Redactar un correo electrónico con una factura puede parecer algo rutinario, pero en realidad es una parte importante para garantizar que tu trabajo con los clientes se desarrolle sin problemas y que se te pague a tiempo. Un buen correo electrónico con una factura puede minimizar las confusiones y los retrasos en los pagos, y mantener tu empresa en marcha.

A continuación, encontrarás algunos consejos prácticos para elaborar un correo electrónico con una factura útil, desde la descripción de las instrucciones de pago hasta el envío de recordatorios escalonados si la factura no se paga.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo redactar un asunto de factura claro y profesional
  
• Qué incluir en un correo electrónico con una factura
  
• Cómo incluir enlaces e instrucciones de pago en tu correo electrónico
  
• Cuándo y cómo hacer un seguimiento de las facturas impagas por correo electrónico
  

Cómo redactar un asunto de factura claro y profesional

El asunto de la factura debe indicarle al destinatario con exactitud qué debe esperar cuando abra el correo electrónico. Un asunto simple como «Factura #12345 para [nombre de tu empresa]» o «Factura para [nombre del proyecto] – Con vencimiento el [fecha de vencimiento]» cumple con esta función. Incluye el número de factura, una breve descripción y una fecha de vencimiento para que al destinatario le resulte más fácil localizar y procesar la factura. Incluir una fecha de vencimiento puede ser especialmente útil para trabajos en curso o facturas recurrentes y también les da a los clientes un empujón para procesar la factura antes de la fecha límite.

A continuación se incluyen algunos consejos más sobre cómo redactar el asunto:

• Los asuntos que son demasiado largos a menudo se cortan, especialmente en dispositivos móviles. Menciona solo los detalles necesarios para que el destinatario pueda obtener toda la información de un vistazo.

• Si trabajas con un cliente nuevo o con una empresa más grande, incluye el nombre de tu empresa en el asunto para ayudar al destinatario a identificar con rapidez quién envió la factura.

• Si bien es tentador agregar frases como «recordatorio amigable» y «solo un aviso», es mejor guardarlas para los correos electrónicos de seguimiento si la factura está vencida.

Qué incluir en un correo electrónico con una factura

En tu correo electrónico con factura, debes proporcionarle al cliente toda la información que necesita para procesar el pago. Proporciona un breve resumen de la factura y las instrucciones de pago, a fin de que el cliente sepa con exactitud cómo proceder. Aquí están todos los detalles que se deben incluir.

Un saludo cortés y un agradecimiento

Comienza con un saludo simple y amigable como «Hola, [nombre del cliente]» y considera agradecerle por su compra. Un poco de cortesía contribuye, en gran medida, a crear una interacción positiva, en especial cuando se habla de pagos.

Detalles y propósito de la factura

Menciona brevemente a qué corresponde la factura. Esto brinda un aviso al cliente y le recuerda el proyecto o servicio específico.

• Ejemplo: «Se adjunta la factura #12345 por [servicio o producto proporcionado]».
  

Resumen de la factura

Resume algunos detalles clave en el cuerpo del correo electrónico, como el número de factura, la fecha de la factura, el importe total adeudado y la fecha de vencimiento. Describir estos detalles en el propio correo electrónico permite al cliente ver todo lo que necesita saber sin abrir el archivo adjunto.

Instrucciones de pago

Incluye instrucciones sobre cómo pagar y un enlace de pago, si corresponde, directamente en el correo electrónico. Ya sea que el cliente pague mediante transferencia bancaria, tarjeta de crédito u otro método de pago, proporciónales pasos claros para completar el pago.

Información de contacto

Informa a los clientes cómo pueden comunicarse contigo si tienen preguntas o necesitan aclaraciones.

• Ejemplo: «No dude en comunicarse con nosotros si necesita más detalles o aclaraciones».
  

Archivo de factura

No olvides el archivo adjunto. Asegúrate de que esté etiquetado para que pueda identificarse con facilidad.

• Ejemplo: «Factura-12345-Nombredetuempresa.pdf"
  

Un cierre amigable

Termina tu mensaje con un cierre simple como «gracias de nuevo» o «saludos cordiales». Esto mantiene el tono amigable y agrega un toque humano a un correo electrónico transaccional.

Cómo incluir enlaces e instrucciones de pago en tu correo electrónico

Incluir enlaces e instrucciones de pago en tu correo electrónico es una forma sencilla de facilitar al máximo el proceso de pago para tu cliente. A continuación, te explicamos cómo incorporarlos a tu correo electrónico.

Proporciona una breve sección de instrucciones de pago

Inserta las instrucciones de pago después de los detalles de la factura. Explica cómo pagar e incluye los enlaces directos o los pasos necesarios.

• Ejemplo: «Para completar el pago, utilice el siguiente enlace: [enlace de pago]».
  

Haz que el enlace de pago se destaque

Considera la posibilidad de dar formato al enlace de pago en negrita o resaltarlo para que sea fácil de encontrar. Si es una dirección URL en la que se puede hacer clic, asegúrate de que funcione antes de enviar el correo electrónico. Si el formato de tu correo electrónico lo permite, también puedes usar un botón para llamar más la atención sobre el enlace.

Ofrece métodos de pago alternativos si corresponde

Si aceptas varios métodos de pago, menciónalos brevemente para que el cliente conozca sus opciones. Enumera todos los detalles que necesitarán para usar estos métodos, como tus datos bancarios y un enlace para pagar con tarjeta de crédito.

