Escrever um e-mail de fatura pode parecer rotina, mas é importante para garantir que seu trabalho com os clientes seja tranquilo e que os pagamentos sejam pontuais. Um bom e-mail de fatura pode minimizar confusões e atrasos no pagamento, além de manter sua empresa organizada.

Veja abaixo algumas dicas práticas para criar um e-mail de fatura útil, das instruções de pagamento ao envio de lembretes progressivos se a fatura não for paga.

Neste artigo:

• Como escrever uma linha de assunto de fatura clara e profissional
  
• O que incluir em um e-mail de fatura
  
• Como incluir links de pagamento e instruções no seu e-mail
  
• Quando e como escrever novamente em caso de faturas não pagas
  

Como escrever uma linha de assunto de fatura clara e profissional

A linha de assunto da sua fatura deve dizer ao destinatário exatamente o que esperar ao abrir o e-mail. Uma linha de assunto simples, como "Fatura #12345 para [nome da empresa]" ou "Fatura para [nome do projeto] – Vencimento em [data]" resolve a questão. Inclua o número da fatura, uma breve descrição e a data de vencimento para facilitar a localização e processamento da fatura no destinatário. Inserir a data de vencimento é muito útil em projetos contínuos ou faturas recorrentes, além de permitir que os clientes paguem antes do prazo.

Veja mais algumas dicas para escrever a linha de assunto:

• Linhas de assunto muito longas podem ser cortadas, especialmente em celulares. Mencione apenas dados necessários para que o destinatário veja todas as informações rapidamente.

• Se o cliente for novo ou for uma grande empresa, coloque o nome da sua empresa na linha de assunto para que o destinatário identifique o rementente.

• Mesmo que você se sinta tentado a colocar expressões como "um lembrete" ou "não se esqueça", é melhor guardá-las para casos de atraso no pagamento.

O que incluir em um e-mail de fatura

No e-mail da fatura, você deve inserir todas as informações necessárias para que o cliente pague. Forneça um breve resumo da fatura e das instruções de pagamento para que o cliente saiba exatamente como proceder. Estes são os detalhes a serem incluídos.

Uma saudação e um agradecimento

Use uma saudação simples e amigável, como "Olá, [nome do cliente]", e agradeça-o pela preferência. Um pouco de cortesia ajuda muito a criar uma interação positiva, especialmente ao tratar de pagamentos.

Detalhes e finalidade da fatura

Explique resumidamente a que a fatura se refere. Assim, o cliente se lembra do projeto ou serviço específico.

• Exemplo: "Fatura #12345 anexada referente ao [serviço ou produto fornecido]."
  

Resumo da fatura

Resuma alguns detalhes importantes no corpo do e-mail, como número e data da fatura, valor total devido e data de vencimento. Inserir esses detalhes no próprio e-mail permite que o cliente veja tudo o que precisa saber sem abrir o anexo.

Instruções de pagamento

Inclua instruções e um link de pagamento, se for o caso, no próprio e-mail. Seja para pagar por transferência bancária, cartão de crédito ou de outra forma, forneça instruções claras.

Dados de contato

Informe como entrar em contato com você se o cliente tiver alguma dúvida.

• Exemplo: "Ficamos à disposição para quaisquer dúvidas ou esclarecimentos."
  

Arquivo de fatura

Não se esqueça do anexo. Use um nome facilmente identificável.

• Exemplo: "Fatura-12345-NomedaEmpresa.pdf"
  

Despedida amigável

Finalize sua mensagem de forma simples, como "Mais uma vez, obrigado" ou "Cumprimentos". Assim, você mantém o tom amigável e dá um toque humano a um e-mail comercial.

Como incluir links e instruções de pagamento no seu e-mail

Links e instruções de pagamento facilitam o processo de pagamento para o seu cliente. Veja como incorporá-los ao seu e-mail.

Insira uma breve seção de instruções de pagamento

Insira as instruções de pagamento após os dados da fatura. Explique como pagar e inclua links diretos ou instruções.

• Exemplo: "Para efetuar o pagamento, use este link: [link de pagamento]."
  

Destaque o link de pagamento

Formate o link em negrito ou com realce, para que seja fácil de visualizar. Se for um URL clicável, confira se ele funciona antes de enviar o e-mail. Se o formato do e-mail permitir, você pode usar um botão para chamar mais atenção para o link.

Ofereça formas de pagamento alternativas, se possível

Se você aceita várias formas de pagamento, mencione-as para que o cliente saiba quais são as opções. Indique os dados específicos necessários para usar essas formas, como dados bancários e um link para pagamento com cartão de crédito.

