Att skriva ett fakturamejl kan kännas rutinmässigt, men det är faktiskt en viktig del av att se till att ditt arbete med dina kunder löper på smidigt och att du får betalt i tid. Ett bra fakturamejl kan reducera betalningsförseningar och minimera korrespondensen mellan dig och kunden för att hålla ditt företag på rätt spår.

Nedan följer några praktiska tips för att skapa ett användbart fakturamejl, från att beskriva betalningsinstruktioner till att skicka eskalerande påminnelser om fakturan inte betalas.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur man skriver en tydlig och professionell ämnesrad till ett fakturamejl
  
• Vad du ska inkludera i ett e-postmeddelande med en faktura
  
• Hur du inkluderar betalningslänkar och instruktioner i ditt e-postmeddelande
  
• När och hur du följer upp obetalda fakturor via e-post
  

Hur man skriver en tydlig och professionell ämnesrad till ett fakturamejl

Fakturans ämnesrad ska tala om vad mottagaren bör förvänta sig av innehållet i e-postmeddelandet. En enkel ämnesrad som "Faktura nr 12345 för [ditt företagsnamn]" eller "Faktura för [Projektnamn] – Förfallodatum [Förfallodatum]" gör jobbet. Inkludera fakturanummer, en kort beskrivning och ett förfallodatum för att göra det lättare för mottagaren att hitta och bearbeta fakturan. Att inkludera ett förfallodatum kan vara särskilt användbart för pågående arbete eller återkommande fakturor, och det ger också kunderna motivation att behandla fakturan före tidsfristen löper ut.

Här är några fler tips på en bra ämnesrad:

• Långa ämnesrader blir ofta avklippta, särskilt på mobilen. Nämn endast nödvändiga detaljer så att mottagaren omedelbart ser all väsentlig information.

• Om du arbetar med en ny kund eller ett större företag kan du inkludera ditt företagsnamn i ämnesraden för att hjälpa mottagaren att snabbt identifiera vem som skickade fakturan.

• Även om det är frestande att lägga till fraser som ”en vänlig påminnelse" och "bara en förvarning", är det bäst att spara dessa för uppföljningsmejl om fakturan blir försenad.

Vad som ska ingå i ett e-postmeddelande med en faktura

I ditt e-postmeddelande med faktura bör du ge kunden all information de behöver för att behandla betalningen. Ge en kort sammanfattning av fakturan och betalningsinstruktioner så att dina kunder vet exakt hur de ska gå vidare. Här är alla detaljer att inkludera.

En artig hälsning och ett tack

Börja med en enkel, vänlig hälsning som "Hej [kundens namn]" och överväg att tacka dem för deras affärer. Lite artighet räcker långt för att skapa en positiv interaktion, särskilt när ämnet är betalningar.

Fakturauppgifter och syfte

Beskriv kortfattat vad fakturan är till för. Det ger kunderna en avisering och påminner dem om det specifika projektet eller tjänsten.

• Exempel: "Se bifogad faktura nr 12345 för [tillhandahållen tjänst eller produkt]."
  

Fakturasammanfattning

Sammanfatta några viktiga detaljer i e-postmeddelandet, t.ex. fakturanummer, fakturadatum, totalt belopp som ska betalas och förfallodatum. Genom att beskriva dessa detaljer i själva e-postmeddelandet kan kunden se allt de behöver veta utan att öppna den bifogade filen.

Betalningsinstruktioner

Inkludera betalningsanvisningar och en betalningslänk, om tillämpligt, direkt i e-postmeddelandet. Oavsett om kunden betalar via banköverföring, kreditkort eller annan betalningsmetod, kan du ge dem tydliga steg för att slutföra betalningen.

Kontaktuppgifter

Låt kunderna veta hur de ska kontakta dig om de har frågor eller behöver förtydliganden.

• Exempel: "Tveka inte att kontakta oss om du behöver ytterligare information eller förtydliganden."
  

Fakturafil

Glöm inte bilagan. Se till att den är märkt så att den är lätt att identifiera.

• Exempel: ”Faktura12345DittFöretagsamn.pdf"
  

Avsluta brevet på ett trevligt sätt

Avsluta ditt meddelande med en enkel avslutning som ”Tack åter en gång" eller ”Bästa hälsningar". Detta håller tonen vänlig och ger transaktionsmeddelandet en mänsklig touche.

Så bifogar du betalningslänkar och instruktioner i ditt e-postmeddelande

Att inkludera betalningslänkar och instruktioner i ditt e-postmeddelande är ett enkelt sätt att göra betalningsprocessen så enkel som möjligt för din kund. Så här infogar du dem i ditt e-postmeddelande.

Ge kortfattade betalningsinstruktioner

Infoga betalningsinstruktionerna efter fakturauppgifterna. Förklara hur betalningen ska genomföras och inkludera eventuella direkta länkar eller steg som krävs.

• Exempel: "Använd följande länk för att slutföra betalningen: [Betalningslänk]."
  

Få betalningslänken att sticka ut

Vi rekommenderar att du formaterar betalningslänken i fetstil eller markerar den så att den är lätt att hitta. Om det är en klickbar URL, se till att länken fungerar innan du skickar e-postmeddelandet. Om ditt e-postformat tillåter det kan du också använda en knapp för att dra mer uppmärksamhet till länken.

Erbjud alternativa betalningsmetoder, om det är relevant

Om du accepterar flera betalningsmetoder, nämn dem kortfattat så att kunden känner till alla alternativ. Ange eventuella uppgifter som behövs för att använda de här metoderna, till exempel dina bankuppgifter och en länk för att betala med kreditkort.