Ejemplo

Aceptamos pagos por [transferencia bancaria, tarjeta de crédito, etc.]. Para transferencias bancarias, utilice los siguientes datos:

Nombre del banco: [tu banco]
Número de cuenta: [tu número de cuenta]
Número de enrutamiento: [tu número de enrutamiento]
Referencia: Factura #12345

Incluye instrucciones adicionales

Menciona cualquier instrucción especial que el cliente deba seguir (por ejemplo, anotar el número de factura con el pago) para que el pago pueda procesarse de manera eficiente y precisa.

• Ejemplo: «Si pagas mediante transferencia bancaria, incluye tu número de factura (#12345) en las notas de la transacción para que podamos aplicarlo a tu cuenta de inmediato».
  

Cuándo y cómo hacer un seguimiento de las facturas impagas por correo electrónico

El seguimiento de facturas impagas es un acto de equilibrio entre la persistencia y la cortesía. Sigue estos consejos para aumentar tus posibilidades de cobrar el pago:

• Mantén un tono objetivo y educado. Evita sonar acusatorio o impaciente.

• Sé coherente con tus tiempos. Envía seguimientos regulares y programados a los mismos intervalos en cada ciclo.

• Aclara que el cliente debe comunicarse contigo si necesita alguna aclaración. A veces, los clientes retrasan el pago debido a preguntas sobre la factura o a una confusión sobre cómo pagar.

• Adjunta la factura a cada seguimiento. Esto facilita que el cliente acceda a ella sin tener que buscar en correos electrónicos anteriores.

A continuación se analiza en más detalle cómo podría ser cada correo electrónico de seguimiento.

Primer seguimiento

Tu primer seguimiento debe ser un recordatorio amable, enviado de uno a tres días después de la fecha de vencimiento. Este correo electrónico sirve como un ligero empujón y supone que el cliente podría haber pasado por alto la fecha de vencimiento. Usa un tono amigable y expresa que solo quieres saber si le sucede algo al cliente.

Ejemplo

Hola, [nombre del cliente].

¡Espero que esté bien! Quería comunicarme con respecto a la factura #12345, que vence el [fecha de vencimiento]. Entiendo que puede estar ocupado, así que esto es solo un recordatorio rápido en caso de que lo haya pasado por alto.

Resumen de la factura:
Monto total adeudado: $500.00

Enlace de pago: [insertar enlace de pago]

Si ya envió el pago, ignore este correo electrónico. De lo contrario, avíseme si hay algo en lo que pueda ayudarle.

Muchas gracias.
[Tu nombre]

Segundo seguimiento

Si no hay respuesta al primer recordatorio, una semana después del primer seguimiento, comunícate con el cliente de nuevo de modo amable para ver qué sucede. Este correo electrónico debe ser cortés, pero puede incluir una oferta para analizar cualquier posible problema o pregunta.

Ejemplo

Hola, [nombre del cliente].

Quisiera hacer un seguimiento de la factura #12345. La fecha de vencimiento era el [fecha de vencimiento], y aún no he recibido confirmación de pago. Si hay algún problema con el proceso de pago, no dude en avisarme. Estoy aquí para ayudarle.

Resumen de la factura:
Monto total adeudado: $500.00

Enlace de pago: [insertar enlace de pago]

Gracias de nuevo por su atención a esto. No dude en comunicarse conmigo si hay algo de lo que desee hablar.

Saludos cordiales.
[Tu nombre]

Tercer seguimiento

Si la factura sigue impaga, envía un recordatorio firme dos semanas después del segundo seguimiento. En este correo electrónico, es posible que desees hacer referencia a las condiciones acordadas con respecto a los pagos atrasados, como los cargos por mora.

Ejemplo

Hola, [nombre del cliente].

Me comunico con usted nuevamente con relación a la factura #12345, que venció el [fecha de vencimiento]. Entiendo que pueden ocurrir demoras, por lo que, por favor, avíseme si tiene alguna duda sobre cómo procesar el pago.

Resumen de la factura:
Monto total adeudado: $500.00

Enlace de pago: [insertar enlace de pago]

Según nuestro acuerdo, los pagos que no se reciban antes de [X días después de la fecha de vencimiento] pueden incurrir en un cargo por mora. Esperamos poder resolver esto pronto. Avíseme si necesita más información o ayuda.

Gracias por su atención a este asunto.

Saludos cordiales.
[Tu nombre]

Seguimiento final

Si los intentos anteriores no han dado lugar al pago, el último correo electrónico puede ser una notificación formal que indique los próximos pasos, como la suspensión de los servicios y la posibilidad de que el problema se convierta en uno mayor. Es mejor enviar este tipo de aviso un mes o más después de la fecha de vencimiento.

Ejemplo

Hola, [nombre del cliente].

Este es un seguimiento final con respecto a la factura #12345, que originalmente vencía el [fecha de vencimiento]. Hemos intentado varias veces liquidar esta factura, pero aún no se ha recibido el pago.

Resumen de la factura:
Monto total adeudado: $500.00

Enlace de pago: [insertar enlace de pago]

Si no se recibe el pago antes del [nuevo plazo], es posible que debamos [mencionar los próximos pasos específicos, como la suspensión de los servicios, la evaluación de un cargo por mora y la remisión del caso a Cobranzas]. Háganos saber si hay algo que podamos aclarar o si desea seguir conversando sobre este asunto.

Muchas gracias.
[Tu nombre]