Een POS-systeem (point-of-sale) is een combinatie van hardware en software voor het uitvoeren van verkooptransacties op een bedrijfslocatie. Het is de plek waar een klant betaalt voor goederen of diensten. De functionaliteit van een POS-systeem kan variëren, maar omvat doorgaans de mogelijkheid om verkooptransacties te verwerken en betalingen te accepteren. Sommige systemen kunnen de voorraad bijhouden en klantgegevens beheren. De Australische markt voor POS-systemen werd in 2023 gewaardeerd op meer dan $ 515 miljoen USD en zal tot 2028 naar verwachting groeien met een samengesteld jaarlijks groeipercentage van bijna 12,5%.

Hieronder vertellen we wat je onderneming moet weten over Australische POS-systemen. Je leest over de componenten en hoe deze samen transacties uitvoeren, je krijgt informatie over de risico's en voordelen van POS-systemen en je leest hoe je het juiste systeem kiest voor je onderneming.

Wat staat er in dit artikel?

• Componenten van een POS-systeem
  
• Hoe werkt een POS-systeem?
  
• Voordelen van het gebruik van een POS-systeem
  
• Uitdagingen van POS-systemen
  
• Een POS-systeem kiezen
  

Componenten van een POS-systeem

POS-systemen bestaan uit hardware als software die samenwerken om betalingen te accepteren. Hieronder zetten we alle componenten op een rijtje.

Hardware

• POS-terminal (computer of tablet). Dit kan een traditionele computer zijn, een alles-in-één touchscreen-eenheid of een veelzijdige tablet. Het is het centrale knooppunt van het systeem waarop de POS-software wordt uitgevoerd. EFTPOS-machines (Electronic Funds Transfer at Point of Sale) zijn gangbaar in Australië.

• Monitor of display. Dit is de POS-interface waarop de kassamedewerker artikellijsten, prijzen en transactiegegevens kan bekijken. Met een apart klantgericht display kun je de betrokkenheid van klanten verbeteren.

• Barcodescanner. Hiermee worden de barcodes van producten gescand en worden artikelen aan de verkoop toegevoegd.

• Kassalade. Hier worden contant geld, cheques en ontvangstbewijzen veilig opgeslagen. De lade maakt vaak verbinding met de kassabonprinter en wordt automatisch geopend nadat de transactie is voltooid.

• Kassabonprinter. Hiermee worden gespecificeerde bonnen voor klanten afgedrukt, als bewijs van registratie van de transactie.

• Creditcardlezer. Deze lezer wordt gebruikt voor betaalmethoden zoals EMV-kaarten (chip of chip), swipe-kaarten en contactloze NFC-betalingen (Near Field Communication) zoals Apple Pay of Google Pay.

Software

• POS-besturingssysteem. Het hart van het systeem. Hiermee wordt de interactie tussen hardware en software aangestuurd. Dit is meestal Windows, Android, iOS of een specifiek POS-besturingssysteem.

• POS-applicatie. Dit is de kernsoftware die de interface en functionaliteit biedt voor de volgende functies:

  • Productdatabase. Hierin worden productgegevens opgeslagen, zoals prijzen, beschrijvingen en voorraadniveaus.
    
  • Verkooptransacties. Hiermee worden totaalbedragen en belastingen berekend en kunnen kortingen en acties worden verwerkt.
    
  • Voorraadbeheer. Hiermee worden voorraadniveaus in realtime bijgewerkt en wordt opnieuw bestellen automatisch uitgevoerd.
    
  • Klantrelatiebeheer (CRM). Hiermee worden klantprofielen en aankoopgeschiedenis bijgehouden voor klantbetrokkenheids- en loyaliteitsprogramma's.
    
  • Rapportage en analyse. Hiermee worden verkooprapporten gegenereerd en trends geïdentificeerd.
    

Aan een POS-systeem kunnen nog meer componenten worden toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan weegschalen voor het wegen van producten of bulkartikelen in supermarkten of delicatessenwinkels; keukendisplaysystemen (KDS) voor het rechtstreeks verzenden van bestellingen naar de keuken van een restaurants; etikettenprinters voor het afdrukken van barcode-etiketten of prijskaartjes; of prikklokken voor het bijhouden van de gewerkte tijd en de aanwezigheid van personeel.

Hoe werkt een POS-systeem?

Elk POS-systeem biedt weer andere functies, maar doorgaans worden transacties als volgt verwerkt:

• Scannen. Het product wordt gescand met behulp van een barcodescanner, die de productinformatie naar de POS-software stuurt.

• Productinformatie ophalen. De POS-software haalt de productgegevens inclusief prijs op uit de database. Vervolgens wordt het totale bedrag van de gekochte artikelen berekend.

