Um sistema de ponto de venda (POS) é uma combinação de hardware e software que facilita as transações de vendas em um local comercial. É onde o cliente paga por produtos ou serviços. A funcionalidade de um sistema POS pode variar, mas geralmente inclui a capacidade de processar transações de vendas e aceitar pagamentos. Alguns conseguem rastrear o estoque e gerenciar dados de clientes. O mercado POS australiano foi avaliado em mais de US$ 515 milhões em 2023 e deve crescer a um taxa composta de crescimento anual de quase 12,5% até 2028.

Abaixo, compartilharemos o que as empresas precisam saber sobre os sistemas POS australianos: seus componentes e como trabalham juntos para facilitar as transações; os riscos e benefícios dos sistemas POS; e como escolher o certo para o seu negócio.

Neste artigo:

• Componentes do sistema POS
  
• Como funciona um sistema POS?
  
• Benefícios de utilizar um sistema POS
  
• Desafios com sistemas POS
  
• Como escolher um sistema POS
  

Componentes do sistema POS

Sistemas POS consistem em hardware e software que trabalham juntos para aceitar pagamentos. Aqui está um detalhamento de cada componente.

Hardware

• Terminal POS (computador ou tablet): Pode ser um computador tradicional, uma unidade de tela sensível ao toque tudo-em-um ou um tablet versátil. É o hub central do sistema onde o software POS é executado. Máquinas de Transferência Eletrônica de Fundos no Ponto de Venda (EFTPOS) são comuns na Austrália.

• Monitor ou display: Esta é a interface POS na qual o caixa pode visualizar listas de itens, preços e detalhes da transação. Uma tela separada voltada para o cliente pode melhorar o engajamento.

• Leitor de código de barras: Ele digitaliza o código de barras do produto e adiciona os itens à venda.

• Gaveta de caixa: Ela armazena dinheiro, cheques e recibos com segurança. Muitas vezes, se conecta à impressora de recibos para abertura automática após a conclusão da transação.

• Impressora de recibos: Imprime recibos discriminados para os clientes e registra a transação.

• Máquina de cartão de crédito: Processa formas de pagamento incluindo cartões com chip (EMV), cartões magnéticos e por aproximação (NFC), como Apple Pay ou Google Pay.

Software

• Sistema operacional POS: Gerencia a interação de hardware e software e é a base do sistema. Normalmente é Windows, Android, iOS ou um sistema operacional POS especializado.

• Aplicativo POS: Este é o software principal que fornece a interface e a funcionalidade para os seguintes recursos:

  • Banco de dados de produtos: Ele armazena informações dos produtos, como preços, descrições e níveis de estoque.
    
  • Processamento de vendas: Calcula totais e impostos e gerencia descontos e promoções.
    
  • Gestão de estoques: Acompanha os níveis de estoque em tempo real e pode automatizar o reordenamento.
    
  • Gestão de relacionamento com o cliente (CRM): Mantém perfis de clientes e histórico de compras para programas de engajamento e fidelidade.
    
  • Relatórios e análises: Gera relatórios de vendas e identifica tendências.
    

Componentes adicionais do sistema POS podem incluir balanças para pesagem de produtos ou itens a granel em supermercados ou padarias; sistemas de exposição de cozinha (KDS) para envio de pedidos diretamente para a cozinha em restaurantes; impressoras de etiquetas para impressão de etiquetas de código de barras ou etiquetas de preço; ou relógios de ponto dos funcionários para acompanhamento de horas e frequência da equipe.

Como funciona um sistema POS?

Cada sistema POS tem recursos diferentes, mas eles geralmente processam transações nas seguintes etapas:

• Digitalização: O produto é digitalizado por um leitor de código de barras, que envia os dados do produto para o software POS.

• Obtenção de informações do produto: O software POS obtém os detalhes do produto, incluindo o preço, do banco de dados. Em seguida, calcula o valor total dos itens comprados.

• Conclusão do pagamento: O cliente paga usando sua forma de pagamento preferida (ex.: dinheiro, cartão de crédito ou cartão de débito). O POS processa o pagamento comunicando-se com o gateway de pagamentos ou banco para aprovar a transação.

