Tijdens de onvoorspelbare vroege stadia van een startups kan een goede boekhouding helpen om financiële duidelijkheid te krijgen. Door inkomsten, uitgaven, activa en passiva zorgvuldig bij te houden, kunnen start-ups slimme beslissingen nemen over groei en investeringen. Door gedetailleerde en nauwkeurige financiële gegevens bij te houden, kunnen start-ups potentiële investeerders laten zien dat de start-up betrouwbaar is en een sterk groeipotentieel heeft. Een goede boekhouding helpt ook bij het beheer van de cashflow en zorgt ervoor dat start-ups voldoen aan financiële regelgeving en belastingwetten, waardoor ze boetes en juridische problemen kunnen voorkomen.

Cashflowproblemen zijn een belangrijke reden waarom bijna de helft van de start-ups binnen de eerste vijf jaar failliet gaat. Dit toont het belang aan van nauwkeurige boekhoudprocessen. Uiteindelijk is de boekhouding een strategisch instrument dat duurzaamheid en groei ondersteunt en inzichten biedt om start-ups te helpen succesvol te worden. Hieronder leggen we de basisprincipes van boekhouding uit, hoe je begint met de boekhouding van een nieuwe onderneming, boekhoudsoftware en boekhoudkosten.

Wat staat er in dit artikel?

• Basisprincipes van boekhouding die elke start-up zou moeten bijhouden
  
• Hebben start-ups accountants nodig?
  
• Hoe begin je met de boekhouding van een nieuwe onderneming?
  
• Boekhoudsoftware voor start-ups
  
• Boekhoudkundige kosten voor start-ups
  

Basisprincipes van boekhouding die elke start-up moet bijhouden

Elke start-up zou deze basisprincipes van boekhouding moeten volgen:

• Bank- en creditcardafschriften: Reconcilieer deze afschriften regelmatig om fouten of verschillen op te sporen.

• Inkomsten en uitgaven: Houd al het geld bij dat binnenkomt (bijv. verkoop, investeringen) en al het geld dat wordt uitgegeven (bijv. huur, salarissen, voorraden).

• Facturen en ontvangstbewijzen: Houd een overzicht bij van alle facturen die je verstuurt en alle ontvangstbewijzen die je ontvangt.

• Salarisadministratie: Als je werknemers hebt, houd dan hun salaris, belastingen en arbeidsvoorwaarden bij.

• Activa en passiva: Houd een lijst bij van alles wat je start-up bezit (activa) en alles wat het verschuldigd is (passiva). Dit geeft je een momentopname van je algehele financiële positie.

Hebben start-ups accountants nodig?

Een accountant kan een start-up grote voordelen bieden. Hoewel sommige oprichters misschien eerst elementaire boekhoudkundige taken uitvoeren, brengen professionele accountants een hoge mate van expertise en efficiëntie met zich mee, vooral naarmate de onderneming groeit. Hier zijn enkele redenen waarom start-ups accountants nuttig kunnen vinden.

• Financiële expertise: Accountants hebben gespecialiseerde kennis op het gebied van financieel beheer, belastingwetgeving en wettelijke vereisten. Ze kunnen inzichten en advies geven die verder gaan dan de basisboekhouding.

• Tijdsbesparing: Het runnen van een start-up kost veel tijd en energie. Door boekhoudkundige taken uit te besteden, kunnen oprichters zich richten op hun kernactiviteiten, zoals productontwikkeling, marketing en klantbetrokkenheid.

• Nauwkeurigheid en compliance: Accountants zorgen ervoor dat de financiële administratie accuraat is en voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving. Dit verkleint het risico op fouten die kunnen leiden tot boetes of juridische problemen.

• Fiscale optimalisatie: Accountants zijn goed thuis in de belastingwetgeving en kunnen mogelijkheden voor belastingbesparing identificeren. Ze kunnen er ook voor zorgen dat ondernemingen snel aan alle belastingverplichtingen voldoen, zodat boetes voor te late of onjuiste aangiften worden voorkomen.

• Financiële planning en strategie: Accountants kunnen helpen met financiële planning, budgettering en prognoses. Ze helpen start-ups realistische financiële doelen te stellen en strategieën te ontwikkelen om deze te bereiken.

• Relaties met investeerders: Nauwkeurige en professioneel opgestelde jaarrekeningen helpen om investeerders aan te trekken en te behouden. Accountants kunnen de nodige documenten en rapporten opstellen om de financiële gezondheid en het groeipotentieel van een start-up aan te tonen.

