Escribir un correo electrónico sobre una factura puede parecer rutinario, pero en realidad es una parte importante para garantizar que tu trabajo con los clientes se desarrolle sin problemas y que se te pague a tiempo. Un buen correo electrónico sobre una factura puede minimizar las idas y venidas y las demoras en los pagos, y mantener el ritmo de operaciones de tu empresa.

A continuación, encontrarás algunos consejos prácticos para elaborar un correo electrónico útil para la factura, desde describir las instrucciones de pago hasta enviar recordatorios si la factura no se paga.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo redactar el asunto de una factura de forma clara y profesional
  
• Qué incluir en un correo electrónico de factura
  
• Cómo incluir enlaces e instrucciones de pago en tu correo electrónico
  
• Cuándo y cómo hacer un seguimiento de las facturas impagadas por correo electrónico
  

Cómo redactar el asunto de una factura de forma clara y profesional

El asunto de tu factura debe indicarle al destinatario exactamente lo que puede esperar cuando abra el correo electrónico. Una simple línea de asunto como "Factura #12345 para [Nombre de tu empresa]" o "Factura para [Nombre del proyecto] – Vencimiento [Fecha de vencimiento]" es suficiente. Incluye el número de factura, una breve descripción y la fecha de vencimiento para que al destinatario le resulte más fácil localizar y procesar la factura. Incluir una fecha de vencimiento puede ser especialmente útil para el trabajo en curso o para facturas recurrentes, y también hace que el cliente se anime a procesar la factura antes de la fecha límite.

Aquí hay algunos consejos más sobre cómo escribir la línea de asunto:

• Las líneas de asunto demasiado largas a menudo se cortan, especialmente en dispositivos móviles. Menciona solo los detalles necesarios para que el destinatario pueda obtener toda la información de un vistazo.

• Si trabajas con un cliente nuevo o una empresa más grande, incluye el nombre de tu empresa en la línea de asunto para ayudar al destinatario a identificar rápidamente quién envió la factura.

• Si bien es tentador añadir frases como "recordatorio amistoso" y "solo un aviso", es mejor guardarlas para correos electrónicos de seguimiento si la factura vence.

Qué incluir en un correo electrónico de la factura

En el correo electrónico de la factura, debes proporcionarle al cliente toda la información que necesita para procesar el pago. Proporciona un breve resumen de la factura y las instrucciones de pago para que el cliente sepa exactamente cómo proceder. Aquí están todos los detalles a incluir.

Un saludo cortés y un agradecimiento

Comienza con un saludo simple y amistoso como "Hola, [nombre del cliente]"; puedes darle las gracias por su confianza. Un mínimo de cortesía contribuye en gran medida a crear una interacción positiva, especialmente cuando se habla de pagos.

Datos y finalidad de la factura

Menciona brevemente para qué es la factura. Esto le da al cliente un aviso y le recuerda el proyecto o servicio específico.

• Ejemplo: "Se adjunta la Factura #12345 por [Servicio o Producto Proporcionado]."
  

Resumen de la factura

Resume algunos detalles importantes en el cuerpo del correo electrónico, como el número de factura, la fecha de factura, el importe total adeudado y la fecha de vencimiento. Aportar estos detalles en el propio correo electrónico permite al cliente ver todo lo que necesita saber sin abrir el archivo adjunto.

Instrucciones de pago

Incluye instrucciones sobre cómo pagar y, si corresponde, un enlace de pago directamente en el correo electrónico. Tanto si el cliente paga mediante transferencia bancaria, tarjeta de crédito u otro método de pago, proporciónale pasos claros para completar el pago.

Información de contacto

Informa a tus clientes de cómo ponerse en contacto contigo si tienen preguntas o necesitan aclaraciones.

• Ejemplo: "No dudéis en contactar con nosotros si necesitáis más detalles o aclaraciones".
  

Archivo de facturas

No olvides el archivo adjunto. Asegúrate de que esté etiquetado para que sea fácilmente identificable.

• Ejemplo: "Factura-12345-NombreDeTuEmpresa.pdf"
  

Una conclusión amistosa

Concluye tu mensaje con un mensaje simple como "gracias de nuevo" o "saludos cordiales". Esto mantiene la cordialidad y agrega un toque humano a un correo electrónico transaccional.

Cómo incluir enlaces e instrucciones de pago en tu correo electrónico

Incluir enlaces e instrucciones de pago en tu correo electrónico es una forma sencilla de hacer que el proceso de pago sea lo más fácil posible para tu cliente. A continuación te explicamos cómo incorporarlos a tu correo electrónico.

Proporciona una breve sección de instrucciones de pago

Inserta las instrucciones de pago después de los datos de la factura. Explica la forma de pago e incluye los enlaces directos o pasos necesarios.

• Ejemplo: "Para completar el pago, utilizad el siguiente enlace: [Enlace de pago]."
  

Haz que el enlace de pago destaque

Plantéate dar formato al enlace de pago en negrita o resaltarlo para que sea fácil de encontrar. Si es una URL en la que se puede hacer clic, asegúrate de que funciona antes de enviar el correo electrónico. Si el formato de tu correo electrónico te lo permite, también puedes usar un botón para llamar más la atención sobre el enlace.

Ofrece métodos de pago alternativos, si corresponde

Si aceptas varios métodos de pago, menciónalos brevemente para que el cliente conozca sus opciones. Enumera los datos específicos que necesitarás para usar estos métodos, como tus datos bancarios y un enlace para pagar con tarjeta de crédito.

