Het effectief beheren van facturen is een grote verantwoordelijkheid voor elke bedrijfseigenaar. Nadat Italië in 2019 een wet had aangenomen die elektronische facturatie verplicht stelde, moesten bedrijven hun procedures bijwerken door digitale factureratiessoftware te gebruiken om te blijven voldoen. Maar hoe geef je een e-factuur uit? Welke verplichte informatie moet worden opgenomen? In dit artikel gaan we dieper in op deze onderwerpen om inzicht te krijgen in hoe je facturen efficiënt uitgeeft en tegelijk aan wettelijke vereisten voldoet.

Wat staat er in dit artikel?

• Welke informatie moet worden opgenomen bij het uitreiken uitgeven van een elektronische factuur?
  
• Verplichte informatie op B2C e-facturen
  
• Verplichte informatie op e-facturen voor overheidsinstanties
  
• Verplichte informatie op e-facturen voor forfaitaire belastingplichtigen
  
• De datum op elektronische facturen vermelden
  

Welke informatie moet worden opgenomen bij het uitreiken uitgeven van een elektronische factuur?

Italië hanteert diverse regels om de registratie van btw-transacties in heel Europa te standaardiseren. Richtlijn 2006/112/EG (vanaf artikel 226) schetst de basisgegevens die op een factuur moeten worden vermeld. In Italië volgt artikel 21, lid 2, van presidentieel decreet 633/1972, zoals gewijzigd, grotendeels artikel 226 van de Europese richtlijn, waarin de verplichte informatie voor elektronische facturen wordt beschreven.

Welke informatie moet op de factuur worden opgenomen?

Verplichte informatie voor elektronische facturen omvat:

• Uitgiftedatum factuur
  
• Uniek, opeenvolgend factuurnummer
  
• Gegevens van de verstrekker (d.w.z. bedrijfs- of handelsnaam, voor- en achternaam, woon- of verblijfplaats)
  
• Btw-nummer
  
• Klantgegevens (d.w.z. bedrijfs- of handelsnaam, voor- en achternaam, woon- of verblijfplaats)
  
• Het btw-identificatienummer van de klant of, in het geval van een belastingplichtige die in een andere EU-lidstaat is gevestigd, het btw-identificatienummer dat door die staat is uitgeggeven
  
• Beschrijving, hoeveelheid en prijs van de goederen of diensten die bij de transactie betrokken zijn
  
• Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd
  
• Datum waarop betaling is gedaan, indien verschillend van de factuurdatum
  
• Btw-tarief en belastbaar bedrag
  
• Ontvangerscode (d.w.z. een zevencijferige, alfanumerieke identificatiecode die wordt gebruikt om de correcte levering van een elektronische factuur aan een bedrijf of professional te garanderen)
  

Ontvangerscode voor elektronische facturatie

Hoewel het niet strikt verplicht is, is de ontvangerscode een belangrijk detail om op een e-factuur op te nemen. Dit is een alfanumerieke code van zeven tekens, ook bekend als de 'SdI-ontvangerscode' of 'SdI-code' (verwijzend naar het uitwisselingssysteem [SdI] van de Italiaanse belastingdienst). De ontvangerscode zorgt voor de juiste levering van een elektronische factuur aan een bedrijf of professional en identificeert de e-factureratiesoftware die door de ontvanger wordt gebruikt, waardoor facturen rechtstreeks in dat systeem kunnen worden ontvangen.

Als de ontvangerscode niet beschikbaar is, kan de e-factuur nog steeds worden verzonden met het gecertificeerde e-mailadres (PEC) van de ontvanger. Als zowel de ontvangerscode als het PEC-adres beschikbaar is, kan een klant in Italië zijn facturen bekijken via het onderdeel Assistenza (Ondersteuning) op het portaal Fatture e Corrispettivi (Facturen en ontvangstbewijzen) op de website van de Italiaanse belastingdienst.

Het bovenstaande is de verplichte informatie voor een elektronische B2B-factuur, die door een bedrijf of professional aan een andere wordt uitgegeven. Als je echter een elektronische B2C-factuur moet uitgeven, dat wil zeggen een factuur die aan een particulier is gericht, moet je rekening houden met een aantal andere verplichtingen.

