I och med lagstiftningsdekret nr 52 av den 21 mars 2014 infördes elektronisk fakturering i Italien. Till en början gällde denna skyldighet endast fakturering för offentliga enheter. Från och med den 1 januari 2019 blev dock även elektronisk B2B-fakturering obligatorisk enligt budgetlagen 2018.

Fram till 2023 var vissa kategorier av skattebetalare fortfarande undantagna. Genom lagdekret 36/2022, som genomför åtgärder under den nationella planen för återhämtning och resiliens (PNRR), blev dock elektronisk fakturering obligatorisk för personer som omfattas av skattesystemen minimum och proportionell skatt samt för amatöridrottsföreningar. Från och med 2024 är elektronisk fakturering obligatorisk för nästan alla momsinnehavare.

I den här artikeln utforskar vi e-fakturering för B2B i Italien, hur man utfärdar en e-faktura för B2B samt vilka krav och tidsfrister som gäller för att undvika påföljder.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är elektronisk B2B-fakturering? Fungerar det?
  
• Vilka är fördelarna med elektronisk B2B-fakturering?
  
• Vilka är tidsfristerna för elektronisk B2B-fakturering och straffavgifterna för sena eller utelämnade fakturor?
  
• Hur ser vägen ut mot elektronisk B2B-fakturering i Europa?
  

Vad är elektronisk B2B-fakturering? Fungerar det?

Elektronisk B2B-fakturering gäller för transaktioner mellan momsregistrerade företag och yrkesverksamma. Det skiljer sig från e-fakturering inom offentlig förvaltning (PA) som riktar sig till offentliga enheter och elektronisk B2C-fakturering för privatpersoner utan momsregistreringsnummer.

Processen för elektronisk B2B-fakturering består av tre steg:

1. Generering av faktura i XML-format (Extensible Markup Language) med hjälp av programvara för elektronisk B2B-fakturering
   
2. Överföring av fakturan till den italienska skattemyndighetens fakturasystem (SdI)
   
3. Digital lagring i enlighet med gällande bestämmelser
   

Så fyller du i en elektronisk B2B-faktura

För att fylla i en elektronisk B2B-faktura måste du inkludera kundens uppgifter, information om de produkter eller tjänster som tillhandahålls och belopp. Dessutom måste du ange mottagarkoden eller kundens certifierade e-postadress (PEC).

Mottagarkoden, även kallad "Sdi-kod" eller "SdI-mottagarkod", är en 7-siffrig alfanumerisk kod som är kopplad till SdI. Syftet med den är att säkerställa att en elektronisk faktura levereras korrekt till ett företag eller en näringsidkare genom att identifiera den programvara eller det webbverktyg som fakturamottagaren använder. Detta gör det möjligt för mottagaren att ta emot fakturor direkt i sin programvara för elektronisk B2B-fakturering.

Alternativt kan du använda kundens PEC-adress för att säkerställa korrekt leverans av den elektroniska fakturan. Om du inte har den tillgänglig kan du använda portalen National Index of Certified Electronic Mail Addresses (INI-PEC) för att spåra PEC-adressen för företag och yrkesverksamma genom att ange annan känd information om din kund.

Skicka till SdI

SdI verifierar att fakturan innehåller all nödvändig skatteinformation och kontrollerar giltigheten av leverantörens och kundens momsregistreringsnummer. Efter att ha utfört dessa kontroller skickar SdI fakturan till kunden och utfärdar ett leveranskvitto till leverantören.

Du kan endast betrakta en faktura som utfärdad när den har överförts till SdI. Om den inte överförs utfärdas den inte.

Lagra elektroniska B2B-fakturor digitalt

Du måste lagra elektroniska B2B-fakturor i minst 10 år med hjälp av "ersättningslagring" (eftersom de ersätter pappersfakturor). Detta är ett specifikt förfarande som regleras i lag enligt (Digital Administration Code [CAD]). Därför räcker det inte att bara spara dokumentet på en elektronisk enhet.