• Betaling uitvoeren. De klant betaalt met de betaalmethode van zijn voorkeur (bijvoorbeeld contant geld, creditcard of debitcard). De POS verwerkt de betaling door te communiceren met de betaalgateway of de bank om de transactie te laten goedkeuren.

• Kassabon genereren. Nadat de betaling is verwerkt, wordt een kassabon gegenereerd en afgedrukt of via e-mail of sms verzonden.

• Voorraadniveaus bijwerken. Zodra de verkoop is voltooid, worden de voorraadniveaus in realtime bijgewerkt zodat deze nauwkeurig blijven. Ook wordt informatie aan bestelschema's doorgegeven.

• Rapportage. POS-software kan rapporten en analyses maken op basis van de gegevens die bij elke verkoop worden verzameld. Met behulp van deze informatie krijgen retailers inzicht in verkooptrends en kunnen ze de best verkopende artikelen volgen, de prestaties van medewerkers beheren en weloverwogen zakelijke beslissingen nemen.

Voordelen van het gebruik van een POS-systeem

POS-systemen maken de verwerking van betalingen eenvoudiger voor ondernemingen van alle soorten en maten. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste voordelen:

• Snellere transacties. POS-systemen scannen efficiënt het totale aantal artikelen zodat sneller kan worden afgerekend en de wachttijd voor klanten korter wordt.

• Geautomatiseerde taken. POS-systemen voeren routinetaken automatisch uit, zoals het berekenen van btw, het toepassen van kortingen en het bijwerken van de voorraad. Zo houden je medewerkers meer tijd over voor service aan klanten.

• Minder menselijke fouten. POS-systemen minimaliseren handmatige invoerfouten door gegevensinvoer op verschillende punten in het verkoopproces te automatiseren, van het scannen van producten tot het berekenen van totalen en belastingen.

• Consistente verkoopervaring. Ondernemingen die zowel online als offline actief zijn, kunnen verschillende verkoopkanalen opnemen in een POS-systeem. Dat zorgt voor een consistente klantervaring en uniforme tarieven op alle platforms.

• Realtime voorraadbeheer. POS-systemen werken de voorraad in realtime bij, waardoor over- of onderbevoorrading worden voorkomen.

• Transactiegegevens. POS-systemen verzamelen gegevens over elke transactie, die kunnen worden gebruikt om gedetailleerde rapporten te genereren over verkoop, winst, klantgedrag en meer. Met behulp van gedetailleerde rapporten met verkoopcijfers van verschillende artikelen kunnen ondernemingen bijvoorbeeld aankoopbeslissingen nemen, maar ook de personeelsbezetting verbeteren, promotionele evenementen plannen en het productaanbod optimaliseren.

• Gepersonaliseerde interacties. Sommige POS-systemen kunnen de aankoopgeschiedenis van klanten opslaan, waardoor ondernemingen de service kunnen personaliseren en aanbevelingen op maat kunnen doen.

• Boekhoudkundige integratie. Door POS-systemen te integreren met boekhoudsoftware wordt de boekhouding eenvoudiger en wordt de nauwkeurigheid van financiële rapporten gegarandeerd.

• Beveiligingsfuncties. POS-systemen zijn uitgerust met verbeterde beveiligingsfuncties om gevoelige betaalgegevens te beschermen en fraude te voorkomen.

• Toegang op afstand. Moderne POS-systemen werken vaak in de cloud en zijn overal toegankelijk. Handig voor ondernemingen met meerdere locaties of met eigenaren en managers die op afstand toezicht moeten houden op de bedrijfsvoering.

Uitdagingen bij POS-systemen

Naast voordelen hebben POS-systemen ook uitdagingen. Om veelvoorkomende problemen tot een minimum te beperken, kun je het beste kiezen voor een POS-systeem van een leverancier met een uitstekende reputatie. Let bij je keuze ook op sterke beveiligingsfuncties en encryptie. Werk de software regelmatig bij en train je personeel. Denk ook na over de inzet van back-upsystemen zoals opties voor offline betalingsverwerking of handmatige processen bij uitval van het systeem. Veelvoorkomende uitdagingen van POS-systeem vind je hieronder:

• Kosten vooraf. Een POS-systeem kan een aanzienlijke investering vooraf in hardware, software en installatie vergen. Afhankelijk van het systeem kan dat oplopen tot duizenden Australische dollars. Veel POS-systemen werken bovendien met een abonnementsmodel, waardoor periodiek licentiekosten in rekening worden gebracht.

• Onderhoud en upgrades. Hardware moet mogelijk worden gerepareerd of vervangen, en er kunnen software-updates nodig zijn voor beveiligingspatches en nieuwe functies.