• Interne controles en fraudepreventie: Accountants kunnen interne controles instellen om de activa van de start-up te beschermen en het risico op fraude te verminderen. Dit is vooral belangrijk naarmate de onderneming groeit en financiële transacties complexer worden.

• Schaalbaarheid: Naarmate een start-up groeit, worden de financiële processen complexer. Accountants kunnen helpen deze groei in goede banen te leiden door schaalbare boekhoudsystemen en -processen op te zetten die zich aanpassen aan de veranderende behoeften van de onderneming.

• Bedrijfswaardering en exitstrategie: Voor start-ups die overwegen te verkopen, fuseren of naar de beurs te gaan, bieden accountants waardevolle diensten op het gebied van bedrijfswaardering en voorbereiding op duediligence-processen.

Hoe begin je met de boekhouding van een nieuwe onderneming?

Volg deze stappen om je boekhoudprocessen op te starten voor een nieuwe onderneming.

• Scheid zakelijke en persoonlijke financiën: Open een afzonderlijke bankrekening en creditcard speciaal voor je zakelijke transacties. Dit maakt het veel gemakkelijker om inkomsten en uitgaven bij te houden en het vereenvoudigt de belastingvoorbereiding.

• Kies een boekhoudmethode: Kies tussen een boekhouding op kasbasis, waarbij inkomsten worden geboekt wanneer ze worden ontvangen en uitgaven wanneer ze worden betaald, of boekhouding op transactiebasis, waarbij inkomsten worden geboekt wanneer ze worden verdiend en uitgaven wanneer ze worden gemaakt. Boekhouding op kasbasis is eenvoudiger, maar geeft niet zo'n nauwkeurig beeld van de financiën van een onderneming als boekhouding op transactiebasis.

• Stel een rekeningengrafiek op: Maak een lijst met categorieën voor je inkomsten en uitgaven, zoals 'Verkoop', 'Huur' of 'Salarissen'. Dit helpt bij het organiseren van je financiële gegevens en het genereren van rapporten.

• Houd inkomsten en uitgaven bij: Registreer elke transactie, hoe klein ook. Gebruik boekhoudsoftware of een spreadsheet om alles georganiseerd te houden. Zorg ervoor dat je elke transactie correct categoriseert in je rekeningengrafiek.

• Reconcilieer bankafschriften: Vergelijk je bankafschriften regelmatig met je boekhouding om eventuele fouten op te sporen en ervoor te zorgen dat alles klopt.

• Stel financiële overzichten op: De volgende financiële overzichten zijn een belangrijk onderdeel van de boekhouding van elke onderneming.

  • Resultatenrekening: Dit toont je inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode, zodat je inzicht krijgt in de winst en het verlies.
    
  • Balans: Dit toont je activa, passiva en eigen vermogen op een specifiek moment en geeft een momentopname van je financiële positie.
    
  • Kasstroomoverzicht: Dit toont de stroom van contant geld binnen je onderneming en geeft de liquiditeit aan.
    

Boekhoudsoftware voor start-ups

Boekhoudsoftware kan een geweldige manier zijn voor een start-up om de boekhouding te verbeteren. Deze software automatiseert taken zoals facturatie, het bijhouden van onkosten en financiële rapportages, zodat er kostbare tijd overblijft voor andere prioriteiten. Het vermindert het risico op menselijke fouten bij berekeningen en gegevensinvoer en houdt financiële gegevens georganiseerd en toegankelijk op één plek. Het genereert ook rapporten en dashboards die je kunnen helpen inzicht te krijgen in je financiële prestaties en weloverwogen beslissingen te nemen.

Hier zijn enkele populaire boekhoudprogramma's voor start-ups.

• QuickBooks Online: QuickBooks is gebruiksvriendelijk, uitgebreid en kan worden geïntegreerd met veel andere bedrijfssystemen. Het is een effectieve oplossing voor de meeste start-ups.

• Xero: Xero staat bekend om zijn overzichtelijke interface en uitgebreide functies. Het is een goede optie voor start-ups die een modernere en intuïtievere ervaring willen.

• Zoho Books: Zoho Books is een budgetvriendelijke optie die nog steeds belangrijke boekhoudfuncties biedt. Het is een goede keuze voor start-ups in een vroeg stadium, die over beperkte middelen beschikken.

• FreshBooks: FreshBooks is gericht op freelancers en kleine ondernemingen. De sterke punten zijn de facturatie en het bijhouden van uitgaven.

