Die effektive Verwaltung von Rechnungen ist eine der Hauptaufgaben für jede/n Geschäftsinhaber/in. Nachdem Italien im Jahr 2019 ein Gesetz verabschiedet hat, das die elektronische Rechnungsstellung vorschreibt, müssen Unternehmen ihre Verfahren aktualisieren und Software für die digitale Rechnungsstellung einführen, um die Vorschriften einzuhalten. Wie wird jedoch eine E-Rechnung ausgestellt? Welche Pflichtangaben müssen enthalten sein? In diesem Artikel gehen wir auf diese Themen ein, damit Sie verstehen, wie Sie Rechnungen effizient ausstellen und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Informationen müssen in einer elektronischen Rechnung enthalten sein?
  
• Pflichtangaben in B2C-E-Rechnungen
  
• Pflichtangaben in E-Rechnungen für öffentliche Stellen
  
• Pflichtangaben in E-Rechnungen für Pauschalsteuerpflichtige
  
• So geben Sie das Datum in elektronischen Rechnungen an
  

Welche Informationen müssen in einer elektronischen Rechnung enthalten sein?

In Italien gelten verschiedene Vorschriften zur europaweiten Vereinheitlichung der Erfassung von Umsatzsteuertransaktionen. Richtlinie 2006/112/EG (ab Artikel 226) umreißt die grundlegenden Angaben, die eine Rechnung enthalten muss. In Italien folgt Artikel 21 Absatz 2 des Präsidialdekrets 633/1972 in der geänderten Fassung weitgehend Artikel 226 der EU-Richtlinie, in dem die erforderlichen Informationen für elektronische Rechnungen aufgeführt sind.

Welche Angaben müssen auf der Rechnung enthalten sein?

Zu den Pflichtangaben für elektronische Rechnungen gehören:

• Ausstellungsdatum der Rechnung
  
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
  
• Ausstellerdaten (d. h. Firmen-, Geschäfts- oder Handelsname, Vor- und Nachname, Wohnort oder Sitzl)
  
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (partita IVA)
  
• Kundendaten (d. h. Firmen-, Geschäfts- oder Handelsname, Vor- und Nachname, Wohnort oder Sitzl)
  
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden/der Kundin bzw. im Falle von in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässigen Steuerpflichtigen die von diesem Staat vergebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• Beschreibung, Menge und Preis der Waren oder Dienstleistungen, die Gegenstand der Transaktion sind
  
• Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert oder erbracht wurden
  
• Datum, an dem die Zahlung geleistet wurde, falls abweichend vom Rechnungsdatum
  
• USt.-Satz und Steuerbemessungsgrundlage
  
• Empfängercode (d. h. ein siebenstelliger alphanumerischer Code, der die ordnungsgemäße Zustellung einer elektronischen Rechnung an Unternehmen oder Selbstständige gewährleistet)
  

Empfängercode für die elektronische Rechnungsstellung

Der Empfängercode ist zwar nicht zwingend erforderlich, stellt aber ein wichtiges Detail dar, das in einer elektronischen Rechnung enthalten sein sollte. Dabei handelt es sich um einen siebenstelligen, alphanumerischen Code, der auch als „SdI-Empfängercode“ oder „SdI-Code“ bezeichnet wird (in Anlehnung an das Austauschsystem [SdI]) der italienischen Steuerbehörde. Der Empfängercode stellt die ordnungsgemäße Zustellung einer elektronischen Rechnung an ein Unternehmen oder an Selbstständige sicher und ermittelt die vom Empfänger/von der Empfängerin verwendete E-Invoicing-Software, so dass Rechnungen direkt in diesem System empfangen werden können.

Wenn der Empfängercode nicht verfügbar ist, kann die E-Rechnung trotzdem an die zertifizierte E-Mail-Adresse (PEC-Adresse) des Empfängers/der Empfängerin gesendet werden. Wenn weder der Empfängercode noch die PEC-Adresse verfügbar sind, können Kundinnen/Kunden in Italien auf der Website der italienischen Steuerbehörde über den Beratungsabschnitt des Portals Rechnungen und Belege auf ihre Rechnungen zugreifen.

Bei den obigen Angaben handelt es sich um die erforderlichen Informationen für eine elektronische B2B-Rechnung, die von einem Unternehmen oder von Selbstständigen an ein anderes Unternehmen bzw. an andere Selbstständige ausgestellt wird. Wenn Sie jedoch eine elektronische B2C-Rechnung ausstellen müssen, also eine Rechnung, die an eine Einzelperson gerichtet ist, müssen Sie einige andere Anforderungen beachten.

