Wetsbesluit nr. 52 van 21 maart 2014 werd elektronische facturering geïntroduceerd in Italië. Aanvankelijk gold deze verplichting alleen voor facturering voor overheidsinstanties. Per 1 januari 2019 heeft de Begrotingswet 2018 B2B elektronische facturatie echter ook verplicht gesteld.
Tot 2023 waren bepaalde categorieën belastingplichtigen nog vrijgesteld. Bij wetsdecreet 36/2022, dat maatregelen uitvoert voor het Nationale plan voor herstel en veerkracht (PNRR), is elektronische facturering echter verplicht gesteld voor degenen die onder de minimum en forfaitaire belastingregelingen vallen, alsook voor amateursportverenigingen. Vanaf 2024 is elektronisch factureren verplicht voor bijna alle houders van belasting over de toegevoegde waarde (btw).
In dit artikel gaan we dieper in op B2B e-facturatie in Italië, hoe je een B2B e-factuur uitgeeft en wat de vereisten en deadlines zijn om boetes te voorkomen.
Wat staat er in dit artikel?
- Wat is B2B elektronische facturatie en werkt het?
- Wat zijn de voordelen van B2B elektronische facturatie?
- Wat zijn B2B termijnen voor e-facturatie en boetes voor te late of weggelaten facturen?
- Wat is de weg naar Europese B2B elektronische facturering?
Wat is B2B elektronische facturatie en werkt het?
B2B elektronische facturatie is van toepassing op transacties tussen bedrijven en professionals met een btw-registratie. Het verschilt van e-facturatie van overheidsdiensten (PA) gericht op overheidsinstanties en B2C e-facturatie voor particulieren zonder btw-nummer.
Het B2B elektronische facturatieproces bestaat uit drie stappen:
- Maken van de factuur in XML (Extensible Markup Language) met behulp van B2B software voor elektronische facturatie
- Verzending van de factuur naar het uitwisselingssysteem van de Italiaanse belastingdienst (SdI)
- Digitale opslag in overeenstemming met de regelgeving
Een B2B elektronische factuur invullen
Om een B2B e-factuur te voltooien, moet je de klantgegevens, informatie over de geleverde producten of diensten en bedragen vermelden. Daarnaast moet je de ontvangerscode of het gecertificeerde e-mailadres (PEC) van de klant invoeren.
De ontvangerscode, ook wel de "SdI-code" of "SdI-ontvangerscode" genoemd, is een 7-cijferige alfanumerieke code die is gekoppeld aan de SdI. Het doel is om de correcte levering van een elektronische factuur aan een bedrijf of professional te garanderen door de software of webtool te identificeren die de ontvanger van de factuur gebruikt. Hierdoor kan de ontvanger facturen rechtstreeks in zijn B2B elektronische factureringssoftware ontvangen.
Als alternatief kun je het PEC-adres van de klant gebruiken om ervoor te zorgen dat de elektronische factuur correct wordt afgeleverd. Als je het niet bij de hand heeft, kun je het portaal van de National Index of Certified Electronic Mail Addresses (INI-PEC) gebruiken om het PEC-adres van bedrijven en professionals te traceren door andere bekende informatie over je klant in te voeren.
Verzenden naar het SDI
De SdI controleert of de factuur alle vereiste belastinggegevens bevat en controleert de geldigheid van de btw-nummers van de leverancier en de klant. Na het passeren van deze controles stuurt de SdI de factuur naar de klant en geeft een leveringsbewijs af aan de leverancier.
Je kunt alleen rekening houden met een factuur die is uitgegeven op het moment dat deze aan het SDI wordt toegezonden. Als het niet wordt verzonden, wordt het niet uitgegeven.
Elektronische facturen digitaal opslaan B2B
Je moet B2B elektronische facturen minimaal 10 jaar bewaren met behulp van "vervangende opslag" (aangezien deze papieren facturen vervangen). Dit is een specifieke procedure die door de wet (d.w.z. het Wetboek van Digitaal Bestuur [CAD]) wordt geregeld. Daarom is het niet voldoende om het document gewoon op een elektronisch apparaat op te slaan.