För arkivering kan skattebetalare använda systemen från den italienska skattemyndigheten via portalen Invoices and Receipts eller välja programvara för elektronisk B2B-fakturering som innehåller regelkompatibla bevarandefunktioner.

Vilka är fördelarna med elektronisk B2B-fakturering?

Införandet av elektronisk B2B-fakturering har medfört flera fördelar. Här är de viktigaste:

• Förenklade kontroller av skattemyndigheter: Detta leder till en effektivare bekämpning av skattebrott.

• Digitalisering: Elektronisk fakturering är en del av en bredare trend mot digitalisering och effektivisering av affärsprocesser, vilket bidrar till att öka konkurrenskraften hos företag i både europeiska och icke-europeiska länder.

• Minskade kostnader: E-fakturering begränsar omkostnaderna eftersom företag inte längre behöver skriva ut och skicka fakturor.

• Processoptimering: Användning av e-fakturor minskar antalet fel (genom att eliminera manuell datainmatning), förkortar betalningstiderna och förhindrar att fakturor försvinner.

Vilka är tidsfristerna för elektronisk B2B-fakturering och straffavgifterna för sena eller utelämnade fakturor?

Tidsfristerna för utfärdande av elektroniska fakturor beror på om det rör sig om omedelbara fakturor eller uppskjutna fakturor:

• För omedelbara fakturor: 12 dagar från transaktionsdatumet
  
• För uppskjutna fakturor: Senast den 15:e i följande månad
  

Om en elektronisk faktura inte utfärdas eller utfärdas för sent tillämpas påföljder i enlighet med lagstiftningsdekret nr 471 av den 18 december 1997, senare ändrad genom artiklarna 2 och 3 i lagstiftningsdekret nr 87 av den 14 juni 2024, som trädde i kraft den 1 september 2024. Dessa är:

Om påföljder är tillämpliga kan du använda processen frivillig korrigering för att få en minskning av påföljderna, som varierar beroende på hur snabbt du korrigerar fel eller försummelser.

Faktureringsprocessen kan bli alltmer komplicerad i takt med att ditt företag växer. Vissa verktyg, som den omfattande och skalbara plattformen Stripe Invoicing, kan hjälpa till att automatisera den här processen. Med Invoicing kan du skapa och skicka fakturor för både engångsbetalningar och återkommande betalningar utan att behöva skriva någon kod. Med Invoicing kan du spara tid och få betalningar snabbare, eftersom användare i genomsnitt debiterar 87 % av Stripe-fakturor inom 24 timmar. Genom samarbete med tredjepartspartner kan du dessutom använda Invoicing för elektronisk fakturering.

Hur ser vägen ut mot elektronisk B2B-fakturering i Europa?

Italien var det första landet i Europa som införde obligatorisk elektronisk B2B-fakturering, följt av Rumänien 2024. Andra länder som Tyskland avser införa obligatorisk elektronisk B2B-fakturering 2025.

För närvarande bestämmer enskilda europeiska länder sin egen lagstiftning om e-fakturering, men en gemensam strategi har vuxit fram som gradvis kommer att leda till obligatorisk elektronisk B2B-fakturering i hela EU. Den 5 november 2024 nådde Ekofinrådet (ECOFIN) en överenskommelse om paketet för mervärdesskatt i den digitala tidsåldern (ViDA), som reglerar den nuvarande tillämpningen av mervärdesskatt i Europa. I praktiken börjar obligatorisk elektronisk B2B-fakturering för transaktioner inom EU från och med den 1 juli 2030.

För Italien bör det inte ske någon betydande förändring förrän 2030, eftersom SdI kan hantera elektroniska fakturor som uppfyller europeiska standarder. Om du driver ett företag i Italien som handlar med andra EU-länder måste du dock hålla dig uppdaterad om ändringar i reglerna för elektronisk B2B-fakturering i de länder där dina handelspartner finns.