Exemplo

Aceitamos pagamentos por [transferência bancária, cartão de crédito etc.]. Para transferências bancárias, use os dados abaixo:

Nome do banco: [Seu banco]
Número da conta: [número da sua conta]
Routing number: [seu routing number]
Referência: Fatura #12345

Insira outras instruções necessárias

Mencione instruções especiais, caso necessário (por exemplo, indicar o número da fatura no pagamento) para que o pagamento seja processado com eficiência e precisão.

• Exemplo: "Se pagar por transferência bancária, insira o número da fatura (#12345) nas observações da transação para que o pagamento seja imediatamente vinculado à sua conta."
  

Quando e como escrever novamente em caso de faturas não pagas

O acompanhamento de faturas não pagas é um equilíbrio entre persistência e educação. Siga estas dicas para aumentar suas chances de receber os pagamentos:

• Mantenha um tom direto e educado. Não seja acusatório nem impaciente.

• Seja coerente nos intervalos. Envie comunicações regulares e programados nos mesmos intervalos a cada ciclo.

• Deixe claro que o cliente deve entrar em contato com você caso precise de algum esclarecimento. Às vezes, os clientes atrasam o pagamento por dúvidas sobre a fatura ou por não saber como pagar.

• Anexe a fatura em todas as comunicações. Assim, o cliente pode acessá-la facilmente sem precisar pesquisar e-mails antigos.

Veja a seguir exemplos de e-mails de acompanhamento.

Primeiro e-mail

Seu primeiro acompanhamento deve ser um lembrete tranquilo, enviado de um a três dias após o vencimento. É somente um lembrete, presumindo que o cliente deve ter esquecido do prazo. Use um tom amigável e esclareça que você só está conferindo.

Exemplo

Olá, [nome do cliente],

Espero que esteja tudo bem! Gostaria de lembrar que a fatura #12345 venceu em [data de vencimento]. Compreendemos que a vida pode ser corrida, então estamos só conferindo se você não esqueceu do pagamento.

Resumo da fatura:
Total a pagar: US$ 500,00

Link de pagamento: [inserir link de pagamento]

Se já tiver efetuado o pagamento, ignore este e-mail. Do contrário, avise-nos se pudermos ajudar com alguma coisa.

Muito obrigado,
[Seu Nome]

Segundo e-mail

Se não houver resposta ao primeiro lembrete, fale com o cliente novamente, com outro lembrete educado uma semana após o primeiro. Este e-mail deve ser educado, mas pode incluir uma oferta para discutir possíveis problemas ou dúvidas.

Exemplo

Olá, [nome do cliente],

Estou entrando em contato a respeito da fatura #12345. O prazo era [Data de vencimento] e ainda não recebemos a confirmação do pagamento. Se houver algum problema com o processo de pagamento, fale conosco. Estamos aqui para ajudar.

Resumo da fatura:
Total a pagar: US$ 500,00

Link de pagamento: [inserir link de pagamento]

Obrigado novamente pela atenção. Entre em contato se houver dúvidas ou qualquer outra questão.

Atenciosamente,
[Seu Nome]

Terceiro e-mail

Se a fatura ainda não for paga, envie um lembrete firme duas semanas após o segundo lembrete. Neste e-mail, você pode mencionar quaisquer termos acordados sobre pagamentos vencidos, como multas por atraso.

Exemplo

Olá, [nome do cliente],

Estou entrando em contato novamente a respeito da fatura #12345, vencida em [data de vencimento]. Eu entendo que podem ocorrer atrasos. Entre em contato se tiver alguma dúvida sobre como processar o pagamento.

Resumo da fatura:
Total a pagar: US$ 500,00

Link de pagamento: [inserir link de pagamento]

De acordo com o nosso contrato, pagamentos não recebidos até [X dias após o vencimento] podem incorrer em multa por atraso. Esperamos resolver isso em breve. Ficamos à disposição se precisar de mais informações ou ajuda.

Agradecemos sua atenção a este assunto.

Atenciosamente,
[Seu Nome]

Último e-mail

Se as tentativas anteriores não resolverem, o e-mail final pode ser um aviso formal informando as próximas providências, como suspensão dos serviços e recurso a outras instâncias. É melhor enviar esse tipo de aviso um mês ou mais após a data de vencimento.

Exemplo

Olá, [nome do cliente],

Este é o último e-mail referente à Fatura #12345, vencida em [Data de vencimento]. Fizemos várias tentativas de contato para liquidar esta fatura, mas o pagamento ainda não foi recebido.

Resumo da fatura:
Total a pagar: US$ 500,00

Link de pagamento: [inserir link de pagamento]

Se o pagamento não for recebido até [Novo Prazo], seremos obrigados a [mencionar as próximas providências, como suspensão de serviços, imposição de multa por atraso e encaminhamento para agências de cobrança]. Entre em contato conosco se pudermos esclarecer algo ou se quiser discutir suas opções.

Atenciosamente,
[Seu Nome]