• Uitval. Een storing van het POS-systeem kan je bedrijfsvoering verstoren, met omzetverlies en ontevreden klanten tot gevolg. Uitval kan worden veroorzaakt door hardwarestoringen, softwarefouten of verbindingsproblemen (voor de meeste POS-systemen is een stabiele stroomvoorziening en internetverbinding vereist).

• Leercurve. Afhankelijk van het systeem kan het personeel te maken krijgen met een steile leercurve om effectief vertrouwd te raken met alle functies en functionaliteiten. De implementatie van een nieuw systeem vereist een uitgebreide opleiding van het personeel en er kunnen fouten en vertragingen optreden in de beginperiode.

• Wettelijke vereisten. Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat hun POS-systemen voldoen aan de beveiligingsvoorschriften van de branche, zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Compliancevereisten kunnen ingewikkeld en kostbaar zijn.

• Afhankelijkheid van een leverancier. Als je voor technische ondersteuning en probleemoplossing afhankelijk bent van een leverancier, ben je mogelijk kwetsbaar als de leverancier uitvalt of prijswijzigingen doorvoert.

• Beperkte aanpassing. Sommige POS-systemen hebben beperkte opties voor aanpassing aan de specifieke behoeften van je onderneming.

Een POS-systeem kiezen

Het is belangrijk dat je onderneming de juiste keuze maakt voor een POS-systeem. Hieronder vind je stapsgewijze instructies voor het selectieproces.

Breng de behoeften van je onderneming in kaart

• Branche. Winkels, restaurants, salons en dienstverlenende bedrijven: ze stellen allemaal andere eisen aan een POS-systeem. Let op functies die specifiek zijn voor je branche, zoals voorraadbeheer voor de detailhandel of tafelbeheer voor restaurants.

• Grootte van de onderneming. Schaalbaarheid is belangrijk. Kijk of het systeem kan meegroeien met je onderneming, ongeacht of je één winkel of meerdere locaties hebt.

• Budget. Bepaal je budget voor aanloopkosten, doorlopende licentiekosten en mogelijke hardware-upgrades.

• Functies. Maak een lijst met functies die je nodig hebt, zoals voorraadbeheer, CRM, rapportage en analyse, en opties voor betalingsverwerking.

Doe onderzoek naar opties van POS-systemen

• Recensies van software. Lees recensies en vergelijkingen van verschillende POS-systemen om inzicht te krijgen in de sterke en zwakke punten en gebruikerservaringen.

• Resources uit de branche. Bij brancheorganisaties of in publicaties zijn vaak aanbevelingen of recensies te vinden van POS-systemen die relevant zijn voor jouw bedrijfstype.

• Demo's van leveranciers. Maak afspraken voor demonstraties van een klein aantal leveranciers om uit de eerste hand een idee te krijgen van de interface, functies en het gebruiksgemak van het systeem.

Evalueer en vergelijk systemen

• Functionaliteit. Ga na of het systeem de functies biedt die je nu nodig hebt en of het ook kan voldoen aan je mogelijke toekomstige behoeften.

• Gebruiksgemak. Kijk hoe gebruiksvriendelijk het systeem is voor je personeel, vooral voor medewerkers die technisch minder onderlegd zijn.

• Compatibiliteit van hardware. Kijk of de software werkt met je bestaande hardware of dat er extra apparatuur nodig is.

• Schaalbaarheid. Kies een systeem dat kan meegroeien met je onderneming, of je nu meer terminals wilt toevoegen, meerdere locaties wilt beheren of wilt integreren met nieuwe applicaties.

• Beveiliging. Evalueer de beveiligingsfuncties van het systeem en de compliance met de branchevoorschriften.

• Kosten. Vergelijk de totale eigendomskosten, inclusief hardware, software, abonnementskosten en eventuele extra kosten of verkoperskosten voor betalingsverwerking. Schrik er niet voor terug om te onderhandelen. POS-leveranciers zijn mogelijk bereid om over prijzen te onderhandelen of extra functies aan te bieden op basis van jouw specifieke behoeften en toezeggingen.

• Klantenservice. Beoordeel de kwaliteit en beschikbaarheid van de klantenservice die de leverancier biedt.

• Proefversie. Veel leveranciers bieden gratis proefversies aan, zodat je het systeem kunt testen en kunt nagaan of het goed bij je onderneming past.

• Gebruik op de lange termijn. Hoewel de initiële kosten belangrijk zijn, moet je prioriteit geven aan een systeem dat met je onderneming kan meegroeien en aan je veranderende behoeften kan voldoen.

• Contractvoorwaarden. Voer een grondige evaluatie uit van contracten en SLA's (Service Level Agreements) om inzicht te krijgen in eventuele verborgen kosten of beperkingen.