Las entradas de efectivo son los fondos que se ingresan en una cuenta personal o de empresa y que aumentan el efectivo disponible. Cualquier fuente de efectivo que se sume a lo que ya está disponible cuenta como una entrada, ya sean pagos de clientes, fondos de un préstamo o rendimientos de una inversión. Sin un flujo constante de efectivo, incluso los planes mejor trazados pueden encontrar un obstáculo. Entre las pequeñas y medianas empresas (pymes), el 60 % menciona la gestión del flujo de caja como uno de los principales retos.

A continuación, explicaremos qué deben saber las empresas sobre la entrada de efectivo y cómo pueden trabajar con ella.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué se entiende por entrada de efectivo?
  
• ¿En qué se diferencian las entradas de efectivo de los ingresos?
  
• ¿Por qué es importante hacer un seguimiento de las entradas de efectivo?
  
• ¿Stripe ayuda a hacer un seguimiento de las entradas de efectivo?
  

¿Qué se entiende por entrada de efectivo?

Las entradas de efectivo son cualquier ingreso monetario que aumente el efectivo disponible dentro de las cuentas de una empresa o de un particular. Las entradas de efectivo pueden recibirse directamente (p. ej., por ventas en efectivo) o después de un período de crédito (por ejemplo, por cuentas por cobrar). Todas las entradas de efectivo afectan a la liquidez de una empresa y mejoran su capacidad para cumplir con las obligaciones.

Principales tipos de entradas de efectivo

Las entradas de efectivo suelen provenir de tres categorías principales de actividades: actividades operativas, actividades de inversión y actividades de financiación.

Actividades operativas

Las entradas de efectivo de las actividades operativas reflejan las operaciones comerciales principales. Entre ellas se encuentran:

• Ingresos por ventas: Pagos recibidos por productos o servicios prestados a los clientes

• Cobros de cuentas por cobrar: Efectivo cobrado de clientes que anteriormente compraron a crédito

• Otros ingresos: derechos de autor, derechos de licencia o ingresos operativos no recurrentes

• Devoluciones de impuestos: Fondos provenientes de haber pagado impuestos de más o de cumplir los requisitos para un reembolso

Actividades de inversión

Las entradas de efectivo relacionadas con la inversión se producen cuando se asignan recursos a activos a largo plazo y se reciben rendimientos o se liquidan participaciones. Entre ellas se encuentran:

• Venta de activos: Ingresos por la venta de equipos, bienes inmuebles u otros activos fijos

• Rendimientos de la inversión: Ingresos por intereses, dividendos o ganancias por la venta de inversiones financieras

• Amortización del préstamo: Cualquier devolución de dinero que se haya prestado

Actividades de financiación

Las entradas de efectivo de financiación se relacionan con el capital recaudado o prestado para financiar operaciones o crecimiento. Entre ellas se encuentran:

• Financiación de capital: Dinero recibido de inversores a través de la emisión de acciones o participaciones

• Financiación de la deuda: Ingresos de préstamos, bonos u otros acuerdos de empréstito

• Aportaciones de los propietarios: Inyecciones de capital adicionales de accionistas o empresarios

Fuentes varias o puntuales

A veces, la entrada de efectivo también puede provenir de fuentes inesperadas u ocasionales, como:

• Ayudas o subvenciones: Apoyo financiero de gobiernos u organizaciones

• Pagos de seguros: Liquidaciones de reclamaciones o daños y perjuicios

• Acuerdos legales: Dinero en efectivo de demandas o acuerdos negociados

• Ganancias por cambio de divisas: Beneficios adicionales por variaciones favorables de los tipos de cambio

• Donaciones o patrocinios: Apoyo de terceros para proyectos u objetivos específicos

¿En qué se diferencian las entradas de efectivo de los ingresos?

Tanto las entradas de efectivo como los ingresos implican la entrada de dinero en una empresa, pero son conceptos distintos con diferentes significados y funciones en la gestión financiera. Las entradas de efectivo miden el movimiento de dinero, mientras que los ingresos miden la actividad generadora de beneficios. Las entradas de efectivo afectan a la liquidez, mientras que los ingresos afectan a la rentabilidad.

Analicemos en qué se diferencian.

Entradas de efectivo

Las entradas de efectivo se refieren a cualquier dinero que entra en tu negocio. Provienen de una variedad de actividades, como pagos a clientes, fondos prestados, ingresos por ventas de activos, ingresos por inversiones y subvenciones o subsidios. Las entradas de efectivo se centran en las transacciones reales de efectivo. Por ejemplo, aunque recibas un préstamo, eso se considera una entrada de efectivo porque el dinero entra en tu cuenta. Del mismo modo, las entradas de efectivo están vinculadas al momento en que se recibe el dinero, por lo que el cobro de una factura contribuye a la entrada de efectivo, pero no crea nuevos ingresos.

Las entradas de efectivo aparecen en el estado de flujos de efectivo y afectan a la liquidez y a la salud financiera a corto plazo. Muestran cuánto efectivo tienes disponible para pagar gastos e invertir en la empresa.

