การเขียนอีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้อาจดูเป็นเรื่องธรรมดา แต่จริงๆ แล้วถือเป็นส่วนสำคัญในการช่วยให้มั่นใจว่าการทำงานกับลูกค้าของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น และคุณจะได้รับเงินตรงเวลา อีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ดีจะช่วยลดความล่าช้าของการส่งอีเมลโต้ตอบไปมา และช่วยให้ธุรกิจของคุณดําเนินงานได้ตามแผน

ด้านล่างนี้เป็นเคล็ดลับที่ใช้ได้จริงสําหรับการสร้างอีเมลแจ้งสำหรับใบแจ้งหนี้ที่มีประโยชน์ ตั้งแต่การแจกแจงขั้นตอนการชําระเงิน ไปจนถึงการส่งการแจ้งเตือนเพิ่มเติมหากใบแจ้งหนี้ไม่ได้รับการชำระเงิน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• วิธีเขียนบรรทัดหัวเรื่องใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ
  
• ข้อมูลที่จะระบุในอีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้
  
• วิธีใส่ลิงก์ชําระเงินและคําแนะนําในอีเมล
  
• วิธีและเวลาติดตามผลใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระทางอีเมล
  

วิธีเขียนบรรทัดหัวเรื่องใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ

บรรทัดหัวเรื่องใบแจ้งหนี้ของคุณควรบอกผู้รับอย่างชัดเจนว่าจะทราบข้อมูลอะไรเมื่อเปิดอีเมล บรรทัดหัวเรื่องง่ายๆ เช่น "ใบแจ้งหนี้หมายเลข 12345 สําหรับ [ชื่อธุรกิจของคุณ]" หรือ "ใบแจ้งหนี้สําหรับ [ชื่อโครงการ] – ครบกําหนดชําระวันที่ [วันครบกําหนด]" ช่วยได้ ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ คําอธิบายโดยย่อ และวันครบกําหนดเพื่อให้ผู้รับค้นหาและประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้น การระบุวันครบกําหนดชําระอาจมีประโยชน์เป็นพิเศษสําหรับการทํางานที่กําลังดําเนินอยู่หรือใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า และยังช่วยให้ลูกค้าประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้ก่อนวันครบกําหนดด้วย

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเพิ่มเติมสําหรับการเขียนบรรทัดหัวเรื่อง:

• บรรทัดหัวเรื่องที่ยาวเกินไปมักจะถูกตัดออก โดยเฉพาะบนมือถือ กล่าวถึงรายละเอียดที่จําเป็นเท่านั้นเพื่อให้ผู้รับได้รับข้อมูลทั้งหมดในคราวเดียว

• หากคุณกำลังทำงานกับลูกค้าใหม่หรือบริษัทขนาดใหญ่ ให้ใส่ชื่อธุรกิจของคุณในหัวเรื่องเพื่อช่วยให้ผู้รับระบุได้อย่างรวดเร็วว่าใครเป็นผู้ส่งใบแจ้งหนี้

• แม้ว่าจะน่าดึงดูดใจที่จะเพิ่มวลีเช่น "การแจ้งเตือนอย่างเป็นมิตร" และ "เพียงแจ้งให้ทราบ" แต่วลีเหล่านี้ควรเก็บไว้เป็นอีเมลติดตามผลหากใบแจ้งหนี้เกินกำหนดชำระจะดีกว่า

ข้อมูลที่จะระบุในอีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้

ในอีเมลใบแจ้งหนี้ คุณควรระบุข้อมูลทั้งหมดที่ลูกค้าต้องใช้เพื่อดําเนินการชําระเงิน ให้ข้อมูลสรุปสั้นๆ ของใบแจ้งหนี้และขั้นตอนการชำระเงินเพื่อให้ลูกค้าทราบวิธีดำเนินการต่อไป รายละเอียดทั้งหมดที่ควรระบุไว้มีดังนี้

คําทักทายและคำขอบคุณที่สุภาพ

เริ่มต้นด้วยคําทักทายที่เรียบง่ายและเป็นมิตร เช่น "สวัสดีคุณ [ชื่อลูกค้า] และขอบคุณลูกค้าที่ทำธุรกิจกับคุณ ความขอบคุณเล็กๆ น้อยๆ สามารถสร้างปฏิสัมพันธ์เชิงบวกได้เป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณพูดคุยเรื่องการชำระเงิน

