Anche se inviare una fattura via email può sembrare una semplice formalità, in realtà è fondamentale per garantire che la collaborazione con i clienti proceda senza intoppi e per assicurarsi di ricevere i pagamenti puntualmente. L'invio di fatture chiare via email può ridurre al minimo discussioni e ritardi nei pagamenti, mantenendo la tua attività sotto controllo.

Ecco alcuni consigli pratici per creare email di fatturazione efficaci, dalle istruzioni di pagamento chiare all'invio di promemoria progressivi in caso di mancato pagamento.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come scrivere un oggetto chiaro e professionale
  
• Cosa includere in un'email di fatturazione efficace
  
• Come includere i link di pagamento e le istruzioni nell'email
  
• Quando e come dare seguito alle fatture non pagate via email
  

Come scrivere un oggetto chiaro e professionale

L'oggetto dell'email deve indicare chiaramente il contenuto della fattura, in modo che il destinatario sappia cosa aspettarsi. Un semplice oggetto come "Fattura n. 12345 per [Ragione sociale]" o "Fattura per [Nome progetto] – Scadenza [Data di scadenza]" funziona alla perfezione. Includi il numero della fattura, una breve descrizione e una data di scadenza per semplificare l'individuazione e l'elaborazione della fattura da parte del destinatario. L'indicazione della data di scadenza può essere particolarmente utile per il lavoro in corso o per le fatture ricorrenti e offre ai clienti la possibilità di elaborare la fattura prima della scadenza.

Ecco alcuni altri suggerimenti su come scrivere l'oggetto:

• Gli oggetti troppo lunghi spesso vengono tagliati, in particolare sui dispositivi mobili. Fornisci solo i dettagli essenziali, così il destinatario avrà subito tutte le informazioni necessarie.

• Se stai lavorando con un nuovo cliente o con un'azienda più grande, includi il nome della tua attività (ragione sociale) nella riga dell'oggetto per aiutare il destinatario a identificare rapidamente chi ha inviato la fattura.

• Anche se si è tentati di aggiungere frasi come "promemoria amichevole" e "solo un avviso", è meglio conservarle per le email di follow-up se la fattura è scaduta.

Cosa includere in un'email di fatturazione efficace

Nell'email della fattura, devi fornire al cliente tutte le informazioni di cui ha bisogno per elaborare il pagamento. Fornisci un breve riepilogo della fattura e delle istruzioni di pagamento in modo che il cliente sappia esattamente come procedere. Ecco tutti i dettagli da includere.

Un saluto educato e un ringraziamento

Inizia con un saluto semplice e amichevole come "Salve [nome del cliente]" e non dimenticare di ringraziare. Un po' di cortesia contribuisce a creare un'interazione positiva, soprattutto quando si parla di pagamenti.

Dettagli e finalità della fattura

Spiega brevemente la causale della fattura. In questo modo, il cliente riceve un preavviso che gli ricorda il progetto o il servizio specifico.

• Esempio: "In allegato trova la fattura n. 12345 relativa a [Servizio o prodotto fornito]."
  

Riepilogo fattura

Riassumi alcuni dettagli chiave nel corpo dell'email, come il numero della fattura, la data della fattura, l'importo totale dovuto e la data di scadenza. Riportare questi dettagli direttamente nell'email permette al cliente di avere tutte le informazioni necessarie, senza dover aprire l'allegato.

Istruzioni di pagamento

Includi le istruzioni su come pagare e un link di pagamento, se applicabile, direttamente nell'email. Se il cliente paga tramite bonifico bancario, carta di credito o un altro metodo di pagamento, indica i passaggi chiari per completare il pagamento.

Informazioni di contatto

Fai sapere ai clienti come contattarti se hanno domande o hanno bisogno di chiarimenti.

• Esempio: "Non esiti a contattarci se ha bisogno di ulteriori dettagli o chiarimenti."
  

File della fattura

Non dimenticare l'allegato. Assicurati di nominarlo in modo che sia facilmente identificabile.

• Esempio: "Fattura-12345-NomeAzienda.pdf"
  

Una chiusura amichevole

Concludi il tuo messaggio con una formula di chiusura semplice, come "grazie ancora" o "cordiali saluti". Così facendo, si ottiene un tono amichevole e si umanizza un'e-mail transazionale.

Come includere i link di pagamento e le istruzioni nell'email

Includere i link e le istruzioni di pagamento nella tua email è un modo semplice per rendere la procedura di pagamento il più semplice possibile per il tuo cliente. Ecco come incorporarli nell’email.

Fornisci una breve sezione con le istruzioni di pagamento

Inserisci le istruzioni di pagamento dopo i dati della fattura. Spiega come pagare e includi eventuali link diretti o passaggi richiesti.

• Esempio: "Per completare il pagamento, usi il seguente link: [Link di pagamento]."
  

Metti in evidenza il link di pagamento

Ti consigliamo di formattare il link di pagamento in grassetto o di evidenziarlo in modo che sia facilmente reperibile. Se si tratta di un URL cliccabile, assicurati che funzioni prima di inviare l'email. Se il formato della tua e-mail lo consente, puoi anche utilizzare un pulsante per attirare maggiormente l'attenzione sul link.

Offri metodi di pagamento alternativi, se pertinenti

Se accetti più metodi di pagamento, menzionali brevemente in modo che il cliente conosca le opzioni a disposizione. Elenca tutte le informazioni di cui avrà bisogno per utilizzare questi metodi, come le tue coordinate bancarie e un link per pagare con carta di credito.

