La gestión eficaz de las facturas es una de las principales responsabilidades de cualquier empresario. Después de que Italia aprobara una ley que exigía la facturación electrónica en 2019, las empresas tuvieron que actualizar sus procedimientos adoptando software de facturación digital para seguir cumpliendo con la normativa. Pero, ¿cómo se emite una factura electrónica? ¿Qué información obligatoria debe incluirse? En este artículo, analizamos estos temas para ayudarte a comprender cómo emitir facturas de manera eficiente mientras cumples con los requisitos normativos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué información se debe incluir al emitir una factura electrónica?
  
• Información obligatoria en facturas electrónicas B2C
  
• Información obligatoria en facturas electrónicas para entidades públicas
  
• Información obligatoria en las facturas electrónicas para los contribuyentes de tarifa plana
  
• Cómo indicar la fecha en las facturas electrónicas
  

¿Qué información se debe incluir al emitir una factura electrónica?

Italia mantiene varias normativas para estandarizar los registros de transacciones del impuesto al valor agregado (IVA) en toda Europa. La Directiva 2006/112/EC (a partir del artículo 226) establece los datos básicos que deben figurar en una factura. En Italia, el artículo 21, apartado 2, del Decreto Presidencial 633/1972, en su versión modificada, sigue en gran medida el artículo 226 de la Directiva Europea, que detalla la información obligatoria para las facturas electrónicas.

¿Qué información se debe incluir en la factura?

La información obligatoria para las facturas electrónicas incluye:

• Fecha de emisión de la factura
  
• Número de factura único y secuencial
  
• Datos del emisor (es decir, nombre de la empresa, negocio o comercio; nombre y apellido; residencia o domicilio)
  
• Número de IVA
  
• Datos del cliente (es decir, nombre de la empresa, negocio o comercio; nombre y apellido; residencia o domicilio)
  
• El número de identificación a efectos del IVA del cliente o, en el caso de un sujeto pasivo establecido en otro Estado miembro de la UE, el número de identificación a efectos del IVA emitido por dicho Estado
  
• Descripción, cantidad y precio de los bienes o servicios involucrados en la transacción
  
• Fecha en que se suministraron los bienes o servicios
  
• Fecha en la que se realizó el pago, si es diferente de la fecha de la factura
  
• Tipo de IVA y base imponible
  
• Código del destinatario (es decir, un identificador alfanumérico de siete dígitos que se utiliza para garantizar la entrega correcta de una factura electrónica a una empresa o profesional)
  

Código de destinatario para facturación electrónica

Si bien no es estrictamente obligatorio, el código del destinatario es un detalle importante que debe incluirse en una factura electrónica. Se trata de un código alfanumérico de siete caracteres, también conocido como "código de destinatario SdI" o "código SdI" (en referencia al Sistema de Intercambio de la Agencia Tributaria Italiana [SdI]). El código de destinatario garantiza la correcta entrega de una factura electrónica a una empresa o profesional e identifica el software de facturación electrónica utilizado por el destinatario. Esto permite recibir las facturas directamente dentro de ese sistema.

Si el código del destinatario no está disponible, la factura electrónica se puede enviar a la dirección de correo electrónico certificado (PEC) del destinatario. Si ni el código de destinatario ni la dirección PEC están disponibles, un cliente en Italia puede acceder a sus facturas a través de la sección Consultas del portal Facturas y recibos en el sitio web de la Agencia Tributaria italiana.

Los datos anteriores son la información requerida para una factura electrónica B2B, que es emitida por una empresa o profesional a otra. Sin embargo, si necesitas emitir una factura electrónica B2C, es decir, una dirigida a un particular, existen algunos requisitos diferentes que debes tener en cuenta.

Información obligatoria en las facturas electrónicas B2C

Se requiere la siguiente información para una factura B2C:

• Fecha de emisión de la factura
  
• Número de factura único y secuencial
  
• Datos del emisor (es decir, nombre de la empresa, negocio o comercio; nombre y apellido; residencia o domicilio)
  
• Número de IVA
  
• Información del cliente (es decir, nombre y apellido, dirección y código fiscal, ya que se trata de una persona física sin número de IVA)
  
• Descripción, cantidad y precio de los bienes o servicios involucrados en la transacción
  
• Fecha en que se proporcionaron los bienes o servicios
  
• Fecha de pago, si es diferente de la fecha de la factura
  
• Tasa de IVA y base imponible
  
• El código "0000000" en el campo de código de beneficiario
  

Información obligatoria en las facturas electrónicas para entidades públicas

Al emitir una factura electrónica a una administración pública (AP), se exige información adicional más allá de los datos estándar de la factura electrónica. Esto incluye el código único, así como el código de identificación de licitación (CIG) y el código único de proyecto (CUP), que garantizan la trazabilidad de los pagos por parte de las autoridades públicas.

• Código único
  Se trata de un código alfanumérico de seis caracteres que identifica de forma única a una agencia gubernamental específica y garantiza que la factura electrónica se envíe correctamente. Una sola entidad pública puede tener varios códigos únicos, cada uno asignado a una oficina diferente dentro de la organización. También se conoce como "código único de oficina" o "código IPA" (en referencia al Índice de Administraciones Públicas [IPA]). El código único es obligatorio.

• Código CIG
  Se trata de un código alfanumérico de 10 dígitos que se utiliza para identificar una oferta. Debe indicarse en la factura, a menos que se aplique una exención del requisito de trazabilidad, según lo dispuesto por la Ley N.° 136 del 13 de agosto de 2010.

