Mit Gesetzesdekret Nr. 52 vom 21. März 2014 wurde die elektronische Rechnungsstellung in Italien eingeführt. Diese Verpflichtung galt zunächst nur für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen. Seit dem 1. Januar 2019 ist jedoch auch elektronische B2B-Rechnungsstellung gemäß dem Haushaltsgesetz von 2018 verpflichtend.

Bis zum Jahr 2023 waren bestimmte Kategorien von Steuerpflichtigen noch steuerbefreit. Das Gesetzesdekret 36/2022, mit dem die Maßnahmen für den Nationalen Plan für Wiederaufbau und Resilienz ((National Recovery and Resilience Plan, PNRR umgesetzt werden, schreibt jedoch die elektronische Rechnungsstellung für Personen, die unter die Mindest- und Pauschal- Steuerregelung fallen, sowie für Amateursportverbände vor. Ab 2024 ist die elektronische Rechnungsstellung für fast alle Mehrwertsteuerpflichtigen obligatorisch.

In diesem Artikel informieren wir über die elektronische B2B-Rechnungsstellung in Italien, die Ausstellung einer B2B-E-Rechnung sowie die Anforderungen und Fristen, die eingehalten werden müssen, um Strafen zu vermeiden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die elektronische B2B-Rechnungsstellung und funktioniert sie?
  
• Welche Vorteile bietet die elektronische B2B-Rechnungsstellung?
  
• Welche Fristen und Strafen gelten bei der elektronischen B2B-Rechnungsstellung für verspätete oder nicht gestellte Rechnungen?
  
• Wie sieht der Weg zur europäischen elektronischen B2B-Rechnungsstellung aus?
  

Was ist die elektronische B2B-Rechnungsstellung und funktioniert sie?

Die elektronische B2B-Rechnungsstellung gilt für Transaktionen zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen und Gewerbetreibenden. Sie unterscheidet sich von der elektronischen Rechnungsstellung der öffentlichen Verwaltung (Public Administration, PA) für öffentliche Einrichtungen und der elektronischen B2C-Rechnungsstellung für Einzelpersonen ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Der Prozess der elektronischen B2B-Rechnungsstellung besteht aus drei Schritten:

1. Erstellung der Rechnung im XML-Format (Extensible Markup Language) mit B2B-Software für die elektronische Rechnungsstellung
   
2. Übermittlung der Rechnung an das Austauschsystem (SdI, Sistema di Interscambio) der italienischen Steuerbehörde
   
3. Digitale Speicherung im Einklang mit den Vorschriften
   

So füllen Sie eine elektronische B2B-Rechnung aus

Um eine B2B-E-Rechnung auszufüllen, müssen Sie Kundendaten, Informationen über die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen und Beträge angeben. Zusätzlich müssen Sie den Empfängercode oder die zertifizierte E-Mail-Adresse (PEC) des Kunden/der Kundin eingeben.

Der Empfängercode – auch „SdI-Code“ oder „SdI-Empfängercode“ genannt – ist ein 7-stelliger alphanumerischer Code, der mit dem SdI verknüpft ist. Sein Zweck ist es, die korrekte Zustellung einer elektronischen Rechnung an ein Unternehmen oder eine/n Gewerbetreibende/n sicherzustellen, indem die Software oder das Web-Tool identifiziert wird, das/die der/die Rechnungsempfänger/in verwendet. Dies ermöglicht es dem/der Empfänger/in, Rechnungen direkt in seiner/ihrer elektronischen B2B-Software zu empfangen.

Alternativ können Sie die PEC-Adresse des Kunden/der Kundin verwenden, um eine ordnungsgemäße Zustellung der elektronischen Rechnung zu gewährleisten. Wenn Sie diese nicht zur Hand haben, können Sie das National Index of Certified Electronic Mail Addresses (INI-PEC)-Portal verwenden, um die PEC-Adresse von Unternehmen und Gewerbetreibenden zu verfolgen, indem Sie andere bekannte Informationen über Ihren Kunden/Ihre Kundin eingeben.

An das SdI senden

Das SdI prüft, ob die Rechnung alle erforderlichen Steuerinformationen enthält und verifiziert die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Lieferanten/Lieferantinnen und Kunden/Kundinnen. Nachdem diese Prüfungen bestanden wurden, sendet das SdI die Rechnung an die Kundin/den Kunden und stellt dem Lieferanten einen Lieferschein aus.

Sie können eine Rechnung nur als ausgestellt betrachten, wenn sie an das SdI übertragen wurde. Wurde sie nicht übertragen, ist sie nicht ausgestellt.

Elektronische B2B-Rechnungen digital speichern

Sie müssen elektronische B2B-Rechnungen mindestens 10 Jahre lang unter Verwendung einer „conservazione sostitutiva“ (Ersatzaufbewahrung) speichern (da sie Papierrechnungen ersetzen). Dies ist ein spezifisches Verfahren, das per Gesetz (Digital Administration Code [CAD]) geregelt wird. Daher reicht es nicht aus, das Dokument einfach auf einem elektronischen Gerät zu speichern.

