การจัดการใบกำกับภาษีอย่างมีประสิทธิภาพเป็นหน้าที่หลักสําหรับเจ้าของธุรกิจทุกราย หลังจากที่อิตาลีผ่านกฎหมายที่กําหนดให้ต้องออกใบกำกับภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ในปี 2019 ธุรกิจจะต้องอัปเดตขั้นตอนปฏิบัติของตนโดยการนําซอฟต์แวร์ออกใบกำกับภาษีดิจิทัลมาใช้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกําหนด แต่คุณจะออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อย่างไร ต้องระบุข้อมูลที่จําเป็นอะไรบ้าง ในบทความนี้ เราจะมาดูหัวข้อเหล่านี้เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจถึงวิธีการออกใบกำกับภาษีอย่างมีประสิทธิภาพไปพร้อมๆ กับการปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมาย

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ต้องระบุข้อมูลใดบ้างเมื่อออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
  
• ข้อมูลที่จำเป็นในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบ B2C
  
• ข้อมูลที่จำเป็นในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สําหรับหน่วยงานราชการ
  
• ข้อมูลที่จำเป็นในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ของผู้เสียภาษีอัตราคงที่
  
• วิธีการระบุวันที่ในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
  

ต้องระบุข้อมูลใดบ้างเมื่อออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

อิตาลีทำตามข้อบังคับต่างๆ เพื่อทําให้บันทึกธุรกรรมภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ในยุโรปเป็นมาตรฐาน คําสั่ง 2006/112/EC (ตั้งแต่มาตรา 226 เป็นต้นไป) ระบุรายละเอียดพื้นฐานที่ต้องแสดงในใบกำกับภาษี ในอิตาลี มาตรา 21(2) ของ Presidential Decree 633/1972 ที่ปรับปรุง ทำตามมาตรา 226 ของคําสั่งยุโรปที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลที่จําเป็นสําหรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

ใบกำกับภาษีต้องมีข้อมูลใดบ้าง

ข้อมูลที่จําเป็นสําหรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีดังนี้

• วันที่ออกใบกำกับภาษี
  
• หมายเลขใบกำกับภาษีที่ไม่ซ้ํากันและเรียงตามลำดับ
  
• ข้อมูลของผู้ออกใบกำกับภาษี (เช่น บริษัท ธุรกิจ หรือชื่อทางการค้า ชื่อและนามสกุล ที่อยู่อาศัยหรือภูมิลําเนา)
  
• หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• ข้อมูลลูกค้า (เช่น บริษัท ธุรกิจ หรือชื่อทางการค้า ชื่อและนามสกุล ที่อยู่อาศัยหรือภูมิลําเนา)
  
• หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้า หรือในกรณีที่เป็นบุคคลที่ต้องเสียภาษีที่อยู่ในรัฐอื่นของสหภาพยุโรป จะเป็นหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มที่ออกโดยรัฐนั้น
  
• คําอธิบาย จํานวน และราคาสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม
  
• วันที่จัดหาสินค้าหรือบริการ
  
• วันที่ชําระเงิน หากแตกต่างจากวันที่ในใบกำกับภาษี
  
• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มและยอดที่ต้องเสียภาษี
  
• รหัสผู้รับ (ตัวระบุเป็นตัวเลขผสมตัวอักษร 7 หลักที่ใช้เพื่อให้มั่นใจว่าจะสามารถส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ไปยังธุรกิจหรือผู้ปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง)
  

รหัสผู้รับสําหรับการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

ถึงแม้ว่าจะไม่ได้กําหนดอย่างเคร่งครัด แต่รหัสผู้รับเป็นรายละเอียดที่สําคัญที่จะรวมไว้ในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ รหัสนี้คือรหัสแบบตัวอักษรและตัวเลข 7 หลัก หรือที่เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า "รหัสผู้รับ SdI" หรือ "รหัส SdI" (หมายถึงระบบการแลกเปลี่ยนของหน่วยงานสรรพากรอิตาลี [SdI]) รหัสผู้รับช่วยให้สามารถส่งใบกำกับภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังธุรกิจหรือผู้ปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสม และระบุซอฟต์แวร์การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้รับใช้ เพื่อให้ผู้รับได้รับใบกำกับภาษีได้โดยตรงภายในระบบนั้น

