Das Schreiben einer Rechnungs-E-Mail mag sich wie Routine anfühlen, ist aber tatsächlich enorm wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Kundenzusammenarbeit reibungslos verläuft und Sie pünktlich bezahlt werden. Eine gute Rechnungs-E-Mail kann das Hin und Her sowie Zahlungsverzögerungen minimieren und Ihr Unternehmen auf Kurs halten.

Im Folgenden finden Sie einige praktische Tipps zur Erstellung einer angemessenen Rechnungs-E-Mail, von Zahlungsanweisungen bis hin zum Versenden eskalierter Erinnerungen, falls die Rechnung nicht bezahlt wird.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So schreiben Sie eine klare und professionelle Betreffzeile für Rechnungen
  
• Das sollte in einer Rechnungs-E-Mail enthalten sein
  
• So fügen Sie Zahlungslinks und Anweisungen in Ihre E-Mail ein
  
• Wann und wie Sie unbezahlte Rechnungen per E-Mail nachverfolgen sollten
  

So schreiben Sie eine klare und professionelle Betreffzeile für Rechnungen

Ihre Rechnungsbetreffzeile sollte genau mitteilen, was Empfänger/innen erwartet, wenn sie die E-Mail öffnen. Eine einfache Betreffzeile wie „Rechnung Nr. 12345 für [Name Ihres Unternehmens]“ oder „Rechnung für [Projektname] – fällig am [Fälligkeitsdatum]“ reicht aus. Geben Sie die Rechnungsnummer, eine kurze Beschreibung und ein Fälligkeitsdatum an, damit Empfänger/innen die Rechnung leichter finden und verarbeiten können. Die Angabe eines Fälligkeitsdatums kann besonders bei laufenden Arbeiten oder wiederkehrenden Rechnungen hilfreich sein. Außerdem gibt sie einen Anstoß, die Rechnung vor Fristablauf zu bearbeiten.

Hier sind einige weitere Tipps zum Schreiben der Betreffzeile:

• Zu lange Betreffzeilen werden oft abgeschnitten, insbesondere auf Mobilgeräten. Erwähnen Sie nur die notwendigen Details, damit die Empfänger/innen alle Informationen auf einen Blick erhalten.

• Wenn Sie mit neuer Kundschaft oder einem größeren Unternehmen zusammenarbeiten, geben Sie in der Betreffzeile Ihren Unternehmensnamen an, damit die Empfänger/innen schnell erkennen können, wer die Rechnung gesendet hat.

• Auch wenn es verlockend ist, Formulierungen wie „freundliche Erinnerung“ oder Ähnliches hinzuzufügen, sollten diese am besten für Folge-E-Mails aufgehoben werden, wenn die Rechnung überfällig wird.

Das sollte in einer Rechnungs-E-Mail enthalten sein

In Ihrer Rechnungs-E-Mail sollten Sie alle Informationen zur Verfügung stellen, die Kundinnen und Kunden für die Abwicklung der Zahlung benötigen. Geben Sie eine kurze Zusammenfassung der Rechnung und Zahlungsanweisungen an, damit die Empfänger/innen genau wissen, wie sie vorgehen müssen. Hier sind alle Details, die Sie angeben sollten.

Höfliche Begrüßung und Dankeschön

Beginnen Sie mit einer einfachen, freundlichen Begrüßung wie „Hallo [Kundenname]“ und bedanken Sie sich eventuell. Ein wenig Höflichkeit trägt wesentlich dazu bei, eine positive Interaktion zu schaffen, insbesondere, wenn es um Zahlungen geht.

Rechnungsdetails und -zweck

Erwähnen Sie kurz, wofür die Rechnung bestimmt ist. Dies erinnert die Kundschaft an das spezifische Projekt oder die Dienstleistung.

• Beispiel: „Im Anhang finden Sie die Rechnung Nr. 12345 für [bereitgestellte Dienstleistung oder Produkt]“.
  

Rechnungsübersicht

Fassen Sie einige wichtige Details im Text der E-Mail zusammen, z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, fälliger Gesamtbetrag und Fälligkeitsdatum. Wenn Sie diese Details in der E-Mail selbst angeben, sehen Empfänger/innen alles, was sie wissen müssen, ohne den Anhang zu öffnen.

Zahlungsanweisungen

Fügen Sie Anweisungen zur Zahlung und gegebenenfalls einen Zahlungslink direkt in die E-Mail ein. Unabhängig davon, ob die Kundinnen und Kunden per Banküberweisung, Kreditkarte oder andere Zahlungsmethode bezahlen, sollten Sie klare Schritte für den Zahlungsabschluss bereitstellen.