Voor archivering kunnen belastingplichtigen gebruikmaken van de systemen van de Italiaanse belastingdienst via het portaal Facturen en ontvangstbewijzen of kiezen voor B2B software voor e-facturatie met een functie voor bewaring die voldoet aan de regelgeving.
Wat zijn de voordelen van B2B elektronische facturatie?
De invoering van B2B elektronische facturering heeft verschillende voordelen met zich meegebracht. Dit zijn de belangrijkste:
Vereenvoudigde controles door de belastingdienst: Dit leidt tot een effectievere bestrijding van belastingontduiking.
Digitalisering: Elektronische facturering maakt deel uit van een bredere trend van digitalisering en stroomlijning van bedrijfsprocessen, die helpt het concurrentievermogen van bedrijven in zowel Europese als niet-Europese landen te vergroten.
Lagere kosten: E-facturatie beperkt de overheadkosten omdat bedrijven facturen niet meer hoeven af te drukken en per post te verzenden.
Proces optimalisatie: Het gebruik van e-facturen vermindert fouten (door handmatige gegevensinvoer te elimineren), verkort de betalingstermijnen en voorkomt verlies van facturen.
Wat zijn B2B termijnen voor e-facturatie en boetes voor te late of weggelaten facturen?
Termijnen voor het uitgeven van elektronische facturen zijn afhankelijk van het feit of het onmiddellijke of uitgestelde facturen zijn:
- Voor onmiddellijke facturen: 12 dagen vanaf de transactiedatum
- Voor uitgestelde facturen: Uiterlijk op de 15e dag van de volgende maand
In het geval van het niet of te laat uitgeven van een elektronische factuur, zijn boetes van toepassing zoals geregeld in Wetsbesluit nr. 471 van 18 december 1997, later gewijzigd bij de artikelen 2 en 3 van wetsbesluit nr. 87 van 14 juni 2024, dat op 1 september 2024 in werking is getreden. Dit zijn:
Als er sancties van toepassing zijn, kun je het proces voor vrijwillige correctie gebruiken om een vermindering van de boetes te krijgen, die variëren afhankelijk van hoe snel je fouten of nalatigheden corrigeert.
Het beheren van het facturatieproces voor bedrijven kan ingewikkeld worden, vooral naarmate je bedrijf groeit. Sommige tools, zoals Stripe Invoicing, een uitgebreid en schaalbaar platform, kunnen helpen dit proces te automatiseren. Met Invoicing kun je facturen maken en versturen voor zowel eenmalige als terugkerende betalingen, zonder dat je iets hoeft te programmeren. Met Invoicing bespaar je tijd en ontvang je betalingen sneller: 87% van Stripe facturen kunnen binnen 24 uur worden geïnd. Daarnaast kun je door samenwerking met externe partners Invoicing ook gebruiken voor elektronische facturatie.
Wat is de weg naar Europese B2B elektronische facturatie?
Italië was het eerste land in Europa dat verplichte B2B elektronische facturering invoerde, gevolgd door Roemenië in 2024. Andere landen, zoals Duitsland, voeren in 2025 verplichte B2B elektronische facturatie in.
Op dit moment bepalen individuele Europese landen hun eigen wetgeving op het gebied van e-facturatie, maar er is een gemeenschappelijke aanpak ontstaan die geleidelijk zal leiden tot verplichte B2B e-facturatie in de hele EU. Op 5 november 2024 heeft de Raad Economische en Financiële Zaken (ECOFIN) een akkoord bereikt over het pakket btw in het digitale tijdperk (ViDA) dat de huidige toepassing van de btw in Europa regelt. In de praktijk gaat de verplichte B2B elektronische facturatie voor intra-EU-transacties in op 1 juli 2030.
Voor Italië zou er tot 2030 geen significante impact moeten zijn, aangezien de SdI elektronische facturen kan verwerken die voldoen aan de Europese normen. Als je echter een bedrijf in Italië hebt dat handel drijft met andere EU-landen, moet je op de hoogte blijven van wijzigingen in de regelgeving met betrekking tot B2B elektronische facturering in de landen waar je handelspartners zijn gevestigd.
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.