El Decreto Legislativo n.° 52 del 21 de marzo de 2014 introdujo la facturación electrónica en Italia. Inicialmente, esta obligación se aplicaba solo a la facturación de las entidades públicas. Sin embargo, a partir del 1 de enero de 2019, la Ley de Presupuestos 2018 también estableció la obligatoriedad de la facturación electrónica B2B.

Hasta 2023, ciertas categorías de contribuyentes seguían estando exentas. Sin embargo, el Decreto-ley 36/2022, por el que se desarrollan medidas para el Plan Nacional de Recuperación y Resiliencia (PNRR), estableció la obligatoriedad de la facturación electrónica para quienes se encuentran dentro de los regímenes de tributación mínima y fija, así como para las asociaciones deportivas amateurs. A partir de 2024, la facturación electrónica es obligatoria para casi todos los titulares del impuesto al valor añadido (IVA).

En este artículo, analizamos la facturación electrónica B2B en Italia, explicamos cómo emitir una factura electrónica B2B y te contamos los requisitos y plazos para evitar sanciones.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación electrónica B2B? ¿Funciona?
  
• ¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica B2B?
  
• ¿Cuáles son los plazos y las sanciones de la facturación electrónica B2B por facturas vencidas u omitidas?
  
• ¿Cuál es el camino hacia la facturación electrónica B2B europea?
  

¿Qué es la facturación electrónica B2B? ¿Funciona?

La facturación electrónica B2B se aplica a las transacciones entre empresas registradas a efectos del IVA y profesionales. Se diferencia de la facturación electrónica de la administración pública (AP) dirigida a entidades públicas y de la facturación electrónica B2C para particulares sin número de IVA.

El proceso de facturación electrónica B2B consta de tres pasos:

1. Creación de la factura en formato XML (lenguaje de marcado extensible) utilizando software de facturación electrónica B2B
   
2. Transmisión de la factura al Sistema de intercambio (SdI) de la Agencia Tributaria Italiana
   
3. Almacenamiento digital conforme a la normativa
   

Cómo completar una factura electrónica B2B

Para completar una factura electrónica B2B, debes incluir los datos del cliente, información sobre los productos o servicios prestados y los importes. Además, tendrás que introducir el código del destinatario o la dirección de correo electrónico certificado (PEC) del cliente.

El código del destinatario, también llamado "código SdI" o "código del destinatario SdI", es un código alfanumérico de 7 dígitos vinculado al SdI. Su finalidad es garantizar la correcta entrega de una factura electrónica a una empresa o profesional mediante la identificación del software o herramienta web que utiliza el destinatario de la factura. Esto le permite al destinatario recibir facturas directamente en su software de facturación electrónica B2B.

Alternativamente, puedes utilizar la dirección PEC del cliente para garantizar la entrega correcta de la factura electrónica. Si no la tienes disponible, puedes utilizar el portal del Índice Nacional de Direcciones de Correo Electrónico Certificado (INI-PEC) para rastrear la dirección PEC de empresas y profesionales ingresando otra información conocida sobre tu cliente.

Envío al SdI

El SdI verifica que la factura contenga toda la información fiscal requerida y verifica la validez de los números de IVA del proveedor y del cliente. Tras superar estas comprobaciones, el SdI envía la factura al cliente y emite un recibo de entrega al proveedor.

Solo se puede considerar una factura emitida al momento de su transmisión al SdI. Si no se transmite, no se considera emitida.

Almacenamiento digital de facturas electrónicas B2B

Debes almacenar las facturas electrónicas B2B durante un mínimo de 10 años mediante el "almacenamiento sustituto" (ya que sustituyen a las facturas en papel). Se trata de un procedimiento específico que regula la ley (es decir, el Código de Administración Digital [CAD]). Por lo tanto, no basta con guardar el documento en un dispositivo electrónico.

A los fines del archivo, los contribuyentes pueden utilizar los sistemas de la Agencia Tributaria italiana a través del portal de Facturas y recibos u optar por un software de facturación electrónica B2B que incluya una funcionalidad de conservación conforme a la normativa.

¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica B2B?

La introducción de la facturación electrónica B2B ha ofrecido varios beneficios. Estos son los más importantes:

• Controles simplificados de la autoridad fiscal: Esto conduce a una lucha más eficaz contra la evasión fiscal.

• Digitalización: La facturación electrónica forma parte de una tendencia más amplia de digitalización y agilización de los procesos empresariales, que ayuda a aumentar la competitividad con las empresas tanto de países europeos como no europeos.

• Disminución de costos: La facturación electrónica limita los gastos generales porque las empresas ya no tienen que imprimir y enviar facturas por correo.

• Optimización de procesos: El uso de facturas electrónicas reduce los errores (al eliminar la entrada manual de datos), acorta los tiempos de pago y evita la pérdida de facturas.

¿Cuáles son los plazos y sanciones de la facturación electrónica B2B por facturas vencidas u omitidas?

Los plazos para la emisión de facturas electrónicas dependen de si se trata de facturas inmediatas o diferidas:

• Para facturas inmediatas: 12 días a partir de la fecha de la transacción
  
• Para facturas diferidas: A más tardar el día 15 del mes siguiente
  

En caso de no emitir una factura electrónica o emitirla fuera del plazo, se aplicarán las sanciones reguladas por el Decreto Legislativo n.° 471 del 18 de diciembre de 1997, posteriormente modificado por los artículos 2 y 3 del Decreto Legislativo n.° 87 del 14 de junio de 2024, que entró en vigencia el 1 de septiembre de 2024. Estas son:

Si se aplican sanciones, puedes utilizar el proceso de corrección voluntaria para obtener una reducción de las sanciones, que varían según la prontitud con la que corrijas los errores u omisiones.

Gestionar el proceso de facturación para empresas puede resultar complejo, sobre todo a medida que tu empresa crece. Algunas herramientas, como Stripe Invoicing, una plataforma integral y escalable, pueden ayudar a automatizar este proceso. Con Invoicing, puedes crear y enviar facturas para pagos únicos y recurrentes sin necesidad de escribir ningún código. Con Invoicing, puedes ahorrar tiempo y recibir pagos más rápidamente, ya que los usuarios pueden cobrar el 87 % de las facturas de Stripe en un plazo de 24 horas. Además, a través de la colaboración con socios externos, también puedes usar Invoicing para la facturación electrónica.

¿Cuál es el camino hacia la facturación electrónica B2B europea?

Italia fue el primer país de Europa en determinar la obligatoriedad de la facturación electrónica B2B, seguido de Rumanía en 2024. Otros países, como Alemania, implementarán la facturación electrónica B2B obligatoria en 2025.

En la actualidad, cada país europeo determina su propia legislación sobre facturación electrónica. Sin embargo, ha surgido un enfoque común que conducirá gradualmente a la obligatoriedad de la facturación electrónica B2B en toda la UE. De hecho, el 5 de noviembre de 2024, el Consejo de Asuntos Económicos y Financieros (ECOFIN) alcanzó un acuerdo sobre el paquete del IVA en la Era Digital (ViDA), que rige la aplicación actual del IVA en Europa. En la práctica, la facturación electrónica B2B obligatoria para las transacciones dentro de la UE comienza el 1 de julio de 2030.

En el caso de Italia, no debería haber un impacto significativo hasta 2030, ya que el SdI puede gestionar facturas electrónicas que cumplan con las normas europeas. Sin embargo, si tienes una empresa en Italia que comercia con otros países de la UE, tendrás que mantenerte al día sobre los cambios en la normativa relativa a la facturación electrónica B2B en los países donde se encuentran tus socios comerciales.