La gestión eficaz de las facturas es una de las principales responsabilidades de cualquier empresa. Después de que Italia aprobara una ley que exige la facturación electrónica en 2019, las empresas tuvieron que actualizar sus procedimientos adoptando programas de software de facturación digital para seguir cumpliendo la normativa. Pero, ¿cómo se emite una factura electrónica? ¿Qué información obligatoria hay que incluir? En este artículo, examinamos estos temas para ayudarte a entender cómo emitir facturas de manera eficiente mientras cumples con los requisitos reglamentarios.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué información se debe incluir a la hora de emitir una factura electrónica?
  
• Información obligatoria en las facturas electrónicas B2C
  
• Información obligatoria en facturas electrónicas para entidades públicas
  
• Información obligatoria en las facturas electrónicas para los sujetos pasivos a tanto alzado
  
• Cómo indicar la fecha en las facturas electrónicas
  

¿Qué información hay que incluir para emitir una factura electrónica?

Italia mantiene varias regulaciones para estandarizar los registros de transacciones del impuesto sobre el valor añadido (IVA) en toda Europa. La directiva 2006/112/CE (a partir del artículo 226) describe los datos básicos que deben figurar en una factura. En Italia, el artículo 21(2) del Decreto Presidencial 633/1972, en su versión modificada, sigue en gran medida el artículo 226 de la Directiva Europea, que detalla la información requerida para las facturas electrónicas.

¿Qué información debe incluirse en la factura?

La información obligatoria para las facturas electrónicas incluye:

• Fecha de emisión de la factura
  
• Número de factura único y secuencial
  
• Datos del emisor (es decir, nombre de la empresa, de la empresa o comercial; nombre y apellidos; residencia o domicilio)
  
• Número de IVA
  
• Datos del cliente (es decir, nombre de la empresa, de la empresa o comercial; nombre y apellidos; residencia o domicilio)
  
• El número de identificación a efectos del IVA del cliente o, en el caso de un sujeto pasivo establecido en otro Estado miembro de la UE, el número de identificación a efectos del IVA expedido por dicho Estado
  
• Descripción, cantidad y precio de los bienes o servicios involucrados en la transacción
  
• Fecha en la que se suministraron los bienes o se prestaron los servicios
  
• Fecha en la que se realizó el pago, si es diferente a la fecha de la factura
  
• Tipo de IVA y base imponible
  
• Código del destinatario (es decir, un identificador alfanumérico de siete dígitos que se utiliza para garantizar la correcta entrega de una factura electrónica a una empresa o profesional)
  

Código de destinatario para la facturación electrónica

Aunque no es estrictamente necesario, el código del destinatario es un detalle importante que se debe incluir en una factura electrónica. Se trata de un código alfanumérico de siete caracteres, también conocido como "código de destinatario SdI" o "código SdI" (en referencia al Sistema de Intercambio de la Agencia Tributaria Italiana [SdI]). El código de destinatario garantiza la correcta entrega de una factura electrónica a una empresa o profesional e identifica el software de facturación electrónica utilizado por el destinatario, lo que permite recibir las facturas directamente dentro de ese sistema.

Si el código del destinatario no está disponible, la factura electrónica puede enviarse de todos modos utilizando la dirección de correo electrónico certificado (PEC) del destinatario. Si ni el código de destinatario ni la dirección PEC están disponibles, el cliente en Italia puede acceder a sus facturas a través de la sección Consulta del portal Facturas y recibos en el sitio web de la Agencia Tributaria italiana.

Lo anterior es la información requerida para una factura electrónica B2B, que es emitida por una empresa o profesional a otra. Sin embargo, si necesitas emitir una factura electrónica B2C, es decir, una factura dirigida a un particular, debes cumplir diferentes requisitos.

Información obligatoria en las facturas electrónicas B2C

Para una factura B2C se requiere la siguiente información:

• Fecha de emisión de la factura
  
• Número de factura único y secuencial
  
• Datos del emisor (es decir, nombre de la empresa, de la empresa o comercial; nombre y apellidos; residencia o domicilio)
  
• Número de IVA
  
• Información del cliente (es decir, nombre y apellidos, dirección y código fiscal, ya que se trata de una persona física sin número de IVA)
  
• Descripción, cantidad y precio de los bienes o servicios involucrados en la transacción
  
• Fecha en la que se proporcionaron los bienes o servicios
  
• Fecha de pago, si es diferente a la fecha de la factura
  
• Tipo de IVA y base imponible
  
• El código "0000000" en el campo de código de beneficiario
  

Información obligatoria en facturas electrónicas para entidades públicas

Al emitir una factura electrónica a una administración pública (AP), se requiere información adicional además de los datos estándar de la factura electrónica. Esto incluye el código único, así como el código de identificación de licitación (CIG) y el código único de proyecto (CUP), que garantizan la trazabilidad de los pagos por parte de las autoridades públicas.

• Código único
  Se trata de un código alfanumérico de seis caracteres que identifica de forma única a un organismo gubernamental específico y garantiza que la factura electrónica se envíe correctamente. Una sola entidad pública puede tener varios códigos únicos, cada uno asignado a una oficina diferente dentro de la organización. También se conoce como "código único de oficina" o "código IPA" (en referencia al Índice de Administraciones Públicas [IPA]). El código único es obligatorio.

