Effektiv hantering av fakturor är ett stort ansvar för alla företagare. Efter att Italien 2019 antog en lag som gjorde elektronisk fakturering obligatorisk har företagen varit tvungna att uppdatera sina hantering genom att införa programvara för digital fakturering för att fortsatt följa alla lagstadgade krav. Men hur utfärdar man en e-faktura? Vilka obligatoriska uppgifter måste finnas med? I den här artikeln undersöker vi detta för att hjälpa dig att förstå hur du utfärdar fakturor effektivt samtidigt som du uppfyller lagstadgade krav.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka uppgifter ska finnas med på e-fakturor?
  
• Obligatoriska uppgifter på elektroniska B2C-fakturor
  
• Obligatoriska uppgifter på e-fakturor utfärdade till offentliga organ
  
• Obligatoriska uppgifter på e-fakturor för skattebetalare som omfattas av schablonskatt
  
• Så här anger du datum på e-fakturor
  

Vilka uppgifter ska finnas med på e-fakturor?

I Italien finns olika regler för att standardisera transaktionsuppgifter för moms över hela Europa. Direktiv 2006/112/EG (från och med artikel 226) anger de grundläggande uppgifter som måste anges på en faktura. I Italien följer artikel 21.2 i presidentdekret 633/1972, i dess ändrade lydelse, i stort sett artikel 226 i EU-direktivet, som specificerar de uppgifter som måste finnas på elektroniska fakturor.

Vilka uppgifter ska finnas på fakturan?

Obligatoriska uppgifter på elektroniska fakturor inkluderar:

• Fakturans utfärdandedatum
  
• Unikt löpnummer
  
• Utfärdarens uppgifter (t.ex. företags-, eller handelsnamn, för- och efternamn, säte eller hemvist)
  
• Momsregistreringsnummer
  
• Kunduppgifter (t.ex. företags- eller handelsnamn, för- och efternamn, säte eller hemvist)
  
• Kundens momsregistreringsnummer eller, om det rör sig om en beskattningsbar person som är etablerad i en annan EU-medlemsstat, det momsregistreringsnummer som utfärdats av den staten
  
• Beskrivning, kvantitet och pris på de varor eller tjänster som ingår i transaktionen
  
• Datum då varorna eller tjänsterna levererades
  
• Datum då betalning gjordes, om det avviker från fakturadatumet
  
• Momssats och skattepliktigt belopp
  
• Mottagarkod (dvs. en sjusiffrig, alfanumerisk identifierare som används för att säkerställa att en elektronisk faktura levereras korrekt till ett företag eller näringsidkare)
  

Mottagarkod för e-fakturering

Även om det inte är ett strikt krav är mottagarkoden en viktig uppgift att inkludera i en e-faktura. Detta är en alfanumerisk kod med sju tecken, även känd som "SdI-mottagarkod" eller "SdI-kod" (som hänvisar till den italienska skattemyndighetens utbytessystem [SdI]). Mottagarkoden säkerställer korrekt leverans av en elektronisk faktura till ett företag eller en näringsidkare och identifierar det e-faktureringsprogram som mottagaren använder, vilket gör det möjligt att ta emot fakturor direkt i det systemet.

Om mottagarkoden inte är tillgänglig kan e-fakturan ändå skickas till mottagarens certifierade e-postadress (PEC). Om varken mottagarkod eller PEC-adress finns kan en kund i Italien få tillgång till sina fakturor via avsnittet Konsultation i portalen för fakturor och kvitton på den italienska skattemyndighetens webbplats.

Det här är de uppgifter som krävs för en elektronisk B2B-faktura som utfärdas av ett företag eller näringsidkare till ett annat. Behöver du däremot utfärda en elektronisk B2C-faktura – det vill säga en faktura som är adresserad till en fysisk person –skiljer sig kraven som du måste ha i åtanke sig något åt.

Obligatoriska uppgifter på elektroniska B2C-fakturor

Följande uppgifter måste finnas på en B2C-faktura:

• Fakturans utfärdandedatum
  
• Unikt löpnummer
  
• Utfärdarens uppgifter (t.ex. företags-, eller handelsnamn, för- och efternamn, säte eller hemvist)
  
• Momsregistreringsnummer
  
• Kunduppgifter (dvs. för- och efternamn, adress och skattekod, eftersom detta är en person utan momsregistreringsnummer)
  
• Beskrivning, kvantitet och pris på de varor eller tjänster som ingår i transaktionen
  
• Datum då varorna eller tjänsterna levererades
  
• Betalningsdatum, om det avviker från fakturadatumet
  
• Momssats och skattepliktigt belopp
  
• Koden "0000000" i fältet för förmånstagarkod
  

Obligatoriska uppgifter på e-fakturor utfärdade till offentliga organ

När en elektronisk faktura utfärdas till en offentlig förvaltning krävs ytterligare uppgifter utöver standarduppgifterna för elektroniska fakturor. Detta inkluderar den unika koden samt anbudsidentifieringskoden (CIG) och den unika projektkoden (CUP), som säkerställer spårbarheten för offentliga myndigheters betalningar.

• Unik kod
  Detta är en sexsiffrig, alfanumerisk kod som unikt identifierar en specifik myndighet och säkerställer att e-fakturan dirigeras korrekt. Ett enskilt offentligt organ kan ha flera unika koder, var och en tilldelad till olika kontor inom organisationen. Denna kallas även för "unik kontorskod" eller "IPA-kod" (som hänvisar till Index of Public Administrations [IPA]). Den unika koden är obligatorisk.

