem Abonnementmodell, das wiederkehrende Lizenzgebühren erfordert.

• Wartung und Upgrades: Die Hardware muss möglicherweise repariert oder ausgetauscht werden und Software-Updates können für Sicherheitspatches und neue Funktionen notwendig sein.

• Ausfallzeiten: Fehlfunktionen Ihres POS-Systems können Ihr Geschäft unterbrechen und zu Umsatzeinbußen und frustrierten Kundinnen und Kunden führen. Ausfallzeiten können durch Hardwareausfälle, Softwarefehler oder Verbindungsprobleme verursacht werden (die meisten POS-Systeme sind auf eine stabile Stromversorgung und Internetverbindung angewiesen).

• Lernkurve: Je nach System kann die Lernkurve für die Mitarbeiter/innen sehr steil sein, bis sie sich mit allen Merkmalen und Funktionen vertraut gemacht haben. Die Einführung eines neuen Systems erfordert eine umfassende Schulung der Mitarbeiter/innen und in der ersten Phase der Einführung kann es zu Fehlern und einer Verlangsamung des Betriebs kommen.

• Aufsichtsrechtliche Bestimmungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre POS-Systeme die Sicherheitsvorschriften der Branche einhalten, wie z.B. den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Compliance-Anforderungen können komplex und kostspielig sein.

• Abhängigkeit vom Anbieter: Wenn Sie sich beim technischen Support und bei der Fehlerbehebung auf den POS-Anbieter verlassen, sind Sie unter Umständen anfällig für Ausfälle oder Preisänderungen des Anbieters.

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten: Einige POS-Systeme bieten nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens.

So wählen Sie ein POS-System aus

Die Wahl des richtigen POS-Systems für Ihr Unternehmen ist wichtig: Der folgende Leitfaden soll Sie durch das Auswahlverfahren führen.

Ermitteln Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen

• Branche: Einzelhandelsgeschäfte, Restaurants, Friseursalons und Dienstleistungsunternehmen benötigen unterschiedliche POS-Systeme. Berücksichtigen Sie branchenspezifische Funktionen (z. B. Bestandsverwaltung für den Einzelhandel oder Tischverwaltung für Restaurants).

• Unternehmensgröße: Die Skalierbarkeit ist wichtig. Ziehen Sie ein System in Betracht, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, auch wenn Sie nur über ein Geschäft oder über mehrere Standorte verfügen.

• Budget: Bestimmen Sie Ihr Budget für Vorabkosten, laufende Lizenzgebühren und mögliche Hardware-Upgrades.

• Funktionen: Erstellen Sie eine Liste der von Ihnen benötigten Funktionen, wie etwa Bestandsverwaltung, CRM, Berichte und Analysen sowie Zahlungsabwicklung.

Untersuchen Sie die Optionen für POS-Systeme

• Softwarebewertungen: Informieren Sie sich über Bewertungen und Vergleiche verschiedener POS-Systeme, um deren Stärken, Schwächen und Nutzererfahrungen zu beurteilen.

• Branchenressourcen: Branchenverbände oder Publikationen bieten oft Empfehlungen oder Bewertungen von POS-Systemen, die für Ihren Unternehmenstyp relevant sind.

• Demos der Anbieter: Planen Sie Demonstrationen mit einigen Anbietern, um aus erster Hand ein Gefühl für die Oberfläche, die Funktionen und die Nutzerfreundlichkeit des Systems zu erhalten.

Bewerten und vergleichen Sie Systeme

• Funktionalität: Vergewissern Sie sich, dass das System über die Funktionen verfügt, die Sie jetzt benötigen, und dass es Ihren künftigen Anforderungen gerecht werden kann.

• Nutzerfreundlichkeit: Prüfen Sie, wie nutzerfreundlich das System für Ihre Mitarbeiter/innen ist, insbesondere für diejenigen, die nicht so technisch versiert sind.

• Hardwarekompatibilität: Stellen Sie fest, ob die Software mit Ihrer vorhandenen Hardware funktioniert oder ob zusätzliche Geräte erforderlich sind.

• Skalierbarkeit: Wählen Sie ein System, das mit Ihrem Unternehmen Schritt halten kann – ganz gleich, ob Sie weitere Terminals hinzufügen, mehrere Standorte verwalten oder neue Anwendungen integrieren möchten.

• Sicherheit: Bewerten Sie die Sicherheitsfunktionen des Systems und seine Compliance mit den Branchenvorschriften.

• Kosten: Vergleichen Sie die Gesamtbetriebskosten, darunter auch die Kosten für Hardware, Software, Abonnementgebühren und alle zusätzlichen Gebühren oder Händlergebühren rund um die Zahlungsabwicklung. Verhandeln Sie. POS-Anbieter bieten Ihnen je nach Ihren spezifischen Bedürfnissen und Zusagen möglicherweise Preisverhandlungen oder zusätzliche Funktionen an.

• Kundensupport: Beurteilen Sie die Qualität und Verfügbarkeit des vom Anbieter bereitgestellten Kundensupports.

• Testversion: Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen an, mit denen Sie das System testen können, um festzustellen, ob es für Ihr Unternehmen geeignet ist.

• Langfristige Nutzung: Auch wenn die anfänglichen Kosten wichtig sind, sollten Sie einem System den Vorzug geben, das mit Ihrem Unternehmen und Ihren sich wandelnden Anforderungen wachsen kann.

• Vertragsbedingungen: Prüfen Sie Verträge und Service-Level-Vereinbarungen (Service Level Agreements, SLAs) sorgfältig, um versteckte Gebühren oder Einschränkungen zu erkennen.