• Código CIG
  Se trata de un código alfanumérico de 10 dígitos que se utiliza para identificar una oferta. Debe indicarse en la factura, a menos que se aplique una exención del requisito de trazabilidad, según lo dispuesto por la Ley No. 136 de 13 de agosto de 2010.

• Código CUP
  Se trata de un código alfanumérico de 15 caracteres que identifica un proyecto de inversión pública. Solo debe introducirse si la empresa lo solicita expresamente.

Pago fraccionado

Cualquier persona que emita una factura a la AP debe cumplir con el sistema de pago fraccionado, según el cual el proveedor recibe solo la base neta imponible, mientras que el IVA es pagado directamente por la AP. El IVA, en cambio, lo paga el comprador directamente en Hacienda. Este sistema difiere de la gestión estándar del IVA, en la que el proveedor recauda el IVA del cliente y luego lo remite al gobierno.

Las entidades sujetas a pago fraccionado aparecen en registros específicos publicados por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).

No todos los contribuyentes deben seguir las reglas de pago fraccionado; están exentas las siguientes categorías:

Profesionales sujetos a retención o impuesto sobre la renta deducido en origen
Contribuyentes comprendidos en el régimen fiscal a tanto alzado y sujetos a regímenes especiales del IVA

Información obligatoria en las facturas electrónicas para los sujetos pasivos a tanto alzado

Además de la información requerida para todas las facturas electrónicas, los contribuyentes a tanto alzado deben incluir un lenguaje obligatorio específico. El software de facturación electrónica puede almacenar esta información y completarla automáticamente para futuras facturas. Las declaraciones requeridas que deben incluirse en las facturas electrónicas para el régimen a tanto alzado son:

• "Transacción sin aplicación de IVA, realizada de conformidad con el artículo 1, párrafos 54 a 89 de la Ley N° 190 de 2014, actualizada por la Ley N° 208 de 2015 y la Ley N° 145 de 2018". (En italiano: "Operazione senza applicazione dell'IVA, effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018.”)

• "La cuota no está sujeta a retención en la fuente según la Ley 190, artículo 1, párrafo 67 del 23 de diciembre de 2014". (En italiano: "Il compenso non è soggetto a ritenute d'acconto ai sensi della Legge 190 del 23 dicembre 2014 art. 1 coma 67.”)

A medida que tu empresa crece, la gestión del proceso de facturación de la empresa puede ser cada vez más compleja. Algunas herramientas pueden automatizar este proceso y facilitarte la facturación. Por ejemplo, Stripe Invoicing: Se trata de una plataforma de facturación integral y escalable que te permite crear y enviar facturas tanto para pagos únicos como recurrentes, sin necesidad de escribir código. Con Invoicing, puedes ahorrar tiempo y recibir pagos más rápidos, ya que el 87 % de las facturas de Stripe se cobran en un plazo de 24 horas. Además, mediante la colaboración con socios externos, puedes usar Invoicing para la facturación electrónica.

Cómo indicar la fecha en las facturas electrónicas

La fecha indicada en una factura electrónica depende del tipo de factura emitida. Hay dos tipos principales: inmediata y diferida. Cada una tiene diferentes plazos para la presentación a la SdI, que marca la emisión oficial.

Se debe enviar una factura inmediata al SdI dentro de los 12 días posteriores a la fecha de la transacción, mientras que una factura diferida se debe enviar antes del día 15 del mes siguiente a la fecha de la transacción.

A continuación te explicamos cómo indicar la fecha en la factura electrónica, dependiendo del tipo.

¿Qué fecha debes indicar en las facturas electrónicas inmediatas?

Para obtener una factura inmediata, puedes enviar la factura electrónica al SdI el mismo día de la transacción. Por ejemplo, una transacción efectuada el 26 de marzo de 2025 daría como resultado lo siguiente:

• Fecha de la transacción: 26 de marzo de 2025
  
• Fecha de emisión: 26 de marzo de 2025
  
• Número y fecha de la factura: Factura #X, de fecha 26 de marzo de 2025
  
• Campo "Fecha" en el apartado Datos Generales del fichero de factura electrónica: 26 de marzo de 2025
  

También puedes crear la factura electrónica el mismo día de la transacción (26 de marzo de 2025), pero enviarla al SdI dentro de los siguientes 12 días. Por ejemplo:

• Fecha de la transacción: 26 de marzo de 2025
  
• Fecha de emisión: A más tardar el 7 de abril de 2025
  
• Número y fecha de la factura: Factura #X, de fecha 26 de marzo de 2025
  
• Campo "Fecha" en el apartado Datos Generales del fichero de factura electrónica: 26 de marzo de 2025
  

¿Qué fecha debes indicar en las facturas aplazadas?

Para la fecha que debe indicarse en una factura diferida, la Circular 14/E/2019 de la Agencia Tributaria italiana permite utilizar como fecha del documento la fecha de la última transacción realizada. Sin embargo, este enfoque podría dar lugar a incoherencias en la numeración secuencial de las facturas.

Por ejemplo, esto podría ocurrir si la factura #25 corresponde a la última entrega del 30 de julio, mientras que la factura #26 tiene una fecha anterior, como el 23 de julio, basada en la última entrega registrada.

Para abordar este importante problema, la Agencia especificó posteriormente que una factura diferida debe incluir la fecha de al menos una de las transacciones, preferiblemente la última del mes, junto con el resto de la información requerida para una factura electrónica. Alternativamente, se puede utilizar el final del mes como referencia convencional, representando el momento en el que se considera que ha tenido lugar la transacción.