รายละเอียดและวัตถุประสงค์ของใบแจ้งหนี้

ระบุคร่าวๆ ว่าใบแจ้งหนี้มีไว้สําหรับอะไร วิธีนี้จะทำให้ลูกค้าทราบและนึกถึงโครงการหรือบริการที่เฉพาะเจาะจง

• ตัวอย่าง: "ที่แนบมาคือใบแจ้งหนี้หมายเลข 12345 สําหรับ[บริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ระบุ]"
  

ข้อมูลสรุปใบแจ้งหนี้

สรุปรายละเอียดสําคัญ 2-3 รายการในเนื้อหาของอีเมล เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ในใบแจ้งหนี้ จํานวนเงินที่ครบกําหนดชําระ และวันที่ครบกําหนดชําระ การแจกแจงรายละเอียดเหล่านี้ในอีเมลจะทําให้ลูกค้าเห็นทุกอย่างที่ลูกค้าต้องการทราบโดยไม่ต้องเปิดไฟล์แนบนั้น

ขั้นตอนการชําระเงิน

ระบุคําแนะนําเกี่ยวกับวิธีชําระเงินและลิงก์ชําระเงินในอีเมลโดยตรง (หากมี) ไม่ว่าลูกค้าจะชําระเงินผ่านการโอนเงินผ่านธนาคาร บัตรเครดิต หรือวิธีการชําระเงินอื่นๆ ก็ตาม ให้ระบุขั้นตอนที่ชัดเจนสําหรับการชําระเงินให้ลูกค้า

ข้อมูลติดต่อ

แจ้งให้ลูกค้าทราบวิธีติดต่อคุณหากมีข้อสงสัยหรือต้องการคําชี้แจง

• ตัวอย่าง: "โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเราหากคุณต้องการรายละเอียดหรือคำชี้แจงเพิ่มเติม"
  

ไฟล์ใบแจ้งหนี้

อย่าลืมแนบไฟล์ ตั้งชื่อไฟล์เพื่อให้ระบุได้ง่าย

• ตัวอย่าง: "Invoice-12345-YourBusinessName.pdf"
  

การปิดท้ายอย่างเป็นมิตร

ปิดท้ายอีเมลของคุณด้วยข้อความลงท้ายง่ายๆ เช่น "ขอบคุณอีกครั้ง" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" วิธีนี้จะทำให้โทนเสียงเป็นมิตรและให้ความรู้สึกว่าอีเมลส่งมาจากบุคคลจริง

วิธีใส่ลิงก์ชําระเงินและคําแนะนําในอีเมล

การใส่ลิงก์และคำแนะนำการชำระเงินไว้ในอีเมลของคุณเป็นวิธีง่ายๆ ที่ทำจะให้กระบวนการชำระเงินง่ายที่สุดสำหรับลูกค้าของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีระบุข้อมูลเหล่านั้นไว้ในอีเมลของคุณ

มีส่วนขั้นตอนการชำระเงินแบบสั้นๆ

ใส่ขั้นตอนการชำระเงินหลังจากรายละเอียดใบแจ้งหนี้ อธิบายวิธีชําระเงินและระบุลิงก์โดยตรงหรือขั้นตอนที่จําเป็น

• ตัวอย่าง: "โปรดใช้ลิงก์ต่อไปนี้เพื่อชําระเงินให้เสร็จสิ้น" [ลิงก์ชําระเงิน]"
  

ทําให้ลิงก์ชําระเงินมองเห็นได้ง่าย

ลองจัดรูปแบบลิงก์การชำระเงินให้เป็นตัวหนาหรือเน้นข้อความเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย ถ้าเป็น URL ที่คลิกได้ โปรดตรวจสอบว่า URL ดังกล่าวใช้งานได้ก่อนที่จะส่งอีเมล หากรูปแบบอีเมลของคุณทำได้ คุณสามารถใช้ปุ่มเพื่อดึงความสนใจเพิ่มเติมไปยังลิงก์นั้นได้

เสนอวิธีการชําระเงินทางเลือก หากมี

หากคุณยอมรับวิธีการชําระเงินหลายวิธี ให้ระบุสั้นๆ เพื่อให้ลูกค้าทราบถึงตัวเลือกต่างๆ ระบุรายละเอียดที่ลูกค้าจะต้องใช้สำหรับวิธีการเหล่านี้ เช่น รายละเอียดธนาคารของคุณ และลิงก์สำหรับชำระเงินผ่านบัตรเครดิต

