Bedrijven die inkomsten genereren doordat ze anderen hun intellectuele eigendommen, zoals auteursrechten of patenten, laten gebruiken, kunnen deze inkomsten bijhouden met een boekhoudpraktijk die bekendstaat als omzetverantwoording van royalty's. Met deze methode worden inkomsten 'verantwoord' of vastgelegd door de voorwaarden van een royaltyovereenkomst te volgen, en wordt de omzet meestal gekoppeld aan hoeveel een licentiehouder van een product verkoopt of gebruikt. Inkomsten worden verantwoord wanneer de omzet duidelijk en meetbaar is en dus afhankelijk is van de verkoop- of gebruiksrapporten van een licentiehouder.

Het doel van omzetverantwoording van royalty's is ervoor te zorgen dat omzet alleen wordt verantwoord wanneer het bedrijf deze heeft verdiend. Deze boekhoudpraktijk is met name relevant voor sectoren die sterk afhankelijk zijn van royalty's, zoals de muzieksector. Auteursrechtencollectief PRS for Music betaalde in 2023 bijvoorbeeld meer dan 943 miljoen pond aan royalty's aan songwriters, componisten en muziekuitgevers.

Hieronder leggen we omzetverantwoording van royalty's in detail uit.

Wat staat er in dit artikel?

• Soorten royaltyovereenkomsten
  
• Principes voor omzetverantwoording van royalty's
  
• Uitdagingen bij omzetverantwoording van royalty's
  
• Royaltyomzet verwerken
  

Soorten royaltyovereenkomsten

Royaltyovereenkomsten vallen over het algemeen in bepaalde categorieën, elk afgestemd op de specifieke kenmerken van een product en de relatie tussen een licentiegever en licentienemer. In alle gevallen betaalt de licentienemer een deel van zijn winst aan de licentiegever voor de verkoop van goederen of diensten waarbij gebruik wordt gemaakt van het intellectuele eigendom van de licentiegever. Hier volgt een overzicht van veelvoorkomende soorten royaltyovereenkomsten.

• Royalty's op basis van inkomsten: Royalty's zijn een percentage van de omzet.

• Royalty's op basis van eenheden: Royalty's zijn gebaseerd op het aantal verkochte eenheden.

• Overeenkomsten met vaste royalty's: Royalty's zijn een vast bedrag per eenheid of per periode, ongeacht het verkoopvolume of de omzet.

• Minimale garantie bij overschrijding: Royalty's worden tot een minimum beperkt, ongeacht de verkoop. Als de omzet een bepaalde drempel overschrijdt, worden extra royalty's betaald op basis van een vooraf bepaalde formule.

• Stapsgewijze royalty's: Royaltytarieven zijn gebaseerd op verkoopdrempels. Het percentage kan bijvoorbeeld stijgen als het verkoopvolume een bepaald getal overschrijdt.

• Royalty's op basis van nettowinst: Royalty's worden berekend op basis van de nettowinst in plaats van de bruto-inkomsten. Bij deze benadering wordt rekening gehouden met bepaalde aftrekposten voor kosten die rechtstreeks verband houden met productie en verkoop.

• Hybride royalty's: Royalty's worden bepaald door een combinatie van factoren. Royalty's kunnen bijvoorbeeld zowel een vaste betaling als een op inkomsten gebaseerde component omvatten.

Principes voor omzetverantwoording van royalty's

Inkomsten uit royalty's worden verantwoord volgens de beginselen van boekhouding op transactiebasis, waarbij de omzet wordt verantwoord op het moment dat deze worden verdiend, ongeacht wanneer de contanten worden ontvangen. Voor royalty's betekent dit dat inkomsten worden geboekt gedurende de periode dat een licentienemer een gelicentieerd product gebruikt en er verkopen of andere inkomsten uit genereert. Dit is mogelijk niet dezelfde periode waarin betalingen worden gedaan. Deze boekhoudpraktijk zorgt ervoor dat financiële overzichten de werkelijke economische activiteit en gezondheid van een bedrijf weerspiegelen door de inkomsten te matchen met de uitgaven die zijn gedaan om die inkomsten binnen dezelfde periode te genereren.