Ingresos

Los ingresos representan específicamente las ganancias de las actividades principales de tu empresa, como la venta de productos o servicios o el cobro de comisiones por suscripciones o licencias. A menudo se conocen como «ventas» o «facturación» y aparecen en la parte superior de tu estado de resultados. Desde el punto de vista contable, los ingresos se registran cuando se obtienen, es decir, no necesariamente cuando se recibe el dinero. Por ejemplo, si vendes bienes a crédito, los ingresos se reconocen en el momento de la venta, aunque el pago llegue más tarde.

Los ingresos aparecen en el estado de resultados y reflejan el éxito operativo durante un período. Se utilizan para evaluar la rentabilidad, pero no siempre indican liquidez.

Ejemplo práctico

Supongamos que una empresa vende productos a crédito por valor de 10.000 $ en enero y el cliente paga el pedido en febrero. La empresa registraría 10.000 $ en ingresos en enero, en el momento de la venta, y registraría 10.000 $ en entradas de efectivo en febrero, cuando el cliente pague.

¿Por qué es importante hacer un seguimiento de las entradas de efectivo?

Hacer un seguimiento de las entradas de efectivo es clave para mantener tu empresa en un buen estado financiero. Por ejemplo, supongamos que esperas obtener 100.000 $ de ingresos este mes, pero solo llegan a tu cuenta 50.000 $ debido a pagos atrasados. Al hacer el seguimiento de las entradas, puedes detectar rápidamente los posibles desfases, perseguir los pagos atrasados y ajustar tus gastos si es necesario para mantenerte a flote.

Estos son los tipos de eficiencias operativas que puedes mejorar mediante el seguimiento de las entradas de efectivo.

Cumplimiento de las obligaciones financieras

Dependes de las entradas de efectivo para pagar recibos de la luz, salarios, proveedores y todo lo que mantiene tu empresa en funcionamiento. Aunque tu empresa parezca rentable a primera vista, la falta de efectivo en el momento adecuado puede causar problemas significativos. Una entrada de efectivo suficiente te permite administrar el inventario, cumplir con el pago de las nóminas y evitar el estrés de equilibrar pagos atrasados.

Planificación de la trayectoria de crecimiento

Saber cómo y cuándo se ingresa el efectivo te permite planificar el crecimiento con confianza. Puedes programar grandes movimientos, como comprar equipamiento o expandir tu equipo, sin arriesgarte a sufrir tensiones por el efectivo disponible.

Supervisión del rendimiento de la empresa

Las entradas de efectivo constituyen un indicador de la realidad del rendimiento de tu empresa. Por ejemplo:

• Una fuerte afluencia de clientes muestra buenas ventas y pagos oportunos.

• Depender demasiado de los préstamos o las ventas de activos podría insinuar problemas de ingresos subyacentes.

Hacer un seguimiento de las entradas de efectivo es una forma de medir el estado y autosuficiencia de tu empresa. Los inversores, los prestamistas y los socios también querrán ver que tu empresa tiene un flujo de caja estable y fiable.

En qué consisten las tendencias financieras

Prestar atención a las entradas a lo largo del tiempo puede resaltar ciertos patrones. A medida que los observas, puedes hacerte preguntas, como:

• ¿Los clientes pagan más rápido o más despacio que antes?

• ¿Dependes demasiado de los aumentos de efectivo puntuales, como préstamos o subvenciones?

• ¿Hay áreas específicas en las que estás teniendo más éxito de lo esperado?

Comprender estas tendencias te ayuda a detectar posibles problemas u oportunidades a tiempo. Este conocimiento puede ayudarle a prepararte para riesgos como un mes de pocas ventas o gastos inesperados, lo que te permite planificar y acumular reservas para tiempos más difíciles.

¿Stripe ayuda a hacer un seguimiento de las entradas de efectivo?

Stripe facilita el seguimiento de las entradas de efectivo porque ofrece a las empresas una visión clara y en tiempo real de los pagos entrantes. El Dashboard de Stripe ofrece un resumen de todas las transacciones a medida que se efectúan: pagos, reembolsos y transferencias. Esta vista puede ayudar a mostrar exactamente lo que entra y cuándo.

Además, Stripe tiene herramientas de informes que desglosan los datos de tus transacciones, para que puedas ver los detalles de cada pago: qué ha entrado, qué está pendiente y cuánto se ha destinado a comisiones. Puedes filtrar los informes por períodos de tiempo específicos para analizar tendencias o planificar con antelación, y los análisis de Stripe pueden profundizar en tus tendencias de ingresos, métodos de pago y comportamiento de los clientes.

Stripe también puede ayudarte con los registros contables. Puede integrarse con software de contabilidad como QuickBooks o Xero, a través de aplicaciones del Stripe App Marketplace, para sincronizar automáticamente los datos de las transacciones y mantener tus registros precisos y actualizados.