ตัวอย่าง

เรารับชําระเงินผ่าน[การโอนเงินผ่านธนาคาร บัตรเครดิต ฯลฯ] สําหรับการโอนเงินผ่านธนาคาร โปรดใช้รายละเอียดด้านล่างนี้

ชื่อธนาคาร: [ธนาคารของคุณ]
หมายเลขบัญชี: [หมายเลขบัญชีของคุณ]
Routing Number: [Routing Number ของคุณ]
อ้างอิง: ใบแจ้งหนี้หมายเลข 12345

ระบุขั้นตอนเพิ่มเติม

ระบุคำแนะนำพิเศษใดๆ ที่ลูกค้าจำเป็นต้องปฏิบัติตาม (เช่น ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้พร้อมกับการชำระเงิน) เพื่อให้สามารถดำเนินการชำระเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง

• ตัวอย่าง: "หากคุณชําระเงินด้วยการโอนเงินผ่านธนาคาร โปรดระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ (#12345) ในบันทึกธุรกรรมเพื่อให้เรานําไปใช้กับบัญชีของคุณได้ทันที"
  

วิธีและเวลาติดตามผลใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระทางอีเมล

การติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงินถือเป็นการรักษาความสมดุลระหว่างความมุ่งมั่นและความสุภาพ ทําตามเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อเพิ่มโอกาสในการเรียกเก็บเงิน

• รักษาน้ำเสียงที่จริงจังและสุภาพ หลีกเลี่ยงการพูดจากล่าวหาหรือแสดงความใจร้อน

• มีความสม่ำเสมอตามจังหวะเวลา ส่งการติดตามผลที่กําหนดเวลาไว้เป็นประจําในช่วงเวลาเดียวกันในแต่ละรอบ

• แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าลูกค้าควรติดต่อคุณหากต้องการคําชี้แจงใดๆ บางครั้งลูกค้าอาจล่าช้าในการชำระเงินเนื่องจากมีคำถามเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้หรือสับสนเกี่ยวกับวิธีการชำระเงิน

• แนบใบแจ้งหนี้ในการติดตามผลแต่ละครั้ง ทําให้ลูกค้าเข้าถึงใบแจ้งหนี้ได้ง่ายโดยไม่ต้องค้นหาอีเมลเก่า

ด้านล่างนี้จะเป็นรายละเอียดเพิ่มเติมว่าอีเมลติดตามแต่ละฉบับอาจมีลักษณะอย่างไร

การติดตามผลครั้งแรก

การติดตามผลครั้งแรกของคุณควรเป็นการเตือนอย่างสุภาพ โดยส่งหนึ่งถึงสามวันหลังจากวันครบกำหนด อีเมลนี้ทำหน้าที่เสมือนการแจ้งเตือนแบบเบาๆ และคาดเดาว่าลูกค้าอาจมองข้ามวันครบกำหนดไป ใช้น้ําเสียงที่เป็นมิตรและแสดงออกว่าคุณเพียงตรวจสอบ

ตัวอย่าง

สวัสดีคุณ [ชื่อลูกค้า]

เราหวังว่าคุณจะสบายดี เราต้องการติดต่อเรื่องใบแจ้งหนี้หมายเลข #12345 ครบกำหนดชำระในวันที่ [วันครบกำหนดชำระ] เราเข้าใจว่ามีเรื่องยุ่งๆ เกิดขึ้นมากมาย เราจึงส่งอีเมลนี้มาเพื่อแจ้งเตือนสั้นๆ ในกรณีที่คุณอาจลืมไป

ข้อมูลสรุปใบแจ้งหนี้:
ยอดรวมที่ครบกําหนดชําระ: $500.00

ลิงก์ชําระเงิน: [แทรกลิงก์ชําระเงิน]

หากคุณได้ส่งการชำระเงินแล้ว โปรดอย่าใส่ใจต่ออีเมลนี้ หรือหากยังไม่ได้ชำระ โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการความช่วยเหลือใดๆ

ขอบคุณมาก
[ชื่อของคุณ]