Exempel

Vi accepterar betalningar via [banköverföring, kreditkort, etc.]. Använd uppgifterna nedan vid banköverföringar:

Banknamn: [Din bank]
Kontonummer: [Ditt kontonummer]
Clearingnummer: [Ditt clearingnummer]
Hänvisning: Fakturanummer: 12345

Bifoga eventuella ytterligare instruktioner

Nämn eventuella särskilda instruktioner som kunden måste följa (t.ex. notera fakturanumret med betalningen) så att den kan behandlas effektivt och korrekt.

• Exempel: "Om du betalar via banköverföring, vänligen inkludera ditt fakturanummer (nr. 12345) i transaktionsanteckningarna så att vi kan bifoga det till konto direkt."
  

När och hur obetalda fakturor följs upp via e-post

Att följa upp obetalda fakturor är en balansgång mellan uthållighet och artighet. Följ de här tipsen för att öka dina chanser att få betalt för dem:

• Håll en saklig och artig ton. Undvik att låta anklagande eller otålig.

• Var konsekvent med din timing. Skicka regelbundna, schemalagda uppföljningar med samma intervall varje cykel.

• Ange på ett tydligt sätt att och hur kunden kontaktar dig om de behöver ett förtydligande. Ibland skjuter kunder upp betalningen på grund av frågor om fakturan eller förvirring om hur de ska betala.

• Bifoga fakturan till varje uppföljning. Det gör det enkelt för kunden att komma åt den utan att behöva söka igenom gamla e-postmeddelanden.

Nedan följer en översikt över hur varje uppföljningsmejl kan se ut.

Första uppföljningen

Din första uppföljning bör vara en vänlig påminnelse som skickas en till tre dagar efter förfallodatumet. Det här e-postmeddelandet ska fungera som en lätt knuff och förutsätter att kunden helt enkelt har förbisett förfallodatumet. Använd en vänlig ton och gör det klart för kunden att du bara vill kolla läget.

Exempel

Hej [Kundens namn],

Hoppas du mår bra! Jag vill komma i kontakt med basen angående faktura nr 12345, som förfaller den [förfallodatum]. Jag förstår att saker och ting kan bli hektiska, så det här är bara en kort påminnelse, utifall att fakturan blivit förbisedd av misstag.

Fakturasammanfattning:
Totalt belopp att betala: 5000,00

Betalningslänk: [infoga betalningslänk]

Om du redan har skickat betalningen kan du bortse från det här mejlet. Om inte, berätta om det finns något jag kan hjälpa till med.

Tack så mycket,
[Ditt namn]

Andra uppföljningen

Om kunden inte svarar på den första påminnelsen kontaktar du kunden igen med ett artigt uppföljningsmejl en vecka efter den första uppföljningen. Mejlet bör vara artigt men kan innehålla ett erbjudande om att diskutera eventuella problem eller frågor.

Exempel

Hej [Kundens namn],

Jag vill bara följa upp faktura nr. 12345. Förfallodatumet var [Förfallodatum] och jag har inte fått någon bekräftelse på betalningen ännu. Om det finns några problem med betalningsprocessen, vänligen meddela mig. Jag är här för att hjälpa till.

Fakturasammanfattning:
Totalt belopp att betala: 5000,00

Betalningslänk: [infoga betalningslänk]

Tack igen för att du uppmärksammar detta. Kontakta mig gärna om det är något du vill diskutera.

Vänliga hälsningar
[Ditt namn]

Tredje uppföljningen

Om fakturan fortfarande är obetald, skicka en tydlig påminnelse två veckor efter den andra uppföljningen. I det här e-postmeddelandet kan det vara bra att hänvisa till eventuella avtalade villkor för försenade betalningar, t.ex. förseningsavgifter.

Exempel

Hej [Kundens namn],

Jag kontaktar dig igen angående faktura nr. 12345, som förfaller den [förfallodatum]. Jag förstår att förseningar kan inträffa, så kontakta mig om du har några funderingar kring hur betalningen ska behandlas.

Fakturasammanfattning:
Totalt belopp att betala: 5000,00

Betalningslänk: [infoga betalningslänk]

Enligt vårt avtal kan en förseningsavgift tas ut för betalningar som inte har inkommit senast den [X dagar efter förfallodatumet]. Vi hoppas kunna lösa det här snart, så hör av dig om du behöver ytterligare information eller hjälp.

Tack för din uppmärksamhet i denna fråga.

Vänliga hälsningar
[Ditt namn]

Slutlig uppföljning

Om tidigare försök inte har lett till betalning kan det slutliga e-postmeddelandet vara ett formellt meddelande med information om nästa steg, till exempel att stänga av tjänster och eskalera problemet. Det är bäst att skicka den här typen av meddelande en månad eller mer efter förfallodagen.

Exempel

Hej [Kundens namn],

Det här är en sista uppföljning av faktura nr 12345, som ursprungligen förföll till betalning den [Förfallodatum]. Vi har gjort flera försök att reglera den här fakturan, men tyvärr har vi inte mottagit någon betalning ännu.

Fakturasammanfattning:
Totalt belopp att betala: 5000,00

Betalningslänk: [infoga betalningslänk]

Om betalningen inte är oss tillhanda senast den [nya tidsfristen] kan vi tvingas [nämn några specifika nästa steg, till exempel att avbryta tjänster, bedöma en förseningsavgift eller vidarebefordra till inkasso]. Hör av dig om det finns något vi kan förtydliga eller om du vill diskutera den här frågan ytterligare.

Tack
[Ditt namn]