Há muita imprevisibilidade quando se abre uma empresa, mas a contabilidade pode ajudar a esclarecer as finanças das startups. Com acompanhamento cuidadoso de receitas, despesas, ativos e passivos, as startups podem tomar decisões inteligentes sobre crescimento e investimentos. Com registros financeiros detalhados e precisos, pode-se mostrar a possíveis investidores que a startup é confiável e tem potencial de crescimento. A contabilidade em dia também auxilia na gestão do fluxo de caixa e no cumprimento da legislação financeira e tributária, prevenindo multas e problemas jurídicos.

Problemas com fluxo de caixa são um dos maiores motivos para a falência de quase metade das startups nos primeiros cinco anos — para que não restem dúvidas da importância de bons processos contábeis. Em última análise, a contabilidade é uma ferramenta estratégica de sustentabilidade e crescimento que traz insights para o sucesso da startup. Explicamos aqui os fundamentos de contabilidade, como começar o processo numa nova empresa, softwares de contabilidade e custos contábeis.

O que este artigo oferece?

• Contabilidade básica que toda startup deve acompanhar
  
• Uma startup precisa de contador?
  
• Como começar a contabilidade numa empresa nova
  
• Softwares de contabilidade para startups
  
• Custos contábeis para startups
  

Contabilidade básica que toda startup deve acompanhar

Toda startup deve registrar estes itens básicos de contabilidade:

• Extratos bancários e de cartões de crédito: reconcilie os extratos regularmente para detectar erros ou discrepâncias.

• Receitas e despesas: acompanhe todo o dinheiro que entra (ex.: vendas, investimentos) e todo o dinheiro que sai (ex.: aluguel, salários, suprimentos).

• Notas fiscais e recibos: registre todas as faturas enviadas e todos os recibos recebidos.

• Registro de folha de pagamento: se tiver funcionários, registre os salários, impostos e outros benefícios concedidos.

• Ativos e passivos: tenha uma lista de todos os bens (ativos) e todas as dívidas (passivos) de sua startup, para ter uma noção rápida da posição financeira geral.

Uma startup precisa de contador?

São muitas as vantagens de um contador para a startup. Alguns fundadores podem cuidar das tarefas básicas de contabilidade no início, mas um contador profissional traz conhecimento de alto nível e eficiência, especialmente quando a empresa cresce. Algumas vantagens de se ter um contador:

• Expertise financeira: conhecimento especializado em gestão financeira, legislação tributária e requisitos regulatórios. O contador pode oferecer percepções e conselhos além da contabilidade básica.

• Economia de tempo: administrar uma startup demanda muito tempo e energia. Terceirizando as tarefas contábeis, os fundadores podem se concentrar em atividades essenciais da empresa, como desenvolvimento de produtos, marketing e interação com os clientes.

• Precisão e conformidade: um contador garante a correção dos registros financeiros e o cumprimento de toda a legislação vigente. Com isso, reduz-se o risco de erros que podem gerar multas ou problemas jurídicos.

• Otimização fiscal: os contadores conhecem em detalhes as leis tributárias e podem identificar oportunidades de redução de impostos. Também podem garantir a pontualidade de todas as obrigações fiscais, evitando multas por declarações atrasadas ou incorretas.

• Planejamento e estratégia financeira: o contador pode ajudar com planejamento financeiro, orçamentos e previsões, ajudando a definir metas financeiras realistas e a desenvolver estratégias para alcançá-las.

• Relações com investidores: demonstrações financeiras precisas e profissionais ajudam a atrair e reter investidores. Os contadores podem preparar os documentos e relatórios necessários para demonstrar a integridade financeira e o potencial de crescimento da startup.

• Controles internos e prevenção de fraudes: o contador pode estabelecer controles internos para proteger o patrimônio da startup e reduzir o risco de fraudes. À medida que a empresa cresce e as transações financeiras tornam-se mais complexas, esse fator é muito importante.

• Escala: com o crescimento da empresa, as operações financeiras ficam mais complexas. Contadores ajudam a gerenciar esse crescimento, criando sistemas e processos contábeis expansíveis e adaptáveis às mudanças nos negócios.

• Valuation e estratégia de saída: para startups que pensam em vender, fundir ou abrir o capital, a contabilidade é fundamental para a avaliação e preparação de processos de due diligence.

Como começar a contabilidade numa empresa nova

Siga estas instruções para iniciar os processos contábeis de uma nova empresa.

• Separe finanças comerciais das pessoais: tenha uma conta bancária separada e um cartão de crédito especificamente para as suas transações comerciais. Fica muito mais fácil controlar receitas e despesas e fazer declarações de impostos.

• Escolha um método contábil: escolha o regime de caixa (que registra as receitas quando recebidas e as despesas quando pagas) ou o regime de competência (que registra as receitas na data da transação e as despesas quando incorridas). O regime de caixa é mais simples, mas não mostra as finanças da empresa com tanta precisão quanto o regime de competência.

• Crie um plano de contas: crie uma lista de categorias de receitas e despesas, como "Vendas", "Aluguel" ou "Salários". Assim, seus dados financeiros ficam organizados e fica mais fácil gerar relatórios.

• Acompanhe receitas e despesas: registre todas as transações, de qualquer valor. Use um software de contabilidade ou uma planilha se organizar. Categorize cada transação corretamente na sua tabela de contas.

