El Decreto Legislativo N.º 52 del 21 de marzo de 2014 introdujo la facturación electrónica en Italia. Inicialmente, esta obligación se aplicaba únicamente a la facturación de las entidades públicas. Sin embargo, a partir del 1 de enero de 2019, la Ley de Presupuestos 2018 también hizo obligatoria la facturación electrónica B2B.

Hasta 2023, ciertas categorías de contribuyentes seguían estando exentas. Sin embargo, el Decreto Ley 36/2022, por el que se desarrollan medidas del Plan Nacional de Recuperación y Resiliencia PNRR), hizo obligatoria la factura electrónica para quienes se acogen a los regímenes de tributación mínima y a tanto alzado, así como para las asociaciones deportivas amateurs. A partir de 2024, la facturación electrónica es obligatoria para casi todos los titulares del impuesto sobre el valor añadido (IVA).

En este artículo, exploramos la facturación electrónica B2B en Italia, cómo emitir una factura electrónica B2B y los requisitos y plazos para evitar sanciones.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la facturación electrónica B2B y cómo funciona?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica B2B?
  
• ¿Cuáles son los plazos y las sanciones de facturación electrónica B2B por facturas tardías u omitidas?
  
• ¿Cómo se está implantando la facturación electrónica europea B2B?
  

¿Qué es la facturación electrónica B2B y cómo funciona?

La facturación electrónica B2B se aplica a las transacciones entre empresas registradas a efectos de IVA y profesionales. Se diferencia de la facturación electrónica de la administración pública (AP) dirigida a entidades públicas y de la facturación electrónica B2C para particulares sin número de IVA.

El proceso de facturación electrónica B2B consta de tres pasos:

1. Creación de la factura en formato de lenguaje de marcado extensible (XML) utilizando software de facturación electrónica para B2B.
   
2. Transmisión de la factura al Sistema de Intercambio de la Agencia Tributaria Italiana (SdI)
   
3. Almacenamiento digital conforme a la normativa
   

Cómo se rellena una factura electrónica B2B

Para completar una factura electrónica B2B, debes incluir los datos del cliente, información sobre los productos o servicios proporcionados y los importes. Además, tendrás que introducir el código del destinatario o la dirección de correo electrónico certificado (PEC) del cliente.

El código de destinatario, también llamado «código SdI» o «código de destinatario SdI», es un código alfanumérico de 7 dígitos vinculado al SdI. Su finalidad es garantizar la correcta entrega de una factura electrónica a una empresa o profesional mediante la identificación del software o herramienta web que utiliza el destinatario de la factura. Esto permite al destinatario recibir facturas directamente en su software de facturación electrónica B2B.

Como alternativa, puedes utilizar la dirección PEC del cliente para garantizar la entrega correcta de la factura electrónica. Si no lo tienes disponible, puedes usar el portal del Índice Nacional de Direcciones de Correo Electrónico Certificado (INI-PEC) para rastrear la dirección PEC de empresas y profesionales introduciendo otra información conocida sobre tu cliente.

Envío al SdI

El SdI comprueba que la factura incluya toda la información fiscal requerida y comprueba la validez de los números de IVA del proveedor y del cliente. Después de pasar estas comprobaciones, el SdI envía la factura al cliente y emite un recibo de entrega al proveedor.

Solo puedes considerar una factura emitida tras su transmisión al SdI. Si no se transmite, no se emite.

Almacenamiento digital de facturas electrónicas B2B

Debes almacenar las facturas electrónicas B2B durante un mínimo de 10 años utilizando el «almacenamiento de sustitución» (ya que sustituye a las facturas en papel). Se trata de un procedimiento específico regulado por ley (es decir, el Código de Administración Digital [CAD]); por lo tanto, no basta con guardar el documento en un dispositivo electrónico.

Para el archivo, los contribuyentes pueden utilizar los sistemas de la Agencia Tributaria italiana a través del portal Facturas y Recibos u optar por B2B software de facturación electrónica que incluya una funcionalidad de conservación que cumpla con la normativa.

¿Qué ventajas ofrece la facturación electrónica B2B?

La introducción de la facturación electrónica B2B ha traído varios beneficios. Estos son los más importantes:

• Controles simplificados de la autoridad tributaria: Esto facilita la lucha contra la evasión fiscal.

• Digitalización: La facturación electrónica forma parte de una tendencia más amplia de digitalización y agilización de los procesos empresariales, que ayuda a aumentar la competitividad con las empresas tanto de países europeos como no europeos.

• Disminución de costes: La facturación electrónica limita los gastos generales porque las empresas ya no tienen que imprimir y enviar facturas por correo.

• Optimización de procesos: El uso de facturas electrónicas reduce los errores (al eliminar la entrada manual de datos), acorta los tiempos de pago y evita la pérdida de facturas.

¿Cuáles son los plazos y las penalizaciones de la facturación electrónica B2B por facturas que se omiten o que llegan fuera de plazo?

Los plazos para la emisión de facturas electrónicas dependen de si se trata de facturas inmediatas o diferidas:

• Para facturas inmediatas: 12 días a partir de la fecha de la transacción
  
• Para facturas diferidas: A más tardar el día 15 del mes siguiente
  

En caso de falta de emisión o emisión tardía de una factura electrónica, se aplicarán las sanciones reguladas por el Decreto Legislativo N.° 471 de 18 de diciembre de 1997, posteriormente modificado por los artículos 2 y 3 del Decreto Legislativo N.° 87 de 14 de junio de 2024, que entró en vigor el 1 de septiembre de 2024. Estos son:

Si las sanciones son aplicables, puedes utilizar el proceso de corrección voluntaria para obtener una reducción de las penalizaciones, que varían dependiendo de la prontitud con la que corrijas los errores u omisiones.

La gestión del proceso de facturación para las empresas puede volverse compleja, especialmente a medida que tu negocio crece. Algunas herramientas, como Stripe Invoicing, una plataforma integral y escalable, pueden ayudar a automatizar este proceso. Con Invoicing, puedes crear y enviar facturas tanto para pagos únicos como recurrentes sin necesidad de escribir código. Con Invoicing, puedes ahorrar tiempo y recibir pagos más rápidamente, ya que los usuarios pueden cobrar el 87 % de las facturas de Stripe en 24 horas. Además, a través de la colaboración con socios externos, también puedes usar Invoicing para la facturación electrónica.

¿Cómo se está implantando la facturación electrónica europea B2B?

Italia fue el primer país de Europa en introducir la B2B obligatoria la facturación electrónica, seguido de Rumanía en 2024. Otros países, como Alemania, implementarán la facturación electrónica B2B obligatoria en 2025.

Actualmente, cada país europeo determina su propia legislación sobre facturación electrónica, pero ha surgido un enfoque común que conducirá gradualmente a la facturación electrónica B2B obligatoria en toda la UE. De hecho, el 5 de noviembre de 2024, el Consejo de Asuntos Económicos y Financieros (ECOFIN) alcanzó un acuerdo sobre el paquete sobre el IVA en la era digital (ViDA), que rige la aplicación actual del IVA en Europa. En la práctica, la facturación electrónica B2B obligatoria para transacciones dentro de la UE comienza el 1 de julio de 2030.

Para Italia, no debería haber un impacto significativo hasta 2030, ya que el SdI puede manejar facturas electrónicas que cumplen con los estándares europeos. Sin embargo, si tienes una empresa en Italia que comercia con otros países de la UE, deberás mantenerte actualizado sobre los cambios en las regulaciones con respecto a la facturación electrónica B2B en los países donde se encuentran tus socios comerciales.