• Geração de recibo: Após o processamento do pagamento, um recibo é gerado e impresso ou enviado por e-mail ou mensagem de texto.

• Atualização dos níveis de estoque: À medida que as vendas são concluídas, os níveis de estoque são atualizados em tempo real para manter níveis de estoque precisos e informar os cronogramas de pedidos.

• Elaboração de relatórios: O software POS pode criar relatórios e análises a partir dos dados coletados com cada venda. Os varejistas podem usar essas informações para entender as tendências de vendas, acompanhar os itens mais vendidos, gerenciar o desempenho dos funcionários e tomar decisões de negócios informadas.

Vantagens de usar um sistema POS

Os sistemas POS simplificam o processamento de pagamentos para empresas de todos os portes. Aqui está um resumo dos principais benefícios:

• Transações mais rápidas: Os sistemas POS escaneiam e efetuam o total de itens de forma eficiente para agilizar o checkout, reduzindo o tempo de espera dos clientes.

• Tarefas automatizadas: Os sistemas POS automatizam tarefas rotineiras como calcular impostos sobre vendas, aplicar descontos e atualizar estoques, permitindo que a equipe se concentre mais no atendimento ao cliente.

• Minimização de erros humanos: Os sistemas POS minimizam os erros de entrada manual, automatizando a entrada de dados em vários pontos do processo de vendas, desde a digitalização de produtos até o cálculo de totais e impostos.

• Experiência de vendas consistente: Para empresas que operam online e offline, um sistema POS pode unificar os canais de vendas, oferecendo uma experiência e preços consistentes para o cliente em todas as plataformas.

• Acompanhamento de estoque em tempo real: Os sistemas POS atualizam o estoque em tempo real, evitando seu excesso ou falta.

• Dados de transações: Os sistemas POS coletam dados sobre cada transação, que podem ser usados para gerar relatórios detalhados de vendas, lucros, comportamento do cliente e muito mais. Por exemplo, as empresas podem usar relatórios detalhados sobre a qualidade de venda de vários itens para tomar decisões de compra, melhorar os níveis de pessoal, planejar eventos promocionais e personalizar ofertas de produtos.

• Interações personalizadas: Alguns sistemas POS podem armazenar históricos de compra dos clientes, permitindo que as empresas personalizem o serviço e façam recomendações personalizadas.

• Integração contábil: Os sistemas POS podem ser integrados a softwares contábeis para simplificar o processo de contabilidade e garantir a precisão dos relatórios financeiros.

• Recursos de segurança: Os sistemas POS têm recursos de segurança aprimorados para proteger informações de pagamento confidenciais e evitar fraudes.

• Acesso remoto: Os sistemas POS modernos geralmente são baseados em nuvem e permitem acesso de qualquer lugar, o que pode ajudar empresas que gerenciam vários locais ou aquelas com proprietários e gerentes que precisam supervisionar as operações remotamente.

Desafios dos sistemas de POS

Além dos benefícios, os sistemas POS têm desafios inerentes. Para mitigar problemas comuns, priorize a escolha de um sistema POS cujo fornecedor tenha uma ótima reputação e com fortes recursos de segurança e criptografia. Mantenha-se atualizado com atualizações regulares de software e treinamento da equipe, e considere ter sistemas de backup, como opções de processamento de pagamento offline ou processos manuais em caso de indisponibilidade do sistema. Os desafios comuns do sistema POS são descritos abaixo:

• Custos iniciais: Um sistema POS pode exigir um investimento inicial substancial em hardware, software e custos de configuração, que podem chegar a milhares de dólares australianos, dependendo do sistema. Muitos sistemas POS também operam em um modelo baseado em assinatura, exigindo tarifas de licença recorrentes.

• Manutenção e upgrades: O hardware pode exigir reparos ou substituição, e atualizações de software podem ser necessárias para patches de segurança e novos recursos.