Bij omzetverantwoording van royalty's worden ook standaarden voor jaarrekeningen gevolgd, zoals Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) en International Financial Reporting Standards (IFRS). Belangrijke factoren zijn onder meer:

• Prestaties: Royaltyomzet kan worden verantwoord wanneer aan de prestatieverplichtingen van de royaltyovereenkomst is voldaan. Dit gebeurt meestal wanneer een licentiehouder een product verkoopt of gebruikt waarin het intellectuele eigendom van een licentiegever is verwerkt.

• Meetbaarheid: Omzet kan worden verantwoord wanneer deze met een hoge mate van precisie meetbaar is. Dit betekent meestal dat een licentiehouder betrouwbare verkoop- of gebruiksrapporten moet hebben waarin wordt beschreven hoe een gelicentieerd product wordt gebruikt.

• Redelijke zekerheid: Omzet kan worden verantwoord wanneer er redelijke zekerheid bestaat over de inning van de royaltybetalingen. Als er grote onzekerheid bestaat over de inbaarheid van de omzet, kan het nodig zijn de verantwoording uit te stellen totdat de onzekerheid is weggenomen.

Uitdagingen bij omzetverantwoording van royalty's

De omzetverantwoording van royalty's brengt bepaalde uitdagingen met zich mee.

• Variabele betalingen: Veel royaltyovereenkomsten bevatten betalingen die variëren op basis van statistieken zoals verkoopvolume of productgebruik. Deze veranderlijkheid kan het lastig maken om omzet nauwkeurig in te schatten en te verantwoorden, vooral wanneer betalingen in de loop van de tijd fluctueren.

• Onzekere verkoopgegevens: De afhankelijkheid van een licentiehouder voor verkoop- of gebruiksgegevens voegt onzekerheid toe. Als de rapportage van de licentiehouder is vertraagd of onnauwkeurig is, kan dit de timing en nauwkeurigheid van de omzetverantwoording bemoeilijken.

• Complexe contractvoorwaarden: Royaltyovereenkomsten gaan vaak gepaard met ingewikkelde voorwaarden, waaronder drempels en verschillende tarieven, afhankelijk van verschillende voorwaarden. Het kan een uitdaging zijn om deze termen te interpreteren en consistent toe te passen in financiële overzichten.

• Internationale overwegingen: Voor licentiegevers met internationale licentiehouders zijn er extra problemen, zoals wisselkoersschommelingen, verschillende belastingregimes en uiteenlopende compliancevereisten in verschillende rechtsgebieden. Deze factoren kunnen allemaal van invloed zijn op de manier waarop royalty's worden berekend en verantwoord.

• Auditing en compliance: Bedrijven moeten beschikken over grondige documentatie die kan dienen als audittrail om aan te tonen dat ze voldoen aan de boekhoudnormen. Auditors moeten kunnen verifiëren of de berekeningen van royalty's in overeenstemming zijn met zowel de contractuele voorwaarden als de erkende boekhoudmethoden, wat voor het bedrijf een gedetailleerd en tijdrovend proces kan zijn.

• Technologische tracering: In sectoren zoals software of digitale content kan het bijhouden van het productgebruik technologisch veeleisend zijn. Bedrijven moeten investeren in systemen die nauwkeurig vastleggen hoe en hoeveel van een gelicentieerd product wordt gebruikt.

• Omzetprognose en -planning: De onzekerheid en variabiliteit van royaltyinkomsten kunnen financiële planning en prognoses bemoeilijken. Bedrijven moeten vaak een weloverwogen schatting maken van toekomstige inkomsten, wat van invloed kan zijn op de budgettering en financiële strategie.

Royaltyomzet verwerken

Hier volgt een stapsgewijs overzicht van het verantwoorden van royaltyomzet.