Verplichte informatie op B2C e-facturen

De volgende informatie is verplicht voor een B2C-factuur:

• Uitgiftedatum factuur
  
• Uniek, opeenvolgend factuurnummer
  
• Gegevens van de verstrekker (d.w.z. bedrijfs- of handelsnaam, voor- en achternaam, woon- of verblijfplaats)
  
• Btw-nummer
  
• Klantgegevens (d.w.z. voor- en achternaam, adres en belastingcode, aangezien dit een persoon zonder btw-nummer is)
  
• Beschrijving, hoeveelheid en prijs van de goederen of diensten die bij de transactie betrokken zijn
  
• Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd
  
• Datum van betaling, indien afwijkend van de factuurdatum
  
• Btw-tarief en belastbaar bedrag
  
• De code '0000000' in het veld met de code van de begunstigde
  

Verplichte informatie op e-facturen voor overheidsinstanties

Bij het uitgeven van een elektronische factuur aan een overheidsdienst (PA) is aanvullende informatie verplicht die verder gaat dan de standaard elektronische factuurgegevens. Dit omvat zowel de unieke code als de aanbestedingsidentificatiecode (CIG) en de unieke projectcode (CUP), die de traceerbaarheid van betalingen door overheidsinstanties waarborgen.

• Unieke code
  Dit is een alfanumerieke code van zes tekens die een specifieke overheidsinstantie uniek identificeert en ervoor zorgt dat de e-factuur correct wordt gerouteerd. Een enkele openbare entiteit kan meerdere unieke codes hebben, elk toegewezen aan een andere afdeling binnen de organisatie. Het wordt ook wel een 'unieke afdelingscode' of 'IPA-code' genoemd (verwijzend naar de Index of Public Administrations [IPA]). De unieke code is verplicht.

• CIG-code
  Dit is een alfanumerieke code van 10 cijfers die wordt gebruikt om een aanbieding te identificeren. Het moet op de factuur worden vermeld, tenzij er een vrijstelling van de traceerbaarheidsverplichting van toepassing is, zoals bepaald in wet nummer 136 van 13 augustus 2010.

• CUP-code
  Dit is een alfanumerieke code van 15 tekens die een overheidsinvesteringsproject identificeert. Het mag alleen worden ingevoerd als het bedrijf daar specifiek om vraagt.

Gesplitste betaling

Iedereen die een factuur uitgeeft aan de PA moet zich houden aan het systeem van gesplitste betalingen, waarbij de leverancier alleen de netto belastbare waarde ontvangt, terwijl de btw rechtstreeks door de PA wordt betaald. De btw daarentegen wordt door de koper rechtstreeks aan de schatkist betaald. Dit systeem wijkt af van het standaard btw-beheer, waarbij de leverancier de btw bij de klant int en deze vervolgens afdraagt aan de overheid.

De entiteiten waarvoor gesplitste betaling geldt, zijn opgenomen in specifieke registers die door het Ministero dell'Economia e delle Finanze (ministerie van Economische Zaken en Financiën,MEF) worden gepubliceerd.

Niet alle belastingplichtigen hoeven de regels voor gesplitste betalingen te volgen. De volgende categorieën zijn vrijgesteld:

Professionals die onderworpen zijn aan bronbelasting of ingehouden inkomstenbelasting
Belastingplichtigen die onder de forfaitaire belastingstelsel vallen en belastingplichtigen die onder een bijzondere btw-stelsel vallen

Verplichte informatie op e-facturen voor forfaitaire belastingplichtigen

Naast de informatie die vereist is voor alle elektronische facturen, moeten forfaitaire belastingplichtigen een specifieke verplichte taal toepassen. Software voor elektronische facturatie kan deze informatie opslaan en automatisch aanvullen voor toekomstige facturen. De vereiste vermeldingen die moeten worden opgenomen in elektronische facturen voor het forfaitaire stelsel zijn:

• 'Transactie zonder toepassing van btw, verricht overeenkomstig artikel 1, §§ 54 tot en met 89 van wet nummer 190 van 2014, zoals bijgewerkt bij wet nummer 208 van 2015 en wet nummer 145 van 2018.' (In het Italiaans: 'Operazione senza applicazione dell’IVA, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018.')

