La rédaction d’un courriel de facturation peut sembler routinière, mais c’est en fait un élément essentiel pour s’assurer que votre travail avec les clients se déroule sans complications et que vous êtes payé à temps. Un bon courriel de facturation peut réduire les échanges inutiles et les retards de paiement et maintenir votre entreprise sur la bonne voie.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pratiques pour rédiger un courriel de facturation utile, qu’il s’agisse de décrire les instructions de paiement ou d’envoyer des rappels si la facture est impayée.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Comment rédiger un objet de facture clair et professionnel
  
• Éléments à inclure dans un courriel de facturation
  
• Comment inclure des liens de paiement et des instructions dans votre courriel
  
• Quand et comment faire le suivi des factures impayées par courriel
  

Comment rédiger un objet de facture clair et professionnel

L’objet de votre facture doit indiquer au destinataire exactement à quoi s’attendre lorsqu’il ouvre le courriel. Une simple ligne d’objet telle que « Facture n° 12345 pour [Nom de votre entreprise] » ou « Facture pour [Nom du projet] – Date d’échéance [Date d’échéance] » fait l’affaire. Incluez le numéro de facture, une brève description et une date d’échéance pour faciliter le repérage et le traitement de la facture par le destinataire. L’inclusion d’une date d’échéance peut être particulièrement utile pour les travaux en cours ou les factures récurrentes, et cela donne également aux clients un coup de pouce pour traiter la facture avant la date limite.

Voici quelques conseils supplémentaires sur la façon de rédiger la ligne d’objet :

• Les lignes d’objet trop longues sont souvent affichées partiellement, en particulier sur mobile. Ne mentionnez que les détails nécessaires afin que le destinataire puisse obtenir toutes les informations en un coup d’œil.

• Si vous travaillez avec un nouveau client ou une grande entreprise, indiquez le nom de votre entreprise dans la ligne d’objet pour aider le destinataire à identifier rapidement l’expéditeur de la facture.

• Bien qu’il soit tentant d’ajouter des expressions comme « rappel amical » et « juste un avertissement », il est préférable de les conserver pour les courriels de suivi si la facture est en retard.

Ce qu’il faut inclure dans un courriel de facturation

Dans votre courriel de facturation, vous devez fournir au client toutes les informations dont il a besoin pour traiter le paiement. Fournissez un bref résumé de la facture et des instructions de paiement afin que le client sache exactement comment procéder. Voici tous les détails à inclure.

Une salutation polie et un remerciement

Commencez par une salutation simple et amicale telle que « Bonjour [nom du client] » et pensez à le remercier pour sa confiance. Un peu de courtoisie contribue grandement à créer une interaction positive, surtout lorsque vous parlez de paiements.

Détails et objet de la facture

Mentionnez brièvement l’objet de la facture. Cela permet de garder le client au courant et de lui rappeler le projet ou le service spécifique.

• Exemple : « Veuillez trouver ci-joint la facture n° 12345 pour [service ou produit fourni]. »
  

Récapitulatif de la facture

Résumez quelques détails clés dans le corps du courriel, comme le numéro de facture, la date de la facture, le montant total dû et la date d’échéance. Le fait de décrire ces détails dans le courriel lui-même permet au client de voir tout ce qu’il doit savoir sans ouvrir la pièce jointe.

Instructions de paiement

Incluez des instructions sur la façon de payer et un lien de paiement, le cas échéant, directement dans le courriel. Que le client paie par virement bancaire, par carte de crédit ou par un autre moyen de paiement, indiquez-lui clairement les étapes à suivre pour effectuer le paiement.

Coordonnées

Indiquez aux clients comment vous contacter s’ils ont des questions ou ont besoin d’éclaircissements.

• Exemple : « N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de plus de détails ou de clarifications. »
  

Fichier de facture

N’oubliez pas la pièce jointe Assurez-vous qu’elle est étiquetée de manière à ce qu’elle soit facilement identifiable.

• Exemple : « Facture-12345-VotreNomDentreprise.pdf »
  

Une conclusion amicale

Terminez votre message par une conclusion simple telle que « merci encore » ou « cordialement ». Cela permet de conserver un ton convivial et d’ajouter une touche humaine à un courriel transactionnel.

Comment inclure des liens de paiement et des instructions dans votre courriel

Inclure des liens de paiement et des instructions dans votre courriel est un moyen simple de rendre le processus de paiement aussi simple que possible pour votre client. Voici comment les intégrer à votre courriel.

Fournir une brève section d’instructions de paiement

Insérez les instructions de paiement après les détails de la facture. Expliquez comment payer et incluez les liens directs ou les étapes requises.

• Exemple : « Pour finaliser le paiement, veuillez utiliser le lien suivant : [Lien de paiement]. »
  

Faire ressortir le lien de paiement

Vous pouvez mettre en gras le lien de paiement ou le mettre en surbrillance pour qu’il soit facile à trouver. S’il s’agit d’une URL cliquable, assurez-vous qu’elle fonctionne avant d’envoyer le courriel. Si le format de votre courriel le permet, vous pouvez également utiliser un bouton pour attirer davantage l’attention sur le lien.

Proposez d’autres moyens de paiement, le cas échéant

Si vous acceptez plusieurs moyens de paiement, mentionnez-les brièvement afin que le client connaisse les options qui s’offrent à lui. Indiquez toutes les informations dont ils auront besoin pour utiliser ces moyens, comme vos coordonnées bancaires et un lien pour payer par carte de crédit.