Pflichtangaben in B2C-E-Rechnungen

Für eine B2C-Rechnung werden folgende Informationen benötigt:

• Ausstellungsdatum der Rechnung
  
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
  
• Ausstellerdaten (d. h. Firmen-, Geschäfts- oder Handelsname, Vor- und Nachname, Wohnort oder Sitzl)
  
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (partita IVA)
  
• Kundeninformationen (d. h. Vor- und Nachname, Adresse und Steuercode, da es sich um eine Einzelperson ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer handelt)
  
• Beschreibung, Menge und Preis der Waren oder Dienstleistungen, die Gegenstand der Transaktion sind
  
• Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden
  
• Datum der Zahlung, falls abweichend vom Rechnungsdatum
  
• Mehrwertsteuersatz und zu besteuernder Betrag
  
• Der Code „0000000“ im Feld für den Begünstigtencode
  

Pflichtangaben in elektronischen Rechnungen für öffentliche Stellen

Bei der Ausstellung einer elektronischen Rechnung für die öffentliche Verwaltung sind zusätzliche Informationen erforderlich, die über die standardmäßigen elektronischen Rechnungsdaten hinausgehen. Dazu gehören der eindeutige Code sowie der CIG-Code (Code zur Identifizierung der Vergabe) und der CUP-Code (eindeutiger Projektcode), die die Rückverfolgbarkeit von Zahlungen durch Behörden gewährleisten.

• Eindeutiger Code
  Dies ist ein sechsstelliger, alphanumerischer Code, der eine bestimmte Behörde eindeutig identifiziert und sicherstellt, dass die elektronische Rechnung korrekt weitergeleitet wird. Eine einzelne öffentliche Einrichtung kann mehrere eindeutige Codes haben, die jeweils einer anderen Stelle innerhalb der Organisation zugeordnet sind. Er wird auch als „eindeutiger Bürocode“ oder „IPA-Code“ (in Anlehnung an den Index der öffentlichen Verwaltungen [IPA]) bezeichnet. Der eindeutige Code ist obligatorisch.

• CIG-Code
  Dies ist ein 10-stelliger, alphanumerischer Code, der zur Identifizierung eines Angebots verwendet wird. Er muss auf der Rechnung angegeben werden, es sei denn, es gilt eine Ausnahme von der Rückverfolgbarkeitsverpflichtung, wie im Gesetz Nr. 136 vom 13. August 2010 vorgesehen.

• CUP-Code
  Dabei handelt es sich um einen 15-stelligen, alphanumerischen Code, der ein öffentliches Investitionsprojekt kennzeichnet. Er sollte nur eingegeben werden, wenn dies vom Unternehmen ausdrücklich verlangt wird.

Aufgeteilte Zahlung

Jede/r der/die eine Rechnung an die öffentliche Verwaltung ausstellt, muss sich an das Split-Payment-System halten, bei dem der Lieferant nur den steuerpflichtigen Nettobetrag erhält, während die Mehrwertsteuer direkt von der öffentlichen Verwaltung bezahlt wird. Die Mehrwertsteuer hingegen wird vom Käufer/von der Käuferin direkt an den Fiskus abgeführt. Dieses System unterscheidet sich vom Standard-MwSt.-Management, bei dem der Lieferant die USt. vom Kunden/von der Kundin einzieht und später an den Staat abführt.

Die Unternehmen, die der Teilzahlung unterliegen, sind in spezifischen Registern aufgeführt, die vom Ministerium für Wirtschaft und Finanzen (MEF) veröffentlicht werden.

Nicht alle Steuerzahler/innen müssen sich an die Regeln für die geteilte Zahlung halten. Die folgenden Kategorien sind ausgenommen:

Selbstständige, die der Quellensteuer oder der an der Quelle einbehaltenen Einkommensteuer unterliegen
Steuerpflichtige, die unter die Pauschalsteuerregelung fallen, und solche, die einer USt.-Sonderregelung unterliegen

Pflichtangaben in E-Rechnungen für Pauschalsteuerpflichtige

Zusätzlich zu den Angaben, die für alle elektronischen Rechnungen erforderlich sind, müssen Pauschalsteuerpflichtige bestimmte obligatorische Angaben machen. Software zur elektronischen Rechnungsstellung kann diese Informationen speichern und für zukünftige Rechnungen automatisch vervollständigen. Die erforderlichen Erklärungen, die elektronische Rechnungen für die Pauschalregelung enthalten müssen, sind:

• „Transaktion ohne Anwendung der Mehrwertsteuer, die gemäß Artikel 1 Absätze 54 bis 89 des Gesetzes Nr. 190 von 2014, aktualisiert durch das Gesetz Nr. 208 von 2015 und das Gesetz Nr. 145 von 2018, getätigt wurde.“ (Auf Italienisch: „Operazione senza applicazione dell’IVA, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018.“)

• „Die Gebühr unterliegt nicht der Quellensteuer gemäss Gesetz 190, Artikel 1, Absatz 67 vom 23. Dezember 2014.“ (Auf Italienisch: „Il compenso non è soggetto a ritenute d’acconto ai sensi della Legge 190 del 23 dicembre 2014 art. 1 comma 67.“)

Mit zunehmendem Unternehmenswachstum wird auch die Verwaltung der Rechnungsstellung des Unternehmens immer komplexer. Einige Tools können diesen Prozess automatisieren und Ihnen die Rechnungsstellung erleichtern. Beispiel: Stripe Invoicing: Es handelt sich dabei um eine umfassende und skalierbare Rechnungsplattform, mit der Sie Rechnungen für einmalige und wiederkehrende Zahlungen erstellen und versenden können, ohne Code schreiben zu müssen. Mit Invoicing sparen Sie Zeit und erhalten Zahlungen schneller, da in 87 % aller Fälle Stripe-Rechnungen innerhalb von 24 Stunden beglichen werden. Durch die Zusammenarbeit mit Drittanbietern können Sie Invoicing für die elektronische Rechnungsstellung nutzen.

So geben Sie das Datum in elektronischen Rechnungen an

Das in einer elektronischen Rechnung angegebene Datum hängt von der Art der ausgestellten Rechnung ab. Es gibt zwei Haupttypen: sofortige und aufgeschobene Rechnungen. Für jeden Rechnungstyp gelten unterschiedliche Fristen für die Einreichung beim SdI, das die offizielle Ausstellung kennzeichnet.

Eine sofortige Rechnung muss innerhalb von 12 Tagen nach dem Transaktionsdatum an das SdI gesendet werden, während eine aufgeschobene Rechnung bis zum 15. des Monats nach dem Datum der Transaktion übermittelt werden muss.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie das Datum je nach Typ auf der elektronischen Rechnung angeben können.

Welches Datum müssen Sie auf sofortigen elektronischen Rechnungen angeben?

Für eine sofortige Rechnung können Sie die elektronische Rechnung noch am selben Tag wie die Transaktion an das SdI übermitteln. Eine Transaktion am 26. März 2025 würde beispielsweise Folgendes zur Folge haben:

• Transaktionsdatum: 26. März 2025
  
• Ausstellungsdatum: 26. März 2025
  
• Rechnungsnummer und -datum: Rechnung #X vom 26. März 2025
  
• Feld „Datum“ im Abschnitt „Allgemeine Daten“ der elektronischen Rechnungsdatei: 26. März 2025
  

Sie können die elektronische Rechnung auch am selben Tag wie die Transaktion (26. März 2025) erstellen, aber innerhalb der nächsten 12 Tage an das SdI senden. Beispiel:

• Transaktionsdatum: 26. März 2025
  
• Ausstellungsdatum: Bis zum 07. April 2025
  
• Rechnungsnummer und -datum: Rechnung #X vom 26. März 2025
  
• Feld „Datum“ im Abschnitt „Allgemeine Daten“ der elektronischen Rechnungsdatei: 26. März 2025
  

Welches Datum müssen Sie auf aufgeschobenen Rechnungen angeben?

Für das Datum, das auf einer aufgeschobenen Rechnung anzugeben ist, erlaubt das Rundschreiben 14/E/2019 der italienischen Steuerbehörde die Verwendung des Datums der letzten durchgeführten Transaktion als Datum des Dokuments. Dieser Ansatz kann jedoch zu Inkonsistenzen bei der fortlaufenden Nummerierung von Rechnungen führen.

Dies könnte z. B. der Fall sein, wenn Rechnung Nr. 25 der letzten Lieferung am 30. Juli entspricht, während Rechnung Nr. 26 ein früheres Datum hat, z. B. 23. Juli, basierend auf der letzten erfassten Lieferung.

Um dieses wichtige Problem zu lösen, hat die Steuerbehörde später festgelegt, dass eine aufgeschobene Rechnung das Datum mindestens einer der Transaktionen – vorzugsweise die letzte des Monats – zusammen mit den anderen Informationen enthalten muss, die für eine elektronische Rechnung erforderlich sind. Alternativ kann auch das Monatsende als konventionelle Referenz verwendet werden, die den Zeitpunkt angibt, zu dem die Transaktion als stattgefunden gilt.