Las empresas que obtienen ingresos permitiendo que otros usen sus propiedades intelectuales, como los derechos de autor o las patentes, pueden hacer un seguimiento de esas ganancias mediante una práctica contable conocida como reconocimiento de ingresos por derechos de autor. Con este método, los ingresos se «reconocen», o se registran, siguiendo los términos de un acuerdo de regalías, y los ingresos generalmente están vinculados a cuánto vende o usa un activo un licenciatario. Los ingresos se reconocen cuando los ingresos son claros y medibles y, por lo tanto, dependen de los informes de ventas o uso de un licenciatario.

El objetivo del reconocimiento de ingresos por regalías es garantizar que los ingresos se reconozcan solo cuando la empresa los haya obtenido. Esta práctica contable es particularmente relevante para las industrias, como la música, que dependen en gran medida de los derechos de autor. El colectivo de derechos de autor PRS for Music, por ejemplo, pagó más de 943 millones de libras esterlinas en regalías a cantautores, compositores y editores de música en 2023.

A continuación, explicaremos los detalles del reconocimiento de ingresos por regalías.

¿De qué trata este artículo?

• Tipos de acuerdos de regalías
  
• Principios de reconocimiento de ingresos por regalías
  
• Dificultades en el reconocimiento de ingresos por regalías
  
• Cómo contabilizar los ingresos por regalías
  

Tipos de acuerdos de derechos de autor

Los acuerdos de regalías generalmente se dividen en ciertas categorías, cada una adaptada a las características específicas de un activo y a la relación entre un licenciante y un licenciatario. En todos los casos, el licenciatario paga una parte de sus beneficios al licenciante por las ventas de bienes o servicios que utilizan la propiedad intelectual del licenciante. Aquí tienes un resumen de los tipos más comunes de acuerdos de regalías.

• Regalías basadas en los ingresos: Los derechos de autor son un porcentaje de los ingresos.

• Derechos de autor por unidad: Las regalías se basan en la cantidad de unidades vendidas.

• Acuerdos de regalías fijas: Las regalías son una cantidad fija por unidad o por período, independientemente del volumen de ventas o los ingresos.

• Garantía mínima con excedentes: Las regalías se fijan en un mínimo, independientemente de las ventas. Si las ventas superan un determinado umbral, se pagan regalías adicionales por "excedente" en función de una fórmula predeterminada.

• Regalías escalonadas: Las tasas de regalías cambian en función de los umbrales de ventas. Por ejemplo, la tasa puede aumentar a medida que el volumen de ventas supera una determinada cifra.

• Regalías de beneficio neto: Las regalías se calculan a partir de los beneficios netos y no de los ingresos brutos. Este enfoque tiene en cuenta ciertas deducciones por costes directamente asociados con la producción y las ventas.

• Derechos de autor híbridos: Las regalías vienen determinadas por una combinación de factores. Por ejemplo, las regalías pueden incluir tanto un pago fijo como un componente basado en los ingresos.

Principios del reconocimiento de ingresos por derechos de autor

Los ingresos obtenidos por regalías se reconocen de acuerdo con los principios de la contabilidad de ejercicio, en los que los ingresos se reconocen cuando se obtienen, independientemente de cuándo se recibe el efectivo. En el caso de las regalías, esto significa que los ingresos se registran durante el período en que un licenciatario utiliza un activo con licencia y genera ventas u otros ingresos a partir de él. Es posible que este no sea el mismo período en el que se realizan los pagos. Esta práctica contable garantiza que los estados financieros reflejen la verdadera actividad económica y la salud de una empresa al hacer coincidir los ingresos obtenidos con los gastos incurridos para generar esos ingresos dentro del mismo período.

El reconocimiento de ingresos por regalías también sigue estándares contables como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Los factores clave incluyen:

• Rendimiento: Los ingresos por regalías pueden reconocerse cuando se satisfacen las obligaciones de desempeño del acuerdo de regalías. Esto suele ocurrir cuando un licenciatario vende o utiliza un producto que incorpora la propiedad intelectual de un licenciante.

• Cuantificabilidad: Los ingresos pueden reconocerse cuando pueden cuantificarse con un alto grado de precisión. Por lo general, esto significa tener informes de ventas o uso confiables de un licenciatario que detallen cómo se está utilizando un activo con licencia.

• Certeza razonable: Los ingresos pueden reconocerse cuando existe una certeza razonable sobre el cobro de los pagos de regalías. Si existe una gran incertidumbre sobre la cobrabilidad de los ingresos, es posible que sea necesario diferir el reconocimiento hasta que se resuelva la incertidumbre.

Dificultades en el reconocimiento de ingresos por regalías

El reconocimiento de ingresos de regalías conlleva ciertos desafíos.

• Pagos variables: Muchos acuerdos de regalías incluyen pagos que varían en función de métricas como el volumen de ventas o el uso del producto. Esta variabilidad puede dificultar la estimación y el reconocimiento precisos de los ingresos, especialmente cuando los pagos fluctúan a lo largo del tiempo.