หากไม่มีรหัสผู้รับ ระบบจะยังคงส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยใช้ที่อยู่อีเมลที่ได้รับการรับรอง (PEC) ของผู้รับ หากไม่มีทั้งรหัสผู้รับหรือที่อยู่ PEC ลูกค้าในอิตาลีจะสามารถเข้าถึงใบกำกับภาษีของตนได้ผ่านส่วน "การให้คําปรึกษา" ในพอร์ทัลใบกำกับภาษีและใบเสร็จในเว็บไซต์ของกรมสรรพากรอิตาลี

ข้อมูลข้างต้นเป็นข้อมูลที่จําเป็นสําหรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบ B2B ซึ่งออกโดยธุรกิจหรือผู้ปฏิบัติงานที่ส่งให้ธุรกิจอื่น อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบ B2C ซึ่งหมายถึงการส่งให้บุคคลทั่วไป โปรดคํานึงถึงข้อกําหนดที่แตกต่างบางประการ

ข้อมูลที่จำเป็นในใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบ B2C

ต้องระบุข้อมูลต่อไปนี้สําหรับใบกำกับภาษี B2C

• วันที่ออกใบกำกับภาษี
  
• หมายเลขใบกำกับภาษีที่ไม่ซ้ํากันและเรียงตามลำดับ
  
• ข้อมูลของผู้ออกใบกำกับภาษี (เช่น บริษัท ธุรกิจ หรือชื่อทางการค้า ชื่อและนามสกุล ที่อยู่อาศัยหรือภูมิลําเนา)
  
• หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• ข้อมูลลูกค้า (เช่น ชื่อและนามสกุล ที่อยู่ และรหัสภาษี เนื่องจากเป็นบุคคลทั่วไปที่ไม่มีหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม)
  
• คําอธิบาย จํานวน และราคาสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม
  
• วันที่มอบสินค้าหรือบริการ
  
• วันที่ชําระเงิน หากแตกต่างจากวันที่ในใบกำกับภาษี
  
• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มและยอดที่ต้องเสียภาษี
  
• รหัส "0000000" ในช่องรหัสผู้รับประโยชน์
  

ข้อมูลที่จำเป็นในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สําหรับหน่วยงานราชการ

เมื่อออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้กับหน่วยงานราชการ (PA) ต้องระบุข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มาตรฐาน รวมถึงรหัสเฉพาะ รหัสระบุการยื่นประมูล (CIG) และรหัสโครงการ (CUP) ที่ไม่ซ้ํา ซึ่งช่วยให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับการชําระเงินโดยหน่วยงานรัฐ

• รหัสเฉพาะ
  นี่คือรหัสตัวอักษรตัวเลข 6 หลักที่ระบุหน่วยงานของรัฐบาลโดยเฉพาะ และช่วยให้มั่นใจว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีการกําหนดเส้นทางอย่างถูกต้อง หน่วยงานราชการเดียวสามารถมีรหัสที่ไม่ซ้ํากันหลายรหัส โดยแต่ละรหัสจะกําหนดให้กับสํานักงานหนึ่งภายในองค์กรนั้น หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า "รหัสสํานักงานที่ไม่ซ้ํา" หรือ "รหัส IPA" (หมายถึงดัชนีของฝ่ายประชาสัมพันธ์ [IPA]) รหัสเฉพาะเป็นข้อมูลที่จำเป็น

• รหัส CIG
  นี่คือรหัสที่เป็นตัวเลขและตัวอักษร 10 หลักที่ใช้ระบุข้อเสนอ จะต้องระบุไว้ในใบกำกับภาษี เว้นแต่จะมีการยกเว้นจากข้อกําหนดความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับที่มีผล ตามที่กฎหมายหมายเลข 136 ของวันที่ 13 สิงหาคม 2010 ระบุไว้