• CIG-kod
  Detta är en tiosiffrig, alfanumerisk kod som används för att identifiera en offert. Den ska anges på fakturan, såvida inte ett undantag från spårbarhetskravet är tillämpligt, i enlighet med lag nr 136 av den 13 augusti 2010.

• CUP-kod
  Detta är en alfanumerisk kod på 15 tecken som identifierar ett offentligt investeringsprojekt. Den ska endast anges om företaget särskilt begär det.

Uppdelad betalning

Den som utfärdar en faktura till en offentlig förvaltning måste följa systemet för uppdelad betalning, vilket innebär att leverantören endast erhåller det beskattningsbara nettobeloppet, medan momsen betalas direkt av den offentliga förvaltningen. Momsen betalas däremot av köparen direkt till statskassan. Detta system skiljer sig från vanlig momshantering, där leverantören debiterar momsen från kunden och senare betalar den till staten.

De organisationer som är föremål för uppdelad betalning anges i särskilda register som offentliggörs av Ekonomi- och finansministeriet (MEF).

Alla skattebetalare måste inte följa reglerna för uppdelade betalningar. Följande kategorier är undantagna:

Näringsidkare som omfattas av källskatt eller inkomstskatt som dras av vid källan
Skattskyldiga som omfattas av schablonbeskattningssystemet och de som omfattas av särskilda mervärdesskatteordningar

Obligatoriska uppgifter på e-fakturor som omfattas av schablonskatt

Utöver de uppgifter som måste finnas på alla elektroniska fakturor måste schablonskattebetalare ange särskilda obligatoriska fraser. Programvara för elektronisk fakturering kan lagra dessa uppgifter och automatiskt fylla i dem på framtida fakturor. De obligatoriska fraserna som måste finnas på elektroniska fakturor för schablonbeskattningssystemet är följande:

• "Transaktion utan tillämpning av mervärdesskatt, gjord i enlighet med artikel 1, styckena 54 till 89 i lag nr 190 från 2014, uppdaterad genom lag nr 208 från 2015 och lag nr 145 från 2018." (På italienska: "Operazione senza applicazione dell'IVA, effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018.")

• "Avgiften är inte föremål för källskatt enligt lag 190, artikel 1, stycke 67 av den 23 december 2014." (På italienska: "Il compenso non è soggetto a ritenute d'acconto ai sensi della Legge 190 del 23 dicembre 2014 art. 1 komma 67.")

I takt med att ditt företag växer kan det bli allt mer komplicerat att hantera faktureringsprocessen. Vissa verktyg kan automatisera den här processen och göra faktureringen enklare för dig. Ta Stripe Invoicing till exempel: Det är en omfattande och skalbar faktureringsplattform som låter dig skapa och skicka fakturor för både engångsbetalningar och återkommande betalningar, utan att behöva skriva någon kod. Med Invoicing kan du spara tid och få snabbare betalningar, eftersom 87 % av Stripes fakturor drivs in inom 24 timmar. Dessutom kan du genom samarbete med tredjepartspartner använda Invoicing för elektronisk fakturering.

Så här anger du datum på e-fakturor

Vilket datum som anges på e-fakturan beror på vilken typ av faktura som utfärdats. Det finns två huvudtyper: omedelbar och uppskjuten. Var och en har olika tidsfrister för inlämning till SdI, som markerar det officiella utfärdandet.

En omedelbar faktura måste skickas till SDI inom 12 dagar från transaktionsdatumet, medan en uppskjuten faktura måste skickas senast den 15:e i månaden efter transaktionsdatumet.

Nedan förklarar vi hur du anger datumet på den elektroniska fakturan, beroende på typ.

Vilket datum ska du ange på omedelbara elektroniska fakturor?

För en omedelbar faktura kan du skicka den elektroniska fakturan till SDI samma dag som transaktionen. En transaktion den 26 mars 2025 skulle till exempel resultera i följande:

• Transaktionsdatum: 26 mars 2025
  
• Utfärdandedatum: 26 mars 2025
  
• Fakturanummer och datum: Faktura nr X, daterad den 26 mars 2025
  
• Fältet "Datum" i avsnittet Allmänna uppgifter i den elektroniska fakturafilen: 26 mars 2025
  

Du kan också skapa e-fakturan samma dag som transaktionen (26 mars 2025) men skicka den till SDI inom de närmaste 12 dagarna. Till exempel:

• Transaktionsdatum: 26 mars 2025
  
• Utfärdandedatum: Senast den 7 april 2025
  
• Fakturanummer och datum: Faktura nr X, daterad den 26 mars 2025
  
• Fältet "Datum" i avsnittet Allmänna uppgifter i den elektroniska fakturafilen: 26 mars 2025
  

Vilket datum ska anges på uppskjutna fakturor?

Cirkulär 14/E/2019 från den italienska skattemyndigheten tillåter datumet för den senaste transaktionen att användas som datum för handlingen. Detta tillvägagångssätt kan dock leda till inkonsekvenser i fakturornas löpnummer.

Detta kan till exempel inträffa om faktura nr 25 motsvarar den senaste leveransen den 30 juli, medan faktura nr 26 har ett tidigare datum, till exempel den 23 juli, baserat på den senast registrerade leveransen.

För att lösa detta viktiga problem specificerade myndigheten senare att en uppskjuten faktura måste innehålla datumet för minst en av transaktionerna – helst den sista i månaden – tillsammans med de övriga uppgifter som måste finnas på en elektronisk faktura. Alternativt kan slutet av månaden användas som en konventionell referens, som representerar den tidpunkt då transaktionen anses ha ägt rum.