Für die Archivierung können die Steuerpflichtigen die Systeme der italienischen Steuerbehörde über das Portal für Rechnungen und Belege nutzen oder sich für B2B-Software zur elektronischen Rechnungsstellung entscheiden, die eine vorschriftskonforme Aufbewahrungsfunktion enthält.

Welche Vorteile bietet die elektronischen B2B-Rechnungsstellung?

Die Einführung der elektronischen B2B-Rechnungsstellung hat mehrere Vorteile gebracht. Hier sind die wichtigsten:

• Vereinfachte Kontrollen durch die Steuerbehörden: Dies führt zu einer wirksameren Bekämpfung der Steuerhinterziehung.

• Digitalisierung: Die elektronische Rechnungsstellung ist Teil eines umfassenden Trends zur Digitalisierung und Rationalisierung von Geschäftsprozessen, der dazu beiträgt, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen sowohl in europäischen als auch in außereuropäischen Ländern zu steigern.

• Geringere Kosten: Die elektronische Rechnungsstellung begrenzt die Gemeinkosten, da Unternehmen Rechnungen nicht mehr drucken und versenden müssen.

• Prozessoptimierung: Der Einsatz von E-Rechnungen reduziert Fehler (durch Wegfall der manuellen Dateneingabe), verkürzt die Zahlungszeiten und verhindert den Verlust von Rechnungen.

Welche Fristen und Strafen gelten bei der elektronischen B2B-Rechnungsstellung für verspätete oder nicht gestellte Rechnungen?

Die Fristen für die Ausstellung elektronischer Rechnungen richten sich danach, ob es sich um sofortige oder aufgeschobene Rechnungen handelt:

• Für sofortige Rechnungen: 12 Tage ab dem Transaktionsdatum
  
• Für aufgeschobene Rechnungen: Bis zum 15. Tag des Folgemonats
  

Für den Fall, dass eine elektronische Rechnung nicht ausgestellt oder verspätet ausgestellt wird, gelten Strafen, die im Gesetzesdekret Nr. 471 vom 18. Dezember 1997, das später durch die Artikel 2 und 3 des Gesetzesdekrets Nr. 87 vom 14. Juni 2024 geändert wurde, das am 1. September 2024 in Kraft getreten ist, geregelt sind. Diese sind:

Sollten Strafen verhängt werden, können Sie das Verfahren zur freiwilligen Korrektur nutzen, um eine Reduzierung der Strafen zu erreichen. Die Strafen variieren je nachdem, wie schnell Sie Fehler oder Unterlassungen korrigieren.

Die Verwaltung des Rechnungsstellungsprozesses für Unternehmen kann kompliziert werden, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst. Einige Tools wie Stripe Invoicing, eine umfassende und skalierbare Plattform, können dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren. Mit Invoicing können Sie Rechnungen für einmalige und wiederkehrende Zahlungen erstellen und versenden, ohne Code schreiben zu müssen. Mit Invoicing sparen Sie Zeit und erhalten Zahlungen schneller, da Nutzer/innen 87 % der Stripe-Rechnungen innerhalb von 24 Stunden einziehen können. Durch die Zusammenarbeit mit Drittanbietern können Sie Invoicing außerdem auch für die elektronische Rechnungsstellung nutzen.

Wie sieht der Weg zur europäischen elektronischen B2B-Rechnungsstellung aus?

Italien war das erste Land in Europa, das die obligatorische elektronische B2B-Rechnungsstellung einführte, gefolgt von Rumänien im Jahr 2024. Andere Länder, wie z. B. Deutschland, werden die elektronische B2B-Rechnungsstellung im Jahr 2025 verpflichtend einführen.

Derzeit legen die einzelnen europäischen Länder ihre eigenen Rechtsvorschriften für die elektronische Rechnungsstellung fest, aber es hat sich ein gemeinsamer Ansatz herauskristallisiert, der schrittweise zu einer obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in der gesamten EU führen wird. Tatsächlich hat der Rat für Wirtschaft und Finanzen (Economic and Financial Affairs Council, ECOFIN) am 5. November 2024 eine Einigung über das Maßnahmenpaket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (VAT in the Digital Age, ViDA) erzielt, das die derzeitige Anwendung der Mehrwertsteuer in Europa regelt. In der Praxis beginnt die obligatorische elektronische B2B-Rechnungsstellung für Intra-EU-Transaktionen am 1. Juli 2030.

Für Italien dürfte es bis 2030 keine nennenswerten Auswirkungen geben, da das SdI elektronische Rechnungen verarbeiten kann, die den europäischen Standards entsprechen. Wenn Sie jedoch ein Unternehmen in Italien haben, das mit anderen EU-Ländern Handel treibt, müssen Sie sich über Änderungen der Vorschriften für die elektronische B2B-Rechnungsstellung in den Ländern, in denen Ihre Handelspartner ansässig sind, auf dem Laufenden halten.