• รหัส CUP
  นี่คือรหัสที่เป็นตัวอักษรและตัวเลข 15 หลักที่ระบุโครงการการลงทุนของราชการ ควรป้อนเฉพาะเมื่อบริษัทขอโดยเฉพาะเท่านั้น

การชําระเงินแบบแยก

ผู้ที่ออกใบกำกับภาษีไปยัง PA จะต้องปฏิบัติตามระบบการชําระเงินแบบแยก โดยที่ซัพพลายเออร์จะได้รับเฉพาะยอดที่ต้องเสียภาษีสุทธิ ในขณะที่ PA จะชําระเงินภาษีมูลค่าเพิ่มโดยตรง ในขณะที่ผู้ซื้อจะจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่มให้กรมคลังโดยตรง ระบบนี้แตกต่างจากการจัดการภาษีมูลค่าเพิ่มมาตรฐาน ที่ซัพพลายเออร์เรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มจากลูกค้า แล้วนําส่งไปให้รัฐบาลในภายหลัง

หน่วยงานที่ใช้การชำระเงินแบบแยกจะระบุไว้ในทะเบียนเฉพาะที่เผยแพร่โดยกระทรวงเศรษฐกิจและการเงิน (MEF)

ผู้เสียภาษีบางรายอาจไม่ต้องทำตามกฎการชําระเงินแบบแยก หมวดหมู่ต่อไปนี้ได้รับการยกเว้น

ผู้ปฏิบัติงานที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือภาษีเงินได้ที่ต้นทาง
ผู้เสียภาษีที่อยู่ภายใต้แผนภาษีอัตราคงที่และผู้ที่อยู่ในแผนภาษีมูลค่าเพิ่มพิเศษ

ข้อมูลที่จำเป็นในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สําหรับผู้เสียภาษีอัตราคงที่

นอกจากข้อมูลที่จําเป็นสําหรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดแล้ว ผู้เสียภาษีอัตราคงที่ยังต้องระบุข้อความที่จำเป็นด้วย ซอฟต์แวร์การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเก็บข้อมูลนี้ไว้และกรอกในใบกำกับภาษีในอนาคตโดยอัตโนมัติ ข้อความที่จําเป็นที่จะต้องรวมไว้ในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สําหรับแผนอัตราคงที่มีดังนี้

• "ธุรกรรมที่ไม่มีการใช้ภาษีมูลค่าเพิ่ม จัดทําตามมาตรา 1, ย่อหน้า 54 ถึง 89 ของกฎหมายฉบับที่ 190 ของปี 2014 ตามที่ปรับปรุงโดยกฎหมายฉบับที่ 208 ของปี 2015 และกฎหมายฉบับที่ 145 ของปี 2018" (ในภาษาอิตาลี: "Operazione senza applicazione dell'IVA, effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a89, l. n. 190 del 2014 così มา modificato dalla l. n. 208 del 2015 dalla l. n. 145 del 2018")

• "ค่าธรรมเนียมไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามกฎหมาย 190 มาตรา 1, ย่อหน้า 67 ของวันที่ 23 ธันวาคม 2014" (ในภาษาอิตาลี: “Il compenso non è soggetto a ritenute d’acconto ai sensi della Legge 190 del 23 dicembre 2014 art. 1 comma 67.”)

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น การจัดการกระบวนการออกใบกำกับภาษีสําหรับธุรกิจอาจมีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อยๆ เครื่องมือบางอย่างสามารถทําให้ขั้นตอนนี้ทํางานอัตโนมัติและทําให้การออกใบกำกับภาษีเป็นเรื่องง่ายสําหรับคุณ ตัวอย่างเช่น Stripe Invoicing ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการออกใบกำกับภาษีที่ครอบคลุมและปรับขนาดได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างและส่งใบกำกับภาษีสําหรับการชําระเงินแบบครั้งเดียวและการชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้าได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดใดๆ Invoicing ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและรับการชําระเงินได้เร็วขึ้น เนื่องจาก 87% ของใบกำกับภาษี Stripe ได้รับเงินภายใน 24 ชั่วโมง นอกจากนี้ เมื่อร่วมมือกับพาร์ทเนอร์บริษัทอื่น คุณจะใช้ Invoicing สําหรับการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วย