Exemple

Nous acceptons les paiements par [virement bancaire, carte de crédit, etc.]. Pour les virements bancaires, veuillez utiliser les coordonnées ci-dessous :

Nom de la banque : [Votre banque]
Numéro de compte : [Votre numéro de compte]
Numéro d’acheminement : [Votre numéro d’acheminement]
Référence : Facture n° 12345

Incluez toutes les instructions supplémentaires

Mentionnez toutes les instructions particulières que le client doit suivre (p. ex. noter le numéro de facture avec le paiement) afin que le paiement puisse être traité efficacement et avec précision.

• Exemple : « Si vous payez par virement bancaire, veuillez inclure votre numéro de facture (n° 12345) dans les notes de transaction afin que nous puissions l’appliquer immédiatement à votre compte. »
  

Quand et comment faire le suivi des factures impayées par courriel

Le suivi des factures impayées est un exercice d’équilibre entre la persévérance et la politesse. Suivez ces conseils pour augmenter vos chances d’encaisser le paiement :

• Maintenez un ton factuel et poli. Évitez d’avoir l’air accusateur ou impatient.

• Choisissez votre moment de manière cohérente. Envoyez des suivis réguliers et programmés aux mêmes intervalles à chaque cycle.

• Indiquez clairement que le client doit communiquer avec vous s’il a besoin d’éclaircissements. Parfois, les clients retardent le paiement en raison de questions sur la facture ou d’une confusion quant à la façon de payer.

• Joignez la facture à chaque suivi. Cela permet au client d’y accéder facilement sans avoir à fouiller dans d’anciens courriels.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de ce à quoi peut ressembler chaque courriel de suivi.

Premier suivi

Votre premier suivi devrait être un rappel amical, envoyé un à trois jours après la date de paiement limite. Ce courriel sert de léger coup de pouce et suppose que le client a peut-être simplement négligé la date d’échéance. Utilisez un ton amical et exprimez que vous ne faites que demander des nouvelles.

Exemple

Bonjour [nom du client],

J’espère que vous allez bien! Je voulais me renseigner au sujet de la facture n° 12345, due le [date d’échéance]. Je comprends que vous êtes probablement très occupé(e), il s’agit donc d’un petit rappel au cas où elle serait passée entre les mailles du filet.

Récapitulatif de la facture :
Montant total dû : 500,00 $

Lien de paiement : [insérer le lien de paiement]

Si vous avez déjà envoyé le paiement, veuillez ne pas tenir compte de ce courriel. Sinon, n’hésitez pas à me faire savoir si je peux vous aider.

Merci beaucoup,
[Votre nom]

Deuxième suivi

S’il n’y a pas de réponse au premier rappel, contactez à nouveau le client de manière polie une semaine après le premier suivi. Ce courriel doit rester poli, mais peut inclure une offre de discussion sur tout problème ou question potentiel.

Exemple

Bonjour [nom du client],

Je voulais faire un suivi sur la facture n° 12345. La date d’échéance était [Date d’échéance] et je n’ai pas encore reçu de confirmation de paiement. S’il y a des problèmes avec le processus de paiement, s’il vous plaît laissez-moi le savoir. Je suis là pour vous aider.

Récapitulatif de la facture :
Montant total dû : 500,00 $

Lien de paiement : [insérer le lien de paiement]

Merci encore de l’attention que vous portez à ce sujet. N’hésitez pas à me contacter s’il y a quelque chose dont vous souhaitez discuter.

Cordialement,
[Votre nom]

Troisième suivi

Si la facture est toujours impayée, envoyez un rappel ferme deux semaines après le deuxième suivi. Dans ce courriel, vous voudrez peut-être faire référence aux conditions convenues concernant les paiements en retard, telles que les frais de retard.

Exemple

Bonjour [nom du client],

Je vous contacte à nouveau au sujet de la facture n° 12345, due le [date d’échéance]. Je comprends que des retards peuvent survenir, alors n’hésitez pas à me faire savoir si vous avez des inquiétudes concernant le traitement du paiement.

Récapitulatif de la facture :
Montant total dû : 500,00 $

Lien de paiement : [insérer le lien de paiement]

Conformément à notre accord, les paiements non reçus avant [X jours après la date d’échéance] peuvent entraîner des frais de retard. Nous espérons résoudre ce problème bientôt, alors n’hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin de plus d’informations ou d’aide.

Merci de l’attention que vous portez à ce sujet.

Cordialement,
[Votre nom]

Suivi final

Si les tentatives précédentes n’ont pas abouti au paiement, le courriel final peut être une mise en demeure qui indique les prochaines étapes à suivre, telles que la suspension des services et la transmission du problème à un palier supérieur. Il est préférable d’envoyer ce type d’avis au moins un mois après la date d’échéance.

Exemple

Bonjour [nom du client],

Il s’agit d’un dernier suivi concernant la facture n° 12345, initialement due le [date d’échéance]. Nous avons tenté à plusieurs reprises de régler cette facture, mais le paiement n’a pas encore été reçu.

Récapitulatif de la facture :
Montant total dû : 500,00 $

Lien de paiement : [insérer le lien de paiement]

Si le paiement n’est pas reçu avant le [nouveau délai], nous devrons peut-être [mentionner les prochaines étapes spécifiques, telles que la suspension des services, l’évaluation des frais de retard et le transfert au service de recouvrement]. N’hésitez pas à nous faire savoir si nous avons des éclaircissements ou si vous souhaitez en discuter davantage.

Merci,
[Votre nom]