La rédaction d'un e-mail d'accompagnement de facture peut sembler une tâche routinière, mais en réalité, il s'agit d'un élément essentiel pour garantir le bon déroulement de votre travail avec les clients et pour vous assurer d'être payé à temps. Un bon e-mail d'accompagnement de facture peut contribuer à réduire les échanges superflus et les retards de paiement, et ainsi à maintenir votre entreprise sur la bonne voie.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pratiques pour rédiger un e-mail d'accompagnement de facture efficace, qu'il s'agisse de décrire les instructions de paiement ou d'envoyer des rappels progressifs en cas de non-paiement de facture.

Sommaire de cet article

• Comment rédiger un objet de facture clair et professionnel
  
• Éléments à inclure dans un e-mail d'accompagnement de facture
  
• Comment inclure des liens de paiement et des instructions dans votre e-mail
  
• Comment et quand faire le suivi des factures impayées par e-mail
  

Comment rédiger un objet de facture clair et professionnel

L'objet de votre facture doit indiquer clairement au destinataire ce qui l'attend lorsqu'il ouvre l'e-mail. Une simple ligne d'objet telle que « Facture n° 12345 à destination de [Nom de votre entreprise] » ou « Facture du projet [Nom du projet] – Paiement dû le [Date d'échéance] » fait l'affaire. Incluez le numéro de facture, une brève description et une date d'échéance pour faciliter la localisation et le traitement de la facture par le destinataire. Le fait d'indiquer une date d'échéance peut être particulièrement utile pour les travaux en cours ou les factures récurrentes, et cela incite également les clients à traiter la facture avant la date limite.

Voici quelques conseils supplémentaires sur la façon de rédiger la ligne d'objet :

• Les lignes d'objet trop longues sont souvent coupées, en particulier sur mobile. Mentionnez uniquement les informations nécessaires afin que le destinataire puisse consulter toutes les informations en un coup d'œil.

• Si vous travaillez avec un nouveau client ou une grande entreprise, indiquez le nom de votre entreprise dans la ligne d'objet pour aider le destinataire à identifier rapidement l'expéditeur de la facture.

• Bien qu'il soit tentant d'ajouter des expressions telles que « rappel amical » et « juste pour information », il est préférable de les conserver pour les e-mails de suivi en cas de retard de paiement de la facture.

Éléments à inclure dans un e-mail d'accompagnement de facture

Dans votre e-mail d'accompagnement de facture, vous devez communiquer au client toutes les informations dont il a besoin pour traiter le paiement. Résumez brièvement la facture et les instructions de paiement pour qu'il sache exactement comment procéder. Voici tous les éléments à inclure.

Salut poli et remerciement

Commencez par une salutation simple et amicale telle que « Bonjour [nom du client] », et pensez à remercier le client pour sa confiance. Faire preuve de courtoisie contribue grandement à créer une interaction positive, surtout lorsqu'il est question de paiements.

Détails et objet de la facture

Mentionnez brièvement l'objet de la facture. Cela permet d'informer le client et de lui rappeler le projet ou le service en question.

• Exemple : « Veuillez trouver en pièce jointe la facture n° 12345 correspondant à [service ou produit fourni]. »
  

Récapitulatif de la facture

Résumez quelques informations importantes dans le corps de l'e-mail, comme le numéro de la facture, la date de la facture, le montant total dû et la date d'échéance. Le fait de faire figurer ces informations dans l'e-mail lui-même permet au client d'accéder à tout ce qu'il doit savoir sans avoir à ouvrir la pièce jointe.

Instructions de paiement

Proposez des instructions sur les modalités de paiement ainsi qu'un lien de paiement, le cas échéant, directement dans le courriel. Que le client paie par virement bancaire, par carte de crédit ou un autre moyen de paiement, indiquez-lui clairement les étapes à suivre.

Coordonnées

Indiquez au client comment vous contacter s'il a des questions ou a besoin d'éclaircissements.

• Exemple : « N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'informations ou d'éclaircissements. »
  

Fichier de la facture

N'oubliez pas la pièce jointe. Veillez à ce qu'elle porte un nom qui la rende facilement identifiable.

• Exemple : « Facture-12345-Nomdevotreentreprise.pdf »
  

Conclusion amicale

Terminez votre message par une conclusion simple telle que « merci encore » ou « meilleures salutations ». Cela permet de conserver un ton convivial et d'ajouter une touche humaine à un e-mail transactionnel.

Comment inclure des liens de paiement et des instructions dans votre e-mail

Inclure des liens de paiement et des instructions dans votre e-mail constitue un moyen simple de rendre le processus de paiement aussi fluide que possible pour votre client. Voici comment les intégrer dans votre e-mail.

Proposez une courte section avec les instructions de paiement

Insérez les instructions de paiement après les détails de la facture. Expliquez les modalités de paiement et incluez des liens directs ou les étapes requises, le cas échéant.

• Exemple : « Pour finaliser le paiement, veuillez utiliser le lien suivant : [lien de paiement]. »
  

Mettez en évidence le lien de paiement

Vous pouvez mettre en gras ou en surbrillance le lien de paiement pour qu'il soit facile à trouver. S'il s'agit d'une URL cliquable, assurez-vous qu'elle fonctionne avant d'envoyer l'e-mail. Si le format de votre e-mail le permet, vous pouvez également utiliser un bouton pour rendre le lien plus visible.

Proposez d'autres moyens de paiement, le cas échéant

Si vous acceptez plusieurs moyens de paiement, mentionnez-les brièvement afin d'informer le client sur les différentes options qui s'offrent à lui. Indiquez toutes les informations dont il aura besoin pour utiliser ces moyens de paiement, comme vos coordonnées bancaires et un lien pour payer par carte de crédit.