• Overeenkomst bekijken en begrijpen: Neem eerst de royaltyovereenkomst door om inzicht te krijgen in de voorwaarden, inclusief de basis voor betalingen (bijv. op basis van inkomsten of eenheden), de tarieven en eventuele minimale garanties of drempels.

• Prestatieverplichtingen bepalen: Bepaal welke acties of prestatieverplichtingen moeten worden voltooid om royalty's te verdienen. In de meeste gevallen is de verplichting gekoppeld aan de verkoop of het gebruik van het gelicentieerde product door de licentiehouder.

• Gebruik of verkoop bijhouden en rapporteren: Implementeer een systeem voor het bijhouden van verkoop of gebruik van de licentiehouder dat royaltybetalingen genereert. Dit proces vereist vaak medewerking van de licentienemer om nauwkeurige en tijdige gegevens te verstrekken.

• Royalty's berekenen: Gebruik de ontvangen gegevens om de royalty's te berekenen die verschuldigd zijn op basis van de overeengekomen voorwaarden. Aanpassingen kunnen nodig zijn voor retourzendingen, toeslagen of het bereiken van bepaalde drempels.

• Omzet verantwoorden: Wanneer aan de prestatieverplichtingen is voldaan en het royaltybedrag kan worden bepaald, veranwoord je de omzet.

• Voorbereiden op aanpassingen: Wees erop voorbereid om de omzetverantwoording van royalty's aan te passen als de eerste schattingen op basis van prognoses van de licentiehouder afwijken van de werkelijk gerapporteerde verkopen.

• Documenteren en openbaar maken: Zorg ervoor dat alle berekeningen en aannames goed gedocumenteerd zijn voor auditdoeleinden. Zorg dat de informatie in de jaarrekening correct wordt vermeld, met name met betrekking tot voorwaardelijke verplichtingen of variabele overwegingen.

Voorbeeldscenario

Stel je voor dat een softwarebedrijf zijn gepatenteerde technologie in licentie geeft aan een bedrijf in medische hulpmiddelen. De royaltyovereenkomst voorziet in een royalty van 5% op alle nettoverkopen van de apparaten die de technologie van het softwarebedrijf gebruiken, en royalty's moeten per kwartaal worden betaald. Beide bedrijven verantwoorden deze royaltyomzet als volgt.

• Het softwarebedrijf, de licentiegever, bekijkt de overeenkomst om het tarief van 5% over de netto-omzet en het driemaandelijkse betalingsschema te bevestigen.

• Het softwarebedrijf identificeert de primaire verplichting als de voortdurende functionaliteit en wettelijke bescherming van zijn technologie. Het bedrijf in medische hulpmiddelen, de licentiehouder, is verantwoordelijk voor het nauwkeurig rapporteren van de verkoop.

• Het bedrijf in medische hulpmiddelen implementeert een volgsysteem in zijn verkoopsoftware om de verkoopgegevens terug te rapporteren aan het softwarebedrijf.

• Aan het einde van het eerste kwartaal rapporteert het bedrijf voor medische hulpmiddelen een netto-omzet van 2 miljoen euro van zijn apparaten. Het softwarebedrijf berekent de royalty's als 5% van 2 miljoen euro, ofwel 100.000 euro.

Het softwarebedrijf verantwoordt 100.000 euro aan royaltyomzet voor het eerste kwartaal, omdat aan de prestatieverplichtingen is voldaan en het royaltybedrag duidelijk kan worden bepaald en redelijkerwijs is gegarandeerd.

• Het softwarebedrijf documenteert alle berekeningen en houdt een administratie bij van de verkooprapporten van het bedrijf voor medische hulpmiddelen. In de jaarrekening wordt de aard van de royaltyomzet vermeld en eventuele belangrijke wijzigingen in royaltytarieven of verkoopvolumes.

• In de daaropvolgende kwartalen, als verkoopgegevens wijzen op rendementen of aanpassingen, zal het softwarebedrijf de royaltyberekeningen dienovereenkomstig aanpassen.