Het schrijven van een e-mail voor je factuur voelt misschien routinematig aan, maar het is eigenlijk een belangrijk onderdeel om je werk met klanten soepel te laten verlopen en om op tijd betaald te worden. Met een goede e-mail voor facturen kun je het heen-en-weer en betalingsachterstanden tot een minimum beperken en je onderneming op koers houden.

Hieronder vind je een aantal praktische tips voor het opstellen van een nuttige factuurmail, We behandelen alles: van het formuleren van betaalinstructies tot het sturen van escalerende herinneringen als de factuur niet wordt betaald.

Wat staat er in dit artikel?

• Een duidelijke en professionele onderwerpregel voor een factuur schrijven
  
• Wat je in een factuurbericht moet opnemen
  
• Betaallinks en instructies in je e-mail opnemen
  
• Wanneer en hoe je onbetaalde facturen via e-mail opvolgt
  

Een duidelijke en professionele onderwerpregel voor een factuur schrijven

De onderwerpregel van je factuur moet ontvangers precies vertellen wat ze kunnen verwachten wanneer ze de e-mail openen. Een eenvoudige onderwerpregel zoals 'Factuur #12345 voor [je bedrijfsnaam]' of 'Factuur voor [projectnaam] – verschuldigd op [vervaldatum]' is voldoende. Voeg het factuurnummer, een korte beschrijving en een vervaldatum toe, zodat de ontvanger de factuur gemakkelijker kan vinden en verwerken. Een vervaldatum kan vooral handig zijn bij lopende projecten of terugkerende facturen. En het geeft klanten een duwtje in de rug om de factuur voor de deadline te verwerken.

Hier zijn nog enkele tips voor het schrijven van de onderwerpregel:

• Onderwerpregels die te lang zijn, worden vaak afgekapt (vooral op mobiele apparaten). Vermeld alleen noodzakelijke details, zodat de ontvanger alle informatie in één oogopslag kan krijgen.

• Als je met een nieuwe klant of een grotere onderneming werkt, vermeld dan je bedrijfsnaam in de onderwerpregel, zodat de ontvanger snel kan zien wie de factuur heeft gestuurd.

• Hoewel het verleidelijk is om zinnen als 'vriendelijke herinnering' en 'even een waarschuwing' toe te voegen, kun je deze het beste bewaren voor vervolgmails als de factuur achterstallig wordt.

Wat je in een factuurbericht moet opnemen

In je factuurbericht moet je klanten alle informatie geven die ze nodig hebben om de betaling te verwerken. Geef een korte samenvatting van de factuur en betaalinstructies, zodat klanten precies weten wat ze moeten doen. Hier zijn alle details die je moet toevoegen.

Een beleefde begroeting en dankjewel

Begin met een eenvoudige, vriendelijke begroeting, zoals: 'Hallo [naam klant]'. En overweeg de klant te bedanken voor de bestelling. Een beetje hoffelijkheid helpt bij het creëren van een positieve interactie, vooral als je het over betalingen hebt.

Factuurgegevens en doel

Vermeld kort waar de factuur voor is. Dit geeft klanten een heads-up en herinnert ze aan het specifieke project of de specifieke dienst.

• Voorbeeld: "Bijgevoegd vindt u factuur #12345 voor [geleverde dienst of product]."
  

Factuuroverzicht

Vat een paar belangrijke details samen in de hoofdtekst van de e-mail, zoals factuurnummer, factuurdatum, het verschuldigde totaalbedrag en de vervaldatum. Door deze details in de e-mail zelf te schetsen, kunnen klanten alles zien wat ze moeten weten zonder de bijlage te openen.

Betaalinstructies

Voeg instructies over hoe je moet betalen en een betaallink, indien van toepassing, direct aan de e-mail toe. Of de klant nu betaalt via bankoverschrijving, creditcard of een andere betaalmethode, geef duidelijke stappen voor het voltooien van de betaling.

