Las empresas que obtienen ingresos porque permiten que otros usen sus propiedades intelectuales, como los derechos de autor o las patentes, pueden hacer un seguimiento de esas ganancias con una práctica contable conocida como regalías reconocimiento de ingresos. Con este método, los ingresos se «reconocen», o registran mediante el seguimiento de los las cláusulas de un contrato de regalías, y los ingresos generalmente están vinculados a cuánto vende o usa un activo el licenciatario. Los ingresos se reconocen cuando son claros y cuantificables y, por lo tanto, dependen de los informes de ventas o consumo de un licenciatario.

El objetivo del reconocimiento de ingresos por regalías es garantizar que los ingresos se reconozcan solo cuando la empresa los haya obtenido. Esta práctica contable es particularmente útil para industrias, como la de la música, que dependen en gran medida de las regalías. El colectivo de derechos de autor PRS for Music, por ejemplo, pagó más de GBP 943 millones en regalías a cantautores, compositores y editores de música en 2023.

A continuación, explicaremos los detalles del reconocimiento de ingresos por regalías.

¿Qué contiene este artículo?

• Tipos de contratos de regalías
  
• Principios de reconocimiento de ingresos por regalías
  
• Desafíos en el reconocimiento de ingresos por regalías
  
• Cómo contabilizar los ingresos por regalías
  

Tipos de contratos de regalías

Por lo general, los contratos de regalías se dividen en ciertas categorías, cada una adaptada a las características específicas de un activo y a la relación entre un licenciante y un licenciatario. En todos los casos, el licenciatario paga una parte de sus ganancias al licenciante por las ventas de bienes o servicios que utilizan la propiedad intelectual del licenciante. Aquí hay un resumen de los tipos comunes de contratos de regalías.

• Regalías basadas en los ingresos: Las regalías como un porcentaje de los ingresos.

• Regalías basadas en unidades: Las regalías se basan en la cantidad de unidades vendidas.

• Contratos de regalías fijas: Las regalías representan un importe fijo por unidad o por período, independientemente del volumen de ventas o ingresos.

• Garantía mínima con excedentes: Las regalías se fijan en un mínimo, independientemente de las ventas. Si las ventas superan un determinado umbral, se pagan regalías adicionales por «excedente» en función de una fórmula predeterminada.

• Regalías por pasos: Las tasas de regalías varían en función de los umbrales de ventas. Por ejemplo, la tasa puede aumentar a medida que el volumen de ventas supera una determinada cifra.

• Regalías por ganancias netas: Las regalías se calculan a partir de las ganancias netas y no de los ingresos brutos. Este enfoque tiene en cuenta ciertas deducciones por costos directamente asociados con la producción y las ventas.

• Regalías híbridas: Las regalías se determinan según una combinación de factores. Por ejemplo, las regalías pueden incluir un pago fijo y uno basado en los ingresos.

Principios del reconocimiento de ingresos por regalías

Los ingresos obtenidos por regalías se reconocen de acuerdo con los principios de contabilidad de ejercicio. Según estos principios, los ingresos se reconocen cuando se obtienen, independientemente del momento en que se recibe el efectivo. En el caso de las regalías, esto significa que los ingresos se registran durante el período en que un licenciatario utiliza un activo licenciado y genera ventas u otros ingresos a partir de él. Es posible que este no sea el mismo período en el que se realizan los pagos. Esta práctica contable garantiza que los estados financieros reflejen la verdadera actividad económica y la salud de una empresa ya que hacen coincidir los ingresos que se obtuvieron con los gastos en los que se incurrió para generar esos ingresos dentro del mismo período.

El reconocimiento de ingresos por regalías también se ajusta a normas contables como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Los factores clave incluyen:

• Cumplimiento: Los ingresos por regalías pueden reconocerse cuando se cumple con las obligaciones del contrato de regalías. Esto suele ocurrir cuando un licenciatario vende o utiliza un producto que incorpora la propiedad intelectual de un licenciante.

• Mensurabilidad: Los ingresos pueden reconocerse cuando se pueden medir con un alto grado de precisión. Por lo general, esto significa tener informes confiables de ventas o uso de un licenciatario que detallen cómo se está utilizando un activo con licencia.

• Certeza razonable: Los ingresos pueden reconocerse cuando existe una certeza razonable sobre el cobro de los pagos de regalías. Si existe una gran incertidumbre sobre el cobro de los ingresos, es posible que sea necesario diferir el reconocimiento hasta que haya más certezas.

Desafíos en el reconocimiento de ingresos por regalías

Las regalías reconocimiento de ingresos suponen ciertos desafíos.

• Pagos variables: Muchos contratos de regalías incluyen pagos que varían en función de métricas, como el volumen de ventas o el consumo del producto. Esta variabilidad puede dificultar la precisión en la estimación y el reconocimiento de los ingresos, sobre todo cuando los pagos fluctúan con el tiempo.

• Datos inciertos de ventas: La dependencia de un licenciatario para los datos de ventas o consumo produce más incertidumbre. Si los informes que proporciona el licenciatario se retrasan o son inexactos, puede complicar el tiempo y la precisión del reconocimiento de ingresos.