Esempio

Accettiamo pagamenti tramite [bonifico bancario, carta di credito, ecc.]. Per i bonifici bancari, utilizzi i seguenti dati:

Nome banca: [La tua banca]
Numero di conto: [Il tuo numero di conto]
Numero di routing: [Il tuo numero di routing]
Riferimento: Fattura n. 12345

Includi eventuali istruzioni aggiuntive

Menziona eventuali istruzioni speciali che il cliente deve seguire (ad esempio, includere il numero della fattura nella causale del pagamento) in modo che il pagamento possa essere elaborato in modo efficiente e accurato.

• Esempio: "Se decide di pagare tramite bonifico bancario, includa il numero della sua fattura (n. 12345) nella causale in modo che possiamo applicarlo immediatamente."
  

Quando e come dare seguito alle fatture non pagate via email

Il recupero delle fatture non pagate richiede un delicato equilibrio tra perseveranza e cortesia. Segui questi suggerimenti per aumentare le tue possibilità di riscuotere il pagamento:

• Mantieni un tono concreto ed educato. Evita di dare l'impressione di accusare o di essere impaziente.

• Sii coerente con i tuoi tempi. Pianifica e invia follow-up regolari, mantenendo gli stessi intervalli tra un ciclo e l'altro.

• Chiarisci che il cliente deve contattarti se ha bisogno di chiarimenti. A volte i clienti ritardano il pagamento a causa di domande sulla fattura o confusione su come pagare.

• Allega la fattura a ogni follow-up. In questo modo è facile per il cliente accedervi senza cercare tra le vecchie email.

Esaminiamo nel dettaglio come potrebbero essere strutturate le email di follow-up.

Primo follow-up

Il tuo primo follow-up dovrebbe essere un promemoria gentile, inviato da uno a tre giorni dopo la data di scadenza. Questa email è un semplice promemoria, nel caso in cui la data di scadenza fosse sfuggita al cliente. Usa un tono amichevole ed esprimi che stai solo facendo un controllo.

Esempio

Buongiorno [nome del cliente],

Spero che stia bene. Le scrivo in merito alla Fattura n. 12345, in scadenza il giorno [Data di scadenza]. So che gli impegni possano talvolta portare a dimenticanze, pertanto le invio questo promemoria per avere la certezza che la fattura sia stata presa in considerazione.

Riepilogo fattura:
Importo totale dovuto: 500,00 $

Link di pagamento: [Inserisci link di pagamento]

Se ha già effettuato il pagamento, ignori questa email. In caso contrario, mi faccia sapere se posso aiutarla in qualche modo.

Grazie mille
[Il tuo nome]

Secondo follow-up

Se il cliente non risponde al primo promemoria, ricontattalo gentilmente dopo una settimana dal primo sollecito. Questa email dovrebbe essere educata, ma dimostra la tua disponibilità a discutere eventuali dubbi o problemi.

Esempio

Buongiorno [nome del cliente],

Desideravo aggiornarla riguardo alla fattura n. 12345. La data di scadenza era il [Data di scadenza] e non ho ancora ricevuto la conferma del pagamento. La prego di contattarmi qualora riscontrasse problemi con il pagamento. Resto a sua disposizione.

Riepilogo fattura:
Importo totale dovuto: 500,00 $

Link di pagamento: [Inserisci link di pagamento]

Ringrazio per la cortese attenzione. Rimango a disposizione per eventuali chiarimenti.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

Terzo follow-up

Se la fattura non è ancora stata pagata, invia un sollecito deciso due settimane dopo il secondo messaggio. In questa email puoi fare riferimento a eventuali termini concordati in merito ai pagamenti scaduti, ad esempio le penali per mancato pagamento.

Esempio

Buongiorno [nome del cliente],

La ricontatto in merito alla fattura n. 12345, in scadenza il [Data di scadenza]. Qualora avesse bisogno di supporto per procedere con il pagamento, non esiti a contattarci.

Riepilogo fattura:
Importo totale dovuto: 500,00 $

Link di pagamento: [Inserisci link di pagamento]

Le ricordiamo che, in base ai termini contrattuali, i pagamenti ricevuti oltre [X giorni dopo la data di scadenza] potrebbero essere soggetti a una penale per il ritardo. Non esiti a contattarci per qualsiasi informazione o assistenza aggiuntiva.

La ringraziamo per la cortese attenzione.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

Follow-up finale

Qualora i tentativi di pagamento precedenti non siano andati a buon fine, l'ultima email potrà assumere un tono formale, indicando le azioni successive, come la sospensione dei servizi e l'inoltro del caso. È meglio inviare questo tipo di avviso un mese o più dopo la data di scadenza.

Esempio

Buongiorno [nome del cliente],

Questo è l'ultimo sollecito relativo alla fattura n. 12345, la cui scadenza era prevista per il [Data di scadenza]. Abbiamo tentato più volte di saldare questa fattura, ma il pagamento non è ancora stato ricevuto.

Riepilogo fattura:
Importo totale dovuto: 500,00 $

Link di pagamento: [Inserisci link di pagamento]

In caso di mancato pagamento entro la [Nuova scadenza], potremmo dover adottare misure quali [menzionare eventuali passaggi successivi specifici, come la sospensione dei servizi, la valutazione di una penale per il ritardo e l'inoltro alla riscossione]. Siamo a sua disposizione per chiarire eventuali dubbi o trovare insieme una soluzione.

Grazie,
[Il tuo nome]