• Indisponibilidade: O mau funcionamento de um sistema POS pode atrapalhar o seu negócio, levando à perda de vendas e clientes frustrados. A indisponibilidade pode ser causada por falhas de hardware, erros de software ou problemas de conectividade (a maioria dos sistemas POS depende de uma fonte de alimentação estável e conectividade com a Internet).

• Curva de aprendizado: Dependendo do sistema, pode haver uma curva de aprendizado íngreme para que a equipe se familiarize com todos os recursos e funcionalidades de forma eficaz. A implementação de um novo sistema requer treinamento abrangente da equipe, e pode haver erros e operações lentas durante a fase inicial de adoção.

• Requisitos regulamentares: As empresas precisam garantir que seus sistemas POS cumpram as normas de segurança do setor, como o PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard). Requisitos de conformidade podem ser complexos e caros.

• Dependência do fornecedor: Depender do fornecedor POS para suporte técnico e solução de problemas pode potencialmente deixar sua empresa vulnerável a interrupções de fornecedor ou alterações de preços.

• Personalização limitada: Alguns sistemas POS têm opções limitadas para modificação com base nas necessidades específicas da sua empresa.

Como escolher um sistema POS

Escolher o sistema de POS certo para o seu negócio é importante: aqui está um roteiro para guiar você pelo processo de seleção.

Identifique as necessidades da sua empresa

• Setor: As necessidades por um sistema POS diferem entre lojas de varejo, restaurantes, salões de beleza e empresas baseadas em serviços. Considere recursos específicos do seu setor (por exemplo, gerenciamento de estoque para varejo ou gerenciamento de mesas para restaurantes).

• Tamanho da empresa: A escalabilidade é importante. Considere um sistema que possa crescer com sua empresa, tenha você uma única loja ou vários locais.

• Orçamento: Determine seu orçamento para custos iniciais, tarifas de licenciamento contínuas e possíveis atualizações de hardware.

• Recursos: Faça uma lista dos recursos necessários, como gerenciamento de estoque, CRM, relatórios e análises, e funções de processamento de pagamentos.

Pesquise as opções de sistemas POS

• Análises de software: Leia avaliações e comparações de diferentes sistemas POS para entender seus pontos fortes, fracos e experiências do usuário.

• Recursos do setor: Associações ou publicações setoriais frequentemente fornecem recomendações ou análises de sistemas POS relevantes para o seu tipo de negócio.

• Demonstrações de fornecedores: Agende demonstrações com uma pequena lista de fornecedores para ter uma ideia em primeira mão da interface, dos recursos e da facilidade de uso do sistema.

Avalie e compare sistemas

• Funções: Verifique se o sistema tem os recursos necessários no momento e pode acomodar suas possíveis necessidades futuras.

• Facilidade de uso: Considere quão fácil de usar o sistema é para sua equipe, especialmente aqueles que são menos experientes em tecnologia.

• Compatibilidade de hardware: Veja se o software funciona com o hardware existente ou se são necessários equipamentos adicionais.

• Escalabilidade: Escolha um sistema que possa acompanhar o crescimento da empresa, seja para adicionar mais terminais, gerenciar vários locais ou integrar novos aplicativos.

• Segurança: Avalie os recursos de segurança do sistema e sua conformidade com as normas do setor.

• Custo: Compare o custo total de propriedade, incluindo hardware, software, tarifas de assinatura e quaisquer cobranças adicionais ou tarifas de comerciante associadas ao processamento de pagamentos. Não tenha medo de negociar. Os fornecedores POS podem estar dispostos a negociar preços ou oferecer recursos adicionais com base em suas necessidades e compromissos específicos.

• Suporte ao cliente: Avalie a qualidade e disponibilidade do suporte ao cliente oferecido pelo fornecedor.

• Avaliação: Muitos fornecedores oferecem avaliações gratuitas, permitindo que você teste o sistema e veja se ele é uma boa opção para sua empresa.

• Uso a longo prazo: Embora o custo inicial seja importante, priorize um sistema que possa crescer com sua empresa e atender às suas necessidades em evolução.

• Condições contratuais: Analise cuidadosamente contratos e acordos de nível de serviço (SLAs) para entender quaisquer tarifas ou limitações ocultas.