• Datos de ventas inciertos: La dependencia de un licenciatario para los datos de ventas o uso añade un poco más de incertidumbre. Si los informes del titular de la licencia se retrasan o son inexactos, puede complicar el tiempo y la precisión del reconocimiento de ingresos.

• Términos contractuales complejos: Los acuerdos de regalías a menudo vienen con términos complicados, incluidos umbrales y diferentes tasas que dependen de diversas condiciones. Puede ser difícil interpretar estos términos y aplicarlos de manera consistente en los estados financieros.

• Consideraciones internacionales: Para los licenciantes con licenciatarios internacionales, existen preocupaciones adicionales, como las fluctuaciones del tipo de cambio, los diferentes regímenes fiscales y los variados requisitos normativos en las jurisdicciones. Todos estos factores pueden afectar la forma en que se calculan y reconocen las regalías.

• Auditoría y cumplimiento normativo: Las empresas deben contar con documentación exhaustiva que pueda servir como pistas de auditoría para demostrar el cumplimiento de las normas contables. Los auditores deben ser capaces de verificar que los cálculos de regalías coinciden tanto con los términos contractuales como con las prácticas contables reconocidas, lo cual puede ser un proceso detallado y que requiere mucho tiempo para la empresa.

• Seguimiento tecnológico: En sectores como el software o el contenido digital, el seguimiento del uso de los activos puede ser tecnológicamente exigente. Las empresas deben invertir en sistemas que detecten con precisión cómo y cuánto se utiliza un material con licencia.

• Previsión y planificación de ingresos: La incertidumbre y la variabilidad de los ingresos por regalías pueden dificultar la planificación y la previsión financieras. Las empresas a menudo deben hacer conjeturas sobre las ganancias futuras, lo que puede afectar el presupuesto y la estrategia financiera.

Cómo contabilizar los ingresos por derechos de autor

Aquí tienes un desglose paso a paso para reconocer los ingresos por regalías.

• Revisar y entender el acuerdo: Revisa primero el acuerdo de regalías para comprender los términos, incluida la base de los pagos (p. ej., basados en los ingresos o por unidad), las tasas y las garantías o umbrales mínimos.

• Determinar las obligaciones en términos de rendimiento: Identifica qué acciones u obligaciones de desempeño deben completarse para obtener regalías. En la mayoría de los casos, la obligación está vinculada a las ventas o el uso del producto bajo licencia por parte del licenciatario.

• Realizar un seguimiento e informe del uso o las ventas: Implementa un sistema de seguimiento de las ventas o el uso del licenciatario que genere pagos de regalías. Este proceso a menudo requiere la cooperación del licenciatario para proporcionar datos precisos y oportunos.

• Calcular las regalías: Utiliza los datos recibidos para calcular las regalías que se deben en función de los términos acordados. Es posible que sea necesario hacer ajustes para las devoluciones, las asignaciones o para alcanzar ciertos umbrales.

• Reconocer los ingresos: Una vez que se satisfacen las obligaciones de desempeño y el importe de la regalía es determinable, debes reconocer los ingresos.

• Prepararse para los ajustes: Debes estar preparado para ajustar el reconocimiento de ingresos por regalías si las estimaciones iniciales basadas en proyecciones o pronósticos de los licenciatarios difieren de las ventas reales comunicadas.

• Documentar y divulgar: Asegúrate de que todos los cálculos y suposiciones estén bien documentados para fines de auditoría. Incluye la debida información a revelar en los estados financieros, especialmente en lo que respecta a los pasivos contingentes o consideraciones variables.

Escenario de ejemplo

Imagina que una empresa de software licencia su tecnología patentada a una empresa de dispositivos médicos. El acuerdo de derechos de autor estipula una regalía del 5 % sobre todas las ventas netas de los dispositivos que utilizan la tecnología del negocio de software, y las regalías se pagan trimestralmente. Así es como ambas empresas reconocerían estos ingresos por regalías.

• La empresa de software, el licenciante, revisa el acuerdo para confirmar la tasa del 5 % sobre las ventas netas y el calendario de pagos trimestrales.

• La empresa de software identifica la obligación principal como la funcionalidad continua y la protección legal de su tecnología. El negocio de dispositivos médicos, el licenciatario, es responsable de informar las ventas con precisión.

• La empresa de dispositivos médicos implementa un sistema de seguimiento dentro de su software de ventas para informar de los datos de ventas a la empresa de software.

• Al final del primer trimestre, la compañía de dispositivos médicos reporta 2 millones de dólares en ventas netas de sus dispositivos. La empresa de software calcula las regalías como un 5 % de 2 millones de dólares, lo que equivale a 100.000 dólares.

La empresa de software reconoce 100.000 dólares en ingresos por regalías para el primer trimestre, ya que se han cumplido las obligaciones de desempeño y el importe de las regalías es claramente determinable y razonablemente asegurado.

• La empresa de software documenta todos los cálculos y mantiene registros de los informes de ventas de la empresa de dispositivos médicos. En sus estados financieros, revelan la naturaleza de los ingresos por regalías y cualquier cambio importante en las tasas de regalías o los volúmenes de ventas.

• En los trimestres siguientes, si los datos de ventas indican devoluciones o ajustes, la empresa de software modificará los cálculos de regalías en consecuencia.