Ejemplo

Aceptamos pagos mediante [transferencia bancaria, tarjeta de crédito, etc.]. Para transferencias bancarias, podéis utilizar los datos que aparecen a continuación:

Nombre del banco: [Tu banco]
Número de cuenta: [Tu número de cuenta]
Número de ruta: [Tu número de ruta]
Referencia: Factura #12345

Incluye cualquier otra instrucción

Menciona cualquier instrucción especial que el cliente deba seguir (por ejemplo, anotar el número de factura con el pago) para que el pago pueda procesarse de manera eficiente y precisa.

• Ejemplo: "Si pagáis mediante transferencia bancaria, incluid vuestro número de factura (#12345) en las notas de la transacción para que podamos aplicarlo a vuestra cuenta de inmediato".
  

Cuándo y cómo hacer el seguimiento de las facturas impagadas por correo electrónico

El seguimiento de las facturas impagadas es un acto de equilibrio entre la persistencia y la cortesía. Sigue estos consejos para aumentar tus posibilidades de cobrar el pago:

• Mantén un tono objetivo y educado. Evite un tono que pueda dar la sensación de acusación o impaciencia.

• Sé coherente con tus tiempos. Envía seguimientos regulares y programados a los mismos intervalos en cada ciclo.

• Deja claro que el cliente debe ponerse en contacto contigo si necesita alguna aclaración. A veces, los clientes retrasan el pago debido a preguntas sobre la factura o a alguna confusión sobre cómo pagar.

• Adjunta la factura a cada seguimiento. Esto facilita que el cliente acceda a ella sin tener que buscar en correos electrónicos antiguos.

A continuación se muestra de forma más detallada cómo podría ser cada uno de estos correos electrónicos de seguimiento.

Primer seguimiento

Tu primer seguimiento debe ser un recordatorio amable, enviado de uno a tres días después de la fecha de vencimiento. Este correo electrónico sirve como recordatorio amable y asume que el cliente podría simplemente haber pasado por alto la fecha de vencimiento. Usa un tono amistoso y expresa que solo estás comprobando.

Ejemplo

Hola, [nombre del cliente]:

Espero que estéis bien. Quería ponerme en contacto con respecto a la factura #12345, que vence el [Fecha de vencimiento]. Entiendo que debéis estar muy ocupados, así que este es solo un recordatorio rápido en caso de que no os haya llegado.

Resumen de la factura:
Importe total adeudado: 500,00 $

Enlace de pago: [Insertar enlace de pago]

Si ya habéis enviado el pago, ignorad este correo electrónico. Si no, avisadme si hay algo en lo que pueda ayudaros.

Muchas gracias,
[Tu nombre]

Segundo seguimiento

Si no hay respuesta al primer recordatorio, contacta con el cliente nuevamente con un recordatorio cortés una semana después del primer seguimiento. Este correo electrónico debe ser cortés, pero puede incluir una oferta para discutir cualquier posible problema o pregunta.

Ejemplo

Hola, [nombre del cliente]:

Quería hacer un seguimiento de la factura #12345. La fecha de vencimiento era [Fecha de vencimiento] y aún no he recibido la confirmación del pago. Si tenéis algún problema con el proceso de pago, no dudéis en avisarme. Estoy aquí para ayudar.

Resumen de la factura:
Importe total adeudado: 500,00 $

Enlace de pago: [Insertar enlace de pago]

Gracias de nuevo por tu atención. No dudéis en contactar conmigo si hay algo que queráis discutir.

Un saludo,
[Tu nombre]

Tercer seguimiento

Si la factura sigue sin pagarse, envía un recordatorio firme dos semanas después del segundo seguimiento. En este correo electrónico, puedes hacer referencia a las condiciones acordadas en relación con los pagos atrasados, como los intereses de demora.

Ejemplo

Hola, [nombre del cliente]:

Me pongo en contacto con vosotros nuevamente en relación con la factura #12345, que vence el [Fecha de vencimiento]. Entiendo que pueda haber demoras, así que avisadme si tenéis alguna duda sobre cómo procesar el pago.

Resumen de la factura:
Importe total adeudado: 500,00 $

Enlace de pago: [Insertar enlace de pago]

De acuerdo con nuestro acuerdo, los pagos que no se reciban antes de [X días después de la fecha de vencimiento] pueden incurrir en un cargo por demora. Esperamos resolver esto pronto, así que por favor avisadme si necesitáis más información o ayuda.

Gracias por vuestra atención.

Un saludo,
[Tu nombre]

Seguimiento final

Si los intentos anteriores no han dado como resultado el pago, el correo electrónico final puede ser una notificación formal que indique los próximos pasos, como suspender los servicios y escalar el problema. Es mejor enviar este tipo de aviso un mes o más después de la fecha de vencimiento.

Ejemplo

Hola, [nombre del cliente]:

Este es un seguimiento final con respecto a la factura #12345, que originalmente vencía el [Fecha de vencimiento]. Hemos intentado cobrar esta factura en varias ocasiones, pero aún hemos recibido el pago.

Resumen de la factura:
Importe total adeudado: 500,00 $

Enlace de pago: [Insertar enlace de pago]

Si no recibimos el pago antes del [nuevo plazo], es posible que tengamos que [menciona los próximos pasos específicos, como suspender los servicios, cobrar un recargo por demora y contactar con una agencia de cobro de impagados]. No dudéis en contactar con nosotros si hay algo que podamos aclarar o si deseáis discutir este asunto más a fondo.

Atentamente,
[Tu nombre]