請求書メールの作成は定型的な作業だと感じるかもしれませんが、実際は、クライアントとの仕事を円滑に進め、期日どおりに支払いを受け取るための重要な要素です。請求書メールを上手に作成すると、やり取りや支払いの遅延を最小限に抑え、ビジネスを順調に進めることができます。

以下は、支払い手順の概要を示すことから、請求書が未払いになった場合にエスカレーションするリマインダーを送信するまでの、役立つ請求書メールを作成するための実用的なヒントです。

この記事の内容

• 明確でプロフェッショナルな請求書の件名の書き方
  
• 請求書メールに記載する内容
  
• メールに決済用リンクと手順を含める方法
  
• 未払いの請求書をメールでフォローアップするタイミングと方法
  

明確でプロフェッショナルな請求書の件名の書き方

請求書の件名は、受信者がメールを開くときに何が期待されているかを正確に伝える必要があります。「[お客様のビジネス名] 宛ての請求書 #12345」や「[プロジェクト名] の請求書 – 期日 [期日]」などのシンプルな件名で十分です。請求書番号、簡単な説明、期日を含めて、受信者が請求書を簡単に見つけて処理できるようにします。期日を含めることは、継続的な作業や定期的な請求書の場合に特に役立ち、また期限前に請求書を処理するようクライアントに促すこともできます。

ここでは、件名の書き方に関するヒントをいくつか紹介します。

• 長すぎる件名は、特にモバイルでは表示が切れてしまうことがよくあります。受信者がすべての情報を一目で把握できるように、必要な詳細のみを記載します。

• 新しいクライアントや大企業と仕事をしている場合は、受信者が請求書の送信者をすばやく特定できるように、件名にビジネス名を含めます。

• 「ご協力のお願い」や「ご注意」などの文言を追加したくなりますが、これらは請求書の期限が過ぎた場合のフォローアップメール用に取っておくのが最適です。

請求書メールに記載する内容

請求書メールでは、支払い処理に必要なすべての情報をクライアントに提供する必要があります。請求書と支払い手順の簡単な概要を示して、クライアントがどのように進めればよいかを正確に把握できるようにします。含めるべきすべての詳細を以下に示します。

丁寧な挨拶とお礼

「[クライアントの名前] 様」などのシンプルで親しみやすい挨拶から始めて、ビジネスに対する感謝の気持ちを伝えることを検討してください。ちょっとした礼儀は、特に支払いについて説明するときに、前向きなやり取りを生み出すのに大いに役立ちます。

請求書の詳細と目的

請求書の目的について簡単に説明します。これにより、クライアントに注意を喚起し、特定のプロジェクトやサービスを思い出させることができます。

• 例: 「添付した [提供したサービスまたは製品] の請求書 #12345 をご覧ください。」
  

請求書の要約

メールの本文には、請求書番号、請求日、合計支払額、期日など、いくつかの重要な詳細を要約します。これらの詳細をメール自体に記載することで、クライアントは添付ファイルを開かなくても、知る必要のあるすべての情報を確認できます。

支払い手順

支払い方法の説明と決済用リンク (該当する場合) をメールに直接記載します。クライアントが銀行振込、クレジットカード、その他の支払い方法のいずれで支払う場合でも、支払いを完了するための明確な手順を示します。

連絡先情報

質問がある場合や説明が必要な場合の連絡方法をクライアントに知らせます。

• 例: 「詳細が知りたい場合や説明が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。」
  

請求書ファイル

添付ファイルを忘れないでください。簡単に識別できるように、ラベルを付けるようにしてください。

• 例: 「Invoice-12345-YourBusinessName.pdf」
  

親しみのある締めくくり

メッセージの最後は、「ありがとうございました」や「よろしくお願いします」などでシンプルに締めくくります。これにより、親しみのある雰囲気が保たれ、取引のメールに人間味が加わります。

メールに決済用リンクと手順を含める方法

メールに決済用リンクと手順を含めることで、クライアントの支払いプロセスをできるだけ簡単にすることができます。ここでは、それらをメールに含める方法をご紹介します。

簡単な支払い手順のセクションを作成する

請求書の詳細の後に支払いの指示を記載します。支払い方法を説明し、必要な直接リンクや手順を含めます。

• 例: 「支払いを完了するには、[決済用リンク] のリンクをご利用ください。」
  

決済用リンクを目立たせる

決済用リンクを太字にしたり、強調表示したりして、見つけやすいようにすることを検討してください。クリック可能な URL の場合は、メールを送信する前に機能することを確認してください。メール形式で許される場合は、ボタンを使ってリンクへの注意をさらに引くこともできます。

必要に応じて他の決済手段を提供する

複数の決済方法を受け付ける場合は、クライアントが選択する方法を理解できるように簡単に説明します。銀行口座の詳細やクレジットカード決済のためのリンクなど、これらの方法を使用するために必要な詳細をリストアップします。