Contactgegevens

Laat klanten weten hoe ze contact met je kunnen opnemen als ze vragen hebben of verduidelijking willen.

• Voorbeeld: "Neem gerust contact met ons op als u meer details of verduidelijking nodig hebt."
  

Factuurbestand

Vergeet de bijlage niet. Zorg ervoor dat die is gelabeld, zodat deze gemakkelijk te herkennen is.

• Voorbeeld: "Factuur-12345-JouwBedrijfsnaam.pdf"
  

Een vriendelijke afsluiting

Beëindig je bericht met een eenvoudige afsluiting, zoals 'nogmaals bedankt' of 'vriendelijke groeten'. Zo houd je de toon vriendelijk en voeg je een menselijk tintje toe aan een transactionele e-mail.

Betaallinks en instructies in je e-mail opnemen

Door betaallinks en instructies aan je e-mail toe te voegen, kun je het betaalproces voor je klant zo gemakkelijk mogelijk maken. Hier lees je hoe je die in je e-mail kunt opnemen.

Voeg een korte sectie met betaalinstructies toe

Plaats de betaalinstructies na de factuurgegevens. Leg uit hoe de klant moet betalen en vermeld eventuele vereiste directe links of stappen.

• Voorbeeld: "Gebruik de volgende link om de betaling af te ronden: [Betaallink]."
  

Zorg dat de betaallink opvalt

Overweeg de betaallink vetgedrukt of gemarkeerd te maken, zodat klanten de link makkelijk kunnen vinden. Als het een klikbare URL is, controleer dan dan of deze werkt voordat je de e-mail verzendt. Als dit mogelijk is in je e-mail, kun je ook een knop gebruiken om meer aandacht op de link te vestigen.

Bied alternatieve betaalmethoden aan, als dat relevant is

Als je meerdere betaalmethoden accepteert, vermeld deze dan kort zodat de klant weet wat de opties zijn. Vermeld eventuele gegevens die ze nodig hebben om deze methoden te gebruiken, zoals je bankgegevens en een link om met een creditcard te betalen.

Voorbeeld

Wij accepteren betalingen via [bankoverschrijving, creditcard, etc.]. Gebruik voor bankoverschrijvingen de onderstaande gegevens:

Naam bank: [Je bank]
Rekeningnummer: [Je rekeningnummer]
Routingnummer: [Je routingnummer]
Referentie: Factuur #12345

Voeg eventuele aanvullende instructies toe

Vermeld eventuele speciale instructies die de klant moet volgen (bijv. het noteren van het factuurnummer bij de betaling), zodat de betaling efficiënt en accuraat kan worden verwerkt.

• Voorbeeld: "Als je via een bankoverschrijving betaalt, vermeld dan je factuurnummer (#12345) in de transactienotities, zodat we het meteen op je rekening kunnen toepassen."
  

Wanneer en hoe je onbetaalde facturen via e-mail opvolgt

Bij het opvolgen van onbetaalde facturen moet je de juiste balans vinden tussen doorzettingsvermogen en beleefdheid. Volg deze tips om de kans op het innen van betalingen te vergroten:

• Kies een feitelijke, beleefde toon. Klink niet beschuldigend of ongeduldig.

• Wees consistent met je timing. Stuur regelmatige, geplande follow-ups met dezelfde tussenpozen per cyclus.

• Maak duidelijk dat klanten contact met je moeten opnemen als ze opheldering nodig hebben. Soms stellen klanten de betaling uit vanwege vragen over de factuur of verwarring over hoe ze moeten betalen.

• Voeg de factuur toe aan elke follow-up. Zo hebben klanten gemakkelijk toegang en hoeven ze ziet oude e-mails te doorzoeken.

Hieronder gaan we nader in op hoe elke e-mail voor follow-up eruit kan zien.