• Wave: Wave is een gratis optie met basisfuncties voor boekhouding. Het is een goed startpunt voor start-ups die in een zeer vroeg stadium zitten en nog maar weinig transacties verwerken.

Houd rekening met de volgende factoren om te bepalen welke software het beste bij je start-up past.

• Zakelijke behoeften: Welke functies heb je nodig? Heb je bijvoorbeeld functies voor facturatie, onkostenregistratie, voorraadbeheer of projectmanagement nodig? Maak een lijst van je must-haves en nice-to-haves.

• Budget: De prijzen van boekhoudsoftware lopen sterk uiteen. Bepaal hoeveel je bereid bent uit te geven en zoek naar opties binnen je budget.

• Gebruiksgemak: Kies software die gemakkelijk te gebruiken is voor jou en je team. Een gebruiksvriendelijke interface bespaart tijd en frustratie.

• Integraties: Kan de software worden geïntegreerd met andere systemen die je gebruikt, zoals je bank, betalingsverwerker of CRM?

• Schaalbaarheid: Groeit de software mee met je onderneming? Kies een oplossing die voldoet aan je behoeften terwijl je onderneming groeit.

• Klantenservice: Zoek naar software met responsieve klantenondersteuning voor het geval je problemen ondervindt.

Boekhoudkundige kosten voor start-ups

De boekhoudkosten voor start-ups variëren sterk, afhankelijk van verschillende factoren zoals de grootte en complexiteit van de onderneming, de gekozen boekhoudmethode (doe-het-zelf, outsourcing of het inhuren van een interne accountant), in welk stadium de onderneming zich bevindt en de specifieke boekhoudkundige behoeften.

Als je een kleine onderneming met eenvoudige financiën hebt, overweeg dan om in eerste instantie je eigen boekhouding af te handelen, aangezien dit doorgaans de meest kosteneffectieve optie is. Er zijn veel gratis online cursussen en informatiebronnen beschikbaar om je te helpen de basisprincipes van boekhouding te leren. Door te investeren in goede boekhoudsoftware, kun je taken automatiseren en bespaar je op de lange termijn geld op boekhoudkundige diensten. Als je toch met experts wilt werken, onderhandel dan met accountants en boekhouders om de best mogelijke tarieven te krijgen.

Hier heb je een overzicht van de verwachte kosten, afhankelijk van je boekhoudmethode.

Zelf de boekhouding regelen

• Boekhoudsoftware: Dit is vaak de grootste kostenpost voor start-ups die hun eigen boekhouding doen. Prijzen kunnen variëren van gratis (voor basisabonnementen) tot honderden euro's per maand voor meer geavanceerde functies.

• Training en middelen: Mogelijk moet je investeren in online cursussen, boeken of webinars om de basisprincipes van boekhouding te leren. Deze kosten variëren afhankelijk van de middelen die je kiest.

Boekhouding uitbesteden

• Boekhouddiensten: Deze variëren doorgaans van 100 tot 500 euro per maand, afhankelijk van het aantal transacties en de complexiteit van uw boeken.

• Accountingdiensten: Voor meer geavanceerde taken, zoals het opstellen van financiële overzichten, belastingaangiften en adviesdiensten, moet je rekenen op een bedrag van tussen de 500 en enkele duizenden euro's per maand.

• Virtuele CFO-diensten: Voor strategische financiële begeleiding en ondersteuning bij besluitvorming op hoog niveau kan een virtuele CFO 1,000 tot 5,000 euro per maand kosten.

Interne accountant

• Salaris: Salarissen variëren afhankelijk van ervaring, locatie en de grootte van de onderneming.

• Arbeidsvoorwaarden: Je moet ook rekening houden met de kosten van arbeidsvoorwaarden zoals ziektekostenverzekering, pensioenbijdragen en betaald verlof.

• Overhead: Er zijn ook bijkomende kosten, bijvoorbeeld voor kantoorruimte, apparatuur en software.

Bijkomende kosten

• Belastingvoorbereiding: Als je het niet aandurft om zelf je belastingaangifte te doen, moet je een belastingadviseur inhuren. De kosten variëren afhankelijk van de complexiteit van je fiscale situatie.

• Auditkosten: Als je start-up een bepaalde omvang bereikt of financiering ontvangt, kan er mogelijk een audit worden uitgevoerd en hier zijn kosten aan verbonden.

• Advieskosten: Als je gespecialiseerd financieel advies nodig hebt, moet je mogelijk een consultant inhuren voor specifieke projecten.