例

[銀行振込、クレジットカード等] でのお支払いを承っております。銀行振込の場合は、以下の詳細をご利用ください。

銀行名: [ご利用の銀行]
口座番号: [お客様の口座番号]
金融番号: [お客様の金融番号]
参照:請求書番号 12345

追加の指示を含める

支払いを効率的かつ正確に処理できるように、クライアントが従う必要のある特別な指示 (支払い時に請求書番号をメモするなど) について言及します。

• 例: 「銀行振込でお支払いの場合は、請求書番号 (#12345) を取引メモに記載してください。そうすることで、お客様のアカウントにすぐに適用できます。」
  

未払いの請求書をメールでフォローアップするタイミングと方法

未払いの請求書のフォローアップは、粘り強さと礼儀正しさのバランスを取りつつ行います。以下のヒントを参考にして、支払いを回収する可能性を高めてください。

• 事実に基づいた丁寧な口調を維持する。非難やせっかちに思われることは避けてください。

• タイミングを一定に保ちます。各サイクルの間隔が同じになるよう、スケジュールされたフォローアップを定期的に送信します。

• 不明な点がある場合は、クライアントから連絡する必要があることを明確にします。請求書に関する質問や支払い方法の混乱により、クライアントの支払いが遅れることがあります。

• 各フォローアップに請求書を添付します。こうすることで、クライアントは古いメールを検索せずに簡単にアクセスできます。

以下では、各フォローアップメールがどのようになるかを詳しく見ていきます。

最初のフォローアップ

最初のフォローアップは、期日の 1 〜 3 日後に送る丁寧なリマインダーにする必要があります。このメールは軽い問い合わせとして機能し、クライアントが単に期日を見落としている可能性があることを前提としています。親しみやすい口調で、ただ確認しているだけであることを伝えます。

例

[クライアントの名前] 様

平素より誠にお世話になっております。[期日] が期限の請求書 #12345 についてご連絡いたします。ご多用のことと理解しておりますが、これは見落としがあった場合のリマインダーにすぎません。

請求書の要約:
合計請求額: $500.00

決済用リンク: [決済用リンクを挿入]

すでに送金がお済みの場合は、どうかご容赦の上このメールは無視してください。お済みでない場合、他に弊社でお役に立てることがございましたら、ご連絡ください。

どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]

2 回目のフォローアップ

最初のリマインダーに応答がない場合は、最初のフォローアップから 1 週間後に丁寧な確認メールでクライアントに再度連絡します。このメールはやはり丁寧に行う必要がありますが、潜在的な問題や質問に関する説明の提供が含まれる場合があります。

例

[クライアントの名前] 様

請求書 #12345 のフォローアップのため、ご連絡を差し上げています。期日は [期日] でしたが、まだ支払いの確認が届いておりません。支払いプロセスに何か問題があればお知らせください。お役に立てれば幸いです。

請求書の要約:
合計請求額: $500.00

決済用リンク: [決済用リンクを挿入]

この件に関心をお寄せいただきまして、ありがとうございます。ご相談したいことなどございましたら、お気軽にご連絡ください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]

3 回目のフォローアップ

請求書がまだ未払いの場合は、2 回目のフォローアップから 2 週間後に毅然としたリマインダーを送信します。このメールでは、延滞金の支払いに関して合意された条件 (延滞料など) について言及することをお勧めします。

例

[クライアントの名前] 様

[期日] が期限の請求書 #12345 について、再度ご連絡いたします。遅延が発生する可能性があることは承知しておりますので、支払いの処理方法について懸念がある場合はお知らせください。

請求書の要約:
合計請求額: $500.00

決済用リンク: [決済用リンクを挿入]

契約により、[期日の X 日後]までに支払いがなかった場合は、延滞料が発生することがあります。この問題は速やかに解決したいと考えておりますので、さらに情報や支援が必要な場合はお知らせください。

この件に関心をお寄せいただきまして、ありがとうございます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]

最終フォローアップ

これまでの試みで支払いに至らなかった場合、最後のメールは、サービスの一時停止や問題のエスカレーションなどの次の段階を示す正式な通知とすることができます。このタイプの通知は、期日から 1 か月以上後に送るのが最善です。

例

[クライアントの名前] 様

これは当初の期限が [期日] である、請求書 #12345 に関する最後のフォローアップです。この請求書の決済を何回も試みましたが、まだ支払いを受け取っていません。

請求書の要約:
合計請求額: $500.00

決済用リンク: [決済用リンクを挿入]

[新しい期限] までに支払いがなかった場合は、[サービスの一時停止、延滞料の査定、回収機関への送付など、具体的な次のステップについて言及する] 必要がある場合があります。ご不明な点がある場合、またはこの件についてさらに相談したい場合は、お知らせください。

ありがとうございます。
[あなたの名前]