วิธีการระบุวันที่ในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

วันที่ที่ระบุในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นอยู่กับประเภทของใบกำกับภาษีที่ออก มี 2 ประเภทหลักๆ ได้แก่ แบบทันทีและแบบรอตัดบัญชี แต่ละแบบจะมีกําหนดเวลาในการส่งให้ SdI แตกต่างกันไป ซึ่งถือเป็นการออกเอกสารอย่างเป็นทางการ

ต้องส่งใบกำกับภาษีแบบทันทีให้ SdI ภายใน 12 วันนับจากวันที่ทําธุรกรรม และต้องส่งใบกำกับภาษีแบบรอตัดบัญชีภายในวันที่ 15 ของเดือนหลังจากวันที่ทําธุรกรรม

ด้านล่างเราจะอธิบายวิธีการระบุวันที่ในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งขึ้นอยู่กับประเภท

คุณควรระบุวันที่ใดในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบทันที

สําหรับใบกำกับภาษีแบบทันที คุณสามารถส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้ SdI ได้ในวันเดียวกับธุรกรรม ตัวอย่างเช่น ธุรกรรมในวันที่ 26 มีนาคม 2025 จะเป็นดังนี้

• วันที่ทําธุรกรรม: วันที่ 26 มีนาคม 2025
  
• วันที่ออก: วันที่ 26 มีนาคม 2025
  
• หมายเลขใบกำกับภาษีและวันที่: หมายเลขใบกำกับภาษี X ลงวันที่ 26 มีนาคม 2025
  
• ช่อง "วันที่" ในส่วนข้อมูลทั่วไปของไฟล์ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์: วันที่ 26 มีนาคม 2025
  

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ในวันเดียวกับที่ทําธุรกรรม (26 มีนาคม 2025) แต่ส่งไปให้ SdI ภายใน 12 วันถัดไปได้ด้วย ตัวอย่างเช่น

• วันที่ทําธุรกรรม: วันที่ 26 มีนาคม 2025
  
• วันที่ออก: ภายในวันที่ 7 เมษายน 2025
  
• หมายเลขใบกำกับภาษีและวันที่: หมายเลขใบกำกับภาษี X ลงวันที่ 26 มีนาคม 2025
  
• ช่อง "วันที่" ในส่วนข้อมูลทั่วไปของไฟล์ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์: วันที่ 26 มีนาคม 2025
  

คุณควรระบุวันที่ใดในใบกำกับภาษีแบบรอตัดบัญชี

สําหรับวันที่ที่ระบุในใบกำกับภาษีแบบรอตัดบัญชี จดหมายเวียน 14/E/2019 จากกรมสรรพากรอิตาลีให้ระบุวันที่ทําธุรกรรมครั้งล่าสุดเป็นวันที่ของเอกสาร อย่างไรก็ตาม วิธีการนี้อาจทําให้เลขตามลำดับของใบกำกับภาษีไม่สอดคล้องกัน

ตัวอย่างเช่น เหตุการณ์นี้อาจเกิดขึ้นถ้าใบกำกับภาษีหมายเลข 25 มีการจัดส่งครั้งสุดท้ายในวันที่ 30 กรกฎาคม ในขณะที่ใบกำกับภาษีหมายเลข 26 มีวันที่เร็วกว่านั้น เช่น 23 กรกฎาคม โดยยึดตามการจัดส่งที่บันทึกไว้ล่าสุด

เพื่อแก้ไขปัญหาที่สําคัญนี้ หน่วยงานได้ระบุในภายหลังว่าใบกำกับภาษีที่รอตัดบัญชีจะต้องมีวันที่ของธุรกรรมอย่างน้อย 1 รายการ แนะนำให้ใช้รายการสุดท้ายของเดือน รวมทั้งข้อมูลอื่นๆ ที่จําเป็นสําหรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ด้วย อีกทางเลือกหนึ่งคือ สามารถใช้ช่วงสิ้นเดือนเป็นข้อมูลอ้างอิงทั่วไป ซึ่งแสดงถึงเวลาที่ถือว่ามีการทําธุรกรรม