Kontaktdaten

Lassen Sie Ihre Kundschaft wissen, wie sie Sie kontaktieren kann, wenn es Fragen oder Klärungsbedarf gibt.

• Beispiel: „Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie weitere Details oder Erläuterungen benötigen.“
  

Rechnungsdatei

Vergessen Sie den Anhang nicht. Achten Sie darauf, ihn zu beschriften, damit er leicht identifiziert werden kann.

• Beispiel: „Rechnung-12345-Unternehmensname.pdf“
  

Ein freundlicher Abschluss

Beenden Sie Ihre Nachricht mit einem einfachen Schlusswort, z. B. „Nochmals vielen Dank“ oder „Herzliche Grüße“. Dies sorgt für einen freundlichen Ton und verleiht einer Transaktions-E-Mail eine menschliche Note.

So fügen Sie Zahlungslinks und Anweisungen in Ihre E-Mail ein

Das Einfügen von Zahlungslinks und Anweisungen in Ihre E-Mail ist eine einfache Möglichkeit, den Zahlungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten. Hier erfahren Sie, wie Sie diese in Ihre E-Mail integrieren.

Kurzen Abschnitt mit Zahlungsanweisungen einfügen

Fügen Sie die Zahlungsanweisungen nach den Rechnungsdetails ein. Erklären Sie, wie man bezahlen kann, und fügen Sie alle erforderlichen direkten Links oder Schritte hinzu.

• Beispiel: „Um die Zahlung abzuschließen, verwenden Sie bitte folgenden Link: [Zahlungslink]“.
  

Zahlungslink hervorheben

Sie sollten den Zahlungslink eventuell fett formatieren oder hervorheben, damit er leichter zu finden ist. Wenn es sich um eine anklickbare URL handelt, vergewissern Sie sich, dass sie funktioniert, bevor Sie die E-Mail senden. Wenn es Ihr E-Mail-Format zulässt, können Sie auch eine Schaltfläche verwenden, um mehr Aufmerksamkeit auf den Link zu lenken.

Alternative Zahlungsmethoden anbieten (sofern relevant)

Wenn Sie mehrere Zahlungsmethoden akzeptieren, erwähnen Sie diese kurz, damit Kundinnen und Kunden ihre Optionen kennen. Listen Sie alle Einzelheiten auf, die für diese Methoden benötigt werden, z. B. Ihre Bankdaten und einen Link zur Zahlung per Kreditkarte.

Beispiel

Wir akzeptieren Zahlungen per [Banküberweisung, Kreditkarte usw.]. Für Banküberweisungen verwenden Sie bitte die folgenden Angaben:

Name der Bank: [Ihre Bank]
Kontonummer: [Ihre Kontonummer]
Routingnummer: [Ihre Routingnummer]
Referenz: Rechnung Nr. 12345

Zusätzliche Anweisungen hinzufügen

Erwähnen Sie alle besonderen Anweisungen, die Kundinnen und Kunden befolgen müssen (z. B. die Angabe der Rechnungsnummer bei der Zahlung), damit die Zahlung effizient und korrekt verarbeitet werden kann.

• Beispiel: „Wenn Sie per Banküberweisung bezahlen, geben Sie bitte Ihre Rechnungsnummer (12345) in den Transaktionsnotizen an, damit wir sie sofort Ihrem Konto zuordnen können.“
  

Wann und wie Sie unbezahlte Rechnungen per E-Mail nachverfolgen sollten

Die Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen ist ein Balanceakt zwischen Beharrlichkeit und Höflichkeit. Befolgen Sie diese Tipps, um Ihre Chancen auf Zahlungseinzug zu erhöhen:

• Behalten Sie einen sachlichen, höflichen Ton bei. Vermeiden Sie es, anklagend oder ungeduldig zu klingen.

• Halten Sie sich konsequent an Fristen. Senden Sie regelmäßige, geplante Folge-E-Mails in den gleichen Intervallen in jedem Zyklus.

• Machen Sie deutlich, dass sich Kundinnen oder Kunden mit Ihnen in Verbindung setzen sollten, wenn etwas unklar ist. Manchmal schieben Kundinnen und Kunden Zahlungen aufgrund von Fragen zur Rechnung oder Verwirrung über die Zahlungsmethode hinaus.

• Hängen Sie die Rechnung an jede Folge-E-Mail an. So können Empfänger/innen leicht darauf zugreifen, ohne alte E-Mails durchsuchen zu müssen.

Im Folgenden wird genauer gezeigt, wie die einzelnen Folge-E-Mails aussehen könnten.