• Reconcilie extratos bancários: compare regularmente seus extratos bancários com os registros contábeis, para detectar erros e verificar se tudo está correto.

• Elabore demonstrações financeiras: as demonstrações financeiras básicas a seguir são importantes para a contabilidade de qualquer negócio.

  • Demonstração de resultados: mostra suas receitas e despesas durante um período específico, revelando perdas ou lucros.
    
  • Balanço patrimonial: mostra seus ativos, passivos e patrimônio em um momento específico, gerando um registro da posição financeira.
    
  • Demonstração do fluxo de caixa: mostra o fluxo de entrada e saída de caixa da sua empresa, mostrando sua liquidez.
    

Softwares de contabilidade para startups

Um software de contabilidade pode ótimo para melhorar a contabilidade da startup. Um software assim automatiza tarefas como faturamento, controle de despesas e relatórios financeiros, liberando seu tempo para outras prioridades. Ele reduz o risco de erro humano em cálculos e entrada de dados e mantém os dados financeiros organizados e fáceis de acessar. Também gera relatórios e painéis que podem esclarecer seu desempenho financeiro e ajudar você a tomar decisões embasadas.

Veja a seguir alguns softwares de contabilidade populares para startups.

• QuickBooks Online: o QuickBooks é fácil de usar, completo e se integra a muitos outros sistemas empresariais. É uma solução eficaz para a maioria das startups.

• Xero: a Xero é conhecida por sua interface limpa, com muitos recursos. É uma boa opção para startups que querem uma experiência mais moderna e intuitiva.

• Zoho Livros: o Zoho Books é uma opção econômica com os recursos contábeis fundamentais. É uma boa opção para startups em estágio inicial com recursos limitados.

• FreshBooks: o FreshBooks é voltado para freelancers e pequenas empresas. Seus pontos fortes são o faturamento e o acompanhamento de despesas.

• Wave: Wave é uma opção gratuita com funcionalidades básicas de contabilidade. É um bom ponto de partida para startups iniciantes com muito poucas transações.

Considere os fatores a seguir para decidir o software mais adequado para sua startup.

• Necessidades do negócio: De que recursos você precisa? Por exemplo, você precisa de faturamento, controle de despesas, gestão de inventário ou contabilidade de projetos? Faça uma lista dos itens que são indispensáveis e dos que seriam interessantes.

• Orçamento: há muitas opções de preços. Defina o quanto você pode gastar e procure opções dentro do seu orçamento.

• Facilidade de uso: escolha um software fácil de usar para você e sua equipe. Uma boa interface economiza tempo e cabelos brancos.

• Integrações: o software se integra a outros sistemas que você usa, como seu banco, processador de pagamentos ou CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente)?

• Escala: o software crescerá com a sua empresa? Escolha uma solução que possa atender às suas necessidades à medida que a empresa se expande.

• Atendimento ao cliente: procure um produto que ofereça suporte caso você tenha problemas.

Custos contábeis para startups

Os custos contábeis para startups dependem de vários fatores, como tamanho e complexidade do negócio, o método de contabilidade escolhido (autônomo, terceirizado ou contratação de um contador interno), o estágio da empresa e suas necessidades específicas.

Se você tem uma empresa pequena com finanças simples, pode cuidar da própria contabilidade inicialmente — costuma ser a opção mais econômica. Muitos cursos e recursos online gratuitos podem ensinar noções básicas de contabilidade, e investir um bom software pode automatizar tarefas e economizar dinheiro em serviços de contabilidade no longo prazo. Se preferir contratar especialistas, negocie uma boa tarifa com contadores e escriturários.

Especificação dos custos esperados, dependendo da sua abordagem contábil.

Contabilidade autônoma

• Software de contabilidade: pode ser a maior despesa nas startups que fazem a própria contabilidade. O valor pode ser grátis (para planos básicos) ou algumas centenas de dólares por mês (para recursos mais avançados).

• Treinamento e recursos: pode ser necessário investir em cursos, livros ou webinars online para aprender noções básicas de contabilidade. O custo vai depender dos recursos escolhidos.

Contabilidade terceirizada

• Serviços de escrituração: costumam custar de US$ 100 a US$ 500 por mês, dependendo do número de transações e da complexidade de sua contabilidade.

• Serviços contábeis: para tarefas mais avançadas, como preparação de demonstrativos financeiros, declarações de impostos e serviços de consultoria, você deve pagar de US$ 500 a milhares de dólares por mês.

• Serviços de CFO virtual: para orientação financeira estratégica e suporte para decisões de alto nível, um CFO virtual pode custar de US$ 1.000 a US$ 5.000 por mês.

Contador interno

• Salário: os salários dependem da experiência, da localização e do tamanho da empresa.

• Benefícios: é preciso calcular também o custo de benefícios como plano de saúde, contribuições de previdência social e folgas remuneradas.

• Despesas gerais: pode haver custos adicionais, como espaço de escritório, equipamentos e softwares.

Custos adicionais

• Preparação de impostos: se preferir não declarar seus próprios impostos, é preciso contratar um especialista fiscal. O custo dependem da complexidade da sua situação fiscal.

• Honorários de auditoria: se sua startup chegar a um determinado tamanho ou receber investimentos, pode ser necessário passar por uma auditoria, com os custos correspondentes.

• Honorários de consultoria: se precisar de aconselhamento financeiro especializado, você pode precisar contratar um consultor para projetos específicos.