Eerste follow-up

De eerste follow-up moet een vriendelijke herinnering zijn, die één tot drie dagen na de betaaldatum wordt verzonden. Deze e-mail dient als een licht duwtje in de rug en gaat ervan uit dat de klant de vervaldatum misschien gewoon over het hoofd heeft gezien. Kies een vriendelijke toon en geef aan dat je net aan het inchecken bent.

Voorbeeld

Hallo [naam klant],

Ik hoop dat het goed met u gaat! Ik wilde contact opnemen met factuur #12345, die op [vervaldatum] moest worden betaald. Ik begrijp dat het druk kan zijn, dus dit is slechts een korte herinnering voor het geval dat u de betaling over het hoofd hebt gezien.

Factuuroverzicht:
Totaal verschuldigd bedrag: € 500,00

Betaallink: [betaallink invoegen]

Als u al een betaling hebt verstuurd, kunt u deze e-mail negeren. Laat het me weten als ik u ergens mee kan helpen.

Heel erg bedankt,
[Je naam]

Tweede follow-up

Als er geen reactie is op de eerste herinnering, neem dan een week na de eerste follow-up opnieuw contact op met de klant met een beleefde check-in. Deze e-mail moet beleefd blijven, maar kan een suggestie bevatten om eventuele problemen of vragen te bespreken.

Voorbeeld

Hallo [naam klant],

Ik wilde factuur #12345 even opvolgen. De uiterste datum was [betaaldatum] en ik heb nog geen betaalbevestiging ontvangen. Laat het me weten als er problemen zijn met het betaalproces. Ik help u graag.

Factuuroverzicht:
Totaal verschuldigd bedrag: € 500,00

Betaallink: [betaallink invoegen]

Nogmaals bedankt voor uw aandacht. Neem gerust contact met me op als u iets wilt bespreken.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]

Derde follow-up

Als de factuur nog steeds niet betaald is, stuur dan twee weken na de tweede opvolging een strikte herinnering. In deze e-mail kun je verwijzen naar overeengekomen voorwaarden met betrekking tot achterstallige betalingen, zoals kosten voor te late betaling.

Voorbeeld

Hallo [naam klant],

Ik neem opnieuw contact met u op over factuur #12345, verschuldigd op [betaaldatum]. Ik begrijp dat er vertragingen kunnen optreden, dus laat het me weten als u zich zorgen maakt over het uitvoeren van de betaling.

Factuuroverzicht:
Totaal verschuldigd bedrag: € 500,00

Betaallink: [betaallink invoegen]

Volgens onze overeenkomst kunnen er kosten in rekening worden gebracht voor te late betaling als die niet vóór [X dagen na de betaaldatum] is ontvangen. We hopen dit snel op te lossen, dus laat het me weten als u meer informatie of hulp nodig hebt.

Ik dank u voor uw aandacht voor deze kwestie.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]

Laatste follow-up

Als eerdere pogingen niet hebben geleid tot betaling, kan de laatste e-mail een formele kennisgeving zijn met daarin de volgende stappen, zoals het opschorten van services en het escaleren van het probleem. Het is het beste om dit soort kennisgevingen een maand of langer na de betaaldatum te verzenden.

Voorbeeld

Hallo [naam klant],

Dit is een laatste follow-up met betrekking tot factuur #12345, die oorspronkelijk op [vervaldatum] moest worden betaald. We hebben meerdere pogingen gedaan om deze factuur te vereffenen, maar de betaling is nog niet ontvangen.

Factuuroverzicht:
Totaal verschuldigd bedrag: € 500,00

Betaallink: [betaallink invoegen]

Als de betaling niet vóór [nieuwe deadline] is ontvangen, moeten we mogelijk [eventuele specifieke vervolgstappen vermelden, zoals het opschorten van diensten, het in rekening brengen van een vergoeding voor te late betaling en doorsturen naar incassobureau]. Laat het ons weten als er iets is dat we kunnen verduidelijken of als u deze kwestie verder wilt bespreken.

Bedankt,
[Je naam]