撰写发票电子邮件可能感觉是例行公事，但它实际上对于确保您与客户的合作顺利进行并按时付款非常重要。一封出色的发票电子邮件可以最大程度地减少来回沟通和付款延迟，并保持您的业务正常运行。

以下是撰写出色发票电子邮件的一些实用技巧，涵盖概述付款说明、发送逐步升级的提醒（如果发票未支付）等。

目录

• 如何撰写清晰且专业的发票主题行
  
• 发票电子邮件中应包含哪些内容
  
• 如何在电子邮件中包含付款链接和说明
  
• 何时以及如何通过电子邮件跟进未付款的发票
  

如何撰写清晰且专业的发票主题行

您的发票主题行应概述电子邮件的主要内容。简单的主题行如“发票 #12345 - [您的企业名称]”或“发票 - [项目名称] – 到期 [到期日期]”。包括发票号、简要描述和到期日期，以便收件人更容易找到和处理发票。包括到期日期对于正在进行的工作或经常性发票尤其有帮助，还可以促使客户在截止日期前处理发票。

以下是撰写主题行的更多技巧：

• 主题行过长通常会在显示时被截断，尤其是在移动设备上。仅提及必要的细节，以便收件人一目了然地知晓所有信息。

• 如果您与新客户或大公司合作，请在主题行中包含您的企业名称，以帮助收件人快速识别发票的发送者。

• 虽然添加“友好提醒”和“仅作提醒”之类的短语显得很有礼貌，但最好在发票逾期时的跟进电子邮件中使用它们。

发票电子邮件中应包含哪些内容

在您的发票电子邮件中，您应向客户提供处理付款所需的所有信息。提供发票和付款说明的简短摘要，以便客户确切知道如何操作。以下是应包含的所有细节。

礼貌的问候和致谢

以简单友好的问候开始，如“[客户姓名]您好”，并对客户开展业务合作表示感谢。讲礼貌有益于创造积极的互动，尤其是在讨论付款时。

发票细节和目的

简要提及发票的用途。这是为了提醒客户记起具体的项目或服务。

• 示例：“请查收附件中与[提供的服务或产品]相关的发票 #12345。”
  

发票摘要

在电子邮件正文中摘要显示一些关键细节，如发票号、发票日期、应付总额和到期日期。在电子邮件中概述这些细节让客户无需打开附件即可知晓所有内容。

付款说明

在电子邮件中直接包含如何付款的说明和付款链接（如适用）。无论客户是通过银行转账、信用卡还是其他付款方式付款，都为他们提供完成付款的清晰步骤。

联系信息

让客户知道他们在有问题或需要明确事项时如何联系您。

• 示例：“如果您需要任何进一步的细节或确认，请随时联系我们。”
  

发票文件

别忘了加上附件。确保附件名称一目了然。

• 示例：“Invoice-12345-YourBusinessName.pdf”
  

友好的结束语

电子邮件的结尾要简洁明了，如“再次感谢”或“此致敬礼”。这种友好的语气为商务电子邮件增添了人情味。

如何在电子邮件中包含付款链接和说明

在电子邮件中包含付款链接和说明有助于推动付款过程。在您的电子邮件中包含付款链接和说明的方式如下。

提供简短的付款说明部分

在发票细节后插入付款说明。解释如何付款并包括任何直接链接或所需步骤。

• 示例：“要完成付款，请使用以下链接：[付款链接]。”
  

使付款链接突出显示

请考虑将付款链接加粗或高亮显示，以便更醒目。如果是可点击的 URL，请在发送电子邮件前确保其正常工作。如果您的电子邮件格式允许，您还可以使用按钮让对方更注意链接。