Exemple

Nous acceptons les paiements par [virement bancaire, carte de crédit, etc.]. Pour les virements bancaires, veuillez utiliser les coordonnées ci-dessous :

Nom de la banque : [votre banque]
Numéro de compte : [votre numéro de compte]
Numéro d'acheminement : [votre numéro de routage]
Référence : facture n° 12345

Incluez toutes les instructions supplémentaires

Mentionnez toutes les instructions particulières que le client doit suivre (par exemple, noter le numéro de facture avec le paiement) pour garantir un traitement efficace et exact du paiement.

• Exemple : « Si vous réglez par virement bancaire, merci d'indiquer votre numéro de facture (n° 12345) dans les notes de transaction afin que nous puissions procéder immédiatement au paiement. »
  

Comment et quand faire le suivi des factures impayées par e-mail

Le suivi des factures impayées représente un exercice d'équilibre entre la persévérance et la politesse. Suivez ces conseils pour augmenter vos chances d'encaisser le paiement :

• Conservez un ton factuel et poli. Évitez de paraître accusateur ou impatient.

• Faites preuve de cohérence dans votre calendrier. Envoyez des e-mails de suivi régulièrement et programmez-les aux mêmes intervalles à chaque cycle.

• Indiquez clairement que le client doit vous contacter s'il a besoin d'éclaircissements. Il arrive que les clients retardent leur paiement parce qu'ils ont des questions sur la facture ou qu'ils ne savent pas comment payer.

• Joignez votre facture à chaque e-mail de suivi. Cela permet au client d'y accéder facilement sans avoir à rechercher dans ses anciens e-mails.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de ce à quoi peut ressembler chaque e-mail de suivi.

Premier e-mail de suivi

Votre premier e-mail de suivi doit être un rappel discret, envoyé un à trois jours après la date d'échéance. Cet e-mail fonctionne comme un léger coup de pouce et part du principe que le client a peut-être simplement oublié la date d'échéance. Employez un ton amical et indiquez que vous ne faites que prendre des nouvelles.

Exemple

Bonjour [nom du client],

J'espère que vous allez bien ! Je vous contacte à propos de la facture n° 12345, dont la date d'échéance est le [date d'échéance]. Je comprends que vous êtes très occupé(e), il s'agit donc d'un simple rappel au cas où cela aurait échappé à votre vigilance.

Récapitulatif de la facture :
Montant total dû : 500,00 $

Lien de paiement : [insérer le lien de paiement]

Si vous avez déjà envoyé le paiement, veuillez ne pas tenir compte de cet e-mail. Sinon, n'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.

Merci beaucoup,
[Votre nom]

Deuxième e-mail de suivi

Si le client ne répond pas au premier e-mail de suivi, contactez-le à nouveau en demandant poliment aux nouvelles une semaine après. Cet e-mail doit rester poli, mais peut inclure une proposition de discussion sur les éventuels problèmes ou questions.

Exemple

Bonjour [nom du client],

Je voulais faire un suivi sur la facture n° 12345. Le règlement était dû le [date d'échéance] et je n'ai pas encore reçu de confirmation de paiement. Si vous rencontrez des problèmes avec le processus de paiement, veuillez m'en informer. Je suis là pour vous aider.

Récapitulatif de la facture :
Montant total dû : 500,00 $

Lien de paiement : [insérer le lien de paiement]

Merci encore pour l'attention que vous portez à cette question. N'hésitez pas à me contacter si vous souhaitez discuter de quoi que ce soit.

Cordialement,
[Votre nom]

Troisième e-mail de suivi

Si la facture est toujours impayée, envoyez un rappel ferme deux semaines après le deuxième e-mail de suivi. Dans cet e-mail, vous pouvez faire référence aux conditions convenues concernant les retards de paiement, telles que les pénalités de retard.

Exemple

Bonjour [nom du client],

Je vous contacte à nouveau au sujet de la facture n° 12345, dont le règlement était dû le [date d'échéance]. Je comprends que des retards peuvent survenir, aussi je vous prie de me faire savoir si vous avez des doutes sur les modalités de traitement du paiement.

Récapitulatif de la facture :
Montant total dû : 500,00 $

Lien de paiement : [insérer le lien de paiement]

Conformément à notre accord, les paiements non reçus au plus tard le [X jours après la date d'échéance] peuvent entraîner des pénalités de retard. Nous espérons résoudre ce problème rapidement. Bien sûr, n'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de plus d'informations ou d'aide.

Je vous remercie de l'attention que vous portez à cette question.

Cordialement,
[Votre nom]

Dernier e-mail de suivi

Si les tentatives précédentes n'ont pas abouti au paiement, le dernier e-mail de suivi peut être une mise en demeure qui indique les prochaines étapes, telles que la suspension des services et la remontée du problème. Il est préférable d'envoyer ce type d'avis au moins un mois après la date d'échéance.

Exemple

Bonjour [nom du client],

Je vous envoie ce dernier message de suivi concernant la facture n° 12345, dont le règlement était initialement dû le [date d'échéance]. Nous avons tenté à plusieurs reprises de régler cette facture, mais nous n'avons toujours pas reçu le paiement.

Récapitulatif de la facture :
Montant total dû : 500,00 $

Lien de paiement : [insérer le lien de paiement]

Si nous n'avons pas reçu le paiement avant le [nouveau délai], nous devrons peut-être [mentionner les prochaines étapes spécifiques, telles que la suspension des services, l'évaluation des pénalités de retard et le transfert au service de recouvrement]. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'éclaircissements ou si vous souhaitez discuter de cette question plus en détail.

Merci,
[Votre nom]