• Cláusulas contractuales complejas: Los contratos de regalías a menudo incluyen cláusulas complejas, incluidos umbrales y diferentes tasas que dependen de varias condiciones. Puede ser difícil interpretar estas cláusulas y aplicarlos de manera consistente en los estados financieros.

• Consideraciones internacionales: Para los licenciantes que tienen contratos con licenciatarios internacionales, existen preocupaciones adicionales, como las fluctuaciones del tipo de cambio, los diferentes regímenes fiscales y los requisitos de cumplimiento que varían entre jurisdicciones. Todos estos factores pueden afectar la forma en que se calculan y reconocen las regalías.

• Auditoría y cumplimiento: Las empresas deben contar con documentación exhaustiva que pueda servir como pista de auditoría para demostrar el cumplimiento de las normas contables. Los auditores deben ser capaces de verificar que los cálculos de regalías se alineen tanto con las cláusulas contractuales como con las prácticas contables reconocidas, lo que puede ser un proceso detallado y lento de mantener para la empresa.

• Seguimiento tecnológico: En industrias como la del software o el contenido digital, el seguimiento del uso de los activos puede ser exigente en términos tecnológicos. Las empresas deben invertir en sistemas que capturen con precisión cómo y cuánto se utiliza un material bajo licencia.

• Previsión y planificación de los ingresos: La incertidumbre y la variabilidad de los ingresos por regalías pueden dificultar la planificación y la previsión financiera. Las empresas a menudo deben hacer estimaciones fundamentadas sobre las ganancias futuras, lo que puede afectar el presupuesto y la estrategia financiera.

Cómo contabilizar los ingresos por regalías

A continuación, te explicamos paso a paso cómo reconocer los ingresos por regalías.

• Revisa y comprende el contrato: Comienza por revisar el contrato de regalías para comprender las cláusulas, incluida la base para los pagos (por ejemplo, basados en los ingresos, basados en unidades), las tasas y las garantías o umbrales mínimos.

• Determina las obligaciones de cumplimiento: Identifica qué acciones u obligaciones deben cumplirse para obtener regalías. En la mayoría de los casos, la obligación está vinculada a las ventas o el consumo del producto bajo licencia por parte del licenciatario.

• Realiza un seguimiento e informa sobre el consumo o las ventas: Implementa un sistema de seguimiento de las ventas o el consumo del licenciatario que generen pagos de regalías. Este proceso a menudo requiere la cooperación del licenciatario para proporcionar datos precisos y tempestivos.

• Calcula las regalías: Utiliza los datos recibidos para calcular las regalías que se deben en función de lo acordado. Es posible que se necesiten ajustes para las devoluciones, las asignaciones o para alcanzar ciertos umbrales.

• Reconoce los ingresos: Una vez que se cumpla con las obligaciones y el monto de la regalía sea determinable, reconoce los ingresos.

• Prepárate para los ajustes: Esté preparado para ajustar el reconocimiento de ingresos por regalías si las estimaciones iniciales basadas en las proyecciones o previsiones de los licenciatarios difieren de las ventas reales registradas.

• Documenta y expón: Asegúrate de que todos los cálculos y suposiciones estén bien documentados para las auditorías. Incluye la debida información en los estados financieros, especialmente en lo que respecta a los pasivos contingentes o consideraciones variables.

Situación de ejemplo

Imagina que una empresa de software concede licencias de su tecnología patentada a una empresa de dispositivos médicos. El contrato de regalías estipula una regalía del 5 % sobre todas las ventas netas de los dispositivos que utilizan la tecnología de la empresa de software, y las regalías son pagaderas trimestralmente. Así es como ambas empresas reconocerían estos ingresos por regalías.

• La empresa de software, el licenciante, revisa el contrato para confirmar la tasa del 5 % sobre las ventas netas y el calendario de pagos trimestrales.

• El negocio de software determina como obligación principal la funcionalidad continua y la protección legal de su tecnología. La empresa de dispositivos médicos, el licenciatario, es responsable de informar las ventas con precisión.

• La empresa de dispositivos médicos implementa un sistema de seguimiento dentro de su software de ventas para informar los datos de ventas a la empresa de software.

• Al final del primer trimestre, la compañía de dispositivos médicos reporta USD 2 millones en ventas netas de sus dispositivos. La empresa de software calcula las regalías como el 5 % de USD 2 millones, lo que equivale a USD 100.000.

El negocio de software reconoce USD 100.000 en ingresos por regalías para el primer trimestre, ya que se ha cumplido con la obligaciones y el importe de las regalías es claramente determinable y está razonablemente asegurado.

• La empresa de software documenta todos los cálculos y mantiene registros de los informes de ventas de la empresa de dispositivos médicos. En sus estados financieros, exponen la naturaleza de los ingresos por regalías y cualquier cambio importante en las tasas de regalías o en los volúmenes de ventas.

• En trimestres posteriores, si los datos de ventas indican devoluciones o ajustes, la empresa de software modificará en consecuencia los cálculos de regalías.