การติดตามผลครั้งที่สอง

หากไม่มีการตอบกลับต่อการแจ้งเตือนครั้งแรก ให้ติดต่อลูกค้าอีกครั้งพร้อมแจ้งข้อมูลอย่างสุภาพภายในหนึ่งสัปดาห์หลังจากการติดตามผลครั้งแรก อีเมลนี้ควรมีความสุภาพ แต่อาจมีข้อเสนอเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาหรือคําถามที่อาจเกิดขึ้น

ตัวอย่าง

สวัสดีคุณ [ชื่อลูกค้า]

เราต้องการติดตามผลสำหรับใบแจ้งหนี้หมายเลข 12345 วันครบกําหนดคือ [วันครบกําหนด] และเรายังไม่ได้รับการยืนยันการชําระเงิน หากมีปัญหาในขั้นตอนการชําระเงิน โปรดแจ้งให้เราทราบ เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ

ข้อมูลสรุปใบแจ้งหนี้:
ยอดรวมที่ครบกําหนดชําระ: $500.00

ลิงก์ชําระเงิน: [แทรกลิงก์ชําระเงิน]

ขอบคุณอีกครั้งที่ให้ความใส่ใจในเรื่องนี้ หากมีสิ่งใดที่คุณต้องการพูดคุย โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเรา

ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อของคุณ]

การติดตามผลครั้งที่สาม

หากใบแจ้งหนี้ยังค้างชําระ ให้ส่งการแจ้งเตือนสองสัปดาห์หลังจากการติดตามผลครั้งที่สอง ในอีเมลฉบับนี้ คุณควรอ้างอิงข้อกําหนดที่ตกลงกันไว้เกี่ยวกับการชําระเงินที่เลยกําหนด เช่น ค่าธรรมเนียมล่าช้า

ตัวอย่าง

สวัสดีคุณ [ชื่อลูกค้า]

เราติดต่อมาอีกครั้งเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้หมายเลข 12345 ซึ่งครบกําหนดชําระในวันที่ [วันครบกําหนด] เราเข้าใจว่าอาจเกิดความล่าช้าได้ โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับวิธีประมวลผลการชําระเงิน

ข้อมูลสรุปใบแจ้งหนี้:
ยอดรวมที่ครบกําหนดชําระ: $500.00

ลิงก์ชําระเงิน: [แทรกลิงก์ชําระเงิน]

ตามข้อตกลงของเรา หากไม่ได้รับการชำระเงินภายใน [วันครบกําหนดชําระ X วัน] อาจมีค่าธรรมเนียมล่าช้า เราหวังว่าจะแก้ไขปัญหานี้ได้เร็วๆ นี้ โปรดแจ้งให้เราทราบหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือความช่วยเหลือ

ขอบคุณที่ให้ความใส่ใจในเรื่องนี้

ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อของคุณ]

การติดตามผลครั้งสุดท้าย

หากความพยายามครั้งก่อนๆ ไม่ได้ส่งผลให้มีการชำระเงิน อีเมลขั้นสุดท้ายอาจเป็นหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการที่ระบุขั้นตอนต่อไป เช่น การระงับบริการและยกระดับปัญหา วิธีที่ดีที่สุดคือส่งหนังสือแจ้งประเภทนี้หนึ่งเดือนขึ้นไปหลังจากวันครบกำหนด

ตัวอย่าง

สวัสดีคุณ [ชื่อลูกค้า]

นี่เป็นการติดตามผลครั้งสุดท้ายเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้หมายเลข #12345 ซึ่งกําหนดชําระในวันที่ [วันครบกําหนด] เราได้พยายามติดตามเกี่ยวกับการชำระเงินใบแจ้งหนี้นี้หลายครั้ง แต่ยังไม่ได้รับการชําระเงิน

ข้อมูลสรุปใบแจ้งหนี้:
ยอดรวมที่ครบกําหนดชําระ: $500.00

ลิงก์ชําระเงิน: [แทรกลิงก์ชําระเงิน]

หากไม่ได้รับการชำระเงินภายใน [วันครบกําหนดใหม่] เราอาจต้อง [แจ้งขั้นตอนต่อไป เช่น การระงับบริการ การประเมินค่าธรรมเนียมชำระล่าช้า และการส่งต่อไปยังฝ่ายติดตามหนี้] โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีสิ่งใดที่เราสามารถชี้แจงได้หรือหากคุณต้องการหารือเรื่องนี้เพิ่มเติม

ขอขอบคุณ
[ชื่อของคุณ]