• Código CUP
  Se trata de un código alfanumérico de 15 caracteres que identifica un proyecto de inversión pública. Solo debe ingresarse si la empresa lo solicita específicamente.

Pago fraccionado

Cualquier persona que emita una factura a la AP debe cumplir con el sistema de pago fraccionado, en el que el proveedor recibe solo la base imponible neta, mientras que la AP paga directamente el IVA. Por otro lado, el comprador paga el IVA directamente a Hacienda. Este sistema difiere de la gestión estándar del IVA, en la que el proveedor recauda el IVA del cliente y luego lo remite al gobierno.

Las entidades sujetas al pago fraccionado se encuentran enumeradas en registros específicos publicados por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).

No todos los contribuyentes deben seguir las reglas de pago fraccionado. Las siguientes categorías están exentas:

Profesionales sujetos a la retención fiscal a cuenta o al impuesto a las ganancias deducido en el origen
Los contribuyentes comprendidos en el régimen fiscal de tarifa plana y los sujetos a regímenes especiales del IVA

Información obligatoria en las facturas electrónicas para contribuyentes de tarifa plana

Además de la información requerida para todas las facturas electrónicas, los contribuyentes de tarifa plana deben incluir un texto obligatorio específico. El software de facturación electrónica puede almacenar esta información y completarla automáticamente para futuras facturas. Las declaraciones obligatorias que deben incluirse en las facturas electrónicas para el régimen de tarifa plana son:

• "Operación sin aplicación de IVA, realizada de conformidad con el artículo 1, numerales 54 a 89 de la Ley N.° 190 de 2014, actualizada por la Ley N.° 208 de 2015 y la Ley N.° 145 de 2018". (En italiano: "Operazione senza applicazione dell'IVA, effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018.")

• "La tasa no está sujeta a retención fiscal a cuenta de acuerdo con la Ley 190, Artículo 1, Párrafo 67 del 23 de diciembre de 2014". (En italiano: "Il compenso non è soggetto a ritenute d'acconto ai sensi della Legge 190 del 23 dicembre 2014 art. 1 coma 67.")

A medida que tu empresa crece, la gestión del proceso de facturación de la empresa puede volverse cada vez más compleja. Algunas herramientas pueden automatizar este proceso y facilitarte la facturación. Tomemos Stripe Invoicing, por ejemplo: Se trata de una plataforma de facturación integral y escalable que permite crear y enviar facturas tanto para pagos únicos como recurrentes, sin necesidad de escribir código. Con Invoicing, puedes ahorrar tiempo y obtener pagos más rápidos, ya que el 87 % de las facturas de Stripe se cobran en un plazo de 24 horas. Además, a través de la colaboración con socios externos, puedes usar Invoicing para la facturación electrónica.

Cómo indicar la fecha en las facturas electrónicas

La fecha indicada en una factura electrónica depende del tipo de factura emitida. Hay dos tipos principales: inmediata y diferida. Cada uno tiene diferentes plazos para la presentación al SdI, que marca la emisión oficial.

Se debe enviar una factura inmediata al SdI dentro de los 12 días posteriores a la fecha de la transacción, mientras que una factura diferida debe enviarse antes del día 15 del mes siguiente a la fecha de la transacción.

A continuación, te explicamos cómo indicar la fecha en la factura electrónica según el tipo.

¿Qué fecha debes indicar en las facturas electrónicas inmediatas?

Para una factura inmediata, puedes enviar la factura electrónica al SdI el mismo día de la transacción. Por ejemplo, una transacción realizada el 26 de marzo de 2025 daría como resultado lo siguiente:

• Fecha de la transacción: 26 de marzo de 2025
  
• Fecha de emisión: 26 de marzo de 2025
  
• Número y fecha de la factura: Factura #X, con fecha 26 de marzo de 2025
  
• Campo "Fecha" en el apartado Datos Generales del fichero de factura electrónica: 26 de marzo de 2025
  

También puedes crear la factura electrónica el mismo día de la transacción (26 de marzo de 2025), pero enviarla al SdI dentro de los próximos 12 días. Por ejemplo:

• Fecha de la transacción: 26 de marzo de 2025
  
• Fecha de emisión: Antes del 07 de abril de 2025
  
• Número y fecha de la factura: Factura #X, con fecha 26 de marzo de 2025
  
• Campo "Fecha" en el apartado Datos Generales del fichero de factura electrónica: 26 de marzo de 2025
  

¿Qué fecha debes indicar en las facturas diferidas?

Para que la fecha se indique en una factura diferida, la Circular 14/E/2019 de la Agencia Tributaria italiana permite utilizar como fecha del documento la fecha de la última transacción realizada. Sin embargo, este enfoque podría dar lugar a inconsistencia en la numeración secuencial de las facturas.

Por ejemplo, esto podría ocurrir si la factura n.° 25 corresponde a la última entrega del 30 de julio, mientras que la factura n.° 26 tiene una fecha anterior, como el 23 de julio, basada en la última entrega registrada.

Para abordar este importante problema, la Agencia especificó posteriormente que una factura diferida debe incluir la fecha de al menos una de las transacciones, preferiblemente la última del mes, junto con el resto de la información obligatoria para una factura electrónica. Alternativamente, se puede utilizar el final del mes como referencia convencional, representando el momento en el que se considera que la transacción tuvo lugar.