• 'De vergoeding is niet onderworpen aan bronbelasting volgens wet 190, artikel 1, paragraaf 67 van 23 december 2014.' (In het Italiaans: 'Il compenso non è soggetto a ritenute d’acconto ai sensi della Legge 190 del 23 dicembre 2014 art. 1 comma 67.')

Naarmate je bedrijf groeit, kan het beheer van het facturatieproces steeds complexer worden. Sommige tools kunnen dit proces automatiseren en facturatie eenvoudiger voor je maken. Neem bijvoorbeeld Stripe Invoicing: Het is een uitgebreid en schaalbaar facturatieplatform waarmee je facturen kunt maken en sturen voor zowel eenmalige als terugkerende betalingen, zonder dat je iets hoeft te programmeren. Met Invoicing bespaar je tijd en wordt je sneller betaald: 87% van Stripe-facturen wordt binnen 24 uur geïnd. Daarnaast kun je door samenwerking met externe partners Invoicing gebruiken voor elektronische facturatie.

De datum op elektronische facturen vermelden

De datum die op een e-factuur wordt vermeld, is afhankelijk van het type factuur dat wordt uitgegeven. Er zijn twee hoofdtypen: onmiddellijk en uitgesteld. Elk heeft verschillende deadlines voor indiening bij het SdI, die de officiële uitgifte markeert.

Een onmiddellijke factuur moet binnen 12 dagen na de transactiedatum naar het SdI worden gestuurd, terwijl een uitgestelde factuur vóór de 15e van de maand volgend op de transactiedatum moet worden gestuurd.

Hieronder leggen we uit hoe je de datum op de elektronische factuur vermeldt, afhankelijk van het type.

Welke datum moet je vermelden op elektronische facturen die onmiddellijk worden verstuurd?

Voor een onmiddellijke factuur kun je de elektronische factuur op dezelfde dag als de transactie bij het SdI indienen. Een transactie op 26 maart 2025 heeft bijvoorbeeld het volgende tot gevolg:

• Transactiedatum: 26 maart 2025
  
• Uitgiftedatum: 26 maart 2025
  
• Factuurnummer en -datum: factuurnummer X, gedateerd 26 maart 2025
  
• Veld 'Datum' in het onderdeel Algemene gegevens van het elektronische factuurbestand: 26 maart 2025
  

Je kunt de e-factuur ook op dezelfde dag als de transactie maken (26 maart 2025), maar deze binnen 12 dagen naar het SdI sturen. Bijvoorbeeld:

• Transactiedatum: 26 maart 2025
  
• Uitgiftedatum: uiterlijk op 07 april 2025
  
• Factuurnummer en -datum: factuurnummer X, gedateerd 26 maart 2025
  
• Veld 'Datum' in het onderdeel Algemene gegevens van het elektronische factuurbestand: 26 maart 2025
  

Welke datum moet je vermelden op uitgestelde facturen?

Voor de datum die op een uitgestelde factuur moet worden vermeld, staat circulaire 14/E/2019 van de Italiaanse belastingdienst toe dat de datum van de laatste uitgevoerde transactie als documentdatum wordt gebruikt. Deze aanpak kan echter leiden tot inconsistenties in het opeenvolgend nummeren van facturen.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als factuurnummer 25 overeenkomt met de laatste levering op 30 juli, terwijl factuurnummer 26 een eerdere datum heeft, zoals 23 juli, op basis van de laatst geregistreerde levering.

Om dit belangrijke probleem aan te pakken, specificeerde het agentschap later dat een uitgestelde factuur de datum van minimaal één van de transacties moet bevatten (bij voorkeur de laatste van de maand) samen met de andere informatie die vereist is voor een elektronische factuur. Als alternatief kan het einde van de maand worden gebruikt als een conventionele referentie, die het tijdstip weergeeft waarop de transactie wordt geacht te hebben plaatsgevonden.