提供替代付款方式（如适用）

如果您接受多种付款方式，请简要提及它们，以便客户选择合适的付款方式。列出使用这些付款方式所需的任何具体信息，如您的银行详细信息和通过信用卡付款的链接。

示例

我们接受通过[银行转账、信用卡等]付款。对于银行转账，请使用以下详细信息：

银行名称：[您的银行]
账号：[您的账号]
路径号码：[您的路径号码]
参考：发票 #12345

包括任何额外的说明

提及客户需要遵循的任何特殊说明（例如在付款时注明发票号），以便付款可以高效且准确地处理。

• 示例：“如果您通过银行转账付款，请在交易备注中包含您的发票号 (#12345)，以便我们立即将其应用于您的账户。”
  

何时以及如何通过电子邮件跟进未付款的发票

跟进未付款的发票需要在坚持和礼貌之间进行平衡。遵循以下技巧可以增大收款的几率：

• 保持实事求是和礼貌的语气。避免听起来是指责对方或表示不耐烦。

• 定期、有规律地跟进。每个周期以相同的间隔发送定期、预定的跟进。

• 明确表示客户如需任何澄清，尽管与您练习。有时客户会对发票有疑问或对如何付款感到困惑，从而延迟付款。

• 将发票附加到每次跟进电子邮件中。这使得客户无需搜索旧电子邮件即可轻松找到它。

以下是每次跟进电子邮件的一个示例。

第一次跟进

您的第一次跟进应是温和的提醒，在到期日后一至三天内发送。这封电子邮件旨在轻微推动付款，假设客户可能只是忽略了到期日。使用友好的语气并表示您只是在跟进。

示例

[客户姓名]您好，

希望您一切顺利！我想就发票 #12345 - 到期日[到期日期]与您联系。我理解您可能事务繁忙，所以本电子邮件仅作提醒，以免遗漏相关发票的付款。

发票摘要：
应付总额：$500.00

付款链接：[插入付款链接]

如果您已发送付款，请忽略此电子邮件。否则，如需我来帮忙处理付款事宜，请尽管与我联系。

感谢您拨冗查阅，
[您的姓名]

第二次跟进

如果第一次提醒没有收到回复，请在第一次跟进后一周左右再次联系客户，礼貌地提请检查。这封电子邮件应保持礼貌，但可能包括讨论任何潜在问题或问题的提议。

示例

[客户姓名]您好，

我想跟进发票 #12345 事宜。该发票的到期日是[到期日期]，但我尚未收到付款确认。如果付款过程中有任何问题，请告诉我。我会竭诚为您提供帮助。

发票摘要：
应付总额：$500.00

付款链接：[插入付款链接]

再次感谢您对此事项的关注。如果您需要就此进行沟通，欢迎随时联系我。

此致敬礼，
[您的姓名]

第三次跟进

如果发票仍未支付，请在第二次跟进后两周左右发送坚定的提醒。在这封电子邮件中，您可以引用关于逾期付款的任何约定条款，如滞纳金。

示例

[客户姓名]您好，

我再次就发票 #12345 - 到期日[到期日期]与您联系。我理解付款可能会有延迟，所以如果您对如何处理付款有任何疑虑，请随时与我联系。

发票摘要：
应付总额：$500.00

付款链接：[插入付款链接]

根据我们的协议，在[到期日后 X 天]后未收到付款可能会产生滞纳金。我们希望尽快解决此问题，所以如果您需要任何进一步的信息或帮助，请随时与我联系。

感谢您对此事项的关注。

此致敬礼，
[您的姓名]

最后一次跟进

如果以上努力仍未使客户付款，最后一封电子邮件可以作为正式通知，说明下一步措施，如暂停服务和使问题升级。最好在到期日后一个月或更长时间后发送此类通知。

示例

[客户姓名]您好，

这是关于发票 #12345 -到期日[原始到期日期]的最后一次跟进。我们已多次尝试解决此发票的付款事宜，但仍未收到付款。

发票摘要：
应付总额：$500.00

付款链接：[插入付款链接]

如果在[新截止日期]前未收到付款，我们可能需要[提及任何具体的下一步措施，如暂停服务、加收滞纳金和转交催收]。如果您有任何事项需要确认或想进一步讨论此事，请告诉我们。

谢谢，
[您的姓名]