Erstes Folge-E-Mail

Ihre erste Folge-E-Mail sollte eine höfliche Erinnerung sein, die ein bis drei Tage nach dem Fälligkeitsdatum gesendet wird. Diese E-Mail dient als leichter Anstoß und geht davon aus, dass die Kundin oder der Kunde das Fälligkeitsdatum möglicherweise einfach übersehen hat. Verwenden Sie einen freundlichen Ton und verdeutlichen Sie, dass Sie nur nachfragen.

Beispiel

Hallo [Kundenname],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte mich nur nach der Rechnung Nr. 12345, fällig am [Fälligkeitsdatum], erkundigen. Ich weiß, dass so etwas manchmal in Vergessenheit geraten kann, und möchte Sie daher nur kurz daran erinnern.

Rechnungsübersicht:
Fälliger Gesamtbetrag: 500,00 USD

Zahlungslink: [Zahlungslink einfügen]

Wenn Sie die Zahlung bereits getätigt haben, ignorieren Sie diese E-Mail bitte. Lassen Sie mich andernfalls bitte wissen, wenn ich Ihnen bei irgendetwas behilflich sein kann.

Vielen Dank
[Ihr Name]

Zweite Folge-E-Mail

Wenn auf die erste Erinnerung keine Antwort erfolgt, kontaktieren Sie die Kundin oder den Kunden eine Woche nach der ersten Folge-E-Mail erneut mit einer höflichen Nachfrage. Diese E-Mail sollte höflich bleiben, kann aber auch ein Angebot enthalten, mögliche Probleme oder Fragen zu besprechen.

Beispiel

Hallo [Kundenname],

Ich melde mich bezüglich der Rechnung Nr. 12345. Diese war am [Fälligkeitsdatum] fällig und ich habe noch keine Zahlungsbestätigung erhalten. Bitten lassen Sie mich wissen, wenn es Probleme mit dem Zahlungsvorgang gibt. Ich helfe Ihnen gerne weiter.

Rechnungsübersicht:
Fälliger Gesamtbetrag: 500,00 USD

Zahlungslink: [Zahlungslink einfügen]

Nochmals vielen Dank für Ihre Mithilfe. Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie etwas besprechen möchten.

Herzliche Grüße
[Ihr Name]

Dritte Folge-E-Mail

Wenn die Rechnung immer noch nicht bezahlt ist, senden Sie zwei Wochen nach der zweiten Folge-E-Mail eine höfliche, aber bestimmte Erinnerung. In dieser E-Mail sollten Sie auf vereinbarte Bedingungen in Bezug auf überfällige Zahlungen, wie z. B. Verzugsgebühren, hinweisen.

Beispiel

Hallo [Kundenname],

ich melde mich erneut bei Ihnen bezüglich der Rechnung Nr. 12345, fällig am [Fälligkeitsdatum]. Ich verstehe, dass Verzögerungen passieren können. Sollten Sie also Bedenken bezüglich der Zahlungsabwicklung haben, kontaktieren Sie mich bitte.

Rechnungsübersicht:
Fälliger Gesamtbetrag: 500,00 USD

Zahlungslink: [Zahlungslink einfügen]

Laut unserer Vereinbarung kann für Zahlungen, die nicht bis zum [X Tage nach Fälligkeitsdatum] eingegangen sind, eine Verzugsgebühr anfallen. Wir hoffen, dieses Problem bald beheben zu können. Falls Sie weitere Informationen oder Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte.

Vielen Dank für Ihre Mithilfe in dieser Angelegenheit.

Herzliche Grüße
[Ihr Name]

Abschließende Folge-E-Mail

Wenn bisherige Versuche nicht zu einer Zahlung geführt haben, kann die letzte E-Mail eine formelle Mitteilung sein, in der die nächsten Schritte wie die Aussetzung der Dienste und die Eskalation des Problems angekündigt werden. Es ist am besten, diese Art von Benachrichtigung einen Monat oder länger nach dem Fälligkeitsdatum zu senden.

Beispiel

Hallo [Kundenname],

Dies ist eine letzte Erinnerung an Rechnung Nr. 12345, die ursprünglich am [Fälligkeitsdatum] fällig war. Wir haben Sie mehrmals gebeten, diese Rechnung zu begleichen, aber wir haben noch keine Zahlung erhalten.

Rechnungsübersicht:
Fälliger Gesamtbetrag: 500,00 USD

Zahlungslink: [Zahlungslink einfügen]

Wenn die Zahlung nicht bis zum [Neuer Stichtag] eingeht, müssen wir möglicherweise [bestimmte nächste Schritte wie die Aussetzung der Dienste, die Berechnung einer Verzugsgebühr und die Weiterleitung an das Inkassoverfahren angeben]. Bitte lassen Sie uns wissen, ob wir etwas für Sie klären können oder ob Sie diese Angelegenheit weiter besprechen möchten.

Vielen Dank
[Ihr Name]